Steuern & Abgaben

Selbststän­di­ge Freiberufler sind zur Steuererklärung ver­pflichtet

Selbst­stän­di­ge Frei­be­ruf­ler müs­sen ei­ne Steu­er­er­klä­rung ma­chen. Beim Ab­set­zen, Spa­ren und Be­rech­nen der Steu­ern hilft der Steu­er­be­ra­ter. Wich­tig ist, die Voraus­zah­lungs­ter­mi­ne ge­nau ein­zu­hal­ten und zu prü­fen, wel­cher even­tu­el­le Steu­er­frei­be­trag noch offen ist.

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Freiberufler sind mit Blick auf Steuern eine überraschend heterogene Berufsgruppe. Es beginnt damit, dass alle Freiberuflerinnen und Freiberufler Steuern zahlen müssen, aber nicht alle zur Steuererklärung verpflichtet sind. Wer angestellt in einem Krankenhaus, einer Kanzlei oder Redaktion arbeitet und nicht aus anderem Grund eine Steuererklärung abgibt, könnte sich zurücklehnen. Außer natürlich, er oder sie verzeichnet Kapital- oder Mieteinnahmen, wird steuerlich gemeinsam veranlagt oder hat Entgeltersatzleistungen bezogen. Doch auch ohne Verpflichtung lohnt sich die Einkommensteuererklärung für angestellte Angehörige freiberuflicher Berufsgruppen meistens. Zwar gibt es für freiberuflich Tätige keinen eigenen Steuerfreibetrag beim Berechnen der Steuern, und für Freiberufler sind auch keine Einnahmen generell steuerfrei. Doch wie andere Beschäftigte, bekommen Freiberufler per Steuererklärung oft Geld zurück, sparen also Steuern. Selbstständig tätige Freiberuflerinnen und Freiberufler können vor Berechnen der Steuern in der Steuererklärung einiges absetzen, also weniger zahlen. Mithilfe der Steuerberatungskanzlei können Freiberufler die Steuerbelastung optimieren oder zur richtigen Zeit die richtige Steuernummer beantragen.

Selbstständige Freiberufler müssen eine Steuererklärung machen

Steuererklärung für Freiberufler: vor allem Einkommensteuer

Auch für Freiberufler läuft die Steuererklärung elektronisch

Das können Freiberufler bei der Steuererklärung absetzen

Bei mancher Steuererklärung fallen erstmal doppelte Steuern an

Selbstständige Freiberufler müssen eine Steuererklärung machen

Wie andere Firmengründer und -gründerinnen auch, müssen selbstständig tätige Freiberufler lange vor der ersten Steuererklärung beim Finanzamt ihre Steuernummer beantragen. Zwar bleiben medizinisch tätige Freiberuflerinnen und Freiberufler steuerfrei in der Umsatzsteuer, beispielsweise Ärztinnen oder Krankengymnasten. Doch selbst für sie kann es günstig sein, sich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer geben zu lassen und so etwas datensicherer unterwegs zu sein. Generell gilt: Die Steuern lassen sich für selbstständige wie für angestellte Freiberufler und Freiberuflerinnen gemäß der jeweils gültigen Tabelle berechnen. Einen speziellen Steuerfreibetrag für freiberuflich tätige Selbstständige oder Angestellte gibt es nicht. Aber statt einem speziellen Steuerfreibetrag können auch Freiberufler immer Betriebsausgaben oder Werbungskosten bei der Steuererklärung absetzen und dadurch Steuern sparen, also weniger zahlen.

Steuererklärung für Freiberufler: vor allem Einkommensteuer

Mit der Steuererklärung für Freiberufler ist in erster Linie die Einkommensteuererklärung gemeint. Pflicht ist die Steuererklärung nicht nur für selbstständig tätige Freiberufler und Freiberuflerinnen. Auch Angestellte müssen sie machen, wenn sie Kapital- oder Mieteinnahmen oder Entgeltersatzleistungen bezogen haben oder sich als Eheleute gemeinsam veranlagen lassen. Freiberufler in medizinischen Berufen bleiben steuerfrei bei der Umsatzsteuer. Trotzdem kann es sinnvoll sein, als Freiberufler eine zusätzliche Steuernummer zur beantragen, und zwar in Form der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Spätester Abgabetermin für die Einkommensteuererklärung ist regulär der 31. Juli des Folgejahrs. Erledigt ein Steuerberater oder eine Steuerberaterin die Einkommensteuererklärung, verlängert sich die Frist bis Ende Februar des Zweitfolgejahrs. Wie Freiberufler die Steuern auf ihre Einnahmen aus einer freiberuflich ausgeübten Tätigkeit berechnen, was sie absetzen können, wie sie sparen und was sie am Ende zahlen müssen, das regeln das Einkommensteuergesetz und die Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV) sowie Einkommensteuerrichtlinien (EStR) der Finanzverwaltung und verwaltungsinterne Erlasse des Bundesfinanzministeriums.

Selbstständige Freiberuflerinnen und Freiberufler führen für ihre Beschäftigten außerdem deren Lohnsteuer an das Finanzamt ab. Hier ist für Freiberufler einiges mehr zu beachten, als bei der eigenen Steuererklärung. Deshalb sollte die Steuerberatungskanzlei spätestens für die Lohnsteuerveranlagung der Beschäftigten ein wichtiger und stetiger Ansprechpartner sein. Schon weil Freiberufler und Freiberuflerinnen als Arbeitgeber auch zu Kandidaten für eine der drei unangekündigten Betriebsprüfungen werden, nämlich die Lohnsteuer-Nachschau.

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Auch für Freiberufler läuft die Steuererklärung elektronisch

In der Steuererklärung für die Einkommensteuer müssen Freiberuflerinnen und Freiberuflern ihre gesamten Einkünfte berechnen, auf die Steuern zu zahlen sind. Selbstständige ermitteln diese in der Regel per Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Nur wenige Freiberufler und Freiberuflerinnen bilanzieren.

Freiberufler, die ihre Steuererklärung selbst auf den Weg bringen, finden dafür bei ELSTER das Formular EÜR sowie alle weiteren nötigen Formulare, etwa für Kinder, Sonderausgaben und Altersvorsorgebeträge und beispielsweise Kapital- oder Mieteinnahmen. Auch die Steuernummer können Freiberufler online per ELSTER beantragen. Angestellte Freiberufler können bei ELSTER ihre vom Arbeitgeber übermittelten Lohnsteuerbescheinigungen abrufen sowie per vorausgefüllter Steuererklärung auch die Daten der Sozialversicherung. Die jeweils geltenden Freibeträge errechnet der Finanzbeamte oder die Finanzbeamtin aufgrund der Angaben zur Veranlagung automatisch – wobei es für Freiberufler, die Einnahmen als freiberuflich Tätige erzielen, keinen eigenen zusätzlichen Steuerfreibetrag gibt.

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Als Angestellte zahlen Freiberufler und Freiberuflerinnen in aller Regel weniger Steuern, wenn sie eine Steuererklärung einreichen – weil sie oft mehr absetzen können, als in der Lohnsteuerveranlagung durch den Arbeitgeber berücksichtigt. Daher lohnt sich die Steuererklärung auch für sie freiwillig. Für die erste Registrierung bei ELSTER sollten sie mindestens zwei Wochen einkalkulieren. Das ist wichtig. Auch für die meisten Freiberufler ist die Steuererklärung auf Papier Vergangenheit. Nur wenn die elektronische Übertragung aus bestimmten Gründen für sie wirklich nicht zumutbar ist, können sie einen „Antrag zur Vermeidung unbilliger Härten“ bei der Finanzbehörde stellen.

Das können Freiberufler bei der Steuererklärung absetzen

Angestellte Freiberuflerinnen und Freiberufler können bei der Steuererklärung in aller Regel mit Werbungskosten und Kilometerpauschale mehr absetzen und so zusätzlich Steuern sparen, statt zu zahlen. Für selbstständige Freiberufler geht noch mehr – auch ganz ohne eigenen Steuerfreibetrag können freiberuflich Tätige wie beispielsweise Ärztinnen oder Rechtsanwälte beim Berechnen der Steuern mehr Kosten absetzen. Investitionen beispielsweise in medizinisches Gerät, das elektronische Abrechnungssystem oder die Telefonanlage können Freiberufler als Kosten absetzen und erst dann die Steuern berechnen. Das betrifft auch die Kosten für das Firmenfahrzeug oder Berufskleidung wie etwa Kittel – aber vermutlich nicht den schicken Anzug oder das Kostüm – sowie Reisekosten und selbstverständlich Kanzlei- oder Praxismiete sowie das Gehalt für angestelltes Personal. Die Steuerberatungskanzlei hilft bei der Frage, was sich beim Berechnen der Steuern absetzen lässt und berät Freiberufler auch bei der Liquiditätsplanung oder Gestaltungsoptionen wie etwa Investitionsabzugsbeträgen.

