Essen gehört zum Leben dazu – deswegen betrachtet es das Finanzamt eigentlich als Privatsache, egal, ob Sie im Restaurant, in der Kantine oder daheim speisen. Anders sieht die Sache jedoch aus, wenn Sie Kunden zum Geschäftsessen ins Restaurant einladen oder Ihren Mitarbeitern ein Catering während eines anstrengenden Projekts spendieren. Dann geht das Finanzamt davon aus, dass die Bewirtung betrieblich veranlasst ist. Die Folge: Sie können die Ausgaben dafür steuerlich geltend machen. Zu diesen Bewirtungskosten gehören vor allem die Ausgaben für Essen und Getränke, aber auch das Trinkgeld für den Kellner oder die Gebühren an der Garderobe.
Geschäftsessen für Kunden oder Bewirtung der Mitarbeiter
Die Finanzverwaltung unterscheidet bei der Bewirtung, wen Sie einladen. Entweder die Bewirtung findet aus nicht geschäftlichem Anlass statt – dabei handelt es sich in der Regel um die Bewirtung der Mitarbeiter – oder es gibt einen geschäftlichen Anlass. Das ist etwa dann der Fall, wenn Sie einen Kunden nach erfolgreichem Vertragsabschluss zum Geschäftsessen einladen. Auch Restaurantbesuche mit Lieferanten, Beratern oder selbst potenziellen Kunden betrachtet das Finanzamt als Geschäftsessen. Denn der Geschäftsabschluss als solcher ist nicht entscheidend dafür, ob Sie die Kosten für das Geschäftsessen absetzen dürfen. Ob das Geschäftsessen sich später tatsächlich für Sie in mehr Umsatz niederschlägt, hat das Finanzamt damit nicht zu interessieren.
Wichtig ist, dass Sie die Formalien für derartige Geschäftsessen beachten. So müssen Sie die Kosten in Ihrer Buchhaltung getrennt aufzeichnen. Der berufliche oder betriebliche Anlass muss deutlich aus dem Beleg der Bewirtung hervorgehen. Sie benötigen einen maschinell erstellten und registrierten Rechnungsbeleg einer Registrierkasse. Eben eine ordnungsgemäße Rechnung, wie sie das Umsatzsteuergesetz vorschreibt. Denken Sie später daran, den Bewirtungsbeleg zu kopieren oder einzuscannen. Meist handelt es sich bei den Restaurant-Quittungen um Belege auf Thermopapier, die die zehnjährige Aufbewahrungsfrist nicht lesbar überstehen.
Anlass: So konkret wie möglich
Darüber hinaus müssen Ort, Datum, die Namen aller Teilnehmer, der Anlass der Bewirtung, die verzehrten Speisen und Getränke sowie die einzelnen Preise aufgeführt sein. Die Adressen der Teilnehmer sind nicht erforderlich, aber das Finanzamt darf im Zweifelsfall nachhaken. Den Anlass sollten Sie möglichst detailliert beschreiben und sich nicht auf das Stichwort „Geschäftsessen“ beschränken. Achten Sie auch darauf, dass das verzehrte Menü genau auf der Rechnung steht. Ein Sammelbegriff wie „Speisen und Getränke“ führt in aller Regel dazu, dass das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug streicht. Mit Ihrer Unterschrift bestätigen Sie, dass die Angaben korrekt sind. Damit Sie nicht vergessen, den Beleg zu vervollständigen, füllen Sie ihn daher am besten direkt im Restaurant aus.
Die Kosten für das Geschäftsessen dürfen Sie lediglich zu 70 Prozent als Betriebsausgaben absetzen – essen müssen Sie schließlich sowieso. Der beschränkte Abzug gilt jedoch nur für die einkommensteuerliche Seite. Bei der Umsatzsteuer können Sie den 100-prozentigen Vorsteuerabzug aus der Bewirtungsrechnung nutzen. Auch die Aufzeichnungspflichten greifen hier nicht. Damit können Sie die Vorsteuer aus Bewirtungsbelegen auch dann geltend machen, wenn Sie nicht an die formalen Aufzeichnungspflichten für Geschäftsessen gedacht haben. Dies gilt nach aktueller Rechtsprechung selbst dann, wenn die Pflichtangaben auf Bewirtungsbelegen nicht zeitnah und zunächst nicht vollständig erfasst wurden.
Voller Steuerabzug für Mitarbeiter-Bewirtung
Spendieren Sie Ihren Angestellten ein Essen oder lassen die Bewirtung für eine langwierige Besprechung ins Haus liefern, dürfen Sie die Kosten dafür zu 100 Prozent steuerlich ansetzen. Das gilt aber nur, wenn wirklich alle Verköstigten zu Ihren Mitarbeitern gehören. Sobald auch nur eine Person am Essen teilnimmt, die nicht zu Ihren Mitarbeitern zählt, wird aus dem betrieblichen ein geschäftlicher Anlass – und die Ausgaben sind nur noch beschränkt abzugsfähig.
Bewirten Sie Ihre Arbeitnehmer, sollten Sie den Anlass begründen. Das können Sie zum Beispiel mit dem Ablauf einer internen Schulung oder der Tagesordnung einer Projektbesprechung tun. Außerdem sollten Sie darauf achten, ob es sich um eine Bewirtung aus besonderem Anlass handelt oder um ein Belohnungsessen außer Haus. Die Bewirtung der Angestellten ist bei einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz steuer- und sozialversicherungsfrei. Dieser ist beispielsweise gegeben, wenn innerhalb kurzer Zeit viel Arbeit zu tun ist. Außergewöhnliche betriebliche Besprechungen können ebenfalls Anlass für ein Arbeitsessen sein. Entscheidend ist, dass solche Essen nicht regelmäßig stattfinden.
Allerdings dürfen Sie pro Mitarbeiter nicht mehr als 60 Euro inklusive Umsatzsteuer ausgeben. Diese Freigrenze sollten Sie unbedingt beachten. Denn wenn die Kosten pro Arbeitnehmer den Betrag auch nur um einen Cent übersteigen, wird die komplette Summe steuerpflichtig. Das Belohnungsessen außer Haus – zum Beispiel der Gang ins Restaurant nach der monatlichen Teamsitzung – zählt zum Arbeitslohn und ist damit lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Hier können Sie jedoch die Freigrenze für Sachbezüge von monatlich 44 Euro nutzen, wenn diese nicht schon durch andere Zuwendungen ausgeschöpft ist. Dazu müssen kein persönliches Ereignis und kein betrieblicher Anlass vorliegen. Das setzt aber voraus, dass diese Freigrenze im betreffenden Monat noch nicht durch andere Sachbezüge – zum Beispiel Waren- oder Tankgutscheine – aufgebraucht worden ist.
In diesem Video sehen Sie, wie Sie geschäftliche Bewirtungskosten steuerlich geltend machen können.
