Mitarbeiter & Ausbildung

Wie Chefs ein qualifiziertes Arbeitszeugnis erstellen

Ver­las­sen Be­schäf­tigte das Un­ter­neh­men, steht ih­nen ein be­rufs­för­dern­des, qualifiziertes Arbeitszeugnis zu, das zeit­nah zu er­stellen ist. Doch das For­mu­lieren ist gar nicht so ein­fach. Und Feh­ler beim Aufbau oder Aus­las­sungen füh­ren meist zu Streit vor Ge­richt.

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Ein gutes qualifiziertes Arbeitszeugnis dient als Eintrittskarte in den neuen Job – sofern der Aufbau stimmt und es richtig formuliert ist. Scheiden Beschäftigte aus einem Unternehmen aus, müssen Vorgesetzte ihnen ein wohlwollendes, berufsförderndes Arbeitszeugnis erstellen. Negative Bemerkungen oder Geheimcodes sind nicht erlaubt, denn es soll schließlich das berufliche Fortkommen fördern.  Eine Beurteilung ihrer Arbeitsleistung und Sozialkompetenz sowie ihres Verhaltens steht allen Beschäftigten zu. Es spielt keine Rolle, ob sie das Unternehmen aus freien Stücken verlassen, betriebsbedingte Kündigungen anstehen oder es andere Entlassungsgründe gibt. Selbst Low Performer und Störenfriede, denen Vorgesetzte personenbedingt kündigen, haben Anspruch auf ein qualifiziertes, berufsförderndes Arbeitszeugnis. Die Schwierigkeit ist dann: Eine Beurteilung darf nicht offensichtlich negativ sein, muss aber dennoch der Wahrheit entsprechen. Formulieren Vorgesetzte ein qualifiziertes Arbeitszeugnis selbst, könnte ein Streit ums Zeugnis schnell vor Gericht landen. Denn schon das Abweichen vom üblichen Aufbau oder das Fehlen bestimmter Elemente verkehrt selbst eine gut gemeinte Beurteilung ins Gegenteil.

Wann Sie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis er­stel­len müs­sen

Endet das Arbeitsverhältnis, müssen Vorgesetzte scheidenden Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ein Arbeitszeugnis ausstellen. Beschäftigte haben Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, das zumindest Auskunft über Art und Dauer der Tätigkeit gibt. Dieses einfache Arbeitszeugnis ist jedoch in der Praxis kaum verbreitet, weil es wenig über einen Bewerber oder eine Bewerberin aussagt. Für Beschäftigte, die länger im Unternehmen gearbeitet haben, müssen Vorgesetzte daher auf Verlangen ein qualifiziertes, berufsförderndes Arbeitszeugnis erstellen. Es enthält auch eine Beurteilung der Leistung sowie des Verhaltens und dient dadurch als Eintrittskarte in einen neuen Job. Wer ein qualifiziertes Arbeitszeugnis formulieren muss, sollte deshalb besondere Sorgfalt walten lassen. Ein berufsförderndes Arbeitszeugnis hat eine klare Form und folgt einem standardisierten Aufbau. Bereits kleine Abweichungen oder Auslassungen fallen Personalverantwortlichen negativ auf – die Bewerbung landet auf dem falschen Stapel. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis muss vollständig, verständlich und wohlwollend formuliert sein. Unerfahrene Vorgesetzte sollten ein Arbeitszeugnis nicht selbst formulieren, sondern besser einen Profi beauftragen.

Zeugnis­streit: Be­schäf­tig­te kla­gen Nach­bes­se­rungen ein

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis soll das berufliche Fortkommen fördern, nicht behindern. Deshalb sind offensichtlich negative Bewertungen verboten und Vorgesetzte angehalten, ein berufsförderndes Arbeitszeugnis wohlwollend zu formulieren. Erstellen Arbeitgeber ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, muss es aber der Wahrheit entsprechen. Grobes Fehlverhalten wie Mobbing, Zuspätkommen oder Arbeitsverweigerung dürfen sie nicht verschweigen. Versüßen Unternehmer oder Unternehmerinnen solchen Beschäftigten die Trennung mit einem unzutreffend guten Zeugnis, kann der neue Arbeitgeber auf Schadenersatz klagen. Besser ist es, in solchen Fällen eine Anwaltskanzlei einzuschalten. Verlangen Beschäftigte trotzdem vor Gericht ein besseres qualifiziertes Arbeitszeugnis, müssen Vorgesetzte ihnen schlechtes Sozialverhalten oder mangelhafte Arbeitsleistungen nachweisen können. Und zwar über einen längeren Zeitraum. Fehler können auch Chefs oder Chefinnen unterlaufen, die ein exzellentes berufsförderndes Arbeitszeugnis formulieren möchten, insbesondere beim Aufbau. Formale Mängel, Rechtschreibfehler, unvollständige Tätigkeitsbeschreibungen, aber auch das Aneinanderreihen von Superlativen verkehren ein eigentlich gutes qualifiziertes Arbeitszeugnis ins Gegenteil. Um Streit ums Zeugnis zu vermeiden, sollte ein Anwalt oder eine Anwältin gegenlesen.

