Steuern & Abgaben

Kleinbetragsrechnung nach fes­­­tem Mus­ter ­ver­ar­bei­ten

Bei der Klein­be­trags­rech­nung gel­ten we­ni­ger An­for­de­rung­en zu ver­pflich­ten­den An­ga­ben. Trotz­dem wä­re es gut, da­für ein Mus­ter zu er­stel­len. Denn Feh­ler kön­nen auch bei nie­dri­ge­ren Be­trä­gen teu­er wer­den, und zu­min­dest der Vor­steu­er­ab­zug ist dann im­mer gefährdet.

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Unternehmen können aus Eingangsrechnungen den Vorsteuerabzug beim Finanzamt geltend machen – auch aus einer Kleinbetragsrechnung. Doch bei einer Betriebsprüfung müssen sie ihre Eingangsrechnungen dann vorlegen. Sind die nicht im Detail korrekt ausgestellt, kann es teuer werden. Rechtsgrundlage für die vielen Pflichtangaben einer Rechnung ist das Umsatzsteuergesetz, kurz UStG – wobei ein wichtiger Unterschied zwischen Kleinbetragsrechnung und normaler Rechnung besteht: Die Kleinbetragsrechnung muss deutlich weniger Angaben enthalten. Dafür birgt sie eine andere Falle. Laut Definition ist die Kleinbetragsrechnung zwar mit weniger verpflichtenden Angaben komplett, dafür checken Betriebsprüferinnen und -prüfer die Merkmale der Rechnungen knapp über der Grenze für eine Kleinbetragsrechnung besonders genau. Auf Nummer Sicher geht daher, wer jede Eingangsrechnung sofort auf Korrektheit überprüft. Die Steuerberatungskanzlei hilft, nicht in die Falle fehlender oder falscher Angaben zu tappen. Von ihr sollten Unternehmerinnen und Unternehmer ein auf die speziellen Anforderungen ihres Betriebs zugeschnittenes Muster für Rechnung oder Kleinbetragsrechnung erstellen lassen – auch als nicht umsatzsteuerpflichtige Kleinunternehmer.

Das ist die Definition für eine Kleinbetragsrechnung

Unterschied zwischen Kleinbetragsrechnung und normaler Rechnung

Die Grenze ist bei der Kleinbetragsrechnung ein großes Risiko

Angaben einer eingehenden Kleinbetragsrechnung genau prüfen

Falsche Angaben in einer Rechnung nie selbst korrigieren

Über die wesentlichen Rechnungspflichtangaben informiert dieses Video.

Das ist die Definition für eine Kleinbetragsrechnung

Die Anforderungen an Rechnungen sind hierzulande generell hoch. Jede Rechnung muss laut §14 Umsatzsteuergesetz diverse verpflichtende Angaben enthalten. Das eröffnet ein weites Feld an Fehlerquellen, um das sich zahlreiche Finanzgerichtsverfahren drehen. Weniger Pflichtangaben sind bis zu einer bestimmten Grenze in der Kleinbetragsrechnung erforderlich, wenn auch nicht laut UStG, sondern Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Dadurch verringert sich das Risiko für Fehler. Die Entlastung sollte jedoch nicht zu Nachlässigkeit bei der Kleinbetragsrechnung verführen, was sich mit einem Muster – auch für Freiberufler oder Kleinunternehmer – aber leicht vermeiden lässt. Die Kleinbetragsrechnung reicht laut Definition bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro brutto. Der wichtigste Unterschied zwischen Kleinbetragsrechnung und normaler Rechnung ist: Sie kommt mit deutlich weniger Angaben aus. Laut §33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung genügt es, dass die Kleinbetragsrechnung den Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer in einer Summe und den Steuersatz enthält. Um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen, sind in der Kleinbetragsrechnung nur vier Angaben verpflichtend:

  1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  2. Ausstellungsdatum
  3. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
  4. Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe (brutto) sowie der anzuwendende Steuersatz oder gegebenenfalls der Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Der Hinweis „Der Rechnungsbetrag enthält die gesetzliche Umsatzsteuer“ reicht jedoch nicht aus. Der korrekte Umsatzsteuersatz, also in der Regel „7%“ oder „19%“, muss auch in der Kleinbetragsrechnung konkret als Zahl vermerkt sein. Damit es problemlos mit dem Vorsteuerabzug aus der Kleinbetragsrechnung klappt, erklärt die Steuerberatungskanzlei gern die Definition oder Merkmale wie etwa die Angaben und hilft bei den Ausgangsrechnungen eines Unternehmens mit einem Muster – angepasst auf die individuellen Anforderungen, auch für Freiberufler oder Kleinunternehmer.

Unterschied von Kleinbetragsrechnung und normaler Rechnung

Die Vorgaben für die Kleinbetragsrechnung sind also per Definition minimal. Dafür könnte der Unterschied zwischen Kleinbetragsrechnung und normaler Rechnung kaum größer sein – regulär verlangt §14 UStG fast ein Dutzend Pflichtangaben. Diese sind:

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
  • Ausstellungsdatum
  • Fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die der Rechnungsaussteller zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergibt (Rechnungsnummer)
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung, jeweils in handelsüblicher Bezeichnung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung, falls der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt
  • Nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt (netto) und jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt enthalten ist
  • Anzuwendender Steuersatz sowie auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag oder gegebenenfalls der Hinweis auf eine Steuerbefreiung
  • Hinweis auf etwaige Aufbewahrungspflichten des Leistungsempfängers
  • Gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift“, falls die Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten ausgestellt wird

Das Tückische daran: Alle Angaben bergen viele Fehlermöglichkeiten – darin besteht kein Unterschied zwischen Kleinbetragsrechnung und normaler Rechnung. Am besten lassen sich Unternehmerinnen und Unternehmer von der Steuerberatungskanzlei Grenze und Merkmale der Kleinbetragsrechnung erläutern. Und als Kleinunternehmer sollten sie sich ein den aktuellen und individuellen Anforderungen entsprechendes Muster mit allen nötigen Pflichtangaben an die Hand geben lasse, damit es mit dem Vorsteuerabzug klappt.

