Organisation & Management

Urlaubsplanung soll­te schon im Herbst beginnen

Bei der Urlaubs­pla­nung ist viel zu be­den­ken, von Brü­cken­ta­gen bis Be­triebs­fe­rien. Un­ter­neh­men soll­ten im Herbst das Fol­ge­jahr struk­tu­rie­ren. Schon jetzt lohnt da­her der Blick auf den Ka­len­der 2022: Wann sind um­satz­star­ke Zei­ten, wich­ti­ge Ter­mi­ne, Schul­fe­rien?

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Mit Bayern beginnen am kommenden Wochenende auch im letzten Bundesland die Herbstferien. Und in acht Wochen steht dann schon die Weihnachtspause vor der Tür. Für Unternehmen allerdings ist – unabhängig davon, wie urlaubsreif man sich fühlen mag – der Blick auf die Termine der Schulferien im kommenden Jahr noch wichtiger. Wer Beschäftigte mit Angehörigen im Schulalter hat, sollte wegen des Betriebsklimas ihre Wünsche bei der betrieblichen Urlaubsplanung berücksichtigen. Deshalb empfiehlt es sich, schon jetzt im Herbst oder spätestens kurz nach dem Jahreswechsel mit der Urlaubsplanung für 2022 zu beginnen. Wer das Thema frühzeitig angeht, kann auf eine möglichst faire Gewährung der Urlaubstage unter Berücksichtigung von Ferienterminen, Brückentagen und Sonderwünschen sorgen

Urlaubsplanung ist Kern­auf­ga­be des Firmenchefs

So lassen sich auch Dramen um das leidige Thema Resturlaub verhindern. Bis Ende des ersten Quartals im Folgejahr, weiß der Flurfunk, lassen sich Urlaubsansprüche aus dem Vorjahr geltend machen. Tatsächlich findet im Bundesurlaubsgesetz der 31. März Erwähnung. „Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen“, heißt es. „Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden.“ Natürlich können mal Urlaubstage übrig bleiben, sei es wegen Krankheit oder eines unerwarteten Großauftrags. Aber wer mit den Beschäftigten rechtzeitig eine Urlaubsplanung für das kommende Jahr vereinbart, muss dann nur auf außergewöhnliche Situationen reagieren. Zur Urlaubsplanung gehört nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs übrigens auch, rechtzeitig vor dem 31. März darauf hinzuweisen, dass jemand noch Resturlaub hat. Und dann braucht es natürlich die Chance, ihn nehmen zu können.

Die wich­ti­gsten As­pek­te der Urlaubsplanung beachten

Wer Personal beschäftigt, braucht eine Urlaubsstrategie mit Blick auf Schulferien – auch wenn nicht alle im Betrieb schulpflichtige Angehörige haben. Eine durchdachte, frühzeitige Urlaubsplanung hilft, in umsatzstarken Ferienzeiten mögliche Personalengpässe zu vermeiden. Die entstehen oft durch Nachlässigkeit von Unternehmern oder Unternehmerinnen: Erst schieben sie das Thema weg, dann sind sie gezwungen, manchen Beschäftigten einen Urlaub zur Unzeit zu genehmigen. Deshalb:

Urlaub dient der Er­ho­lung, er ist kei­ne Ma­növriermasse

Zunächst sollten Firmenchefs und Firmenchefinnen ein generelles Informationsgespräch mit dem Anwalt oder der Anwältin führen. Die Fachleute klären über allgemeine Grundsätze des Urlaubsrechts auf. Unabhängig vom 31. März ist es etwa grundsätzlich nicht vorgesehen, Urlaubsansprüche über mehrere Jahre hinweg aufzusparen. Und auch nicht, solche Ansprüche mit Geld abzugelten. Selbst wenn die Beschäftigten das gut findet, verstößt es gegen den Geist der Urlaubsidee, wie „karrierebibel“ betont: „Der Begriff Erholungsurlaub ist durchaus ernst zu nehmen und wörtlich zu verstehen. Ihr Urlaubsanspruch dient der Regeneration von Stress und Anstrengung.“ Manche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter halt sich auch für unersetzlich und sammeln über die Jahre hinweg immer mehr Resturlaub. Selbst wenn sie phasenweise unter einer heftigen Arbeitsbelastung und kräftigem Stress leiden. Gute Vorgesetzte lassen so was nicht zu, sondern geben ihren Leuten die Chance zur Erholung. Und das erfordert eine gute Urlaubsplanung, idealerweise eine Betriebsvereinbarung zum Thema.

Legen Sie schon im Herbst fest, ob es Be­triebs­ferien gibt

Das Geschäft vieler Unternehmen ist durch saisonale Höhen und Tiefen bestimmt. Offenkundig gilt das für die Gastronomie in Skigebieten und Küstenregionen – die einen machen den meisten Umsatz im Winter, die anderen im Sommer. Auch in anderen Branchen lassen sich Zeiten mit Auftragsspitzen ebenso gut absehen wie Phasen, in denen es eher ruhig ist. Spätestens im Herbst sollte die Firmen- oder Personalleitung mit Blick auf Messetermine, Ferien, Feiertage oder unternehmens- und branchenspezifische Ereignisse des kommenden Jahres prüfen, wann das Unternehmen eventuell ganz geschlossen bleiben könnte. Das senkt nicht nur die Betriebskosten, sondern gibt auch Zeiträume vor, in denen Beschäftigte einen Teil ihres Urlaubs nehmen müssen. Umgekehrt gibt es dann per Saldo weniger Urlaubsansprüche, wenn der Laden brummt. Außerdem erleichtert eine generelle Schließzeit natürlich die Urlaubsplanung, weil ein Teil der frei zu nehmenden Tage schlicht vorgegeben ist. Bei solchen Betriebsferien sind aber klare Regeln einzuhalten.

Betriebsferien er­leich­tern die Urlaubsplanung

Rechtzeitig ankündigen: Grundsätzlich sind laut Bundesarbeitsgesetz bei der Urlaubsplanung die Wünsche der Beschäftigten zu berücksichtigen, soweit nicht „dringende betriebliche Belange“ dem entgegenwirken. Eine spontane Ankündigung von Betriebsferien reicht daher nicht. Dies wäre vor oder zu Beginn des Kalenderjahres mitzuteilen. Am besten, bevor die ersten ihre Urlaubswünsche für die nächsten zwölf Monate einreichen, damit alle den Betriebsurlaub in der Planung berücksichtigen können.
Betriebsrat einbinden: In Unternehmen mit einem Betriebsrat muss dieser dem Betriebsurlaub zwingend zustimmen. In diesem Fall sollte es also besonders gute Argumente dafür geben, den Laden vorübergehend ganz zu schließen. Auftragsmangel oder Störungen im Betriebsablauf reichen hier nicht. Triftige Gründe wären beispielsweise während einer bestimmten Zeit ausbleibende Kunden und Kundinnen, der Urlaub eines Schlüsselzulieferers oder die Abwesenheit des Arztes oder der Ärztin, ohne den beziehungsweise die die eigene Praxis nicht laufen kann.

Bereits geneh­mig­ten Ur­laub be­rück­sichtigen

Gesamtdauer begrenzen: Selbst bei guten Argumenten für Betriebsferien – ihre Dauer ist gesetzlich begrenzt. Alle Beschäftigten dürfen über mindestens zwei Fünftel des Jahresurlaubs frei verfügen. Erhält jemand nur den Mindesturlaub von 20 Tagen bei einer Fünf-Tage-Woche, errechnen sich zwölf Tage Betriebsferien für das ganze Unternehmen.
Zusagen einhalten: Betriebsferien sind frühzeitig zu verkünden, damit es Kollisionen mit bereits genehmigten Urlaubsanträgen ausbleiben. Sind bereits Ferien genehmigt, ist diese Zusage bindend. Hat etwa jemand vier Wochen Urlaub im August genehmigt bekommen und soll dann während der nachträglich anberaumten Betriebsferien im Oktober eine weitere Woche zuhause bleiben, obwohl nicht mehr genug Urlaubsanspruch besteht, wäre in dieser Zeit eine bezahlte Freistellung erforderlich.
Außenstehende informieren: Ist der Betrieb vorübergehend geschlossen, sollten alle Geschäftspartner rechtzeitig davon Kenntnis erhalten. Das gehört zur umfassenden Urlaubsplanung. Andernfalls droht das Risiko, dass jemand völlig überrascht und zurecht verärgert ist oder sogar Aufträge verloren gehen.

Grafik zeigt, dass fast 70 Prozent der Arbeitnehmer in Deutschland zwischen 26 und 30 Tage Urlaub im Jahr erhalten

Bitten Sie die Beschäftigten um ei­ne ge­naue Urlaubsplanung

In vielen Unternehmen läuft die Sache mit der Urlaubsplanung eher nebenbei. Einige besonders Pfiffige stricken sich bereits im Herbst mit Blick auf die Feier- und Brückentage des Folgejahres eine persönliche Frei-Strategie. Ihre Devise lautet: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. In die Röhre gucken dann alle anderen, die nicht so schnell waren. Daher sollten Vorgesetzte die Urlaubsgesuche nicht einfach nebenbei abzeichnen, wenn sie nach und nach auf dem Tisch landen. Besser ist, ein Zeitfenster für die Antragstellung vorzugeben und in dem Zusammenhang auch bestimmte Eckpunkte festzulegen. So lässt sich zumindest das Gros des Urlaubs strukturiert genehmigen.

Eine Betriebs­ver­ein­barung schafft klare Regeln

Betriebliche Erfordernisse: Kommunizieren Sie offen, wann Beschäftigte kein Urlaub nehmen können, etwa wegen eines Großauftrags oder Weihnachtsgeschäft oder Feier-Saison. Solche Zeiträume kann das Unternehmen bei der Urlaubsplanung generell oder nur für einzelne, besonders wichtige Personen sperren. Verkünden Sie rechtzeitig einen geplanten Betriebsurlaub, dessen maximaler Umfang sich durch die bereits genannten Kriterien ergibt.
Individuelle Wünsche: Grundsätzlich sollten Unternehmen ihren Beschäftigten möglichst weit entgegenkommen, oft sind aber Kompromisse erforderlich. So sollte zwar Urlaub auf Wunsch des Betroffenen zusammenhängend stattfinden. Manchmal sprechen aber in der betrieblichen Praxis oder in der jeweiligen Person liegende Gründe dagegen. Dann sind für den vom Gesetzgeber anerkannten Erholungseffekt mindestens zwölf aufeinander folgende Werktage zu gewähren.

Die Anwaltskanzlei ein Stan­dard­for­mu­lar an­fer­tigen lassen

Betriebliche Vereinbarungen: Prüfen Sie, ob eine Betriebsvereinbarung zum Urlaub sinnvoll wäre. Manche Unternehmen geben vor, dass Urlaub nur in zwei oder drei Teilstücken zu nehmen ist und es eine Mindestdauer gibt. Dies erleichtert die Planung größerer Abwesenheiten und nötigt alle Beschäftigten, wirklich mal für einige zusammenhängende Tage auszuspannen. Denn zehn Kurztrips übers verlängerte Wochenende nach New York, Dubai oder Singapur bringen eher einen massiven Freizeitstress als Erholung.
Standardisierte Formulare: Erstellen Sie mit der Anwaltskanzlei ein Standardformular, auf dem der Urlaub beantragt, quittiert und freigegeben sowie der Resturlaub angegeben wird. In technisch gut ausgestatteten Betrieben beziehungsweise für Büroarbeitsplätze lässt sich dies über eine Software abwickeln. Beschäftigte etwa in Produktion oder Außeneinsatz brauchen Abläufe auf Papier, um Ansprüche geltend zu machen sowie den Überblick zu behalten.

Grafik zeigt, dass fast 80 Prozent der Arbeitnehmer in Deutschland zwischen sechs und 20 Urlaubstage am Stück nehmen.

Beachten Sie bei der Urlaubsplanung auch die Brückentage

Dass alle Beschäftigten vollständig mit der Urlaubsplanung zufrieden sind, gibt es wohl in keinem Betrieb. Die Kunst der Mitarbeiterführung liegt darin, möglichst viele Wünsche zu erfüllen, übergroße Härten zu vermeiden und insgesamt fair zu sein. Wer das Gros der Urlaubstage zum Jahresbeginn konzentriert mit Blick auf die Interessen der Beschäftigten ebenso wie des Unternehmens festlegt, findet in der Regel einen guten Kompromiss: Niemand bekommt jeden Wunsch erfüllt, aber alle zumindest einige ihrer Wünsche. Und bei schwierigen Entscheidungen haben Vorgesetze gute Argumente für ihr Handeln. Das erfordert ein transparentes System der Urlaubsplanung.

Die Urlaubsplanung sollte fair für alle sein

Sozialen Kriterien: Manche Beschäftigte sind bei der Wahl des Urlaubszeitraums eingeschränkt. Sie müssen sich an die Termine der Schulferien halten oder mit ebenfalls berufstätigen Partnern abstimmen. Diese objektiven Gründe für Urlaub zu bestimmten Daten gilt es bei der Genehmigung genauso zu berücksichtigen wie gesundheitliche Gründe, oder die Pflege von Familienmitgliedern oder bestimmte Zeitfenster für Heimaturlaube von Personen mit Migrationshintergrund.
Verlockende Brückentage: Durch geschickte Planung ergänzen manche Beschäftigte wenige Urlaubstage so um Feiertage und Wochenenden, dass ein langer freier Zeitraum entsteht. Vorgesetzte sollten bei der Genehmigung darauf achten, dass viele Personen – falls gewünscht – von dieser Möglichkeit profitieren. Wenn sich immer nur die Schnellsten die Rosinen picken können, ist das schlecht fürs Betriebsklima.

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Software kann bei Urlaubsplanung helfen

Rollierende Planung: Gut ist es, nicht nur das laufende Urlaubsjahr im Blick zu haben. Vorgesetzte sollten prüfen, wer in früheren Jahren von attraktiven Konstellationen profitiert hat oder zu besonders beliebten Zeiten im Urlaub war. Das können Brückentage sein, aber auch die bei Hotel- und Flugbuchung sehr preisgünstige Zwischensaison. Hier ist darauf zu achten, dass jeder mal die damit verbundenen Vorteile genießen kann und nicht immer dieselben.
Leistungsfähige Software: Allein mit Wandkalender, Lineal und Bleistift dürfte sich eine gute Urlaubsplanung bei mehr als einer Handvoll Beschäftigten kaum bewältigen lassen. Schließlich sind idealerweise frühere Urlaube zu berücksichtigen. Und die Übersicht über genommene beziehungsweise noch offene Urlaubstage sollte tagesaktuell verfügbar sein. Daher empfiehlt sich die Urlaubsplanung mithilfe einer Software. Viele kaufmännische Lösungen enthalten dafür komfortabel zu bedienende Tools. Sinnvoll ist, nicht nur Urlaubstage zu erfassen und betrachten, sondern auch den laufend aus Überstunden entstehenden Anspruch auf freie Ausgleichstage.

Formulieren Sie kla­re Re­geln zum Um­gang mit Rest­urlaub

Oft funktioniert die Urlaubsplanung reibungslos, und die Vorgesetzten möchten aus Angst vor einem Bürokratiemonster keine umfassenden Regelungen vorgeben. Trotzdem sollte zumindest der Umgang mit Resturlaub aus dem Vorjahr eindeutig geklärt und die gesamte Belegschaft darüber aufgeklärt sein. Auch der Mythenbildung kann so wirkungsvoll begegnet werden.

Grafik zeigt, dass rund zwei Drittel der Arbeitnehmer in Deutschland mit ihrem Urlaubsanspruch zufrieden sind.

Ein schrift­li­ches Re­gel­werk kann helfen

Jahresurlaub ist im laufenden Jahr zu nehmen: Weisen Sie die Beschäftigten rechtzeitig darauf hin, dass nicht genommene Urlaubstage am Jahresende verfallen. Der Hinweis sollte so früh erfolgen, dass offene Urlaubstage tatsächlich ohne Probleme für die Betriebsabläufe genommen werden können, also spätestens im September.
Resturlaub wird schriftlich ins Folgejahr übertragen: Natürlich kann Resturlaub entstehen, weil etwa ein überraschender Großauftrag hereinkommt. Aber dann sollten Sie erstens alles dafür tun, dass dies die Ausnahme bleibt. Und zweitens in diesen Fällen durch eine schriftliche Genehmigung signalisieren, dass es nur eine Ausnahme ist.
Übrige Tage sind bis 31. März zu nehmen: Um ein stetes Anwachsen des genehmigten Resturlaubs zu vermeiden, sollte dessen Abbau zum Ende des ersten Quartals verpflichtend sein. Beide Seiten wissen dann, dass die freien Tage genommen werden müssen. Das bedeutet auch, dass das Unternehmen dies ermöglichen muss.

Auch an Krank­heit und Kün­di­gung denken

Bei längerer Krankheit gelten Sonderregelungen: Keine Regel ohne Ausnahme – wer schwer krank ist, kann keinen Urlaub nehmen. In diesem Fall bleibt der Urlaubsanspruch bestehen, ebenso wie bei Elternzeit. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass Urlaub nach langer Krankheit erst am 31. März des übernächsten Jahres verfällt.
Resturlaub wird nur bei Kündigungen ausgezahlt: Machen Sie Ihren Beschäftigten klar, dass Urlaub der Erholung dienen sollen und deshalb genommen werden muss. Er ist keine Manövriermasse, die sich irgendwann gegen Geld eintauschen lässt. Eine Ausnahme gilt nur, falls jemand den Betrieb verlässt und keine Chance besteht, den noch zustehenden Urlaub überhaupt zu nehmen. In diesem Fall muss der faire finanzielle Ausgleich individuell mit Anwalt oder Steuerberater berechnet werden.

Besprechen Sie mög­li­che Son­der­fäl­le mit der Anwaltskanzlei

Bestand des Urlaubsanspruchs bei Elternzeit oder längerer Krankheit, Auszahlung nicht genommener Urlaubstage nach der Kündigung, Anspruch auf Sonderbehandlung wegen religiöser Gründe – beim Thema Urlaub gibt es viele besondere Aspekte, die am besten ausgewiesene Fachleute beurteilen. Unternehmen sollten sich deshalb sofort mit der Anwaltskanzlei austauschen, wenn ungewöhnliche Fragen auftauchen. Es ist besser, hier frühzeitig Rat einzuholen, als eine möglicherweise teure Fehlentscheidung zu treffen.

Fi­nan­ziel­le und steu­er­li­che Aspekte der Urlaubsplanung

Das Thema Resturlaub wirkt sich auch auf die Buchführung aus. Werden Ansprüche auf Urlaubstage ins Folgejahr mitgenommen, entstehen dem Unternehmen dadurch mögliche Zahlungsverpflichtungen. Sollten Beschäftigte beispielsweise sterben, ohne den Urlaub genommen zu haben, könnte den Hinterbliebenen ein finanzieller Ausgleich dafür zustehen. Auch bei finanziellen Zahlungen wegen überraschender Kündigung wären solche Resttage zu berücksichtigen. Entsprechend müssen deshalb Urlaubsrückstellungen gebildet werden. Dies ist unbedingt mit dem Steuerberater beziehungsweise der Steuerberaterin zu besprechen. Sinnvoll wäre, eine kaufmännische Software zu nutzen, die diesen Punkt automatisch berücksichtigt und etwa nach Tagessätzen für einzelne Beschäftigte oder vorgegebene Gruppen kalkulierte Urlaubsrückstellungen berücksichtigt.

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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