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Freiberuflich gibt es keinen speziellen Steuerfreibetrag

Das Berechnen der Steuern in der Steuererklärung erleichtern Freiberufler und Freiberuflerinnen dem Steuerberater oder der Steuerberaterin, indem sie Belege vorsortieren. Die Reihenfolge der Belege, für die Freiberufler den individuellen Steuerfreibetrag oder auch Schuldzinsen, Beiträge für Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung, Spenden oder andere Sonderausgaben absetzen wollen, um Steuern zu sparen und also weniger zu zahlen, gibt die Anlage S vor. Selbstständig tätige Freiberufler, die Betriebsausgaben und laufende Kosten ihrer Kanzlei oder Praxis absetzen wollen, sortieren Belege hierfür gemäß Anlage EÜR. Viele Steuerberatungskanzleien helfen ihren freiberuflich tätigen Mandanten und Mandantinnen gern mit vorsortierten Trennblättern. Gemäß deren Vorgabe können Freiberufler für die Steuererklärung ihre Belege nach Datum in den Ordner einsortieren. Das spart Zeit beim Berechnen der Steuern und damit je nach Vereinbarung auch Kosten. Wie sie mit Online-Rechnungen und Belegen umgehen, erklären die Steuerfachleute gerne.

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Bei mancher Steuererklärung fallen erstmal doppelte Steuern an

Das Finanzamt setzt zumindest für selbstständige Freiberufler spätestens nach der ersten Steuererklärung automatisch vier quartalsweise zu entrichtende Einkommensteuer-Vorauszahlungen fest. Diese basieren auf der jeweils letzten Steuererklärung. Dafür schreibt das Finanzamt Erfahrungswerte der Vergangenheit in die Zukunft fort, berechnet darauf den persönlichen Steuertarif und verrechnete Vorauszahlungen. Dann verteilt es den Restbetrag auf die in dem laufenden Jahr noch übrigen Vorauszahlungstermine. Freiberufler und Freiberuflerinnen, die bei der Steuererklärung noch Steuern vom Vorjahr zahlen müssen, müssen diesen Betrag somit doppelt verfügbar haben: für die Nachzahlung sowie die fälligen Vorauszahlungen. Fälligkeitstermine hierfür sind jeweils am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Die Steuerberatungskanzlei hilft, die Steuern für den Freiberufler oder die Freiberuflerin zu berechnen und die auf der Basis nötige Liquidität einzuplanen. Freiberuflich Tätige sollten sich die Termine notieren und ohne Aufforderung überweisen. Hilfreich ist, die Zahlungen gleich mit terminierter Überweisung oder einem Dauerauftrag anzuweisen.

Auch angestellte Freiberufler kann Vorauszahlungspflicht treffen

Keine Vorauszahlung auf Steuern setzen die Finanzämter lediglich an, wenn unter 400 Euro Einkommensteuer im Kalenderjahr oder 100 Euro zum Vorauszahlungszeitpunkt fällig sind. Und wenn das Einkommen unter dem Grundfreibetrag liegt. Dieser lag im Jahr 2021 bei 9.744 Euro und 2022 bei 9.984 Euro. Eine Vorauszahlung auf die laufenden Steuern und die spätere Steuererklärung müssen zuweilen sogar angestellte Freiberufler und Freiberuflerinnen zahlen. Wann welche Beträge fällig sind, lässt sich dem aktuellen Steuerbescheid entnehmen. Sollte der Gewinn zwischenzeitlich eingebrochen sein, unterstützt die Steuerberater oder der Steuerberater beim Antrag auf Herabsetzung der Vorauszahlung. Den sollten Freiberufler nur mit guter Begründung stellen, am besten verbunden mit einer Jahresprognose oder betriebswirtschaftlichen Auswertung der Steuerberatungskanzlei als Argumentationshilfe.

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Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter lady-godiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.

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