Digitalisierung

Richtige Datensicherung im Home-Office und Büro planen

Richtige Daten­si­che­rung in Home-Of­fice und Bü­ro war schon im­mer wich­tig. Jetzt soll­ten die Kon­zep­te we­gen vie­ler Heim­ar­bei­ter ge­prüft wer­den. Und oh­ne Schu­lung der Be­schäf­tig­ten so­wie re­gel­mä­ßi­ge Test­läu­fe der Tech­nik geht die bes­te Stra­te­gie so­wie­so ins Leere.

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Für viele Solo-Selbständige, Freiberufler und kleine Gewerbetreibende ist das Thema nicht neu: Datensicherung im Home-Office. Sie arbeiten häufig zuhause und sollten wissen, worauf dabei zu achten ist. Bei den meisten Unternehmen, die ihren Angestellten schon vor Corona die Tür zum Home-Office öffneten, steht das Thema ebenfalls seit längerem auf der Agenda. Doch inzwischen verpflichtet die Corona-Arbeitsschutzverordnung alle Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber, den Beschäftigten auch Home-Office anzubieten, soweit keine zwingenden betriebsbedingten Gründe entgegenstehen. Jetzt muss also fast jeder Firmenchef mit Büroarbeitsplätzen über Konzepte für die Datensicherung im Home-Office nachdenken.

Das ist Neuland für jene, die sich bislang komplett auf eine zentrale Datenspeicherung auf den Servern des Firmennetzwerks verließen. Sie sollten dringend mit Experten klären, was dabei zu beachten ist. Selbst wer schon eine moderne Lösung nutzt, sollte besser prüfen, ob die Datensicherung bei vielen Beschäftigten im Home-Office reibungslos funktioniert. Oder ob eventuell technische Anpassungen beziehungsweise Schulungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sinnvoll wären. Informationen zur Sicherung aller relevanten Daten aus DATEV-Sicht finden Sie im Leitfaden zur Datensicherung.

Darum ist die richtige Datensicherung so wichtig

Zunächst sollten Unternehmerinnen und Unternehmer mit ihren rechtlichen sowie steuerlichen Beraterinnen oder Beratern die gesetzlichen Regeln besprechen. Es gilt zu klären, welche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten sie haben, sprich was unter offizielle Vorgaben zum Speichern fällt. Offenkundig ist dies natürlich für steuerlich relevante Belege. Sie lassen sich mit einer modernen kaufmännischen Lösung, die bereits viele Betriebe nutzen, via Cloud speichern. Dort laufen dann regelmäßig automatische Backups. Wer so arbeitet und Firmen-Laptops quasi nur als Eingabeinstrumente ohne eigene Speicherfunktion einsetzt, hat eine Sorge weniger. Aber aufzubewahren sind auch manche Dokumente, die sich schon immer außerhalb des Systems schnell am Laptop erstellen ließen, etwa Auftragsbestätigungen. Sitzt jemand längere Zeit ohne Server-Anbindung im Home-Office, wächst die Versuchung, mehr mithilfe der Laptop-Festplatte zu arbeiten, um voranzukommen. Und schon stellt sich selbst IT-technisch gut ausgerüsteten Unternehmen die Frage, was bei den Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten oder Backups für so erstellte und lokal gespeicherte Dokumente zu beachten ist.

Datensicherung im Home-Office be­trifft vie­le Themen

Und dann gibt es natürlich viele weitere Unterlagen außerhalb der steuerlichen Aufbewahrungspflichten, die dem Unternehmen ebenfalls nicht verloren gehen dürfen. Oft erstellen die Beschäftigten zuhause etwa Vertriebskonzepte, zeichnen Pläne für technische Komponenten oder führen Zahlen aus diversen Excel-Tabellen zusammen. Ist die Software dafür auf dem eigenen Rechner installiert, gilt dessen lokale Festplatte meistens auch als der bevorzugte Speicherort. Und selbst wer im Home-Office mit Software aus der Cloud arbeitet, speichert zahlreiche Dokumente oft lokal. Aus dem Home-Office schluckt die Datensicherung in der Cloud zu viel Datenvolumen oder dauert wegen schlechter Internetanschlüsse deutlich zu lange. Ohne durchdachtes Speicher- und Backup-Konzept für das Home-Office drohen Arbeitsergebnisse dann bei Pannen – etwa durch Stromausfälle oder technische Defekte – verloren zu gehen. Das hätte für das Unternehmen vielleicht keine rechtlichen Konsequenzen. Aber die investierte Arbeitszeit wäre verschwendet – und durch Zeitverzögerungen bei der Neuerstellung könnten schlimmstenfalls Termine platzen oder sogar Aufträge verlorengehen.

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 Wer speichert wo und wann wel­che Daten?

Falls sie noch nicht existiert – spätestens mit einem Corona-bedingten Umzug der Beschäftigten ins Home-Office ist die Zeit zur Speicher-Bestandsaufnahme gekommen. Welche Daten legen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wo ab? In größeren Unternehmen mit modernen kaufmännischen Lösungen, CRM-Systemen oder branchenspezifischen Softwarepaketen dürfte hier Klarheit und Einheitlichkeit bestehen. Statt von der Festplatte kommt die Software häufig aus der Cloud. Dort sind dann auch alle Eingaben gespeichert. Trotzdem ist sicherheitshalber zu prüfen, ob die Beschäftigten sich an diese Vorgaben halten beziehungsweise technisch dazu gezwungen sind. Oder besteht vielleicht doch die Möglichkeit, dass manche Angestellte einen Umweg nutzen, der das Arbeiten erleichtert und weitere Speicherorte bedingt? Wer kein umfassendes IT-Firmennetzwerk hat einrichten lassen, muss noch genauer hinsehen, um systematisch alle Speicherorte zu erfassen. Und zwar im eigenen Betrieb wie auch in jedem (künftigen) Home-Office der Beschäftigten. Bei dieser Bestandsaufnahme müssen Chefs natürlich auch an ihre persönlichen Geräte mit Festplatten denken, die im Einsatz sind.

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Konzept für Daten­si­che­rung und Backup festlegen

Auf Basis dieser Bestandsaufnahme sollte ein Konzept zur Datensicherung im Home-Office inklusive Backup-Strategie entstehen. In der technischen Umsetzung helfen IT-Experten. Sie stimmen Hard- und Software aufeinander ab und berücksichtigen beim Umgang mit sensiblen Daten weitere Aspekte bei Datenschutz und Datensicherheit. Freiberufler oder Kleinbetriebe haben selten Firmennetzwerke mit großer Datenbank. Häufig nutzen sie zur Datensicherung im Home-Office – und falls vorhanden Büro – einfache USB-Festplatten und speichern eine Kopie in der Cloud. Dann stellen sich drei Fragen. Was ist technisch und rechtlich beim Nutzen mehrerer Festplatten wichtig? Die sollten etwa an verschiedenen Orten stehen statt in Büros desselben Gebäudes. In welchen Abständen sind Backups sinnvoll? Schließlich will man weder ständig die Backup-Platte zum anderen Ort fahren, noch bei IT-Pannen den Verlust mehrerer Tage an Daten riskieren. Was ist technisch und rechtlich bei der Cloud zu beachten, vor allem wenn ein kleinerer Anbieter zum Einsatz kommt? Passiert dem etwas, könnten die Backups weg sein.

Mitarbeiter soll­ten mög­lichst kei­ne lo­ka­le Kopie machen

Bei Mitarbeitern größerer Unternehmen stellen sich im Home-Office ähnliche Fragen zur Datensicherung wie bei Solo-Selbständigen, Freiberuflern oder Kleinbetriebe. Sie allerdings sollten gar nicht allein über die Speicherung von Daten entscheiden dürfen. Ihnen sollte das Arbeiten zuhause nur gestattet sein, wenn sie Aufgaben über eine sogenannte VPN-Verbindung ausschließlich direkt im Firmennetzwerk erledigen und dort die Ergebnisse speichern – viele Lösungen machen das automatisch in kurzen Zeiträumen. Denn jede lokale Sicherung auf Festplatte bedeutet, dass unkontrollierte Kopien von Firmendaten im Home-Office des Beschäftigten existieren. Dann könnte Ärger mit den Datenschutzbehörden drohen. Und zweitens bräuchte es dann ein klares Konzept, wie aktualisierte Daten ohne Probleme in die Firmen-IT zurückkommen. Die Vorteile der Digitalisierung lassen sich nur nutzen, wenn ein Betrieb mit aktuellen, homogenen Daten sowie klaren Workflows arbeitet. Selbst das automatisierte lokale Zwischenspeichern eines Dokuments, dass eigentlich via Cloud bearbeitet wird, kann Schwierigkeiten machen, falls eine Lösung nicht ausgereift und gut implementiert ist.

