Gehaltsgespräch: Die­se Punk­te müs­sen Vor­ge­setz­te beachten

Viele Vorgesetzte suchen den regelmäßigen Austausch mit ihren Beschäftigten. Denn Mitarbeitergespräche können die Bindung ans Unternehmen stärken sowie als Frühwarnsystem für mögliche Unzufriedenheit dienen – das hilft, Kündigungen zu verhindern. Sie geben Beschäftigten die Gelegenheit, mögliche Karriereperspektiven zu besprechen und beispielsweise im Rahmen der bestehenden Personalstrategie über Schulungsmöglichkeiten zu reden. Und sie liefern der Firmenleitung wichtige Informationen für die Unternehmenssteuerung sowie die Optimierung interner Arbeitsabläufe. Oft lenken Beschäftigte mit ihrem Wissen ums praktische Arbeiten nämlich den Blick auf Themen, die Vorgesetzten sonst eventuell verborgen blieben. Doch so wertvoll der Austausch auch sein mag – kein generelles Mitarbeitergespräch kann das klassische Gehaltsgespräch ersetzen, in dem es um einen offenen Austausch über die Entlohnung mit Blick auf die aktuelle Leistungsbeurteilung sowie künftige Zielvereinbarungen geht. Vorgesetzte müssen sich ausreichend auf dieses Gehaltsgespräch vorbereiten und es strukturiert führen, egal ob mit einer Führungskraft oder Tarifbeschäftigten. Dabei sollten sie jede Gehaltsverhandlung individuell vorbereiten – das erleichtert gezielte Entlohnungsangebote.

Gehaltsgespräch im passenden Rahmen führen

Wenigstens einmal pro Jahr sollten Vorgesetzte mit jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin über die Entlohnung reden. Am besten führen sie dieses Gehaltsgespräch stets im gleichen Zeitkorridor, etwa im ersten Quartal des Kalenderjahres. Einerseits dürfen die Beschäftigten dann darauf bauen, dass dieses Gehaltsgespräch wirklich stattfindet, weil der Termin ja quasi institutionalisiert ist. Anderseits können Vorgesetzte so bei Gehaltswünschen, die jemand während des Jahres äußert, auf den bereits geplanten Austausch verweisen. Ein weiterer Vorteil: Beide Seiten können sich besser auf eine Gehaltsverhandlung vorbereiten, wenn dieses Gehaltsgespräch fester Bestandteil der Terminplanung ist. Allerdings ist eine gewisse Flexibilität erforderlich. Sollte beispielsweise ein Großauftrag dazwischenkommen, muss die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter dies sofort erfahren und einen Ersatztermin genannt bekommen. Das signalisiert Verlässlichkeit. Zudem kann es passieren, dass jemand sich außer der Reihe über die Entlohnung unterhalten will, etwa nach einem großen Projekt. Dann ist nicht nur bei einer Führungskraft oft ein zusätzliches Gehaltsgespräch geboten.

Gehaltsgespräch möglichst ohne Ablenkung führen

Wer ein Gehaltsgespräch führen beziehungsweise eine Gehaltsverhandlung vorbereiten will, sollte sich Gedanken über den passenden Ort und Zeitrahmen machen. Es geht um einen ungestörten und vertrauensvollen Austausch unter vier oder – falls jemand aus der Personalabteilung teilnimmt – sechs Augen. Darum gilt es, jeden Zeitdruck zu vermeiden, damit ein Dialog ohne Unterbrechungen geführt werden kann. Das Treffen sollte also beispielsweise nicht in einem Konferenzraum stattfinden, der – eventuell schon nach kurzer Zeit – pünktlich zu räumen ist. Aber auch nicht unbedingt im Chefbüro: Das könnte einerseits einschüchternd auf Beschäftigte wirken und andererseits viele Ablenkungen für Vorgesetzte bereithalten. Wer ständig sein Telefon blinken sieht oder vom Rechner den Ton eingehender E-Mails hört, kann sich kaum auf voll auf das Gehaltsgespräch konzentrieren. Am besten ist es, einen ruhig gelegenen Konferenzraum für Gehaltsverhandlungen zu reservieren, keine eng getakteten Nachfolgetermine einzuplanen und das Smartphone auszuschalten, damit das Gehaltsgespräch wirklich ungestört bleibt und genug Zeit für eine Aussprache ist.

