Geldwerter Vorteil per Mit­ar­beiter­rabatt: Freibetrag nutzen

Sachleistungen, die Unternehmen zusätzlich zum regulären Lohn gewähren, sind bei Beschäftigten beliebt. Damit entsteht für Mitarbeiter ein geldwerter Vorteil, den sie oft nicht in vollem Umfang versteuern müssen. Bleibt ein geldwerter Vorteil in Form von einem Mitarbeiterrabatt, Geburtstagsgeschenk oder Warengutschein unter gewissen Grenzen, ist das Gehaltsextra sogar steuerfrei. Auch die Sozialabgaben entfallen, solange der Wert unter der jeweils geltenden gesetzlichen Freigrenze oder des Freibetrags liegt. Spendieren Unternehmen ihren Angestellten ein Firmenfahrrad oder E-Bike, das diese auch privat nutzen, fallen ebenfalls keine Steuern an – egal was der Drahtesel kostet. Ein geldwerter Vorteil ist für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen daher häufig attraktiver als eine Lohnerhöhung. Wer die Belegschaft motivieren will, sollte das Thema im nächsten Gehaltsgespräch aufgreifen. Der Steuerberater oder die Steuerberaterin kann helfen, Gehaltsextras so zu kombinieren, dass ein geldwerter Vorteil für Begünstigte steuerfrei bleibt. Ein besonders attraktiver geldwerter Vorteil ist der Mitarbeiterrabatt. Hier profitieren Beschäftigte und Unternehmen gleichermaßen.

Mitarbeiterrabatt als at­trak­ti­ver geldwerter Vorteil

Wer beim Einkaufsbummel ein Schnäppchen macht, kehrt mit einem guten Gefühl nach Hause zurück. Auch der Handel profitiert: Preisnachlässe sorgen für steigende Umsätze. Deshalb ist der Mitarbeiterrabatt als geldwerter Vorteil besonders beliebt: Er motiviert die Beschäftigten und kurbelt das Geschäft an. Unternehmen, die ihrer Belegschaft eigene Waren und Dienstleistungen günstiger überlassen, schlagen also zwei Fliegen mit einer Klappe. Personalrabatte sind daher im Einzelhandel, bei Bekleidungs- und Möbelhäusern, in der Gastronomie, dem Kfz-Handel, aber auch im Handwerk verbreitet. Die steuerliche Seite ist dagegen komplizierter. Grundsätzlich zählt ein geldwerter Vorteil wie etwa der Mitarbeiterrabatt zum steuerpflichtigen Lohn der Mitarbeiter – Festangestellten wie Teilzeitbeschäftigten. Firmen müssen den Wert des Gehaltsextras ermitteln und Steuern sowie Sozialversicherungsbeiträge abführen. Eine Ausnahme macht der Fiskus jedoch: Ein geldwerter Vorteil wie der Mitarbeiterrabatt ist für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen steuerfrei, wenn Unternehmen eigene Waren oder Dienstleistungen überlassen. Und der Wert den jährlichen Rabattfreibetrag von 1.080 Euro nicht übersteigt. 

Geldwerter Vorteil ist für Mitarbeiter steu­er­be­güns­tigt

Ob ein geldwerter Vorteil für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen steuerfrei bleibt, hängt von mehreren Faktoren ab. Für viele Sachbezüge gilt seit Anfang 2022 eine monatliche Freigrenze von 50 Euro. Ist das Gehaltsextra mehr wert, sind Lohnsteuer und Beiträge zur Sozialversicherung auf den Gesamtbetrag fällig. Anders sieht das beim Mitarbeiterrabatt aus – ein geldwerter Vorteil fließt dem Mitarbeiter zwar auch hier zu, doch dadurch erhöht sich das steuerpflichtige Einkommen nicht zwangsläufig. Der Fiskus gewährt nämlich einen Bewertungsabschlag von vier Prozent sowie einen Rabattfreibetrag von 1.080 Euro. Bleiben die im Jahresverlauf gewährten Preisnachlässe unter diesem Betrag, fallen weder Steuern noch Sozialabgaben an. Wer mehr beim Arbeitgeber einkauft, muss nur den darüber liegenden Anteil versteuern. Damit ist das Shoppen zu Vorzugskonditionen ein attraktiver geldwerter Vorteil für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Der Mitarbeiterrabatt als geldwerter Vorteil profitiert von diesem Steuerbonus aber nur, wenn Unternehmen einige Spielregeln beachten:

• Der Sachbezug muss Begünstigten wegen des Arbeitsverhältnisses zufließen. Selbst Ruheständler profitieren vom Freibetrag beim Mitarbeiterrabatt. So bleibt ein entstehender geldwerter Vorteil auch für ehemalige Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen häufig steuerfrei.
• Der Rabattfreibetrag gilt nur für Waren oder Dienstleistungen, die das Unternehmen herstellt, vertreibt oder erbringt sowie am Markt verkauft. Sind Produkte und Leistungen überwiegend für die eigene Belegschaft bestimmt, gibt es keinen Steuervorteil.

Nicht unter die Rabattregelung fallen Betriebs- und Hilfsstoffe, die Unternehmen nicht überwiegend an fremde Personen verkaufen. Steuerfrei bleibt das verbilligte Tanken im Betrieb somit nur, wenn der Vorteil die monatliche Freigrenze von 50 Euro nicht übersteigt. Verkaufen Firmen gebrauchte Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, mit denen sie keinen regulären Handel treiben, günstiger an ihre Belegschaft, gilt das Gleiche. Der Steuerbonus beim Mitarbeiterrabatt greift nicht – es entsteht ein geldwerter Vorteil, den Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen versteuern müssen. Auch Sozialversicherungsbeiträge fallen an, sofern die 50-Euro-Grenze überschritten oder keine Pauschalversteuerung möglich ist. Der Steuerberater oder die Steuerberaterin weiß, welche Regeln im Einzelfall gelten.

Wel­che Be­leg­schafts­ra­bat­te der Fis­kus durch­winkt

Ein geldwerter Vorteil aus einem Mitarbeiterrabatt ist für Mitarbeiter also nur steuerbegünstigt, wenn Unternehmen eigene Waren und Dienstleistungen günstiger abgeben. Den Rabattfreibetrag in Höhe von 1.080 Euro pro Jahr gibt es beispielsweise für folgende Vergünstigungen:

• kostenlose oder günstigere Mahlzeiten für Beschäftigte in der Gastronomie,
• Preisnachlässe beim Möbelkauf im Einrichtungshaus,
• Personalrabatt beim Kauf eines Pkws im Kfz-Handel,
• Überlassung eines Firmenwagens durch Autovermietungen,
• Freifahrten für Angestellte von Verkehrsbetrieben,
• reduzierte Flugtickets oder Freiflüge für Beschäftigte von Luftverkehrsbetrieben,
• Mitarbeiterrabatt auf Handwerkerleistungen für Angestellte von Handwerksbetrieben,
• Preisnachlass auf Bekleidung für Verkaufspersonal eines Modegeschäfts,
• unentgeltliche oder verbilligte Überlassung von Zeitschriften an Beschäftigte eines Verlagshauses sowie der herstellenden Druckerei,
• reduzierte Miete einer Werkswohnung für Angestellte von Wohnungsunternehmen,
• zinsgünstige Arbeitgeberdarlehen im Kredit- und Versicherungsgewerbe,
• verbilligte Stromlieferung für Beschäftigte von Energieversorgungsunternehmen oder – im Einzelfall – auch des zuständigen Netzbetreibers.