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Vie­le Feh­ler pas­sie­ren beim Aufbau und durch Aus­las­sung

Mittelständler ohne professionelle Personalabteilung tun sich oft schwer damit, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis treffend zu formulieren. Viele Unternehmerinnen oder Unternehmer empfinden die Zeugnisschreiberei auch als lästige Pflicht, die sie wertvolle Zeit kostet. Meistens bestehen scheidende Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auf Nachbesserungen, weil ihr berufsförderndes Arbeitszeugnis schon beim Aufbau formale Mängel aufweist. Auch Formulierungen passen oft nicht. Schließlich ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis für ungeübte Schreiber keine einfache Fingerübung mehr. Fehler passieren schnell, selbst wenn jemand in bester Absicht formuliert und eigentlich ein gutes Arbeitszeugnis erstellen wollte. Die Stellenbeschreibung sowie Notizen aus den Mitarbeitergesprächen sowie den Mitarbeiterbeurteilungen bieten eine gute inhaltliche Grundlage und helfen nichts zu vergessen. Formulieren Vorgesetzte ein qualifiziertes Arbeitszeugnis selbst, sollten sie sich akribisch an den standardisierten Aufbau halten. Struktur und inhaltliche Reihenfolge sind beim berufsfördernden Arbeitszeugnis nämlich klar festgelegt. Fehlen Gliederungspunkte oder Angaben zu besonderen Arbeitserfolgen oder dem Verhalten gegenüber Geschäftspartnern und Kunden, fällt das Personalverantwortlichen sofort negativ auf.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis: So muss der Aufbau aus­se­hen

Viele Unternehmen, die ein qualifiziertes, berufsförderndes Arbeitszeugnis erstellen, scheitern schon am Aufbau. Vorgesetzte müssen nicht nur verständlich und wohlwollend formulieren, sondern auch einer klar vorgegebenen Struktur folgen:

  1. Einleitung
  • Art des Zeugnisses
  • Personalien des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin
  • Art und Dauer der Beschäftigung
  1. Beschreibung der Tätigkeit
  • Aufgaben und Verantwortung
  • Position im Betrieb / Kompetenzen als Führungskraft
  1. Leistungsbeurteilung
  • Einsatzbereitschaft, Motivation, Pflichtbewusstsein, Zielstrebigkeit
  • Fachwissen, Denkvermögen, Auffassungsgabe, praktische Fähigkeiten
  • eigenverantwortliches Arbeiten, Zuverlässigkeit und Sorgfalt, strukturierte Arbeitsweise, Planung
  • Belastbarkeit
  • absolvierte Weiterbildungen und Anwendung im Unternehmen
  • besondere Fähigkeiten wie unternehmerisches Denken, Sprachen, IT-Kenntnisse
  • konkrete Arbeitserfolge
  • bei Führungskräften: Beurteilung des Führungsstils, Personalverantwortung, Mitarbeiterzufriedenheit
  • umfassende Beurteilung der Arbeitsleistung
  1. Beurteilung des Verhaltens
  • gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern
  • soziale Kompetenzen wie Integrität, Ehrlichkeit, Vertrauenswürdigkeit
  1. Schlussteil
  • Grund für Beendigung des Arbeitsverhältnisses
  • Dank für geleistete Arbeit
  • Bedauern, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin ausscheidet
  • Zukunftswünsche
  • Ort, Datum, Unterschrift, Position des Unterzeichners

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Arbeitszeugnis formulieren: Gut ge­meint, aber trotz­dem falsch

„Er hat sich stets bemüht, den ihm gestellten Aufgaben gerecht zu werden.“ Dass diese Formulierung für absolute Inkompetenz steht, wissen selbst Laien. In ein qualifiziertes, berufsförderndes Arbeitszeugnis gehört sie selbst dann nicht, wenn das Urteil zutrifft. Ebenso wenig dürfen Vorgesetzte, die ein Arbeitszeugnis erstellen, Gliederungspunkte im Aufbau weglassen, um scheidenden Mitarbeitern oder Mitarbeiterinnen zu schaden. Enthält ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zum Beispiel keine Aussagen zum Verhalten, sortieren Personalverantwortliche die Bewerbung in der Regel sofort aus. Wenn ein qualifiziertes Arbeitszeugnis sehr knapp gehalten ist oder widersprüchliche Aussagen enthält, vermittelt dies ebenfalls einen schlechten Eindruck. Doch wie drückt der Chef oder die Chefin aus, dass man mit den Leistungen nicht zufrieden war? Und worauf müssen Vorgesetzte achten, wenn sie jemandem ein gutes oder sogar sehr gutes berufsförderndes Arbeitszeugnis formulieren wollen? Entscheidend hierbei ist, herausragende Leistungen des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin hervorzuheben sowie die individuellen Stärken und Kompetenzen zu würdigen. Dazu gehören etwa

  • ein besonderer Arbeitseinsatz in der Krise,
  • Projekterfolge,
  • gute Verkaufszahlen durch erfolgreiche Akquise,
  • souveränes und kundenfreundliches Auftreten,
  • Verbesserungsvorschläge, die Prozesse optimierten,
  • Verhandlungsgeschick,
  • gute Mitarbeiterführung oder
  • eine erfolgreiche Umstrukturierung in der Abteilung.

