Vorsteuervergütungs­verfahren: So gibt es Geld zurück

Unternehmer können sich die bei betrieblichen Anschaffungen anfallende Vorsteuer auch erstatten lassen, wenn sie sie an ausländische Lieferanten gezahlt haben. Das geht aber nicht über die Umsatzsteuererklärung beziehungsweise Umsatzsteuervoranmeldung. Anders als bei der deutschen Vorsteuer. Ins Ausland gezahlte Vorsteuer müssen sich Firmenchefs über das Vorsteuervergütungsverfahren zurückholen. Der entsprechende Antrag muss beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) gestellt werden. Das wiederum geht ausschließlich elektronisch. Unternehmer sollten ihren Steuerberater um Tipps und Anweisungen für das je nach Land und Wirtschaftsgut richtige Vorgehen bitten. Und zwar am besten sofort, wenn sie Geschäftsbeziehungen zu ausländischen Partnern aufnehmen – oder sogar schon, bevor sie den Auftrag erteilen.

Das Vorsteuervergütungsverfahren gilt nicht für al­le Länder

Das Vorsteuervergütungs­verfahren gilt für den EU–Raum. Über das Bundeszentralamt für Steuern können Firmenchefs aber auch die Erstattung für Vorsteuern beantragen, die sie in Nicht-EU-Mitgliedsstaaten gezahlt haben. Voraussetzung: Der Staat hat dazu mit Deutschland ein Abkommen abgeschlossen. Das Bundesfinanzministerium listet die Staaten auf, mit denen eine für die Vorsteuererstattung erforderliche Gegenseitigkeitsvereinbarung existiert. Auf der Liste stehen neben der Schweiz, Norwegen und Liechtenstein auch die USA, Kanada, Australien, Japan, Israel, Korea oder Hongkong. Um Anträge auf Vorsteuererstattung beim BZSt stellen zu können, müssen sich Unternehmern – wie für Elster-Online – einmalig registrieren. Dies kann mehrere Wochen dauern. Hier gibt es Tipps zur Registrierung und Antragsübermittlung. Daher sollten Unternehmer das für das Vorsteuervergütungsverfahren nötige BOP-Zertifikat rechtzeitig beantragen. Wollen sie die Vorsteuer für mehrere Staaten geltend machen, müssen sie im Vorsteuervergütungsverfahren dann für jedes Land einen eigenen Antrag stellen.

Diese Zeit­räu­me er­fasst das Vorsteuer­vergütungs­verfahren

Der Antrag auf Vorsteuervergütungsverfahren innerhalb der EU ist bis zum 30. September des Folgejahres zu stellen. Er umfasst Zeiträume zwischen drei Monaten und einem Kalenderjahr. Für kürzere Zeiträume dürfen Unternehmer das Vorsteuervergütungsverfahren nur kurz vor Ende des Kalenderjahres beantragen. Die Höhe des Erstattungsbetrags müssen Unternehmer selbst berechnen. Dabei muss sich mindestens ein Erstattungsbetrag von 50 Euro ergeben – oder eine in der Landeswährung entsprechende Summe. Details der Berechnung sollten Unternehmer mit ihrem Steuerberater klären. Bei Benzinrechnungen gilt ein anderer Schwellenwert, damit diese im Vorsteuervergütungsverfahren erstattet werden. Zur Teilnahme am Vorsteuervergütungsverfahren brauchen Unternehmer eine Bescheinigung des Finanzamts, das ihre Erfassung als steuerpflichtiger Unternehmer bestätigt. Zuweilen fordern Lieferanten im Ausland eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts. Beim Fiskus gibt es die nicht. Wie Firmenchefs entsprechende Nachweise erbringen, liegt bei ihnen, so die Oberfinanzdirektion Karlsruhe. Unternehmer sollten dies mit ihrem Steuerberater besprechen. Das ist auch sinnvoll, um umgekehrt eigene finanzielle Ansprüche in ähnlicher Weise zu sichern.

Diese Voraus­setzung­en müs­sen Un­ter­neh­mer erfüllen

Am Vorsteuervergütungsverfahren teilnehmen dürfen grundsätzlich alle Unternehmer, die Vorsteuer an im Ausland ansässige Unternehmen gezahlt haben. Voraussetzung: Sie sind weder im betreffenden Land wohnhaft, noch haben sie im den Vorsteuervergütungsantrag betreffenden Zeitraum dort steuerpflichtige Geschäfte getätigt. Hierüber müssen sie mit dem Antrag eine Erklärung abgeben. Vom Vorsteuervergütungsverfahren ausgenommen sind außerdem Umsätze, bei denen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger fällt – das betrifft das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren. Liegt der umsatzsteuerrechtliche Leistungsort einer sonstigen Leistung im EU-Gebiet oder im Drittlandsgebiet, sind die jeweiligen nationalen Regelungen des betreffenden EU-Mitgliedstaates oder Drittlandes maßgeblich. Diese variieren. Unternehmer sollten daher stets ihren Steuerberater fragen, wenn sie Vorsteuer an ausländische Abnehmer gezahlt haben.

Als Lie­fe­ran­ten soll­ten Un­ter­neh­mer den Kun­den prüfen

Auch ausländische Unternehmen können über die in ihren Ländern eingerichteten Portale am Vorsteuervergütungsverfahren teilnehmen. Um als Lieferanten keinem Umsatzsteuerbetrüger aufzusitzen und letztlich für dessen Umsatzsteuerlast haftbar gemacht zu werden, sollten deutsche Firmenchefs Erkundigungen einholen. Unternehmer sollten nicht nur prüfen, ob das von ihnen belieferte Unternehmen im Ausland überhaupt existiert. Sondern auch die Umsatzsteuer- und gegebenenfalls Handelsregisternummer des Geschäftskunden checken. Zusätzlich sollten sie sich die Adressdaten des potenziellen Kunden besorgen sowie sorgfältig prüfen, ob Umsatzsteuer-ID und Adresse übereinstimmen. Hierfür können sie online eine qualifizierte Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern stellen. Das Ergebnis ihrer Überprüfung sollten Unternehmer zusammen mit den Auftragsunterlagen aufbewahren. Kommen Zweifel bei der Überprüfung auf, sollte jeder Firmenchef das weitere Vorgehen mit seinem Steuerberater besprechen. Der ist auch erster Ansprechpartner, falls Unternehmer sich einer unberechtigten Umsatzsteuerforderung ausgesetzt sehen.

Die­se An­ga­ben sind zur Steu­er­rück­er­stat­tung er­for­derlich

Unternehmer müssen im Vorsteuervergütungsverfahren für ihren Antrag unter anderem folgende Angaben machen:

• Mitgliedstaat der Erstattung
• Beschreibung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens, für das die Leistungen bezogen wurden
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des leistenden Unternehmens sowie dessen Anschrift mit korrekter Firmierung
• Datum und Nummer der Rechnung
• Art der erworbenen Gegenstände oder Dienstleistungen aufgeschlüsselt nach Kennziffern

Diese finden sich im Schreiben des Bundesfinanzministeriums unter Randziffer 38.  Für das Vorsteuervergütungsverfahren sind auch Nachweise über die geforderten Vorsteuerbeträge nötig, beispielsweise ausländische Hotelrechnungen.

Vorsteuervergütungsverfahren un­ter­liegt re­gio­nalen An­for­derungen

Beträgt die Bemessungsgrundlage laut Rechnung oder Einfuhrdokument mindestens 1.000 Euro – bei Rechnungen über Kraftstoffe 250 Euro – müssen Unternehmer dem Vergütungsantrag elektronische Kopien der Rechnungen oder der Einfuhrdokumente beifügen. Aber nur, wenn der Mitgliedstaat der Erstattung dies vorsieht. Beachten sollten Unternehmer zudem, dass manche Mitgliedstaaten eine Tätigkeitsbeschreibung ihres Unternehmens fordern. Mit dem Programm „EU-Vorsteuervergütung für Unternehmen“ von DATEV lassen sich bereits erfasste Buchungen und Belege einfach übernehmen sowie weitere antragsrelevante Daten eingeben und für den Antrag übermitteln. Zusätzliche länderspezifische Informationen helfen bei der Antragstellung im Vorsteuervergütungsverfahren.

Das um­fasst die Prü­fung durch das Bun­des­zen­tral­amt für Steuern

Der Antrag innerhalb des Vorsteuervergütungsverfahrens muss zulässig sein. Dies prüft das Bundeszentralamt für Steuern als erstes. Hierbei geht es nur darum festzustellen, ob

1. die vom Unternehmer angegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beziehungsweise Steuernummer zutreffend und ihm zuzuordnen ist und
2. der Unternehmer ein zum Vorsteuerabzug berechtigter Unternehmer ist.

Bewertet das BZSt den Antrag auf Vorsteuervergütung als zulässig, leitet es ihn per elektronischer Schnittstelle zum Mitgliedstaat der Erstattung weiter. Der Unternehmer bekommt beim Vorsteuervergütungsverfahren vom BZSt eine elektronische Empfangsbestätigung. Den Bescheid findet er anschließend in seinem BOP-Postfach und bekommt ihn per E-Mail zugestellt. Unternehmer sollten dies beachten. Die Zustellung per E-Mail beurteilte das Finanzgericht Köln als zulässig.

Vorsteuervergütungsverfahren: Das gilt für Dauer und Zin­sen

Die Übermittlung des Antrags an einen EU-Mitgliedsstaat dauert im Vorsteuervergütungsverfahren normalerweise rund 15 Tage – und insgesamt vier Monate. Eigentlich sollte der vom Unternehmer errechnete Vergütungsbetrag binnen vier Monaten plus zehn Tagen nach Antragstellung auf seinem Konto sein. Kommt das Geld später an, muss das Bundeszentralamt für Steuern die Zahlung wie bei Steuern üblich zu 0,5 Prozent verzinsen. Die Frist verlängert sich allerdings automatisch, falls das BZSt zusätzliche Dokumente anfordert. Bei Fristüberschreitung hat der Unternehmer ein Recht auf Verzinsung – muss binnen Monatsfrist allerdings BZSt-Anfragen beantworten, sonst entfällt die Verzinsung. Aber nicht unter allen Umständen. So ist es nicht als Pflichtverletzung zu werten, wenn Unternehmer beim Einspruch eine Sollvorschrift verletzen. Auch in einem solchen vom BZSt bemängelten Fall haben Unternehmer ein Recht auf Verzinsung, wenn die Bearbeitung zu lange dauert, so der Bundesfinanzhof. Im entschiedenen Fall ging es um Zinsen auf Vorsteuervergütung in Höhe von fast neun Millionen Euro.