Erhalten Mitarbeiter ein Darlehen, steckt die Tücke im Dar­lehensvertrag

Akuter Finanzierungsbedarf quält nicht nur Unternehmen. Auch Beschäftigte brauchen manchmal dringend Geld – weil das Dach kaputt, die Heizung altersschwach oder das Auto liegengeblieben ist. Natürlich könnten sie zur Bank gehen oder Kredite im Internet suchen. Möglichkeiten dafür gibt es genug, von klassischen Onlinebanken über Finanzierungsportale bis zu Crowdfunding-Plattformen. Besonders interessant aber sind – mit einem guten Darlehensvertrag – Darlehen vom Arbeitgeber an Mitarbeiter. Beschäftigten einen Kredit zu geben, verspricht Vorteile für beide Seiten und kann die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Rechtlich ist bei Mitarbeiterdarlehen einiges zu beachten, von Zinsen beziehungsweise Verzinsung und Buchen bis zu Vorkehrungen für eine mögliche Kündigung. Gerade die Höhe sowie Fragen der Steuer sollten bei Arbeitgeberdarlehen stets mit anwaltlicher und steuersachkundiger Unterstützung betrachtet werden. Nur mit Hilfe dieser Fachleute dürften die Rahmenbedingungen stimmen, damit es bei der Steuer keine Überraschung gibt. Dann können Darlehen an Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auch problemlos zinsfrei bleiben, sofern entsprechenden Vorteile als Sachbezüge gebucht.

Das Darlehen an Mitarbeiter ist für Be­schäf­tig­te attraktiv

Das Darlehen an Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen ähnelt in den Grundzügen dem normalen Verbraucherkredit. Doch üblicherweise sind beim Mitarbeiterdarlehen die Zinsen niedriger als bei einer x-beliebigen Bank. Auch die Höhe lässt sich beim Arbeitgeberdarlehen oft leichter verhandeln. Die Summe ist quasi automatisch über den pfändbaren Teil des Lohns besichert, das Unternehmen hat also einen direkten Zugriff. Die Konditionen sind deshalb bei einem Darlehensvertrag für Mitarbeiter meistens günstiger. Doch ganz zinsfrei sollten Darlehen an Mitarbeiter nicht sein, sonst ist das Mitarbeiterdarlehen nicht steuerfrei. Für das Unternehmen ist ein Arbeitgeberdarlehen attraktiv, weil es sich davon mehr Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit versprechen darf. Manche Firmen nutzen es als Instrument, um Fachkräfte enger an den Betrieb zu binden, oder alternativ zu einer anstehenden Gehaltserhöhung. Der Steuerberater oder die Steuerberaterin sollte beim Mitarbeiterdarlehen Tipps zur Verzinsung und Instruktionen fürs Buchen geben. Und der Anwalt oder die Anwältin die Vorlage für einen Darlehensvertrag für Mitarbeiterdarlehen.

Beim Darlehensvertrag sind viele De­tails zu beachten

Formulieren Unternehmen den Darlehensvertrag für Darlehen an Mitarbeiter geschickt, spüren Beschäftigte die Tilgung kaum bei der Höhe des laufenden Gehalts. Aber sie profitieren dafür vor Beginn der Tilgung ungebremst von der Liquiditätsspritze. Das kann die Mitarbeitermotivation sehr fördern. Und es erleichtert die Finanzierung im Vergleich zum klassischen Bankkredit, der das verfügbare Nettoeinkommen oft deutlich mindert – selbst wenn Zinsen anfallen, damit das Mitarbeiterdarlehen steuerfrei bleibt. Weiterer Vorteil: Oft sind keine Sicherheiten wie das Eigenheim oder eine Bürgschaft notwendig. Denn als Sicherheit sieht die Vorlage für das Mitarbeiterdarlehen normalerweise den pfändbaren Teil des Lohns vor. Klären sollten Unternehmer und Unternehmerinnen, was mit der Tilgung ist, wenn jemand Entgeltfortzahlung für Krankheit, Urlaub oder Mutterschutz beanspruchen kann. Am besten stellt der Steuerberater oder die Steuerberaterin eine Probekalkulation auf. Dazu gehört auch, ob und in welcher Höhe das Arbeitgeberdarlehen beziehungsweise Darlehen an Mitarbeiter in dieser Zeit dank niedrigerer Steuer zinsfrei laufen kann.

