Produkte & Lösungen

DATEV Unternehmen online – weniger Papier, mehr Zeit

Mit DATEV Unternehmen online wer­den Sie nicht nur Ihre Papier­ablage los - unter Beach­tung der GoBD. Die DATEV-Lösung bie­tet eine ganze Rei­he wei­terer Vor­teile.

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Der Eine oder die Andere findet sicher gute Gründe, weiterhin auf Papierbelege zu setzen. Die Papierablage hat sich ja immerhin in vielen Betrieben über viele Jahre hinweg bewährt. Was auf Papier geschrieben steht, ist unabhängig von Betriebssystemen und Dateiformaten jederzeit lesbar. Computersysteme dagegen, so hört man, sind nicht immer so zuverlässig: Datenverlust aufgrund von Festplatten-Crash soll schon vorgekommen sein. Und dazu kommt die Unsicherheit: Akzeptiert die Finanzverwaltung elektronische Belege in jedem Fall?

Um hier gleich mit der Tür ins Haus zu fallen: Ja, das tut sie. Zumindest dann, wenn die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) beachtet werden. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie Ihre Belege und Dokumente mit DATEV Unternehmen online digitalisieren.

Unnötigen Aufwand beim Belegaustausch vermeiden

Der Pendelordner stand jahrzehntelang im Mittelpunkt des Arbeitsprozesses. Er hat die Arbeitsweise vorgegeben – und im Unternehmen viel Arbeit verursacht: Belege kopieren, in den Pendelordner einsortieren, den Ordner zum Steuerberater bringen, wieder abholen und auflösen, um die Belege schließlich wieder in die eigenen Büro-Ordner einzusortieren. Zusätzlich muss durch das vermehrte Arbeiten im Homeoffice koordiniert werden, wer diese Tätigkeiten durchführt. Kurz: stundenlanger Aufwand. Und das Monat für Monat.

Mit DATEV Unternehmen online geht das deutlich effizienter. Sie schicken Ihre digitalisierten Belege einfach in die DATEV-Cloud. Belege, die Sie schon digital erhalten, laden Sie einfach direkt hoch oder sie werden automatisch aus qualifizierten Vorsystemen übertragen. Damit sind alle Belege revisionssicher archiviert. Suchen Sie einen Beleg, ist er mit einem Klick am PC verfügbar. Aufwendige Recherche in Papierordnern gehört damit der Vergangenheit an. Ebenso wie bei der Finanzbuchführung ist es auch bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung sehr aufwendig, die Dokumente analog auszutauschen. Egal, ob Personalfragebögen von neuen Mitarbeitern, Krankmeldungen oder Immatrikulationsbescheinigungen – mit DATEV Unternehmen online wird die Zusammenarbeit deutlich einfacher.

In jedem Fall erübrigen sich Fahrten in die Kanzlei Ihres Steuerberaters. Originalbelege und Dokumente bleiben im Unternehmen. Ihr erster Schritt in die Digitalisierung, der leicht umzusetzen ist und dessen positive Auswirkungen Sie sofort spüren werden.

Effiziente digitale Rechnungsprüfung – mit der Belegfreigabe online

Mit der neuen Funktion Belegfreigabe online kann die digitalisierte Rechnung direkt zur Prüfung an die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verteilt werden – entweder automatisiert anhand von festgelegten Regeln oder manuell. Damit sehen alle Mitarbeiter nur die jeweils für sie relevanten Belege. Die Effizienz im Freigabeprozess wird damit stark erhöht, Skonto-Fristen können eingehalten werden. Nach der Freigabe wandert die Rechnung automatisch in den nächsten Prozessschritt, also zur Zahlung und Buchung.

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Weitere Informationen zur DATEV Belegfreigabe online.

Überweisungen und Lastschriften in DATEV Unternehmen online schnell erledigen

Besonders aufwendig wird es für ein Unternehmen, wenn 50, 100 oder mehr Rechnungen im Monat anfallen. Denn für jede Überweisung müssen Sie einen Zahlungsträger ausfüllen. Selbst wenn Sie ein Banking-Programm verwenden, sind noch verschiedene Eingaben zu ergänzen: Zumindest die Rechnungs- oder Auftragsnummer im Verwendungszweck und der Rechnungsbetrag müssen händisch eingetragen werden. Da bringt DATEV Unternehmen online spürbare Entlastung. Überweisungen sind schnell und mit wenig Aufwand erledigt: Die Lieferantenrechnung wird digitalisiert. Die OCR-Erkennung von DATEV Unternehmen online identifiziert die notwendigen Informationen wie Datum, Rechnungsnummer und Betrag. Aus diesen wird der Zahlungsträger automatisch befüllt. Noch ein Klick, und die Überweisung ist bei der Bank. Weil der Zahlungsträger direkt mit der Rechnung verknüpft wird, haben Sie anschließend eine optimale Übersicht über die Zahlungsvorgänge.