Ganz wichtig: Auch wenn Vorgesetzte ein besonders gutes qualifiziertes Arbeitszeugnis erstellen wollen, sollten sie nicht mit Superlativen um sich werfen. Denn zu viel Lob wirkt unglaubwürdig. Das richtige Maß zu finden ist schwer, und die Zeugnissprache birgt viele Fallen. Wer etwa mit der Formulierung „stets zur vollsten Zufriedenheit“ die Note eins vergibt, darf die guten Zukunftswünsche nicht vergessen. Das nämlich würde ein Zeugnis quasi auf den letzten Metern wieder abwerten. Wer wenig Erfahrung hat, ein berufsförderndes Arbeitszeugnis zu formulieren, sollte schon mit Blick auf den Aufbau besser einen Dienstleister einschalten.

Berufsförderndes Arbeitszeugnis per Zeug­nis­ge­ne­ra­tor?

Verlassen Beschäftigte das Unternehmen, brauchen sie ein qualifiziertes, berufsförderndes Arbeitszeugnis, um sich zu bewerben. Besonders bei betriebsbedingten Kündigungen ist Eile geboten. Manche Arbeits- oder Tarifverträge regeln, bis wann Arbeitgeber ein berufsförderndes Arbeitszeugnis erstellen müssen. Üblich ist eine Frist von wenigen Wochen. Nur triftige Gründe rechtfertigen eine Verzögerung. Schon aus Fairness den scheidenden Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen gegenüber sollten Beurteilungen spätestens am letzten Arbeitstag vorliegen. Der Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis verjährt nach drei Jahren. Nachbesserungswünsche sollten Beschäftigte zügig anmelden, denn für eine gerichtliche Anfechtung gilt eine Frist von sechs Monaten. Muss es schnell gehen,  nutzen Vorgesetzte gerne Zeugnisgeneratoren im Internet. Doch ein berufsförderndes Arbeitszeugnis aus Vorlagen und Textbausteinen zusammenzustückeln, statt individuell zu formulieren, birgt Risiken. Die Beurteilungen klingen gleich, sind unpersönlich, oft holprig formuliert, für manche Positionen schlicht ungeeignet. Ein Streit ums Zeugnis ist absehbar. Vorgesetzte sollten daher ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aktiv formulieren, individuell auf Beschäftige abstimmen und den Aufbau einhalten.

Bes­ser erstellen Pro­fis ein qualifiziertes Arbeitszeugnis

Die wenigsten Vorgesetzten haben Übung darin, ein qualifiziertes und berufsförderndes Arbeitszeugnis zu erstellen. Sie wissen kaum etwas über Formalien wie den Aufbau und sind auch keine Formulierungskünstler. Viele überlassen es deshalb den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, sich ihr eigenes Arbeitszeugnis zu formulieren. Doch auch denen fehlt das Know-how. Wenn Beschäftigte sich ihr Arbeitszeugnis erstellen, passt meistens der Aufbau nicht und lassen übertriebene Formulierungen die Beurteilung unglaubwürdig erscheinen. Unterschreiben Vorgesetzte dieses Zeugnis, riskieren sie einen Rechtsstreit. Sicherer ist es, wenn eine Anwaltskanzlei die Zeugnisentwürfe prüft oder Mitarbeiterbeurteilungen schreibt. Dazu braucht sie Daten aus der Personalakte, die jeweiligen Mitarbeiterleistungen sowie die Zeugnisnote. Arbeitsrechtler wissen, wie sie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis rechtssicher formulieren und kennen die einschlägigen Urteile. Wer keine überdurchschnittlichen Leistungen erbracht hat, kann zum Beispiel keine sehr gute Bewertung verlangen. Beschäftigte müssten diese Leistungen nachweisen. Ihnen steht auch nicht der identische Zeugniswortlaut oder eine bestimmte Beurteilung zu, die ein anderes Teammitglied erhalten hat.

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Sigrun an der Heiden

ist selbständige Wirtschaftsredakteurin. Die vermeintlich trockenen Themen wie Steuern, Finanzen und Recht sind ihr Steckenpferd. Sie schreibt für verschiedene Wirtschafts- und Unternehmermagazine sowie Kundenzeitschriften zu den Themen Mittelstand, Steuern und Finanzen, Recht, Nachfolge, Sanierung, Unternehmensführung, Personal, Betriebliche Altersvorsorge sowie Transport und Logistik. Zuvor arbeitete sie als Ressortleiterin bei diversen Unternehmermagazinen, unter anderem „Markt und Mittelstand“.

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