Wie Unter­neh­men die Vor­steu­er vom Fi­nanz­amt zu­rück­holen

Umsatzsteuer zahlen nur Verbraucherinnen und Verbraucher. Für Unternehmen ist das ein durchlaufender Posten. Sie machen die bezahlte Steuer für betriebliche Anschaffungen und Warenkäufe als Vorsteuer beim Finanzamt geltend. Im Gegenzug weisen sie in ihren Rechnungen die Umsatzsteuer von meistens 19 oder sieben Prozent aus und kassieren sie für den Fiskus. Im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung oder Umsatzsteuererklärung erfolgt das Saldieren und Verrechnen beider Posten: der Vorsteuerabzug. Firmen führen nur den Mehrwert ans Finanzamt ab, also wenn die eingenommene Umsatzsteuer die gezahlte Vorsteuer übersteigt. Daher der Begriff Mehrwertsteuer. Im umgekehrten Fall erfolgt eine Rückerstattung der Vorsteuer. Der Vorsteuerabzug ist allerdings an Voraussetzungen geknüpft: Wer sie nicht erfüllt oder den Vorsteuerabzug nicht zum richtigen Zeitpunkt vornimmt, zahlt drauf. Das Finanzamt verweigert dann die Rückerstattung der gezahlten Vorsteuer und prüft Ein- und Ausgangsrechnungen genau. Bei unangekündigten Kontrollen wie der Umsatzsteuernachschau sowie Betriebsprüfungen entdecken Finanzbeamte oft Fehler und erklären, dass die Vorsteuer nicht abzugsfähig sei.

De­­­tail­­­re­­­geln zum Vor­steu­er­ab­zug ge­nau ken­nen

Beim Thema Umsatzsteuer, Vorsteuer und Vorsteuerabzug sollten Unternehmen daher die Voraussetzungen und mögliche Stolperfallen kennen. Ein Gespräch mit der Steuerberaterin oder dem Steuerberater empfiehlt sich insbesondere dann, wenn für Leistungen eine Anzahlung vereinbart wurde – die Vorsteuer ist nämlich nicht immer abzugsfähig beziehungsweise lässt sich nur verrechnen, falls der Vorsteuerabzug zum korrekten Zeitpunkt erfolgt. Das Unternehmen muss eine ordnungsgemäße Rechnung erhalten und auch bezahlt haben. Darüber hinaus sorgt auch die Frage „Ist eine GbR vorsteuerabzugsberechtigt?“ regelmäßig für Diskussionen mit dem Finanzamt. Denn die Antwort lautet wie so oft im Steuerrecht: Es kommt darauf an. Im Prinzip schon, aber im Einzelfall nicht – vor allem dann, wenn Rechnungen nicht ans Unternehmen, sondern an einen Gesellschafter adressiert sind.

Der Un­ter­schied zwischen Vor­steuer und Um­satz­steuer

Die Begriffe Umsatzsteuer, Vorsteuer, Mehrwertsteuer und Vorsteuerabzug sind eng miteinander verwoben und bezeichnen im Prinzip dieselbe Steuerart. Die unterschiedlichen Bezeichnungen existieren, weil nur Endverbraucher die volle Umsatzsteuer tragen müssen. Unternehmen hingegen dürfen sie verrechnen. Wenn Firmen ihre Waren oder Dienstleistungen verkaufen, müssen sie in der Regel 19 beziehungsweise sieben Prozent auf den Rechnungsbetrag aufschlagen und ans Finanzamt abführen. Bezahlen sie ihre Lieferanten, können sie sich die gezahlte Umsatzsteuer, auch Vorsteuer genannt, wiederum vom Fiskus erstatten lassen. Weil Selbstständige und Gewerbetreibende nur den Mehrwert versteuern müssen, dürfen sie gezahlte Vorsteuer- und eingenommene Umsatzsteuerbeträge zunächst miteinander verrechnen. Dieses Saldieren bezeichnet man als Vorsteuerabzug, der jedoch an strenge Voraussetzungen geknüpft ist und zum korrekten Zeitpunkt erfolgen muss. Somit gilt:

Umsatzsteuer (Verkauf) abzüglich Vorsteuer (Einkauf) ist gleich Mehrwertsteuer

Der Vorsteuerabzug ist ausschließlich Unternehmen vorbehalten. Wer Umsatzsteuer an das Finanzamt abführt, kann im Gegenzug die gezahlte Vorsteuer geltend machen und eine Rückerstattung beziehungsweise Verrechnung bekommen. Dies gilt aber nur für Betriebsausgaben. Private Anschaffungen der Unternehmerin oder des Unternehmers zählen ausdrücklich nicht dazu: Sie unterliegen regulär der Umsatzsteuer, wie die Einkäufe von Privatleuten. Weil es nicht um betrieblich veranlasste Ausgaben geht, entsteht keine Vorsteuer, die folglich auch nicht abzugsfähig ist. Das Umsatzsteuerrecht ist überaus komplex. Ob ein Vorsteuerabzug möglich ist und die Voraussetzungen erfüllt sind, sollten Firmeninhaberinnen und -inhaber deshalb am besten mit ihrer Steuerberatungskanzlei klären. Besonders bei einer Anzahlung ist Vorsicht geboten – die Vorsteuer lässt sich nämlich nur geltend machen, wenn Firmen den Vorsteuerabzug zum richtigen Zeitpunkt vornehmen. Andernfalls ist die Vorsteuer nicht abzugsfähig.

Vor­steuer­ab­zug: Die­se Voraus­set­zungen sind zu er­fül­len

Wollen Unternehmen eine Rückerstattung der Vorsteuer durch das Finanzamt erwirken, müssen sie einiges beachten. Durchgewinkt wird der Vorsteuerabzug nur, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind und der Vorsteuerabzug zum korrekten Zeitpunkt erfolgt. Die genauen Regeln sind im Umsatzsteuergesetz verankert. Folgende Umsätze unterliegen beim Rechnungssteller der Umsatzsteuerpflicht und berechtigen die Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug, sofern die Vertragspartner selbst Unternehmen sind:

• Lieferungen und sonstige Leistungen. Unternehmen liefern Waren im Inland oder erbringen eine Dienstleistung gegen Entgelt. Die selbst gezahlte Umsatzsteuer ist als Vorsteuer abzugsfähig.
• Einfuhr von Gegenständen. Unternehmen führen Waren oder Gegenstände für ihren Betrieb aus Drittstaaten nach Deutschland oder in die EU ein. Sie müssen Einfuhrumsatzsteuer bezahlen. Diese lässt sich als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen, muss aber als gesonderter Posten in der Umsatzsteuervoranmeldung eingetragen werden.
• Erwerb von Waren innerhalb der EU. Bei innergemeinschaftlichen Warenlieferungen zahlt – entgegen der üblichen Praxis – nicht das liefernde Unternehmen, sondern der Käufer oder die Käuferin die Umsatzsteuer, hier in Form der Erwerbssteuer. Diese Umkehrung der Steuerschuldnerschaft im Reverse-Charge-Verfahren soll Umsatzsteuerbetrug verhindern. Eine Rückerstattung der gezahlten Vorsteuer bekommen so nur Unternehmen, die Umsatzsteuer abführen. Gewerbetreibende müssen überprüfen, ob der Abnehmer tatsächlich ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen ist. Hierzu dient die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.  

Vor­sicht Steuer­fal­le: Wann die Vor­steuer nicht ab­zugs­fä­hig ist

Unternehmerinnen und Unternehmer können allerdings nicht für jede betriebliche Anschaffung die Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. In der Regel ist ein Vorsteuerabzug nur möglich, wenn auch folgende Voraussetzungen zutreffen: 

• Es handelt sich um Ausgaben, die der wirtschaftlichen Tätigkeit des Unternehmens dienen. 
• Gewerbetreibende oder Freiberufler sind nicht von der Umsatzsteuer befreit, etwa durch Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung.
• Die Lieferung ist erfolgt und es liegt eine ordnungsgemäße Rechnung vor.
• Die eingereichten Rechnungen, auch Kleinbetragsrechnungen, enthalten die gesetzlichen Pflichtangaben.

Doch es gibt keine Regel ohne Ausnahme. Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben sind laut Einkommensteuergesetz auch vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen, denn sie erfüllen nicht die Voraussetzungen. Dazu zählen etwa private Vergünstigungen für Unternehmenseigentümer und -eigentümerinnen, aber auch Fahrtkosten oder Verpflegungsausgaben, die über den gesetzlichen Pauschalen liegen. In welchen konkreten Fällen die Vorsteuer nicht abzugsfähig ist, sollten Firmenchefs und Firmenchefinnen mit ihrer Steuerberatungskanzlei besprechen. Manche Lieferungen und Leistungen sind von der Umsatzsteuer befreit, so dass auch keine Vorsteuer entsteht. Zudem ist ein Vorsteuerabzug nur zum korrekten Zeitpunkt möglich. Die Ware muss geliefert, aber nicht unbedingt schon bezahlt sein. Anders verhält es sich mit der Vorsteuer bei einer Anzahlung. Hier lässt sie sich nicht sofort verrechnen. Bei komplexen Detailfragen sowie der korrekten Buchung der Rechnungen auf das Vorsteuer- oder Umsatzsteuerkonto helfen Steuerberater und Steuerberaterin.

Wie die Rück­er­stat­tung der Vor­steuer funk­tio­niert

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen kennen das monatliche beziehungsweise vierteljährliche Prozedere: Sie reichen ihre Umsatzsteuervormeldung elektronisch beim Finanzamt ein und machen dabei die gezahlte Vorsteuer geltend. Damit die Vorsteuer – und so die Rückerstattung – möglichst hoch ausfällt, kommt es beim Vorsteuerabzug auf den richtigen Zeitpunkt an. Sobald die Rechnung vorliegt, können Unternehmen die Vorsteuer zum nächstmöglichen Termin verrechnen, selbst wenn sie diese noch nicht bezahlt haben. Die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug sind trotzdem erfüllt. Einzige Ausnahme: Bei einer Anzahlung lässt sich die Vorsteuer erst verrechnen, wenn das Geld überwiesen wurde. Ein deutlich größerer Liquiditätsvorteil lässt sich ausschöpfen, wenn Betriebe erhaltene Umsatzsteuerbeträge erst melden, wenn ihre Kunden und Kundinnen bezahlt haben. Dafür müssen sie beim Finanzamt die so genannte Ist-Besteuerung beantragen. Auch wer bei ausländischen Lieferanten einkauft und dabei Umsatzsteuer bezahlt, bekommt diese Vorsteuer zurück, aber die Rückerstattung erfolgt nicht durch das Finanzamt. Das Verfahren ist deshalb anders:

• Firmen geben die ins Ausland gezahlte Vorsteuer nicht in der Umsatzsteuervoranmeldung oder -steuererklärung an, sondern holen sich diese mittels Vorsteuervergütungsverfahren zurück.
• Dafür müssen sie einen Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) stellen.

Zu wel­chem Zeit­punkt der Vor­steuer­ab­zug mög­lich ist

Wann für den Vorsteuerabzug alle Voraussetzungen erfüllt sind und zu welchem Zeitpunkt er erfolgen darf, darüber gibt es unterschiedliche Auffassungen – insbesondere zwischen Unternehmerinnen oder Unternehmern und dem Finanzamt. Oft kommt die Behörde zu dem Urteil, dass die Vorsteuer nicht abzugsfähig sei, und verweigert eine Rückerstattung der Vorsteuer. Der typische Fehler: Es handelt sich zwar um eine betriebliche Ausgabe, doch Belege wie Quittungen oder Bestellbestätigungen erfüllen nicht die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug. Unternehmen sind verpflichtet, eine ordnungsgemäße Rechnung vorzulegen, die alle gesetzlichen Pflichtangaben enthält, um die Vorsteuer geltend machen zu können. Ganz wichtig: Damit das Finanzamt den Vorsteuerabzug durchwinkt, muss der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung eindeutig aus der Rechnung hervorgehen. Und das Unternehmen muss die bestellte Ware oder Dienstleistung erhalten haben. Andernfalls ist die Vorsteuer nicht abzugsfähig. Das Bezahlen der Rechnung kann dann auch später erfolgen. Die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug sind trotzdem erfüllt, urteilte der Bundesfinanzhof (V R 19/12).

