Personal & Führung

Urlaubsplanung für 2020 soll­te möglichst bald beginnen

Firmenchefs müs­sen bei der Urlaubsplanung viel be­den­ken, von Brü­cken­ta­gen bis Be­triebs­fe­rien. Schon jetzt lohnt ein Blick auf den Ka­len­der 2020: Wann sind um­satz­star­ke Zei­ten, wich­ti­ge Ter­mi­ne, Schul­fe­rien? Da­ran können sich Be­triebs­ver­ein­ba­run­gen orientieren.

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In Berlin und Brandenburg haben die Schulferien begonnen. In eng gestaffelten Etappen folgen die anderen Bundesländer, bis Anfang September dann Schluss ist mit den Sommerferien. Dafür beginnen Ende September in Hessen die Herbstferien. Es folgen bis Anfang November die anderen Bundesländer. Nach sieben unterbrechungsfreien Wochen kommt bundesweit Weihnachten. Für jeden Unternehmer ist ein Blick auf die Termine der Schulferien in seinem Bundesland wichtig. Wer Beschäftigte mit Angehörigen im Schulalter hat, sollte im Sinne des Betriebsklimas ihre Wünsche bei der betrieblichen Urlaubsplanung berücksichtigen. Für 2019 ist die in den meisten Firmen vermutlich abgeschlossen. Aber gerade die bevorstehenden Stauwochenenden auf Straßen sowie an Check-in-Schaltern der Flughäfen sollten Firmenchefs dieses Thema in Erinnerung rufen. Vorausschauende Unternehmer bitten ihre Mitarbeiter dann im Herbst – in manchem Bundesland also nach den Sommerferien – um ihre Urlaubsplanung fürs Folgejahr. Frühzeitig angesprochen, lässt sich die betriebliche Urlaubsplanung für 2020 entspannt angehen.

Urlaubsplanung ist Kern­auf­ga­be des Firmenchefs

So lassen sich auch Dramen um das leidige Thema Resturlaub verhindern. Bis Ende des ersten Quartals im Folgejahr, weiß der Flurfunk, lassen sich Urlaubsansprüche aus dem Vorjahr geltend machen. Tatsächlich findet im Bundesurlaubsgesetz der 31. März Erwähnung. „Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen“, heißt es. „Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden.“ Natürlich können mal Urlaubstage übrig bleiben, sei es wegen Krankheit oder eines unerwarteten Großauftrags. Aber wer mit den Beschäftigten rechtzeitig eine Urlaubsplanung für das kommende Jahr vereinbart, muss dann nur auf außergewöhnliche Situationen reagieren. Zur Urlaubsplanung gehört nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs übrigens auch, Mitarbeiter rechtzeitig vor dem 31. März darauf hinzuweisen, dass sie noch Resturlaub haben. Und sie brauchen natürlich die Chance, ihn nehmen zu können.

Checkliste für wich­ti­ge As­pek­te der Urlaubsplanung

Wer Mitarbeiter beschäftigt, braucht eine Urlaubsstrategie mit Blick auf Schulferien – auch wenn nicht jeder schulpflichtige Angehörige hat. Eine durchdachte, frühzeitige Urlaubsplanung hilft, in umsatzstarken Ferienzeiten mögliche Personalengpässe zu vermeiden. Die entstehen oft durch Nachlässigkeit des Firmenchefs: Er schiebt das Thema erst weg und ist dann gezwungen, manchen Mitarbeitern einen Urlaub zur Unzeit zu genehmigen. Deshalb:

Urlaub dient der Er­ho­lung, er ist kei­ne Ma­növriermasse

Bevor er diese Checkliste abarbeitet, sollte der Firmenchef ein generelles Informationsgespräch mit seinem Anwalt führen. Der kann über allgemeine Grundsätze des Urlaubsrechts aufklären. Unabhängig vom 31. März ist es etwa grundsätzlich nicht vorgesehen, Urlaubsansprüche über mehrere Jahre hinweg aufzusparen. Und auch nicht, solche Ansprüche mit Geld abzugelten. Selbst wenn der Mitarbeiter das gut findet, verstößt es gegen den Geist der Urlaubsidee. „karrierebibel“ betont mit Blick auf die Beschäftigten: „Der Begriff Erholungsurlaub ist durchaus ernst zu nehmen und wörtlich zu verstehen. Ihr Urlaubsanspruch dient der Regeneration von Stress und Anstrengung.“ Manche Arbeitnehmer halt sich für unersetzlich und sammeln über die Jahre hinweg immer mehr Resturlaub. Selbst wenn sie phasenweise unter einer heftigen Arbeitsbelastung und kräftigem Stress leiden. Ein guter Chef lässt so was nicht zu, sondern gibt seinen Leuten die Chance zur Erholung. Und das erfordert eine gute Urlaubsplanung, idealerweise eine Betriebsvereinbarung zum Thema.

Legen Sie schon im Herbst fest, ob es Be­triebs­ferien gibt

Das Geschäft vieler Unternehmen ist durch saisonale Höhen und Tiefen bestimmt. Offenkundig gilt das für die Gastronomie in Skigebieten und Küstenregionen – die einen machen den meisten Umsatz im Winter, die anderen im Sommer. Auch in anderen Branchen lassen sich Zeiten mit Auftragsspitzen ebenso gut absehen wie Phasen, in denen es eher ruhig ist. Spätestens im Herbst sollte der Firmenchef mit Blick auf Messetermine, Ferien, Feiertage oder unternehmens- und branchenspezifische Ereignisse des kommenden Jahres prüfen, wann das Unternehmen eventuell ganz geschlossen bleiben könnte. Das senkt nicht nur die Betriebskosten, sondern gibt auch Zeiträume vor, in denen Mitarbeiter einen Teil ihres Urlaubs nehmen müssen. Umgekehrt gibt es dann per Saldo weniger Urlaubsansprüche, wenn der Laden brummt. Außerdem erleichtert eine generelle Schließzeit natürlich die Urlaubsplanung, weil ein Teil der frei zu nehmenden Tage schlicht vorgegeben ist. Bei solchen Betriebsferien müssen aber klare Regeln eingehalten werden.

Betriebsferien er­leich­tern die Urlaubsplanung

Rechtzeitig ankündigen: Grundsätzlich sind laut Bundesarbeitsgesetz bei der Urlaubsplanung die Wünsche der Arbeitnehmer zu berücksichtigen, soweit nicht „dringende betriebliche Belange“ dem entgegenwirken. Eine spontane Ankündigung von Betriebsferien reicht daher nicht. Sie sollten vor oder zu Beginn des Kalenderjahres mitgeteilt werden – am besten, bevor die Mitarbeiter ihre Urlaubswünsche für die nächsten zwölf Monate einreichen, damit jeder den Betriebsurlaub in der Planung berücksichtigen kann.
Betriebsrat einbinden: In Unternehmen mit einem Betriebsrat muss dieser dem Betriebsurlaub zwingend zustimmen. In diesem Fall sollte der Firmenchef also besonders gute Argumente dafür haben, den Laden vorübergehend ganz zu schließen. Auftragsmangel oder Störungen im Betriebsablauf reichen hier nicht. Triftige Gründe wären zum Beispiel während einer bestimmten Zeit ausbleibende Kunden, der Urlaub eines Schlüsselzulieferers oder die Abwesenheit des Arztes, ohne den die Praxis nicht betrieben werden kann.