Doch Vorsicht: Ein geldwerter Vorteil für Mitarbeiter fällt nach Ansicht der Finanzverwaltung nicht unter den Rabattfreibetrag, wenn ein Konzernunternehmen den Preisnachlass gewährt. Ein geldwerter Vorteil aus einem Mitarbeiterrabatt bleibt für Beschäftigte meist nur steuer- und beitragsfrei, wenn ihn der direkte Arbeitgeber gewährt – und zwar zusätzlich zum Lohn. Generell gilt aber: Übliche Preisnachlässe, die Unternehmen auch fremden Dritten einräumen, sind kein geldwerter Vorteil für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Sie zählen nicht zum steuer- und beitragspflichtigen Arbeitsentgelt. 

Wie sich ein geldwerter Vorteil für Mitarbeiter er­rech­net

Ein geldwerter Vorteil wie etwa der Mitarbeiterrabatt stellt ein attraktives Gehaltsextra für Beschäftigte dar, das Unternehmen wenig kostet – und dazu noch verkaufsfördernd wirkt. Im Einzelhandel sind solche Preisnachlässe üblich, schließlich rechnet sich der geldwerte Vorteil nicht nur für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Die Abrechnung stellt die Lohnbuchhaltung jedoch vor Herausforderungen, besonders wenn Beschäftigte mehrere Sachleistungen erhalten, für die unterschiedliche steuerliche Regeln gelten. Unternehmen müssen den Geldwert der Gehaltsextras bestimmen und diesen zum Bruttogehalt addieren, um Lohnsteuer sowie Sozialabgaben zu ermitteln. Anschließend wird der Geldwert vom Netto abgezogen. Doch mit welchem Preis ist ein geldwerter Vorteil für Mitarbeiter anzusetzen, und welchen Wert hat der Mitarbeiterrabatt? Grundsätzlich sind für Waren und Dienstleistungen die angebotenen Brutto-Endpreise abzüglich üblicher Preisnachlässe maßgeblich. Davon abzuziehen sind der gesetzliche Bewertungsabschlag in Höhe von vier Prozent sowie der Rabattfreibetrag. Der verbleibende Wert fließt als steuer- und damit sozialversicherungsbeitragspflichtiger geldwerter Vorteil in die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ein.

Vorteil er­mit­teln: Ra­batt­frei­be­trag oder güns­tig­ster Markt­preis?

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter eines Einrichtungshauses erwirbt beim Arbeitgeber eine neue Einbauküche. Statt 12.500 Euro sind nur 8.750 Euro zu bezahlen: Es gibt 30 Prozent Mitarbeiterrabatt. Daraus lässt sich wie folgt ein geldwerter Vorteil für den Mitarbeiter errechnen:

Verkaufspreis im Einrichtungshaus	12.500 €
üblicher Preisnachlass 3% Skonto	– 375 €
üblicher Verkaufsendpreis	12.125 €
Bewertungsabschlagschlag 4%	– 485 €
Rabattfreibetrag	– 1.080 €
verbleibender Wert	10.560 €
Zahlung des Angestellten	– 8.750 €
steuerpflichtiger geldwerter Vorteil	1.810 €

Auch eine alternative Bewertungsmethode ist zulässig: Als steuerpflichtiger geldwerter Vorteil für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ist dann die Differenz zwischen dem tatsächlichen Kaufpreis und dem günstigsten Marktpreis anzusetzen. Unternehmen sind aber nicht verpflichtet, die steuerlich günstigere Variante zu ermitteln und beim Lohnsteuerabzug zu berücksichtigen. Das können die Beschäftigten dafür im Rahmen ihrer Einkommensteuerveranlagung tun, wenn sie entsprechende Belege einreichen.

Mitarbeiterrabatt: Geldwerter Vorteil ist zu do­ku­men­tie­ren

Ein geldwerter Vorteil ist für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen besonders attraktiv, wenn Unternehmen ihn ohne Abzüge durchreichen. Viele Betriebe suchen daher nach einer steuergünstigen Lösung. Erfüllt ein geldwerter Vorteil wie der Mitarbeiterrabatt die gesetzlichen Voraussetzungen, ist der Rabattfreibetrag oft die beste Wahl. Dürfen auch Familienmitglieder der Belegschaft zu Vorzugskonditionen einkaufen, sind die 1.080 Euro allerdings schnell ausgeschöpft. Entsteht für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein höherer geldwerter Vorteil, können Firmen diesen aber häufig auch pauschal versteuern. Denn für jeden einzelnen Sachbezug existiert ein Wahlrecht: Unternehmen entscheiden von Fall zu Fall, ob sie bei der Gehaltsabrechnung den Freibetrag anwenden oder eine 30-prozentige Pauschalsteuer abführen. Dies eröffnet Gestaltungsspielräume. Übersteigt ein geldwerter Vorteil einzelner Mitarbeiter im Jahresverlauf den Freibetrag, lässt sich beim nächsten Einkauf per Mitarbeiterrabatt die Pauschalbesteuerung nutzen. Die damit verbundenen, zum Teil komplexen Details sind ein Thema für die Steuerberatungskanzlei. Denn es sind auch umfangreiche Dokumentationspflichten zu erfüllen. Hier die wichtigsten Punkte:

• Gewährte Sachbezüge sind immer getrennt vom Barlohn im Lohnkonto aufzuzeichnen.
• Dies gilt auch für die einbehaltene Lohnsteuer sowie Beiträge zu den Sozialversicherungen.
• Mitarbeiterrabatte sind einzeln unter Angabe des Abgabetags, des Abgabeorts, eventueller Zuzahlungen der Angestellten sowie des steuerlich relevanten Abgabepreises aufzuzeichnen.
• In der Dokumentation erfolgt kein Abzug des Rabattfreibetrags.
• In die Lohnsteuerbescheinigung gehört dagegen nur der steuerpflichtige Teil des geldwerten Vorteils.

Geldwerter Vorteil: Ra­bat­te für Mit­ar­bei­ter von Drit­ten

Stammt ein geldwerter Vorteil wie der Mitarbeiterrabatt nicht vom direkten Arbeitgeber, sondern einem Dritten, wird es oft kompliziert. In der Regel gilt für die Finanzverwaltung ein geldwerter Vorteil für Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen dann als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Sie gewährt daher keinen Rabattfreibetrag. Meistens begründet der Fiskus dies damit, dass der Preisnachlass durch das Dienstverhältnis veranlasst sei: Beschäftigte bekämen einen Vorteil nur, weil die jeweiligen Unternehmen eng wirtschaftlich zusammenarbeiten. Ihr Arbeitgeber hätte aktiv an der Beschaffung des Mitarbeiterrabatts mitgewirkt. Damit sei ein geldwerter Vorteil für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen voll steuer- und beitragspflichtig. Preisvorteile von dritter Seite zählen allerdings nicht zum Arbeitslohn, wenn Fremdfirmen sie aus eigenwirtschaftlichen Interessen gewähren. Oder es sich um einen üblichen Mengenrabatt handelt. Es kommt also immer auf den Einzelfall an. Unternehmen sollten daher Rücksprache mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin halten, bevor sie entsprechende Rabattvereinbarungen schließen. Finanzgerichte entschieden bereits zu Gunsten der Steuerpflichtigen sowie der betroffenen Unternehmen:

• Als steuerpflichtiger geldwerter Vorteil ist ein Mitarbeiterrabatt von Dritten nur dann anzusehen, wenn eine Gegenleistung erbracht wird (VI R 64/11).
• Rabatte beim Abschluss von Versicherungsverträgen sind kein Arbeitslohn – wenn sie sowohl an das Personal von Geschäftspartnern als auch weiterer Unternehmen gehen (VI R 62/11).
• Preisnachlässe für Beschäftigte der Zulieferfirma eines Autobauers sind kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil, wenn Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mehrere Fahrzeuge kaufen dürfen. Das eigenwirtschaftliche Interesse des Herstellers überwiegt (7 K 2053/17).