Steuern & Abgaben

Mahnung schreiben, um kein Geld zu verlieren

In­dem Fir­men zü­gig ei­ne Mah­nung schrei­ben, kön­nen sie For­de­rung­en kon­se­quent ein­trei­ben. Oft kommt Geld erst nach dem ers­ten Mahn­schrei­ben. Au­to­ma­ti­sier­te Ver­fah­ren und ei­ne gu­te Vor­la­ge hel­fen, die Mah­nung zu schrei­ben und Kun­den in Ver­zug zu set­zen.

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Geduld ist nicht immer eine Tugend, insbesondere wenn es ums Geld geht. Lassen sich Kundinnen oder Kunden viel Zeit beim Bezahlen, sollten Unternehmen zügig die 1. Mahnung schreiben – Muster und Formulierungsbeispiele helfen, den richtigen Ton zu treffen, um nicht die Kundenbeziehung zu belasten. Gleichzeitig signalisiert das Mahnschreiben: Wir meinen es ernst und treiben unsere Forderungen konsequent ein. Die meisten Zahlungsmuffel überweisen, sobald ihnen eine im Ton freundliche, aber dennoch unmissverständliche Mahnung ins Haus flattert. Darüber hinaus können Firmen, die eine Mahnung schreiben und verschicken, rechtssicher nachweisen, dass jemand in Zahlungsverzug ist. Dann gehen die weiteren Kosten des Mahnverfahrens, beispielsweise Verzugszinsen oder Mahn- und Gerichtsgebühren, zulasten des Schuldners oder der Schuldnerin. Beauftragen Firmen eine Anwaltskanzlei oder ein Inkassobüro mit dem Forderungseinzug, lassen sich auch diese Kosten abwälzen. Eine Mahnung zu schreiben, gelingt mit der richtigen Vorlage von der Steuerberatungs- oder Anwaltskanzlei. Sie stellt sicher, dass das Mahnschreiben alle notwendigen Angaben enthält.

Zügig die Mahnung schreiben, wenn Kunden nicht zahlen

Ein Mahnschreiben setzt Zahlungsmuffel sicher in Verzug

Firmen schreiben eine Mahnung leichter mit einer Vorlage

1. Mahnung schreiben: Muster helfen, den richtigen Ton zu treffen

Wie viele Mahnschreiben sollten Unternehmen verschicken?

Mahnung schreiben: Zinsen und Mahngebühren berechnen

Zü­gig die Mah­nung schrei­ben, wenn Kun­den nicht zah­len

Ist das Geld knapp, lassen Geschäftskunden und Privatleute unbezahlte Rechnungen häufig liegen. Bevor Unternehmen keine Mahnung schreiben, müssen Zahlungsmuffel auch keine Konsequenzen fürchten. Lieferanten mutieren so unfreiwillig zu Kreditgebern ihrer Kundinnen und Kunden – zulasten der eigenen Liquidität. Derzeit werden Rechnungen im Durchschnitt 10,5 Tage zu spät bezahlt. Um Zahlungsausfälle zu vermeiden, sollten Firmen daher kurze Zahlungsziele setzen und konsequent Mahnschreiben verschicken, falls das Geld nicht pünktlich eingeht. Dies ist kein Affront dem Kunden oder der Kundin gegenüber. Vielmehr beweisen Firmengründer, Gewerbetreibende, Selbstständige oder Freiberuflerinnen, dass sie solide wirtschaften. Sicher, eine 1. Mahnung zu schreiben, kostet Überwindung – doch wer eine Vorlage und Muster wie Formulierungsbausteine für die Mahnschreiben nutzt, muss nicht fürchten, Kunden zu verprellen. Ist der Ton höflich und haken Unternehmerinnen oder Unternehmer telefonisch nach, bleibt die Geschäftsbeziehung normalerweise intakt. Eine Mahnung zu schreiben, bringt dafür schneller Geld in die Kasse. 

Die Grafik zeigt, warum Unternehmen eine Kreditversicherung heute dringender denn je brauchen. In den Jahren 2019 bis 2021 sanken die Firmeninsolvenzen zwar erneut, die Summe der ausstehenden Zahlungen verdoppelte sich aber fast. Die offenen Forderungen der Gläubiger beliefen sich 2021 auf über 48 Milliarden Euro - bei nur knapp 14.000 Unternehmenspleiten.

Ein Mahn­schrei­ben setzt Zah­lungs­muf­fel sicher in Ver­zug

Manche Unternehmen scheuen sich, säumigen Kundinnen oder Kunden gleich eine Mahnung zu schreiben. Sie verschicken zunächst eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung – schließlich sollen weitere Aufträge folgen. Doch solche Rücksichtnahme kostet wertvolle Zeit. Denn eine Zahlungserinnerung hat im Gegensatz zum offiziellen Mahnschreiben keine rechtlichen Folgen. Firmen sollten deshalb lieber zügig die 1. Mahnung schreiben und hierfür ein Muster nutzen, um den richtigen Ton zu treffen: freundlich, verständnisvoll, aber dennoch unmissverständlich. Die Botschaft: Die fällige Rechnung ist fristgerecht zu bezahlen, um weitere Kosten und rechtliche Schritte zu vermeiden. Das Mahnschreiben erfüllt nämlich eine wichtige Funktion: Es setzt Schuldnerinnen und Schuldner nachweisbar in Zahlungsverzug und ist häufig die Voraussetzung, um Forderungen notfalls gerichtlich eintreiben zu können. Besonders bei Geschäften mit Privatleuten sollten Firmen eine Mahnung nach Vorlage schreiben, denn der Verzug tritt nicht – wie bei Geschäftskunden – automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Das erfordert einen ausdrücklichen Hinweis auf der Rechnung.

Über die wesentlichen Punkte zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung informiert dieses Video.
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Fir­men schrei­ben ei­ne Mah­nung leich­ter mit ei­ner Vor­la­ge

Die Grundvoraussetzung, um eine Mahnung schreiben und verschicken zu dürfen, ist natürlich eine ordnungsgemäße Lieferung oder Leistungserbringung und Rechnungsstellung. Die Rechnungsangaben müssen stimmen sowie vollständig sein – selbst, wenn es nur um kleine Beträge geht. Ähnliches gilt auch für das Mahnschreiben. Es muss bestimmte Angaben enthalten, um Schuldnerinnen oder Schuldner rechtssicher in Verzug zu setzen. Unternehmen sollten also die 1. Mahnung möglichst mit einem Muster schreiben – eine firmeneigene Vorlage stellt zudem sicher, dass jede Mahnung die nötigen Pflichtangaben enthält. Viele Firmen nutzen Rechnungsprogramme, die überfällige Rechnungen per Mausklick in ein Mahnschreiben umwandeln. Manche Gewerbetreibende und insbesondere Kleinunternehmer verwenden dagegen bevorzugt Muster oder eine Vorlage in Word, um eine Mahnung zu schreiben. Das Problem: lassen sich so erstellte Dokumente nachträglich verändern, verstoßen sie gegen die GoBD. Wer Rechnungen und Mahnschreiben beispielsweise im PDF-Format archiviert, muss diese auch in einem GoBD-konformen Datei-Management-System (DMS) speichern. Folgende Angaben sollte jede Mahnung enthalten:

  • Name, Anschrift der Firma, Ansprechpartner mit telefonischer Durchwahl
  • Firmendaten wie Bankverbindung, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Name der Geschäftsleitung
  • Datum, Angabe, um die wievielte Mahnung es sich handelt
  • Begründung der Mahnung (Überschreitung des Zahlungsziels mit Datumsangabe) 
  • Bezug zur Originalrechnung (Rechnungsnummer und -datum, offener Betrag)
  • Lieferdatum der Ware oder Dienstleistung
  • Schreiben Firmen die 1. Mahnung, sollten sie eine Kopie der Originalrechnung beilegen.
  • Höhe der Mahngebühren und Verzugszinsen
  • neue Zahlungsfrist – üblicherweise 14 Tage – und Bitte um Bezahlung
  • Ankündigung weiterer Inkassokosten sowie gegebenenfalls rechtlicher Schritte
  • Unterschrift
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1. Mah­nung schrei­ben: Mus­ter hel­fen, den rich­ti­gen Ton zu tref­fen

Müssen Unternehmen die 1. Mahnung schreiben, ist viel Fingerspitzengefühl gefragt – Muster und Formulierungsbeispiele helfen, die passenden Worte zu finden sowie den richtigen Ton zu treffen. Denn es macht einen Unterschied, ob das Mahnschreiben an Stammkundinnen und Stammkunden geht, die normalerweise pünktlich zahlen, oder an Zahlungsmuffel. Notorische Spätzahler sollten auch nur eine Mahnung bekommen – schreiben Firmen diese mit einer Vorlage, ist das Muster entsprechend schärfer zu formulieren. Die Konsequenzen der Zahlungsverweigerung sind klar zu benennen: Bei erneutem Verstreichen der Zahlungsfrist folgt das gerichtliche Mahnverfahren, oder ein Inkassobüro übernimmt den Fall. Das würde weitere Kosten nach sich ziehen. Auch Zahlungsbedingungen lassen sich kundenspezifisch anpassen: Wer pünktlich überweist, darf weiter auf Rechnung bestellen – für die anderen gilt künftig Vorkasse. Die 1. Mahnung schreiben Firmen meistens höflich, wie Muster zeigen. Mahnschreiben nutzen oft Formulierungen wie:

  • Leider konnten wir bei der oben genannten Rechnung bisher keinen Zahlungseingang feststellen. Sicherlich handelt es sich nur um ein Versehen. Die Ausgangsrechnung liegt daher diesem Schreiben nochmals bei.
  • Wir möchten Sie freundlich bitten, die Zahlung von … Euro bis spätestens … nachzuholen.
  • Rückfragen beantwortet Ihnen gerne Herr …/Frau …
  • Sollten Sie die Zahlung inzwischen veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Viele Kundinnen und Kunden überweisen dann prompt. Zahlen langjährige Geschäftspartner plötzlich ungewöhnlich langsam oder reagieren sie nicht auf Mahnschreiben, empfiehlt es sich, das persönliche Gespräch zu suchen. Bei vorübergehenden Liquiditätsschwierigkeiten lassen sich etwa Ratenzahlungen oder Stundungen vereinbaren.  Wollen sich Unternehmen vor Zahlungsausfällen schützen, sollten sie eine Kreditversicherung abschließen oder ihre offenen Forderungen an ein Factoringinstitut verkaufen. Dieses zahlt einen Großteil der Rechnungssumme umgehend aus. Zudem übernimmt der Finanzdienstleister häufig das Schreiben der Mahnung und kümmert sich um das Inkasso.

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Wie vie­le Mahn­schrei­ben soll­ten Un­ter­neh­men ver­schicken?

Müssen Unternehmerinnen oder Unternehmer eine 1. Mahnung schreiben, folgen nach dem gleichen Muster oft weitere Mahnschreiben. Denn leider reagieren manche Schuldnerinnen und Schuldner erst, wenn rechtliche Konsequenzen drohen. Es liegt im Ermessen der jeweiligen Firmenleitungen, ob sie nur eine Mahnung oder mehrere Zahlungsaufforderungen schreiben. Zwar hat sich im Geschäftsverkehr ein dreistufiges Verfahren etabliert – verpflichtend ist es jedoch nicht. Wie viele Mahnschreiben ein Unternehmen verschickt, bevor es einen Mahnbescheid beantragt oder ein Inkassobüro einschaltet, hängt meistens von der Kundenbeziehung ab. Langjährige Geschäftspartnerinnen oder -partner dürfen mehr Entgegenkommen erwarten als bekannte Zahlungsmuffel. Ist eine Mahnung zu schreiben, sollten Verantwortliche deshalb die passende Vorlage auswählen. Nur wenn Firmen fest mit einer Zahlung rechnen, sollten sie noch eine zweite oder sogar dritte und letzte Mahnung schreiben. Andernfalls ist es besser, das Inkasso in professionelle Hände zu geben, um die Buchhaltung zu entlasten. Ein Mahnschreiben mit dem Briefkopf eines Anwaltsbüros hat meistens den gewünschten Erfolg. 

Mah­nung schrei­ben: Zin­sen und Mahn­ge­büh­ren be­rech­nen

Gewisse Kundinnen oder Kunden zahlen generell zu spät und reagieren erst, wenn Unternehmen eine Mahnung schreiben. Firmen sollten dann Mahngebühren sowie Verzugszinsen in Rechnung stellen. Das deckt zumindest einen Teil ihrer Kosten und wirkt bei manchen Schuldnerinnen und Schuldnern erzieherisch. Verzugszinsen und Mahngebühren stehen Unternehmen ab dem ersten Verzugstag zu. Sie lassen sich sogar schon in der 1. Mahnung geltend machen – schreiben Unternehmen diese nach einem Muster oder einer Vorlage im Rechnungsprogramm, ist meistens bereits der richtige Zinssatz hinterlegt. Für Privatleute beträgt der jährliche Verzugszins fünf Prozentpunkte, für Geschäftskundinnen und -kunden neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz von derzeit 1,62 Prozent. Dieser Säumniszuschlag ist taggenau abzurechnen und im Mahnschreiben gesondert aufzuführen. Im Geschäftsverkehr mit Firmen darf zudem eine Mahnpauschale von 40 Euro, bei Privatleuten zwei bis drei Euro pro Mahnschreiben angesetzt werden. Auch wenn Unternehmen eine Mahnung nach Muster oder Vorlage schreiben, entscheiden sie individuell, ob sie Zinsen und Mahngebühren verlangen.

Üblich ist es, ab dem zweiten Mahnschreiben auch einen Verzugsschaden geltend zu machen. Denn müssen Unternehmerinnen oder Unternehmer eine weitere Mahnung schreiben, liegt meistens kein Versehen des Schuldners oder der Schuldnerin mehr vor. Diese begleichen den Rechnungsbetrag bewusst nicht, weil sie etwa selbst in akuten Zahlungsschwierigkeiten stecken. Der Firmenchef oder die Firmenchefin sollte in solchen Fällen das Gespräch suchen sowie weitere rechtliche Schritte prüfen.

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Sigrun an der Heiden

ist selbstständige Wirtschaftsredakteurin. Die vermeintlich trockenen Themen wie Steuern, Finanzen und Recht sind ihr Steckenpferd. Sie schreibt für verschiedene Wirtschafts- und Unternehmermagazine sowie Kundenzeitschriften zu den Themen Mittelstand, Steuern und Finanzen, Recht, Nachfolge, Sanierung, Unternehmensführung, Personal, Betriebliche Altersvorsorge sowie Transport und Logistik. Zuvor arbeitete sie als Ressortleiterin bei diversen Unternehmermagazinen, unter anderem „Markt und Mittelstand“.

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