Bereits geneh­mig­ten Ur­laub be­rück­sichtigen

Gesamtdauer begrenzen: Selbst bei guten Argumenten für Betriebsferien – ihre Dauer ist gesetzlich begrenzt. Jeder Mitarbeiter darf über mindestens zwei Fünftel seines Jahresurlaubs frei verfügen. Erhält ein Beschäftigter den Mindesturlaub von 20 Tagen bei einer Fünf-Tage-Woche, errechnen sich zwölf Tage Betriebsferien fürs Unternehmen.
Zusagen einhalten: Betriebsferien sollten frühzeitig verkündet werden, damit es keine Kollisionen mit bereits genehmigten Urlaubsanträgen gibt. Hat der Chef jemandem Ferien zugesagt, kommt er aus dieser Verpflichtung nicht mehr raus. Wer etwa vier Wochen Urlaub im August genehmigt bekam und während der nachträglich anberaumten Betriebsferien im Oktober eine weitere Woche zuhause bleiben soll, obwohl er nicht mehr so viel Urlaubsanspruch hat, muss in dieser Zeit bezahlt freigestellt werden.
Kunden informieren: Ist der Betrieb vorübergehend geschlossen, sollten Kunden und Geschäftspartner rechtzeitig davon in Kenntnis gesetzt werden. Das gehört zur umfassenden Urlaubsplanung. Andernfalls droht das Risiko, dass die Partner völlig überrascht und zurecht verärgert sind oder sogar Aufträge verloren gehen.

Bitten Sie die Mit­ar­bei­ter um ei­ne ge­naue Urlaubsplanung

In vielen Unternehmen läuft die Sache mit der Urlaubsplanung eher nebenbei. Besonders pfiffige Mitarbeiter stricken sich bereits im Herbst mit Blick auf die Feier- und Brückentage des Folgejahres eine persönliche Frei-Strategie. Ihre Devise lautet: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. In die Röhre gucken dann alle anderen, die nicht so schnell waren. Daher sollten Unternehmer die Urlaubsgesuche nicht einfach nebenbei abzeichnen, wenn sie nach und nach auf dem Tisch landen. Besser ist, ein Zeitfenster für die Antragstellung vorzugeben und in dem Zusammenhang auch bestimmte Eckpunkte festzulegen. So kann zumindest das Gros des Urlaubs strukturiert genehmigt werden.

Eine Betriebs­ver­ein­barung schafft klare Regeln

Betriebliche Erfordernisse: Kommunizieren Sie offen, wann kein Urlaub genommen werden darf, etwa wegen eines Großauftrags oder Weihnachtsgeschäft oder Feier-Saison. Solche Zeiträume kann der Arbeitgeber bei der Urlaubsplanung generell oder nur für einzelne, besonders wichtige Mitarbeiter sperren. Verkünden Sie rechtzeitig einen geplanten Betriebsurlaub, dessen maximaler Umfang sich durch die bereits genannten Kriterien ergibt.
Individuelle Wünsche: Grundsätzlich sollten Unternehmer ihren Mitarbeitern möglichst weit entgegenkommen, oft sind aber Kompromisse erforderlich. So sollte zwar Urlaub auf Wunsch des Arbeitnehmers zusammenhängend gewährt werden. Manchmal sprechen aber in der betrieblichen Praxis oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dagegen. Dann sind für den vom Gesetzgeber anerkannten Erholungseffekt mindestens zwölf aufeinander folgende Werktage zu gewähren.

Den Anwalt ein Stan­dard­for­mu­lar an­fer­tigen lassen

Betriebliche Vereinbarungen: Prüfen Sie, ob eine Betriebsvereinbarung zum Urlaub sinnvoll wäre. Manche Unternehmen geben vor, dass Urlaub nur in zwei oder drei Teilstücken zu nehmen ist und es eine Mindestdauer gibt. Dies erleichtert dem Arbeitgeber die Planung größerer Abwesenheiten und nötigt den Mitarbeiter, wirklich mal für einige zusammenhängende Tage auszuspannen. Denn zehn Kurztrips übers verlängerte Wochenende nach New York, Dubai oder Singapur bringen eher einen massiven Freizeitstress als Erholung.
Standardisierte Formulare: Erstellen Sie mit dem Anwalt ein Standardformular, auf dem der Urlaub beantragt, quittiert und freigegeben sowie der Resturlaub angegeben wird. In technisch gut ausgestatteten Betrieben beziehungsweise für Büroarbeitsplätze lässt sich dies über eine Software abwickeln. Beschäftigte etwa in Produktion oder Außeneinsatz brauchen Abläufe auf Papier, um Ansprüche geltend zu machen sowie den Überblick zu behalten.