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Arten und Medien zur Daten­si­che­rung auswählen

Was kaufmännische Systeme betrifft, kennt der Steuerberater oder die Steuerberaterin die Möglichkeiten zur Datensicherung im Home-Office und Büro. Bei komplexen IT-Systemen unterstützen spezialisierte Systemhäuser. Vorteil vieler moderner Lösungen ist, dass man damit problemlos von zuhause arbeitet und in der zentralen Datenbank speichert. So erledigt sich auch rasch das Problem lokaler Kopien auf Festplatten von Mitarbeiter-Laptops. Dieses Thema sollte der Unternehmer oder die Unternehmerin aber unbedingt zur Chefsache machen beziehungsweise jemanden damit betrauen, der qualifiziert ist. Denn nicht nur liegt die Datensicherung stets in der Verantwortung des Dateneigentümers, also Betriebs – er steht für alle Pannen gerade. Eine zuverlässige Datensicherung inklusive Backup-Konzept dient auch der Existenzsicherung und sorgt dafür, dass sich die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten einhalten lassen. Deshalb muss genau geprüft werden, in welcher Form die Datensicherung innerhalb des Firmennetzwerks am besten laufen sollte. Der Umgang mit Steuer- und Finanzunterlagen ist auch im Verfahrensverzeichnis zu dokumentieren. Zur Wahl stehen verschiedene Arten beziehungsweise Medien:

Datensicherungssoftware. Hier ist wichtig, dass der Hersteller die Software durch Updates beziehungsweise Patches aktualisiert und im Bedarfsfall unterstützt.
Image-Software. Auch hier gilt, dass der Hersteller die Software durch Updates beziehungsweise Patches aktualisiert und im Bedarfsfall unterstützen sollte.
Skripte. Diese kann der EDV-Verantwortlicher oder ein IT-Dienstleister erstellen. Skripte können über geplante Tasks (Aufgabenplanung) ausgeführt werden.
Bänder. Wer per Bandlaufwerk sichern will, muss es so auslegen, dass sich auch ein zukünftiges stark wachsendes Datenwachstum problemlos aufnehmen lässt.
Externe Festplatten/Netzwerkfestplatten. Sie sind günstig und durch neue Anschlüsse sehr schnell. Es erleichtert den Austausch abwechselnd mehrere Festplatten einer Baureihe zu verwenden. Außerdem sollten Markenprodukte mit langer Garantie zum Einsatz kommen.
Cloud. Oft bietet sich die Kombination aus lokaler Speicherung in der Datenbank im Firmennetzwerk, klassischem Backup und zusätzlicher Datensicherung in der Cloud an. So ließe sich der komplette Ausfall der Hardware zumindest weitgehend kompensieren, wenn alle paar Tage in die Cloud gespeichert wird.

An praktische Kontrolle der Datensicherung denken

Das Thema zur Chefsache machen, innerbetrieblich Verantwortlichkeiten zuweisen, einen Dienstleister das Konzept ausarbeiten und realisieren lassen, zur Sicherheit eine Backup-Lösung parallel zur eigentlichen IT installieren, die Mitarbeiter schulen – so entsteht eine Strategie zur Datensicherung im Home-Office wie im Betrieb, die Hand und Fuß hat. Doch praktisch passieren oft zwei Fehler. Erstens bekommen die Beschäftigten keine ausreichende Aufklärung und Schulung – und schon vergessen sie Arbeitsschritte oder produzieren bei der Datensicherung im Home-Office unerwünschte lokale Kopien. Zweitens, und das ist noch gefährlicher, vertrauen viele Unternehmer blind auf das realisierte Speicherkonzept, überprüfen es aber nicht. Erst wenn es zu einer Datenpanne kommt und das Backup benötigt würde, stellt sich dann heraus, dass es irgendwo technisch hakt. Deshalb sind alle Software-Updates sofort einzuspielen, alle Speichermedien laufend technisch zu prüfen sowie alle Funktionen regelmäßig einem Probelauf zu unterziehen. Wer darauf verzichtet, riskiert, dass sein Konzept zur Datensicherung sich im Ernstfall als Muster ohne Wert erweist.

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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