Ebenso schnell und unkompliziert lassen sich Lastschriften bei der Bank einreichen: Sie schreiben die Rechnung für Ihren Kunden und laden sie in DATEV Unternehmen online hoch. Dank OCR-Erkennung werden die Informationen wie Datum, Rechnungsnummer und Betrag auf dem Beleg identifiziert und automatisch auf dem Zahlungsträger eingetragen. Mit wenigen Klicks ist die Lastschrift dann bei der Bank. Und auch hier werden Zahlung und Rechnung automatisch verknüpft.

Löhne problemlos pünktlich überweisen

Die Lohnabrechnung korrekt zu erstellen ist das eine, die pünktliche Überweisung der Löhne und Gehälter das andere. Müssen Sie dann mit dem gedruckten Überweisungsträger oder Begleitschreiben für die Freigabe der Lohnzahlungen zur Bank, entsteht zusätzlicher Aufwand. Nicht selten verlangen die Banken dafür auch noch Gebühren. Mit DATEV Unternehmen online kann Ihr steuerlicher Berater die Zahlungen gleich automatisch mit der Lohnabrechnung zur Verfügung stellen. Sie können den Lohn-Zahlungsvorschlag dann direkt online prüfen und anschließend freigeben und an die Bank senden.

GoBD-konformes Kassenbuch für die Kassen-Nachschau

Sind Sie in Sachen Kasse auf der sicheren Seite? Die Finanzverwaltung schreibt vor, Kassenbewegungen täglich aufzuzeichnen und in maschinell auswertbarer Form zehn Jahre lang zu archivieren. Wenn die Kasse nicht ordnungsgemäß geführt wurde und Ungereimtheiten entdeckt werden, kann es zur gefürchteten Hinzuschätzung kommen. Die Lösung ist ganz einfach: eine GoBD-konforme Kassenführung mit Unternehmen online. Mit der DATEV-Lösung gehen sie bei der Kassen-Nachschau auf Nummer sicher, denn Unternehmen online prüft laufend auf Kassenminus, Chronologie und Vollständigkeit – und das ganz automatisch. Dabei können die Kassenbewegungen auch direkt vom digitalen Belegbild erfasst werden. Diese digitalen Belege werden dann revisionssicher im DATEV-Rechenzentrum archiviert und sind mit der Kassenbewegung verknüpft.

Mit DATEV Unternehmen online die Rechnungsein- und -ausgänge unkompliziert verwalten

Für elektronische Rechnungen gelten klare Regeln: Bei einer Betriebsprüfung kann die Herausgabe der Originalrechnung – in diesem Fall der elektronischen Rechnung – eingefordert werden. Der Papierausdruck genügt dabei nicht. Wurde beispielsweise die E-Mail mit der Rechnung nicht über den gesetzlichen Zeitraum von zehn Jahren archiviert und zwischenzeitlich gelöscht, kommen Sie in eine unangenehme Situation. Mit DATEV Unternehmen online sind Sie auch hier automatisch auf der sicheren Seite.

Elektronische Rechnungen mit der DATEV-Lösung zu archivieren ist nicht nur zuverlässig und sicher, sondern auch einfach. Sie können für jede Rechnung einen sprechenden Dateinamen verwenden und Schlagworte vergeben und bauen sich so Ihr eigenes Belegarchiv auf. Überzeugendes Ergebnis: Sie finden die Originalrechnung jederzeit im Nu wieder – auch noch zehn Jahre später.

Aktuelle Unternehmenszahlen immer im Blick

Dank Unternehmen online hat Ihr Steuerberater Zugriff auf die digitalen Belege und Kontoumsätze, kann damit Ihre Buchführung stets aktuell halten und Ihnen topaktuelle betriebs- und personalwirtschaftliche Auswertungen zur Verfügung stellen, beispielsweise Offene-Posten-Listen oder Liquiditätsübersichten. Dadurch können Sie Ihr Unternehmen auf der Basis von stets aktuellen Zahlen steuern und sind immer auskunftsfähig.

Viele Unternehmer richten ihre geschäftlichen Aktivitäten an ihrem Kontostand aus. Umso wichtiger, jederzeit zu wissen, wie liquide das Unternehmen ist – nicht erst am Kontoauszugsdrucker der Bank. Mit DATEV Unternehmen online verfügen Sie praktisch über ein eigenes Bankkonto-Cockpit. Sie haben damit immer volle Transparenz über aktuelle Zahlen.

Sichere Prozesse

Belege, Dokumente und Auswertungen lassen sich über die zertifizierte DATEV-Cloud austauschen – geschützt vor fremden Zugriff. Ihre Belege und Dokumente sind automatisch revisionssicher und GoBD-gerecht im DATEV-Rechenzentrum archiviert.

Und um den Bogen zum Anfang dieses Artikels zu schlagen: um Datenverlust und ähnliche Unannehmlichkeiten müssen Sie sich keine Sorgen machen. In der DATEV-Cloud sind Ihre Daten sicher wie in Abrahams Schoß, auch noch nach vielen Jahren.

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DATEV Unternehmen online

DATEV Unternehmen online ist die digitale Standleitung zur Steuerberatungskanzlei. Mit diesem Programm werden Belege digitalisiert und blitzschnell in die Kanzlei gesendet. So bleibt die Buchführung immer auf dem neuesten Stand und die regelmäßigen aktuellen Auswertungen helfen bei der erfolgreichen Unternehmensführung.

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