Beachten Sie bei der Urlaubsplanung auch die Brückentage

Dass alle Beschäftigten vollständig mit der Urlaubsplanung zufrieden sind, gibt es wohl in keinem Betrieb. Die Kunst der Mitarbeiterführung liegt darin, möglichst viele Wünsche zu erfüllen, übergroße Härten zu vermeiden und insgesamt fair zu sein. Wer das Gros der Urlaubstage zum Jahresbeginn konzentriert mit Blick auf die Interessen der Beschäftigten ebenso wie des Unternehmens festlegt, findet in der Regel einen guten Kompromiss: Niemand bekommt jeden Wunsch erfüllt, aber alle zumindest einige ihrer Wünsche. Und bei schwierigen Entscheidungen hat der Chef gute Argumente für sein Handeln. Das erfordert ein transparentes System der Urlaubsplanung.

Die Urlaubsplanung sollte fair für alle sein

Sozialen Kriterien: Manche Arbeitnehmer sind bei der Wahl des Urlaubszeitraums eingeschränkt. Sie müssen sich an die Termine der Schulferien halten oder mit einem ebenfalls berufstätigen Partner abstimmen. Diese objektiven Gründe für Urlaub zu bestimmten Daten gilt es bei der Genehmigung genauso zu berücksichtigen wie gesundheitliche Gründe, oder die Pflege von Familienmitgliedern oder bestimmte Zeitfenster für Heimaturlaube von Migranten.
Verlockende Brückentage: Durch geschickte Planung ergänzen manche Mitarbeiter wenige Urlaubstage so um Feiertage und Wochenenden, dass ein langer freier Zeitraum entsteht. Unternehmer sollten bei der Genehmigung darauf achten, dass viele Mitarbeiter – falls gewünscht – von dieser Möglichkeit profitieren. Wenn sich immer nur die schnellsten Antragsteller die Rosinen picken können, ist das schlecht fürs Betriebsklima.

Software kann bei Urlaubsplanung helfen

Rollierende Planung: Gut ist es, nicht nur das laufende Urlaubsjahr im Blick zu haben. Firmenchefs sollten prüfen, wer in früheren Jahren von attraktiven Konstellationen profitiert hat oder zu besonders beliebten Zeiten im Urlaub war. Das können Brückentage sein, aber auch die bei Hotel- und Flugbuchung sehr preisgünstige Zwischensaison. Hier sollte der Unternehmer darauf achten, dass jeder mal die damit verbundenen Vorteile genießen kann und nicht immer dieselben.
Leistungsfähige Software: Allein mit Wandkalender, Lineal und Bleistift dürfte sich eine gute Urlaubsplanung bei mehr als einer Handvoll Mitarbeiter kaum bewältigen lassen. Schließlich sind idealerweise frühere Urlaube zu berücksichtigen. Und die Übersicht über genommene beziehungsweise noch offene Urlaubstage sollte tagesaktuell verfügbar sein. Daher empfiehlt sich die Urlaubsplanung mithilfe einer Software. Viele kaufmännische Lösungen enthalten dafür komfortabel zu bedienende Tools. Sinnvoll ist, nicht nur Urlaubstage zu erfassen und betrachten, sondern auch den laufend aus Überstunden entstehenden Anspruch auf freie Ausgleichstage.

Formulieren Sie kla­re Re­geln zum Um­gang mit Rest­urlaub

Oft funktioniert die Urlaubsplanung reibungslos, und der Firmenchef möchte aus Angst vor einem Bürokratiemonster keine umfassenden Regelungen vorgeben. Trotzdem sollte zumindest der Umgang mit Resturlaub aus dem Vorjahr eindeutig geklärt und jeder einzelne Mitarbeiter darüber aufgeklärt sein. Auch der Mythenbildung kann so wirkungsvoll begegnet werden.