Son­der­fall An­zah­lung – erst über­wei­sen, dann Vor­steuer zie­hen

Eine Ausnahme bildet allerdings die Voraus- oder Anzahlung – hier lässt sich die Vorsteuer erst verrechnen, wenn die Rechnung bezahlt wurde. Weil die Lieferung oder Leistung später erfolgt, verschiebt sich der Zeitpunkt für den Vorsteuerabzug auf den Zahlungstermin. Sind Kaufgegenstand, Kaufpreis und Lieferzeitpunkt aus der Rechnung ersichtlich, können sich Betriebe die Vorsteuer aus der geleisteten Anzahlung umgehend zurückholen. Selbst wenn die Lieferung später nicht zum vereinbarten Zeitpunkt erfolgt, ist der Vorsteuerabzug rechtens, solange die Zahlung geleistet wurde. Reichen Unternehmen allerdings unbezahlte Rechnungen zum Vorsteuerabzug ein, sind die Voraussetzungen nicht erfüllt – das Finanzamt verweigert die Rückerstattung der Vorsteuer. Vorsicht: Stellen erst Betriebsprüfer oder -prüferinnen fest, dass der Vorsteuerabzug zum falschen Zeitpunkt erfolgte, vermuten sie Steuerhinterziehung. Oft schauen sie sich dann alle Ein- und Ausgangsrechnungen genauer an und rechnen nach. Unternehmen müssen Rechnungen zehn Jahre aufbewahren. Kommen die Finanzbeamten oder -beamtinnen zu dem Schluss, dass die Vorsteuer nicht abzugsfähig war, drohen hohe Steuernachzahlungen.  

Är­ger mit dem Fis­kus: Ist eine GbR vor­steuer­ab­zugs­be­rech­tigt?

Fehler bei der Rechnungsstellung führen dazu, dass die gezahlte Vorsteuer nicht abzugsfähig ist. Das bekommen häufig Ehegatten und Freunde zu spüren, die gemeinsam unternehmerisch tätig sind. Rechtlich bilden sie oft eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), die einfachste Form der Personengesellschaft. Kein Problem, werden sich viele denken, schließlich ist die Antwort auf die Frage „Ist eine GbR vorsteuerabzugsberechtigt?“ ein klares Ja. Doch die Tücke steckt bekanntlich im Detail. Auch dieser Personengesellschaft steht nur dann der Vorsteuerabzug zu, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind und der Zeitpunkt stimmt. Konkret bedeutet das: Die GbR muss zwingend die Leistungsempfängerin sein. Wenn einzelne Gesellschafter oder Gesellschafterinnen die Waren oder Dienstleistungen bestellen, gibt es Ärger mit dem Finanzamt. Ist die Rechnung an einzelne Personen und nicht ausdrücklich an die GbR adressiert, verweigert der Fiskus die Rückerstattung der Vorsteuer. Problematisch ist dies, weil einigen Beteiligten gar nicht bewusst ist, dass sie rechtlich eine GbR bilden – auch ohne Gesellschaftsvertrag.

Ein Gespräch mit der Anwalts- oder Steuerberatungskanzlei ist deshalb dringend anzuraten, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden. Wer die Vorsteuer aus betrieblichen Anschaffungen geltend machen möchte, sollte alle Rechnungsangaben sorgfältig prüfen. Denn laut dem Niedersächsischen Finanzgericht ist eine GbR nur vorsteuerabzugsberechtigt, wenn sie Leistungs- und Rechnungsempfängerin ist (16 K 56/09).