Die Grenze ist bei der Kleinbetragsrechnung ein großes Risiko

Von Betriebsprüferinnen und Betriebsprüfern ist gelegentlich zu hören, dass sie bei bestimmten Belegen etwas genauer hinschauen. Zwar besteht bei ihrer Arbeit grundsätzlich kein Unterschied zwischen Kleinbetragsrechnung und normaler Rechnung, sie achten stets auf die jeweiligen Merkmale. Aber besonders genau prüfen sie direkt über der Grenze zur Kleinbetragsrechnung, ob auch wirklich alle nach dem UStG regulär erforderlichen Pflichtangaben enthalten sind. Die über die bei der Kleinbetragsrechnung hinaus nötigen Angaben vergessen Lieferanten nämlich knapp über der Grenze besonders leicht – und schon hat sich der Vorsteuerabzug aus der Eingangsrechnung erledigt. Deshalb kann es auch für alle Unternehmen – sogar für Kleinunternehmer – sinnvoll sein, beim Ausstellen ihrer Ausgangsrechnungen erst gar keinen Unterschied zwischen regulärer Rechnung und Kleinbetragsrechnung zu machen und mit einem aktuellen Muster der Steuerberaterin oder des Steuerberaters alle Pflichtangaben im Griff zu haben. Dann dürfen sich ihre Kundinnen und Kunden freuen, dass es zumindest bei dieser Formalie keinen Stress mit dem Fiskus gibt.

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Angaben einer eingehenden Kleinbetragsrechnung genau prüfen

Probleme mit dem Vorsteuerabzug bei einer ausgehenden Kleinbetragsrechnung zu vermeiden, ist mit einer guten Steuerberatungskanzlei eine vergleichsweise leichte Übung. Einmal aufgesetzt, ist die Abrechnung mit einem standardisierten Muster rasch erstellt – ohne Unterschied zwischen Kleinbetragsrechnung und normaler Rechnung, auch als Kleinunternehmer. Zumindest aufwändiger ist es, bei eingehenden Forderungen keine Fehler bei den Angaben durchgehen zu lassen – auch bei der Kleinbetragsrechnung. Eine gute Nachricht hierzu kommt vom Europäischen Gerichtshof (EuGH). Der urteilte 2018: Der Fiskus darf den Vorsteuerabzug nicht verweigern, falls eine Rechnung nicht alle Angaben enthält, aber die Finanzbehörde alle Daten hat, um zu prüfen, ob die materiellen Voraussetzungen vorliegen. Dieses steuerzahlerfreundliche Urteil klingt gut. Trotzdem ist Kontrolle und Fehlervermeidung natürlich besser – schon, weil es Zeit und Ärger spart. Unternehmen sollten sich vom Steuerberater oder der Steuerberaterin deshalb Merkmale und Pflichtangaben der Kleinbetragsrechnung wie auch normalen Rechnung erklären lassen – und selbstverständlich hilft bei der Eingangskontrolle ein Muster mit Hinweisen.

Die Beschäftigten in der Buchhaltung wie auch auf Montage, im Außendienst oder auf Dienstreise sollten ein Muster mit Angaben für eine Rechnung gemäß UStG und Kleinbetragsrechnung zur Hand haben und die Grenze kennen. Gerade für Bewirtungsbelege, Fahrscheine und sonstige Reisekosten ist das wichtig – alles beliebte Prüffelder bei der Außenprüfung durch das Finanzamt, die Beschäftigte direkt vor Ort prüfen können sollten. Mit ihrer Steuerberatungskanzlei sollten Firmenchefs und -chefinnen zudem ausführlich über Rechnungen sprechen, die aus mehreren Dokumenten bestehen. Ohne hier einen Unterschied zwischen Kleinbetragsrechnung und normaler Rechnung zu machen – Teil der Rechnung können beispielsweise auch Verträge, Auftragsschreiben, Lieferscheine, Versandmitteilungen oder Frachtbriefe sein.

Falsche Angaben in einer Rechnung nie selbst korrigieren

So freundlich es gegenüber Lieferantinnen oder Lieferanten gemeint sein mag: Enthält eine Kleinbetragsrechnung Fehler in den Angaben oder vom Muster abweichende Merkmale, reicht es nicht, dies selbst in den Unterlagen zu korrigieren – auch nicht bei einem Kleinunternehmer. Das Unternehmen sollte den Betrag erst überweisen, wenn in einer korrigierten Version Fehler in Pflichtangaben getilgt sind – darin sollten Unternehmen keinen Unterschied zwischen Kleinbetragsrechnung und normaler Rechnung machen. Was dann beim Vorsteuerabzug einer korrigierten Kleinbetragsrechnung im Detail zu beachten ist, gilt es mit der Steuerberatungskanzlei zu klären. Ebenfalls keinen Unterschied zwischen normaler Rechnung und Kleinbetragsrechnung besteht darin: Die falsche Ursprungsrechnung gehört mit der Korrektur in die Buchführung. Unternehmen müssen sie behalten. Auch der Bezug zwischen Eingangsrechnung und Rechnungskorrektur muss erkennbar sein. Welche Fallen zu umgehen sind und nach welchem Muster eine Unternehmerin oder ein Unternehmer bei der Eingangskontrolle auch einer Kleinbetragsrechnung verfahren sollte, gehört ebenfalls ins Gespräch bei der Steuerberatungskanzlei.

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Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter lady-godiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.

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