Ein schrift­li­ches Re­gel­werk kann helfen

Der Jahresurlaub ist im laufenden Jahr zu nehmen: Weisen Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig darauf hin, dass nicht genommene Urlaubstage am Jahresende verfallen. Der Hinweis sollte so früh erfolgen, dass offene Urlaubstage tatsächlich ohne Probleme für die Betriebsabläufe genommen werden können, also spätestens im September.
Resturlaub wird schriftlich ins Folgejahr übertragen: Natürlich kann Resturlaub entstehen, weil etwa ein überraschender Großauftrag hereinkommt. Aber dann sollten Sie erstens alles dafür tun, dass dies die Ausnahme bleibt. Und zweitens in diesen Fällen durch eine schriftliche Genehmigung signalisieren, dass es nur eine Ausnahme ist.
Übrige Tage müssen bis 31. März genommen werden: Um ein stetes Anwachsen des genehmigten Resturlaubs zu vermeiden, sollte dessen Abbau zum Ende des ersten Quartals verpflichtend sein. Beide Seiten wissen dann, dass die freien Tage genommen werden müssen. Das bedeutet auch, dass der Unternehmer dies ermöglichen muss.

Auch an Krank­heit und Kün­di­gung denken

Bei längerer Krankheit gelten Sonderregelungen: Keine Regel ohne Ausnahme – wer schwer krank ist, kann keinen Urlaub nehmen. In diesem Fall bleibt der Urlaubsanspruch bestehen, ebenso wie bei Elternzeit. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass Urlaub nach langer Krankheit erst am 31. März des übernächsten Jahres verfällt.
Resturlaub wird nur bei Kündigungen ausgezahlt: Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, dass Urlaub der Erholung dienen sollen und deshalb genommen werden muss. Er ist keine Manövriermasse, die sich irgendwann gegen Geld eintauschen lässt. Eine Ausnahme gilt nur, falls jemand den Betrieb verlässt und keine Chance besteht, dass er den ihm zustehenden Urlaub noch nehmen kann. In diesem Fall muss der faire finanzielle Ausgleich individuell mit Anwalt oder Steuerberater berechnet werden.

Besprechen Sie mög­li­che Son­der­fäl­le mit dem Anwalt

Bestand des Urlaubsanspruchs bei Elternzeit oder längerer Krankheit, Auszahlung nicht genommener Urlaubstage nach der Kündigung, Anspruch auf Sonderbehandlung wegen religiöser Gründe – beim Thema Urlaub gibt es viele besondere Aspekte, die lieber ein echter Experte beurteilt. Unternehmer sollten sich deshalb sofort mit ihrem Anwalt austauschen, wenn ungewöhnliche Fragen auftauchen. Es ist besser, frühzeitig den Rat eines Spezialisten einzuholen, als eine möglicherweise teure Fehlentscheidung zu treffen.

Fi­nan­ziel­le und steu­er­li­che Aspekte der Urlaubsplanung

Das Thema Resturlaub wirkt sich auch auf die Buchführung aus. Werden Ansprüche auf Urlaubstage ins Folgejahr mitgenommen, entstehen dem Unternehmen dadurch mögliche Zahlungsverpflichtungen. Sollte der Beschäftigte beispielsweise sterben, ohne den Urlaub genommen zu haben, könnte seinen Hinterbliebenen ein finanzieller Ausgleich dafür zustehen. Auch bei finanziellen Zahlungen wegen überraschender Kündigung wären solche Resttage zu berücksichtigen. Entsprechend müssen deshalb Urlaubsrückstellungen gebildet werden. Dies sollten Arbeitgeber mit ihrem Steuerberater besprechen. Sinnvoll wäre, eine kaufmännische Software zu nutzen, die diesen Punkt automatisch berücksichtigt und etwa nach Tagessätzen für einzelne Beschäftigte oder vorgegebene Gruppen kalkulierte Urlaubsrückstellungen berücksichtigt.

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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