Buchführung & Bilanz

Wann es sich lohnt, ein Fahrtenbuch zu führen

Fir­men­wa­gen­nut­zer müs­sen Pri­vat­fahr­ten ver­steu­ern. Sie soll­ten prü­fen, was gün­sti­ger ist: Fahrtenbuch zu führen oder die 1-Prozent-Regelung? Wer we­nig pri­vat fährt, kann per Fahrtenbuch ge­ring­ere Nut­zungs­vor­tei­le nach­wei­sen. Der Fis­kus stellt aber ho­he Anforderungen.

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Ein Fahrtenbuch zu führen, ist aufwändig, aber oft notwendig, damit das Finanzamt nicht zu viel Steuern kassiert. Unternehmen dürfen Anschaffungs- und laufende Kosten für Firmenwagen als Betriebsausgaben absetzen. Arbeitnehmer und Selbständige müssen Privatfahrten dafür als geldwerten Vorteil versteuern: Die Berechnung erfolgt pauschal nach der 1-Prozent-Regelung oder indem sie Fahrtenbuch führen. Was im Einzelfall günstiger ist – Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung – lässt sich per Rechner ermitteln und im Gehaltsgespräch aufgreifen. Zahlen Beschäftigte durch einen Wechsel der Berechnungsmethode weniger Lohnsteuer, steigt die Motivation. Erfolgt die Lohnabrechnung nach der 1-Prozent-Regelung, kann es sich für Arbeitnehmer lohnen, gleichzeitig ein Fahrtenbuch zu führen. Fahren sie wenig privat, können sie sich mit der Einkommensteuererklärung die zu viel gezahlten Steuern zurückholen. Auch für Selbständige bringt es Vorteile, Fahrtenbuch zu führen, obwohl die Anforderungen hoch sind – etwa wenn sie Firmenwagen nur geschäftlich fahren. Fehlt ein Fahrtenbuch, unterstellt das Finanzamt nämlich gerne die Privatnutzung aller Fahrzeuge, und versteuert nach der 1-Prozent-Regelung.

Steu­er­pflicht: Fahrtenbuch führen oder 1-Prozent-Regelung

Sind Unternehmer, Unternehmerinnen oder Beschäftigte mit dem Firmenwagen privat unterwegs, müssen sie einen geldwerten Vorteil versteuern. Das Finanzamt erlaubt zwei Berechnungsmethoden: die genaue Aufschlüsselung privater und dienstlicher Fahrten per Fahrtenbuch oder die pauschale 1-Prozent-Regelung. Wer die tatsächlichen Kosten ansetzen möchte, sollte ein lückenloses Fahrtenbuch führen – auch wenn das Finanzamt hohe Anforderungen stellt. Fahrer und Fahrerinnen von Firmenwagen müssen dazu jeden Kundenbesuch, jede Geschäftsreise, aber auch alle privat zurückgelegten Kilometer akribisch dokumentieren. Der private Nutzungsanteil lässt sich dann anhand der gefahrenen Kilometer ermitteln und in Prozent der Gesamtkosten ausweisen. Dazu zählen neben der jährlichen Abschreibung oder Leasingrate auch Betriebskosten wie Kfz-Steuer, Versicherungen, Reparaturen sowie Tankrechnungen. Für Selbständige erhöht der geldwerte Vorteil den steuerpflichtigen Gewinn, für Arbeitnehmer wird er zum Bruttogehalt hinzugerechnet. Wer kein Fahrtenbuch führen möchte, versteuert Privatfahrten pauschal nach der 1-Prozent-Regelung. Doch Vorsicht: Für Selbständige gilt die 1-Prozent-Regelung nur eingeschränkt. Nutzen sie Fahrzeuge nicht überwiegend betrieblich, müssen sie Fahrtenbuch führen.

Wer entscheidet: Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung?

