Cloud Computing – eine Option für alle Unternehmen

Cloud Computing ist schon lange nicht mehr den Konzernen vorbehalten. Auch kleinere Betriebe und Freiberufler nutzen zunehmend IT-Ressourcen über das Internet – bei Unternehmen mit über 20 Beschäftigten liegt der Anteil sogar schon bei gut drei Viertel. Sie speichern Daten zentral in der Cloud statt auf lokalen Festplatten im Betrieb. Sie arbeiten mit Software, die sie nicht gekauft und auf eigenen Computern installiert haben, sondern temporär via Cloud beziehen. Und sie forcieren so nicht nur ihre ökonomische Effektivität und Effizienz, sondern in vielen Fällen auch die ökologische Nachhaltigkeit. Cloud-basierte Digitalisierung schont natürliche Ressourcen nicht nur, wenn etwa weniger Papier ausgedruckt wird. Indem die Cloud mehr Möglichkeiten zum Homeoffice eröffnet, kann sie beispielsweise auch zur Verminderung des Berufsverkehrs und des benötigten Büroraums beitragen.

Allerdings funktioniert Cloud Computing nur mit einem guten Plan. Und dafür braucht es mehr als den intensiven Austausch mit Fachleuten für die technischen Aspekte des Themas. Ebenso wichtig ist bei der Planung die Rücksprache mit der Anwalts- und Steuerberatungskanzlei. Es geht darum, die verschiedenen rechtlichen Facetten des Cloud-Einsatzes zu klären, vom Datenschutz bis zu Vorgaben zur Aufbewahrung. Außerdem sollte die Steuerberaterin oder der Steuerberater prüfen, welche Lösung sich für den kaufmännischen Bereich anbietet – denn mit der Cloud sind Optionen für alle Unternehmensbereiche verbunden, von Forschung und Entwicklung über Produktion und Kundenservice bis eben zum kaufmännischen Bereich. Außerdem muss die Anwaltskanzlei natürlich die rechtliche Vertragsgestaltung und die Steuerberatungskanzlei die finanzielle Seite der Vereinbarung mit einem Dienstleister prüfen. Unabhängig davon sollten Unternehmerinnen und Unternehmer sich auch selbst mit den wesentlichen Aspekten des Themas Cloud beschäftigen.

Diese Services gibt es via Cloud Computing

Wer nicht die gesamte Hard- und Software des eigenen Unternehmens komplett selbst betreibt, nutzt prinzipiell bereits eine Lösung aus der Cloud. Generell unterscheiden lassen sich im Kern drei Arten von Cloud Computing. Die wesentlichen Angebote sind Infrastructure-as-a-Service (IaaS), Software-as-a-Service (SaaS) sowie Platform-as-a-Service (PaaS). Welche Variante zum Einsatz kommt, hängt von vielen Faktoren ab, unter anderem der Größe des Unternehmens oder dem Geschäftsmodell. Aber auch die Verfügbarkeit von IT-Fachleuten zur Betreuung der Hardware wie auch Software kann – gerade für kleinere Betriebe – entscheidend sein. Wer keinen Umsatz mit der Entwicklung oder dem Verkauf von Computern beziehungsweise Programmen macht, sondern darin nur ein Mittel zum Zweck sieht, um die eigentlichen Dienstleistungen oder Produkte des Unternehmens zu vermarkten, dürfte erfahrungsgemäß mit einer weitgehenden Verlagerung der IT in die Cloud gut beraten sein. Firmenchefinnen und Firmenchefs sowie ihre Beschäftigten können sich so auf die wirklich wichtigen Aspekte ihres Geschäfts konzentrieren.

Infrastructure-as-a-Service ersetzt Hardware

Infrastructure-as-a-Service dürften die meisten Unternehmen schon in Form von Servern, Speichern oder Netzwerken via Cloud nutzen. IaaS bedeutet, dass ein Teil der IT-Infrastruktur nicht mehr dem Unternehmen gehört und dort läuft, sondern von einem Cloud-Dienstleister kommt. Drittanbieter stellen die benötigten Infrastruktur-Services in der Cloud zur Verfügung und berechnen eine Nutzungsgebühr. Das ist für viele Firmen besser, als eigene Hardware anzuschaffen und sich Fachleute zu deren Betreuung zu leisten. Theoretisch könnte man auch Dienstleister zur Wartung der eigenen Hardware engagieren, aber dies dürfte insgesamt teuer als IaaS sein. Außerdem hat Infrastructure-as-a-Service den Charme, dass Kunden stets mit modernster, top gewarteter und gut geschützter Hardware arbeiten können. Und sobald Bedarf an mehr Speicherkapazität oder einer speziellen technischen Lösung besteht, lässt sich die befristet oder unbegrenzt buchen. Eigene Investitionen und Zeitverluste bis zum Einsatz entfallen bei diesem Pay-as-you-Go-Service, ähnlich wie beim Mieten statt Kaufen eines Firmenwagens. So sinken die IT-Betriebskosten bei höherer Leistungsfähigkeit.