Gehaltsverhandlung inhaltlich gut vorbereiten

Wer ein Gehaltsgespräch führen oder eine Gehaltsverhandlung vorbereiten will, sollte sich zuvor ein genaues Bild über die jeweiligen Beschäftigten machen. Ob das Gehaltsgespräch mit einer Führungskraft geführt wird oder mit Tarifbeschäftigten, spielt dabei keine große Rolle. Natürlich muss man sich bei altgedienten Beschäftigten eventuell länger in ihre Leistung und Qualifikation einlesen als bei Berufseinsteigern. Aber nicht nur der Respekt verlangt es, sich von jedem und jeder Beschäftigten einen genauen Eindruck zu verschaffen. Das ist auch die Basis für eine faire Beurteilung der aktuellen Leistungen, realistische Zielvereinbarungen sowie damit eine angemessene künftige Entlohnung. Jede Gehaltsentwicklung bildet frühere Leistungen und künftige Perspektiven ab. Deshalb gilt es, vor einem Gehaltsgespräch die Qualifikationen, Aufgaben sowie Leistungen der Beschäftigten zu studieren und ihr Entwicklungspotenzial zu analysieren. Wer sich möglichst umfassend und intensiv auf das Gehaltsgespräch vorbereitet, kann Gehaltswünsche besser bewerten sowie die eigenen Gehaltsangebote fundierter begründen.

Im Gehaltsgespräch individuelles Entlohnungspaket schnüren

Es genügt jedoch nicht, nur die Leistung und Qualifikation sowie das Potenzial eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin zu kennen. Ebenso wichtig ist, dies alles in einen größeren Rahmen einzuordnen. Wer ein Gehaltsgespräch führen oder eine Gehaltsverhandlung vorbereiten muss, sollte einerseits ein individuelles Entlohnungspaket schnüren und anderseits bestimmte Leitplanken beachten. Es gilt zum Beispiel, neben der innerbetrieblichen Gehaltsbandbreite auch im Blick zu haben, was in anderen Betrieben gezahlt wird. Das künftige Gehalt muss sowohl in die bestehenden Strukturen passen als auch Abwerbungsversuche erschweren. Begründete Abweichungen von der herrschenden Gehaltsbandbreite sollten möglich sein, aber nur in einem bestimmten Rahmen sowie mit einer guten Begründung. Andernfalls könnte schnell Unruhe unter den anderen Beschäftigten aufkommen, weil sie das Gesetz der Fairness verletzt sehen. Schlimmstenfalls führt die großzügige Motivation eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin bei Kolleginnen oder Kollegen zu Frustration. Selbst beim Gehaltsgespräch mit einer Führungskraft sollten gewisse Rahmenbedingungen gelten und klare Grenzen eingehalten werden.

An tarifliche Vorgaben und steuerfreie Extras denken

Zur guten Vorbereitung auf ein Gehaltsgespräch gehört, die Vorgaben des Tarifvertrags ebenso zu kennen wie die Palette zusätzlicher Gehaltsbestandteile. Wenn Vorgesetzte ein Gehaltsgespräch führen oder eine Gehaltsverhandlung vorbereiten, bilden die gemäß Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag geltenden Leistungen quasi die Basis. Darauf kann es einen der Leistung und/oder Qualifikation angemessenen Zuschlag geben, der sich im Rahmen innerbetrieblicher Leitplanken bewegt. Oft können steuerfreie Zuwendungen dafür sorgen, dass im Rahmen der Gesamtvergütung mehr Netto auf dem Konto landet. Oder bestimmte Extras erleichtern es, im Rahmen der Gehaltsbandbreite neue Impulse zu setzen. Denkbar sind viele Leistungen, vom Zuschuss zur Kinderbetreuung bis zur Aufstockung der betrieblichen Altersversorgung. Gerade für Führungskräfte spielt im Gehaltsgespräch auch weiter der Dienstwagen – und allgemein zunehmend das Firmenfahrrad – eine große Rolle. Das Thema steuerfreie Extras sollte unbedingt regelmäßig mit der Steuerberatungskanzlei besprochen werden. Mit ihrer Hilfe lassen sich attraktive Entlohnungspakete schnüren und entsprechende Wünsche von Beschäftigten im Gehaltsgespräch meistens leichter erfüllen.

Gehaltsgespräch sollte Dialog auf Augenhöhe sein

Wer ein Gehaltsgespräch führen oder eine Gehaltsverhandlung vorbereiten will, muss aber nicht nur die Leistung und Qualifikation der Beschäftigten kennen. Wichtig ist auch ein respektvoller Austausch auf Augenhöhe in Form eines offenen und strukturierten Gesprächs, in dem beide Seiten ihre eigene Sichtweise darlegen und begründen können. Ins Gehaltsgespräch einsteigen sollten Vorgesetzte mit einer seriösen Einschätzung der Leistungen des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin. Der oder die wiederum darf die eigene Sicht der Dinge schildern. Gehen die Einschätzungen auseinander, sollten Fakten für Klarheit sorgen. Manche Beschäftigte tendieren dazu, ihre Leistungen zu überschätzen. Sie sollten freundlich, aber bestimmt auf den Boden der Tatsachen zurückgeholt werden. Andere neigen dazu, ihre Leistungen kleinzureden. Ihnen sollten Vorgesetzte klarmachen, wie gut sie tatsächlich sind, und sie damit quasi aufbauen. Diese Wertschätzung wirkt motivierend, völlig unabhängig von einer konkreten Gehaltserhöhung. Wichtig ist dabei stets die gemeinsame Betrachtung, was jemand zur Entwicklung und zum Erfolg des Unternehmens beigetragen hat.