Wer entscheidet eigentlich, ob ein Fahrtenbuch zu führen ist oder die 1-Prozent-Regelung zur Anwendung kommt? Nutzen Beschäftigte den Firmenwagen, bestimmt immer der Arbeitgeber. Lohnbuchhalter berechnen den steuerpflichtigen Vorteil meist nach der pauschalen 1-Prozent-Regelung. Das ist weniger Aufwand, und Angestellte müssen kein lückenloses Fahrtenbuch führen. Wer bereits die Betriebsprüfung im Haus hatte, weiß, dass das Finanzamt hohe Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch stellt. Schon kleine Fehler oder nachträgliche Änderungen führen dazu, dass die Prüfer es nicht anerkennen. Doch für Arbeitnehmer ist die Pauschalierung nicht immer günstig. Arbeitgeber sollten deshalb prüfen, welche Methode für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen vorteilhafter ist: Fahrtenbuch oder 1 Prozent-Regelung?Rechner im Internet bieten eine erste Orientierung. Besser ist es allerdings, mit der Steuerberatungskanzlei nachzurechnen und zu besprechen, wann es sich lohnt, Fahrtenbuch zu führen. Eine frühzeitige Planung zahlt sich aus, denn ein Wechsel der Berechnungsmethode ist nur zum Jahresbeginn möglich. Oder wenn Beschäftigte einen neuen Firmenwagen bekommen.

Pau­schal be­rech­nen: Wie die 1-Prozent-Regelung funk­ti­o­niert

Wer sich den Aufwand sparen will, Fahrtenbuch zu führen, versteuert Privatfahrten nach der 1-Prozent-Regelung. Die Berechnung nach dieser Pauschalmethode ist einfach. Ein Prozent vom Bruttolistenpreis des Firmenwagens inklusive Sonderausstattung kommt zum Monatsgehalt hinzu – plus 0,03 Prozent pro Entfernungskilometer zur ersten Tätigkeitsstätte. Steuern und Sozialversicherungsbeiträge führt das Unternehmen für Arbeitnehmer direkt ans Finanzamt ab.  Selbständige berücksichtigen den Betrag zur Privatnutzung des Dienstwagens als Betriebseinnahme in der EÜR und versteuern ihn als Entnahme. Ein Nachteil der Pauschalierung: Bei der 1-Prozent-Regelung gilt der inländische Bruttolistenpreis des Fahrzeugs plus Sonderausstattung zum Zeitpunkt der Erstzulassung. Auch, wenn das Unternehmen für den Firmenwagen weniger bezahlt hat oder auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Selbst für Gebrauchtwagen ist der Fahrzeugneupreis bei der 1-Prozent-Regelung anzusetzen, oder Unternehmen müssen doch Fahrtenbuch führen lassen. In solchen Fällen sollten Firmen besser die Steuerberatungskanzlei einschalten. Denn ein Rechner im Internet hilft nur eingeschränkt bei der Entscheidung für Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung.

Fahr­ten zur Ar­beit er­hö­hen den zu ver­steu­ern­den Vor­teil

Der Vergleich „Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung“ ist nur aussagekräftig, wenn alle Fahrten in die Berechnung einfließen. Wer kein Fahrtenbuch führen möchte oder sich klar für die 1-Prozent-Regelung entscheidet, zahlt für die Fahrt zur Arbeit extra. Pro Entfernungskilometer der einfachen Strecke erhöht sich der monatliche geldwerte Vorteil um 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises. Pendeln Beschäftigte nicht regelmäßig mit dem Dienstwagen zur Firma, ist die Einzelbewertung günstiger. Unternehmen setzen dann zur Berechnung lediglich die tatsächlichen Fahrten an – pro Kilometer 0,002 Prozent vom Bruttolistenpreis. Dieser ermäßigte Satz gilt aber nur für maximal 180 Fahrten pro Kalenderjahr. Bei der Abwägung zwischen Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung sind auch Familienheimfahrten bei der doppelten Haushaltsführung zu berücksichtigen – mit dem gleichen Satz. Ausgenommen sind nur Fahrten, die Beschäftigte als Werbungskosten absetzen können. Selbständige Gewerbetreibende und Freiberufler dürfen die Einzelbewertung allerdings nicht anwenden (VIIIR14/15). Ob für Arbeitnehmer die 1-Prozent-Regelung günstiger ist oder sie besser Fahrtenbuch führen, sollten Unternehmen vorab ausrechnen.

Was gün­sti­ger ist: Fahrtenbuch führen oder 1-Prozent-Regel?

Ob die 1-Prozent-Regelung oder der Nachweis per Fahrtenbuch für Selbständige und Arbeitnehmer steuerlich vorteilhafter ist, lässt sich nicht pauschal sagen. Für jeden Einzelfall heißt es: nachrechnen. Denn der geldwerte Vorteil und damit die Steuerbelastung fallen – je nach gewählter Methode – sehr unterschiedlich aus. Einen ersten Überblick, in welchen Fällen es sich lohnen könnte, Fahrtenbuch zu führen oder wann die 1-Prozent-Regelung günstiger ist, bieten Rechner im Internet. Genau nachprüfen sollte das Ergebnis dann aber der Steuerberater oder die Steuerberaterin. Diese Fachleute wissen auch, welche Anforderungen das Finanzamt an ein Fahrtenbuch stellt und was Unternehmen in der Praxis beachten müssen. Oft lohnt es sich, ein Fahrtenbuch zu führen, wenn

  • der Bruttolistenpreis des gekauften Fahrzeugs sehr hoch ist.
  • Selbständige oder Arbeitnehmer den Firmenwagen überwiegend geschäftlich und nur wenig privat fahren.
  • die jährliche Fahrleistung gering ausfällt und auch die laufenden Kosten entsprechend niedrig sind.
  • es sich um ein Gebrauchtfahrzeug handelt.
  • der Dienstwagen schon älter und vollständig abgeschrieben ist.

Wer also einen teuren Dienstwagen wenig privat fährt, sollte besser ein Fahrtenbuch führen, statt nach der 1-Prozent-Regelung zu versteuern. Auch geringe tatsächliche Fahrzeugkosten weisen Unternehmen besser per Fahrtenbuch nach. Im Umkehrschluss gilt: Nutzen Selbständige oder Arbeitnehmer den Firmenwagen häufig für Privatfahrten und legen weite Strecken zurück, ist meist die 1-Prozent-Regelung steuerlich günstiger. Zahlen Beschäftigte etwas dazu, damit sie den Dienstwagen privat fahren dürfen, reduziert sich der geldwerte Vorteil. Die Steuerlast sinkt, egal ob sie sich für Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung entscheiden.

Streit­fall Fir­men­wa­gen: Wann Sie Fahrtenbuch führen soll­ten

Für Selbständige stellt sich die Frage nach Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung mitunter gar nicht. Nutzen sie einen Pkw weniger als 50 Prozent betrieblich, ist die pauschale 1-Prozent-Regelung nicht anwendbar. Erfüllen Unternehmen die Anforderungen nicht, indem sie dem Finanzamt ein lückenloses Fahrtenbuch vorlegen, schätzt der Fiskus den Anteil steuerpflichtiger Privatfahrten. Von Beginn an Fahrtenbuch zu führen, kann sogar Vorteile bringen. Ist die 1-Prozent-Regelung teurer, wählen Selbständige die günstigere Steuervariante und weisen den Privatanteil per Fahrtenbuch nach. Halten Unternehmen mehrere Fahrzeuge im Betriebsvermögen, ist es immer sicherer Fahrtenbuch zu führen. Existiert keine Dienstwagenregelung, unterstellt das Finanzamt sonst eine generelle private Mitbenutzung. Es setzt dann für jeden Firmenwagen die 1-Prozent-Regelung an – besonders bei GmbH-Geschäftsführern, Geschäftsführerinnen, Gesellschaftern sowie angestellten Familienangehörigen. Wer mit dem Dienstwagen lediglich zur Arbeit fährt, muss aber keinen geldwerten Vorteil versteuern (VIR56/10). Das gleiche gilt für Einsatzkräfte der Feuerwehr, die einen Firmenwagen fahren, um im Notfall schnell vor Ort zu sein (VIR43/18).

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Elektronische Fahrtenbuchlösung

Die Elektronische Fahrtenbuchlösung des DATEV-Software-Kooperationspartners Vimcar zeichnet jede Fahrt in Echtzeit auf. Ein lückenloses Fahrtenbuch, das am Jahresende an die Finanzverwaltung übermittelt werden kann, lässt sich mit dieser elektronischen Fahrtenbuchlösung einfach erstellen.

1-Prozent-Regelung und Fahrtenbuch gleichzeitig nut­zen?

Fahren Arbeitnehmer den Dienstwagen, entscheidet das Unternehmen, wie der geldwerte Vorteil zu errechnen ist: per 1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch. Rosinenpicken erlaubt das Finanzamt nicht. Es ist deshalb unzulässig, Fahrtenbuch und 1-Prozent-Regelung gleichzeitig zu nutzen und monatsweise nach der jeweils günstigsten Variante abzurechnen. Die gewählte Berechnungsmethode gilt immer für das Kalenderjahr. Ein unterjähriger Wechsel ist nicht möglich – es sei denn, Beschäftigte bekommen einen neuen Firmenwagen. Arbeitnehmer sind jedoch nicht an die Abrechnungsmethode ihres Arbeitgebers gebunden. Sie dürfen freiwillig Fahrtenbuch führen, wenn die Lohnbuchhaltung die Steuern nach der 1-Prozent-Regelung ermittelt und abführt. Ist die Fahrtenbuchmethode günstiger, können Arbeitnehmer sich über ihre Einkommensteuererklärung zu viel gezahlte Steuern vom Finanzamt zurückholen. Bei gleichzeitiger Anwendung der 1-Prozent-Regelung parallel Fahrtenbuch zu führen, kann sich also auszahlen – besonders wenn Beschäftigte wenig privat unterwegs waren. Den geringeren privaten Nutzungsanteil weisen Steuerpflichtige per Fahrtenbuch gegenüber dem Finanzamt nach. Arbeitgeber sind verpflichtet, auf Verlangen eine Aufstellung der Fahrzeugkosten zu liefern (9AZR188/04).

Fahrtenbuch rich­tig führen: Wel­che Anforderungen gel­ten

Unternehmer, Unternehmerinnen sowie Selbständige, die Privatfahrten nach der 1-Prozent-Regelung versteuern oder ordnungsgemäß Fahrtenbuch führen, bieten dem Finanzamt kaum Angriffsflächen. Firmen sollten deshalb akribisch darauf achten, dass sie lückenlos Fahrtenbuch führen und folgende Anforderungen des Fiskus einhalten:

  • Zeitnah dokumentieren: Jede Fahrt ist zeitnah – am besten bei der Ankunft – ins Fahrtenbuch einzutragen. Pro Firmenwagen ist ein Fahrtenbuch zu führen.
  • Pflichtangaben beachten: Bei Dienstreisen sind Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt, Reiseziel und -zweck aufzuzeichnen. Ebenso der Name des Kunden oder Geschäftspartners, bei Umwegen auch die Fahrtroute. Bei Privatfahrten genügt ein Vermerk im Fahrtenbuch. Leichter geht dies mit einem elektronischen Fahrtenbuch. Es dokumentiert automatisch Start und Ziel, Reiseroute, Kilometerstände, Datum und Uhrzeit. Lediglich Reisezweck sowie Namen der Geschäftspartner sind zu ergänzen.
  • Lückenlos erfassen: Alle Fahrten sind fortlaufend und vollständig zu erfassen. Ein Fahrtenbuch in Papierform darf keine Leerzeilen enthalten und muss gebunden sein.
  • Manipulationen ausschließen: Wer ein Fahrtenbuch führt, darf Einträge nicht nachträglich ändern. Sollte dies ausnahmsweise nötig sein, muss eine genaue Dokumentation erfolgen. Sonst genügt das Fahrtenbuch nicht den Anforderungen des Finanzamts. Nachträgliche Aufzeichnungen beim elektronischen Fahrtenbuch erkennen Betriebsprüfer am Zeitstempel.
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Fachbuch Firmenwagen des Unternehmers

Lesen Sie im Fachbuch Firmenwagen des Unternehmers alles Wissenswerte zur Behandlung des Firmenwagens im Einkommen- und Umsatzsteuerrecht. Auch die Maßnahmen zur steuerlichen Förderung der Elektromobilität werden im Fachbuch Firmenwagen des Unternehmers beschrieben.

Steu­er­fal­le: Wenn das Fi­nanz­amt das Fahrtenbuch ver­wirft

Wer sich entscheidet, Fahrtenbuch zu führen statt die 1-Prozent-Regelung anzuwenden, muss die Anforderungen des Finanzamts erfüllen. Andernfalls zahlt man drauf, statt Steuern zu sparen. Beim Prüfen der Fahrtenbücher achten die Beamten auf vollständige und unveränderte Einträge. Richtig Fahrtenbuch zu führen, bedeutet Fahrten korrekt und fortlaufend aufzuzeichnen. Die wichtigsten Anforderungen: Nachträgliche Manipulationen müssen ausgeschlossen, nötige Änderungen dokumentiert sein. Ein Fahrtenbuch neu zu schreiben, ist tabu. Weist es keinerlei Gebrauchsspuren auf und erfolgten Einträge immer mit demselben Stift, macht das Betriebsprüfer misstrauisch. Eindeutig ist der Fall, wenn das Fahrtenbuch-Modell zu Beginn des Steuerjahres noch nicht im Handel erhältlich war. Ein Blick auf den Einband genügt den Beamten. Damit ist das Fahrtenbuch ungültig, Dienstwagenfahrer müssen mehr Steuern zahlen. Schlimmstenfalls streichen Prüfer den Betriebsausgabenabzug. Besser ist es, Fehler – etwa bei Kilometerangaben – handschriftlich zu korrigieren und dies zu dokumentieren. Können Unternehmen nachweisen, warum Änderungen notwendig waren, akzeptiert das Finanzamt auch ein Fahrtenbuch mit kleinen Mängeln.

Die steu­­er­­lich gün­­stig­ste Va­­ri­­an­te: E-Auto als Dienst­­wa­­gen

Die steuerliche Förderung bis 2030 macht Elektroautos und Hybridmodelle als Firmenwagen besonders attraktiv. Fahren Selbständige oder Arbeitnehmer ein umweltfreundliches Modell ohne Kohlendioxidemission, winken Steuervorteile bei der Privatnutzung. Egal ob Unternehmen ein Fahrtenbuch führen oder sich für die 1-Prozent-Regelung entscheiden: Der zu versteuernde geldwerte Vorteil ist niedriger als bei Benziner oder Diesel. Zur Berechnung des Privatanteils ist bei der 1-Prozent-Regelung nur ein Viertel des Bruttolistenpreises anzusetzen. Führen Unternehmen ein Fahrtenbuch, legen sie ein Viertel der Abschreibung beziehungsweise Leasingrate zugrunde. Allerdings darf der Listenpreis neuer E-Autos zum Zeitpunkt der Erstzulassung nicht mehr als 60.000 Euro betragen. Für 2019 gekaufte Elektrofahrzeuge liegt die Grenze bei 40.000 Euro. Waren E-Autos teurer, gilt die 0,5-Prozent-Regelung. Steuerberater und Steuerberaterin informieren über Details. Wer besonders umweltfreundlich unterwegs sein möchte, steigt – zumindest für kurze Strecken – aufs Firmenfahrrad um. Egal ob Tourenrad oder E-Bike: Radeln Mitarbeiter zur Arbeit und nutzen den Drahtesel auch nach Feierabend, bleibt dies häufig steuerfrei.

Wie Sie ein Fahrtenbuch richtig führen und worauf das Finanzamt achtet, erfahren Sie in folgendem Video:

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Sigrun an der Heiden

ist selbständige Wirtschaftsredakteurin. Die vermeintlich trockenen Themen wie Steuern, Finanzen und Recht sind ihr Steckenpferd. Sie schreibt für verschiedene Wirtschafts- und Unternehmermagazine sowie Kundenzeitschriften zu den Themen Mittelstand, Steuern und Finanzen, Recht, Nachfolge, Sanierung, Unternehmensführung, Personal, Betriebliche Altersvorsorge sowie Transport und Logistik. Zuvor arbeitete sie als Ressortleiterin bei diversen Unternehmermagazinen, unter anderem „Markt und Mittelstand“.

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