Software-as-a-Service ersetzt Programme

Auch Software-as-a-Service sollte den meisten Unternehmerinnen und Unternehmern nicht nur bekannt sein, sondern bei ihren bereits zum Einsatz kommen. SaaS heißt, dass eine komplette Anwendung via Cloud Computing funktioniert, und ist damit die umfassendste Form von Cloud-Service. Der Anbieter eines Programms stellt es via Internet zur Verfügung, damit Nutzerinnen und Nutzer per Internetbrowser damit arbeiten können. Die bekannteste Version ist das E-Mail-Konto bei einem webbasierten Service wie Outlook, Google Mail oder GMX. Man kann sich an jedem x-beliebigen Rechner via Internetbrowser beim eigenen Konto anmelden und E-Mails abrufen, weil das Programm selbst in der Cloud läuft und dort auch die Nachrichten gespeichert sind. Der Vorteil von SaaS: Man arbeitet mit einer Software, die stets aktuell ist. Es braucht keine eigenen IT-Fachleute, die auf Firmenrechnern installierte Programme regelmäßig updaten. Eigene Investitionen in Softwarepakete sind nicht nötig, spezielle Anwendungen lassen sich auch auf Zeit nutzen. So sinken die IT-Betriebskosten bei höherer Leistungsfähigkeit.

Platform-as-a-Service ist im Kommen

Ein Sonderfall ist Platform-as-a-Service. PaaS wendet sich in erster Linie an Entwicklerinnen und Entwickler beziehungsweise Programmiererinnen und Programmierer. Platform-as-a-Service ermöglicht die Entwicklung, Ausführung und Verwaltung eigener Apps, ohne dass ein Unternehmen die für diesen Prozess normalerweise benötigte Infrastruktur selbst aufbauen und betreiben muss. Auch hier entfallen also die Investitionen in spezielle Hard- und Software sowie die laufenden Kosten für Fachleute zu ihrer Betreuung. Perspektivisch könnte PaaS für immer mehr Unternehmen interessant sein. Zunehmend entwickeln auch kleine und/oder in traditionellen Bereichen aktive Betriebe – oft auf Anstoß jüngerer Beschäftigter – digitale Angebote, um ihre Produkte oder Dienstleistungen zu veredeln. Dies könnte verstärkt mithilfe von Platform-as-a-Service passieren.

Das sind die Vorteile des Cloud Computing

Cloud Computing hat viele Vorteile. Insbesondere gewinnen Unternehmen so mehr Flexibilität, können ihre Effektivität und Effizienz steigern und eröffnen sich Spielraum für strategische Entscheidungen in allen Bereichen, weil die Wahl der passenden Hard- und Software nicht mehr automatisch langfristige Investitionen und die Einstellung bestimmter Fachleute bedeutet.

• Die Skalierbarkeit ist ein Hauptvorteil der Cloud. Die IT-Infrastruktur lässt bei Bedarf sofort vergrößern oder verkleinern und ist stets den Erfordernissen angepasst. Wer mehr Rechenleistung braucht, bekommt sie quasi auf Knopfdruck vom Dienstleister.
• Die Speicheroptionen können Unternehmen gemäß ihrer spezifischen Sicherheitsanforderungen und weiterer Überlegungen auswählen. Sie können sich zwischen einem Public-, einem Private- oder einem Hybrid-Speicher entscheiden.
• Individuelle Lösungen sind nicht nur auf der Ebene von IaaS, SaaS oder PaaS möglich, sondern auch beim Nutzen einzelner Abwendungen oder Features. So stehen dem Unternehmen immer exakt die Programme oder Tools zur Verfügung, die es aktuell braucht. Und lediglich dafür bezahlt es.
• Hohe Sicherheit wird nicht nur über die Auswahl der Speicheroptionen erreicht, sondern auch insgesamt durch Lösungen zur Datensicherung und IT-Security, die sich gerade kleinere Betriebe allein kaum leisten könnten. So lässt sich etwa eine Virtual Private Cloud einrichten und auf Verschlüsselung sowie API-Schlüssel zurückgreifen.
• Die Effizienz im Tagesgeschäft lässt sich nachhaltig steigern, weil der Zugriff auf Cloud-basierte Anwendungen und sicher gespeicherte Daten von praktisch jedem Gerät mit Internetanschluss aus funktioniert. Das ermöglicht beispielsweise eine schnellere Markteinführung, die Zusammenarbeit in virtuellen Teams statt Arbeitsgruppen vor Ort, mehr Homeoffice oder eine gezieltere Verteilung von Aufgaben. Auch die höhere Verfügbarkeit der IT mithilfe regelmäßiger Wartung, zentraler Updates sowie schnellerer Fehlerbehebung durch den Dienstleister statt durch eigenes Personal wirkt effizienzsteigernd.
• Sinkende Kosten geben dem Unternehmen mehr Spielraum für Investitionen ins Kerngeschäft sowie die Einstellung von Fachpersonal in Forschung und Entwicklung, der Produktion oder dem Service, statt Geld für Hard- und Software sowie die zur Betreuung benötigten Fachleute auszugeben.