Die recht­li­chen Grund­lagen für das Darlehen an Mitarbeiter

Ein Darlehen an Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen ist eine freiwillige Leistung des Unternehmens. Beim Arbeitgeberdarlehen lassen sich Höhe sowie Konditionen frei aushandeln und per Darlehensvertrag festlegen, an Höchstsummen sind die Vertragsparteien nicht gebunden. Gesetzlich ist das Mitarbeiterdarlehen nicht speziell geregelt. Hier gelten die für Kredite üblichen Regeln des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) zum Darlehens- und gegebenenfalls zum Verbraucherdarlehensvertrag. So regelt §491 BGB, wie das Widerrufsrecht auszugestalten ist und welche formalen Kriterien einzuhalten sind. Darlehensverträge unterliegen auch der AGB-Kontrolle nach §§305ff. BGB. Vertragsklauseln, die unüblich sind oder Beschäftigte bei einem Mitarbeiterdarlehen unangemessen benachteiligen, sind unwirksam. Wichtig: Beim Darlehen an Mitarbeiter ist das Geld getrennt vom Arbeitslohn auszahlen und gesondert zu buchen. Auch Arbeits- und Darlehensvertrag sowie die Verzinsung sind beim Mitarbeiterdarlehen unabhängig zu betrachten. Der Anwalt oder die Anwältin kann hierfür eine gesonderte Vorlage liefern und sollte am besten den Vertrag formulieren. Schriftform ist – wie stets in vertraglichen Dingen – auch hier Trumpf.

Diese Punk­te ge­hö­ren in den Darlehensvertrag für Mitarbeiter

Wer schreibt, der bleibt – das gilt auch beim Darlehen an Mitarbeiter für den Darlehensvertrag. Am besten auf der Basis einer ordentlichen Vorlage oder gleich vom Anwalt oder der Anwältin formuliert. Der Vertrag kann wichtig werden, falls es später zu Unstimmigkeiten kommt. Mit Blick auf die Steuer sollten bei Arbeitgeberdarlehen alle Vereinbarungen sowie die Vergleichskonditionen zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses schriftlich dokumentiert sein. Insbesondere für die Verzinsung beziehungsweise Zinsen beim Mitarbeiterdarlehen ist das wichtig. Diese Angaben sollte ein Darlehensvertrag im Detail regeln:

• Laufzeit
• Effektivzins (oder zinsfrei)
• Darlehenshöhe
• Rückzahlungsmodalitäten mit Tilgungsplan für sämtliche Tilgungs- und Zinsbeträge sowie die jeweilige Fälligkeit
• Sicherheiten
• Regelungen für den Fall des Zahlungsverzugs
• Entsprechende Kündigungsmöglichkeiten
• Hinweis zum Widerrufsrecht

Über Konditionen sollten sich Unternehmerinnen und Unternehmer natürlich ihre eigenen Gedanken machen. Für den Vertrag sollten sie dann aber nicht nur anwaltliche Unterstützung holen. Sie sollten unbedingt mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin besprechen, wie hoch die Zinsen sein müssen, damit Mitarbeiterdarlehen steuerfrei bleiben. Und wie Darlehen an Mitarbeiter korrekt zu buchen sind. Fehler im Vertrag kosten leicht Steuervorteile.

Das gilt fürs Darlehen an Mitarbeiter im Falle der Kündigung

Gut nachdenken sollten Chefs und Chefinnen beim Darlehen an den Mitarbeiter auch darüber, wie es nach einer möglichen Kündigung mit dem Darlehensvertrag weitergeht. 2017 erklärten die Richter am Bundesarbeitsgericht (BAG) eine bis dato weithin übliche Regelung für unwirksam. Danach sollte ein Mitarbeiter das Darlehen mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses sofort auf einen Schlag verzinst zurückzahlen (Az.8AZR67/15). Darauf hat das Unternehmen zumindest dann keinen Anspruch, wenn die Kündigung vom ihm ausgeht. Es muss stattdessen weiter die im Darlehensvertrag vereinbarten Tilgungs- und Zinspläne einhalten. Alles andere benachteilige den Mitarbeiter „entgegen den Geboten von Treu und Glauben unangemessen“, so der von den Richtern zur Begründung angeführte §307 Absatz 1 des BGB.

Der Darlehensvertrag darf Mitarbeiter nicht be­nach­teiligen

Gerade mit Blick auf das Urteil des Bundesarbeitsgerichts sind insbesondere größere Darlehen an Mitarbeiter detailliert mit der Anwaltskanzlei zu besprechen. Regelungen im Darlehensvertrag dürfen Mitarbeiter nicht benachteiligen, so die Richterinnen und Richter am Bundesarbeitsgericht. Beschäftigte hätten es nach der Kündigung durch das Unternehmen nicht in der Hand, bei Arbeitgeberdarlehen – in manchmal stattlicher Höhe – durch Betriebstreue und vertragsgerechtes Verhalten einer Gesamtfälligkeit zu entgehen. Andererseits könne das Unternehmen mit solchen vertraglichen Regelungen als Darlehensgeber den Grund zur sofortigen Gesamtfälligkeit von Darlehen an Mitarbeiter herbeiführen. Dies beeinträchtige die Arbeitnehmerinteressen schwer. Beschäftigte dürften außerdem oft nur unter erheblichen Schwierigkeiten einen neuen Kreditgeber finden, der zu einer raschen Anschlussfinanzierung bereit ist. Schließlich hätten sie ja gerade erst den Job verloren. Könne jemand die erforderliche Summe nicht aufbringen, drohten – zusätzlich zur Kündigung – sogar Zwangsvollstreckungsmaßnahmen des ehemaligen Arbeitgebers. Das geht laut Bundesarbeitsgericht nicht.

Wichtig ist beim Mitarbeiterdarlehen die Gleich­behandlung

Ein Darlehensvertrag darf Beschäftigte schon beim Abschluss nicht benachteiligen. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass bei der Verrechnung der Kreditraten für das Darlehen an Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen mit künftigen Lohnansprüchen die gesetzlich festgelegten Pfändungsfreigrenzen nach §§850ff. Zivilprozessordnung ZPO gewahrt bleiben, so §394 BGB. Im Hinterkopf behalten sollten Firmenchefs und Firmenchefinnen auch das Thema Gleichstellung. Der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz für Beschäftigte im Unternehmen gilt auch bei der Vergabe von Arbeitgeberdarlehen. Beispielsweise darf der Darlehensvertrag für eine Teilzeitkraft keine ungünstigeren Bedingungen enthalten als der für eine Vollzeitkraft. Das ergibt sich aus §4Abs.1 des Gesetzes über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge (TzBfG). Auch solche grundsätzlichen Fragen über Steuer, Zinsen und Kündigung hinaus sollten im Gespräch mit dem Anwalt oder der Anwältin über das Thema Mitarbeiterdarlehen berücksichtigt werden.

Natürlich kann es legitim sein, bestimmten Personen trotz Gleichbehandlungsgrundsatz ein Arbeitgeberdarlehen zu verweigern. Ist jemand beispielsweise verschuldet oder läuft bereits eine Lohnpfändung, wären dies gute Gründe. Schließlich genießen Arbeitgeber bei einer Privatinsolvenz als Gläubiger keine Sonderrechte – unabhängig davon, um welche Höhe es bei dem Arbeitgeberdarlehen geht oder welche Verzinsung beim Mitarbeiterdarlehn im Darlehensvertrag für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter festgeschrieben ist.

Auf Vorteile aus einem Arbeitgeber­darlehen fällt Steuer an

Benachteiligen darf der Darlehensvertrag den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin nicht. Einen Vorteil dürfen Beschäftigte aus dem Darlehen an Mitarbeiter jedoch ziehen. Bei der vertraglich festgelegten Verzinsung für das Mitarbeiterdarlehen sollen sich Unternehmen an den marktüblichen Zinsen lediglich orientieren – sie können also auch bessere Konditionen bieten. Entstehen Arbeitnehmern durch ein Mitarbeiterdarlehen Zinsvorteile im Vergleich zu regulären Bankkrediten, stuft der Gesetzgeber diese aber als Sachbezüge ein. „Sie sind als solche zu versteuern, wenn die Summe der noch nicht getilgten Darlehen am Ende des Lohnzahlungszeitraums 2.600 Euro übersteigt“, so das Bundesfinanzministerium mit Blick auf Darlehen an Mitarbeiter (AZ:IVC5-S2334/07/0009). Gewähren sie Arbeitgeberdarlehen, sollten Unternehmen zum Thema Steuer das Gespräch mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin suchen, um beim Berechnen des geldwerten Vorteils alles richtig zu machen – und auch, wenn sie das Mitarbeiterdarlehen buchen. Herangezogene Referenzwerte zur Höhe des marktüblichen Zinssatzes sind mit den Unterlagen zum Arbeitgeberdarlehen abzulegen, etwa die Zinsstatistik der Deutschen Bundesbank.

Fehler im Darlehensvertrag wer­den für Mitarbeiter teuer

Unternehmen könnten auf die Rückzahlung von Mitarbeiterdarlehen oder Zinsen aus einem Darlehen an Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen verzichten – dies ist aber nicht steuerfrei, sondern steuerpflichtig. Die dem Arbeitgeber aus dem Darlehensvertrag zustehende, aber nicht zurückgeforderte Summe gilt steuerlich als Arbeitslohn. Auch vor einem möglichen Darlehenserlass sollten Unternehmen sich steuerlich beraten lassen. Schon der Verzicht auf den Erhalt von Zinsen kann eine Nachforderung für die komplette Steuer auf die gesamte Darlehenssumme auslösen. Dies kann auch durch Fehler im Darlehensvertrag mit einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin passieren. Deshalb ist beim Vereinbaren von Mitarbeiterdarlehen anwaltliche Unterstützung unumgänglich – nicht durch eine gute Vorlage, sondern auch individuell abgewogenen Rat. Dies gilt insbesondere, wenn ein Firmenchef oder eine Firmenchefin die bewährte Vorlage für Darlehen an Mitarbeiter nutzen will, um angestellten Angehörigen ein Darlehen zu gewähren. In dieser Konstellation sind die Finanzbehörden besonders misstrauisch, wenn Vertragspartnern durch ein Arbeitgeberdarlehen bei der Steuer ein Vorteil entsteht.

Mehr Informationen zum Thema Mitarbeitermotivation liefert folgendes Video.