Vorgesetzte sollten gut zuhören und aktiv nachfragen

Im Gehaltsgespräch geht es nicht ausschließlich um Geld, sondern allgemein um Aufmerksamkeit, Wertschätzung sowie persönliche Perspektiven im Unternehmen. Deshalb ist es wichtig, dass die Beschäftigten offen darüber reden können, wie sie ihre Position im Betrieb sowie ihre aktuellen und künftigen Beiträge sehen. Beispielsweise, welche Aufgaben sie übernehmen möchten. Vorgesetzte sollten hier gut zuhören und aktiv nachfragen, um Zwischentöne zu erkennen oder gezielte auf interessante Punkte eingehen zu können. Oft geht es auch gar nicht um Finanzielles. Manche Beschäftigte würden sich über eine Betriebskantine freuen, andere lieber ein paar Stunden weniger arbeiten, weil sie Angehörige betreuen müssen. Vorgesetzte sollten ein Gehaltsgespräch so führen oder eine Gehaltsverhandlung so vorbereiten, dass Raum für diese Themen bleibt. Wer dafür ein offenes Ohr hat, findet meistens individuelle Lösungen, die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen vielleicht ebenso motivieren wie mehr Geld. Neben steuerfreien Extras spielt oft mehr Flexibilität bei der Arbeitszeit oder das Angebot von Homeoffice eine Rolle.

Ergebnis aus Gehaltsgespräch schriftlich fixieren

Letztlich führen Vorgesetzte ein Gehaltsgespräch natürlich mit dem Ziel, ihren Beschäftigten ein konkretes Entlohnungspaket anzubieten, das motivierend wirkt. Und dazu weitere Perspektiven aufzuzeigen oder Weiterbildungschancen zu eröffnen, die geeignet sind, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den Betrieb zu binden. Zum Vorbereiten der Gehaltsverhandlung sowohl mit einer Führungskraft wie mit Tarifbeschäftigten gehört dabei, stets einen Plan B zu haben. Wer einen Gehaltswunsch ablehnt, muss dies gut begründen, statt Floskeln zu verwenden – und Perspektiven aufzeigen. In einer wirtschaftlich angespannten Lage könnten Vorgesetzte etwa mehr Gehalt an höhere Betriebsgewinne oder bessere Zahlen in einer Abteilung koppeln. Eine gemeinsame Lösung könnte auch so aussehen, dass statt einem sofortigen Aufschlag eine stufenweise Gehaltserhöhung vereinbart wird, die an konkreten Zielvereinbarungen hängt. Dabei sollte die sogenannte SMART-Formel zum Einsatz kommen: Die vereinbarten Ziele müssen spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch sowie zeitlich terminiert sein. Mit wachsweich formulierten Absichtserklärungen sollten Vorgesetzte sich nicht aus der Affäre ziehen, das schürt nur Unzufriedenheit.

Gehaltsgespräch mit Führungskraft folgt den gleichen Regeln

Wer ein Gehaltsgespräch führen beziehungsweise eine Gehaltsverhandlung vorbereiten will, muss darauf hinarbeiten, dass am Ende auch immer eindeutige Ergebnisse stehen. Deshalb müssen die harten, aber fairen Diskussionen über das Entlohnungspaket in eine Vereinbarung münden, die alle Aspekte der Abmachung fixiert. Das kann monatlich mehr Geld sein, ein Dienstwagen, ein Zuschuss oder die Vereinbarung, bei Zielerreichung den Betrag x zu erhalten. Aus dieser Vereinbarung ergibt sich nicht nur die künftige Entlohnung. Sie dient auch als Grundlage der Leistungsbewertung beim nächsten Gehaltsgespräch. Generell gilt: Ob Führungskraft oder Beschäftigte der unteren Lohngruppen – nach dem Gehaltsgespräch sollten Vorgesetzte das Ergebnis stets schriftlichen bestätigen, ergänzt um eine Formulierung, aus der hervorgeht, dass das Unternehmen die Person als wertvolles Mitglied im Team betrachtet. Schon so eine Aussage kann zusätzlich motivieren, wenn die Stimmung im Betrieb insgesamt gut ist und die Beschäftigten sich fair behandelt sowie wertgeschätzt fühlen.

Im folgenden Video sind die wichtigsten Punkte zum Thema Gehaltsgespräch noch einmal zusammengefasst.