Cloud Computing kann auch Nachteile haben

Vor der Entscheidung für einen IaaS-, SaaS- oder PaaS-Vertrag mit einem Dienstleister gehört auch der Blick auf mögliche Nachteile des Cloud Computing. Häufig haben Unternehmerinnen oder Unternehmer die Sorge, sich zu sehr von einem externen Anbieter abhängig zu machen. Probleme beim laufenden Betrieb könnten entstehen, wenn der Dienstleister eventuelle Daten- und Sicherheitslecks nicht sofort stopft. Schwierigkeiten beim Umstieg zu einem neuen Anbieter wären denkbar, falls Anwendungen oder Daten sich nicht einfach zu einem anderen Partner mitnehmen lassen. Das gilt es natürlich intensiv mit Fachleuten zu prüfen, um die richtige Entscheidung zu treffen beziehungsweise den passenden Dienstleister auszuwählen. Ebenso wichtig ist, sich vor dem Cloud-Einsatz über verschiedene rechtliche – beziehungsweise bei kaufmännischen Daten auch steuerrechtliche – Fragen zu informieren. Das gilt etwa allgemein für Themen rund um die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie speziell für Aufbewahrungsfristen in der Buchführung. Vor jedem Cloud-Engagement empfiehlt sich deshalb Rücksprache mit der Steuerberatungs- und/oder Anwaltskanzlei.

Ohne guten Internetanschluss läuft die Cloud nicht

Außerdem kommen die Vorteile der Cloud natürlich nur zur Geltung, wenn das Unternehmen über eine ausreichende Internetanbindung verfügt. Oder wenn die für Homeoffice beziehungsweise mobiles Arbeiten erforderlichen Bandbreiten am jeweiligen Einsatzort verfügbar sind. Ist die Internetverbindung nicht schnell genug, wäre entweder auf die Cloud zu verzichten oder eine Lösung zu finden, die mit weniger Geschwindigkeit beziehungsweise der vorübergehenden Unterbrechung der Verbindung inklusive lokaler Zwischenspeicherung funktioniert. Zudem sollte vor der Wahl des IT-Dienstleisters geklärt sein, wieviel Individualisierung das Unternehmen in IT-Fragen für seine Bedürfnisse braucht. Manche Dienstleister machen komplett standardisierte Angebote, andere bietet innerhalb ihrer Pakete etwas mehr Flexibilität. Wer in Sachen IT großen Wert auf Individualisierung über die – oft schon breiten – Möglichkeiten der Dienstleister hinaus erwartet, sollte das Cloud Computing für sich kritisch hinterfragen. Die Cloud kann eine gute Alternative sein. Aber sie ist kein Muss für jeden Betrieb, falls es dort nachvollziehbare Gründe für ein stark individualisierte IT gibt.

Auch bei Cloud Computing auf IT-Sicherheit achten

Die Cloud allein ist jedoch kein Garant für IT-Sicherheit und Datenschutz, selbst wenn der Dienstleister mit modernsten Sicherheitsvorkehrungen arbeitet. Denn natürlich bestehen Schnittstellen zwischen den Geräten der Beschäftigten und den Daten oder Anwendungen in der Cloud. Und daher können sich Unbefugte möglicherweise einen Zugang verschaffen, indem sie technische Sicherheitslücken auf Seiten des Unternehmens oder die fehlende Sensibilität einzelner Beschäftigter ausnutzen. Zu einem guten Cloud-Konzept gehört deshalb auch, mit Fachleuten über die Sicherheitsanforderungen und -maßnahmen im eigenen Betrieb zu reden. Das reicht von der Nutzung starker Passwörter bis zur Schulung der Beschäftigten, damit sie keinen Social-Engineering-Attacken zum Opfer fallen und Cyber-Kriminellen unwissentlich das Tor in die Cloud öffnen. Denn wenn solche Fehler passieren, zahlt auch keine Cyber-Versicherung.

Über die Vorteile der DATEV-Cloud informiert das folgende Video: