Personal & Führung

Ein gutes Mit­ar­bei­ter­ge­spräch wirkt oft als Mo­ti­va­tions­turbo

Wer im Mit­ar­bei­ter­ge­spräch lobt und durch die ver­ein­bar­ten Zie­le ho­hes Ver­trauen in ih­re Fä­hig­kei­ten si­g­na­li­siert, mo­ti­viert die Be­schäf­tig­ten nach­hal­tig. Des­halb ist es un­ver­ständ­lich, wa­rum im­mer noch vie­le Un­ter­neh­mer auf Per­so­nal­ge­spräch, Jah­res­ge­spräch oder Feed­back­ge­spräch verzichten.

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Mit sieben Argumenten bringt es das „Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung“ (KOFA) des Instituts der deutschen Wirtschaft Köln auf den Punkt: Für kleine und mittlere Unternehmen ist das Mitarbeitergespräch ein wichtiges Instrument der Betriebsführung. Es stärkt die Mitarbeiterbindung; verbessert die Unternehmenssteuerung; dient als Frühwarnsystem für Mitarbeiterunzufriedenheit; erleichtert die Vertrauensbildung; stößt die Optimierung interner Arbeitsabläufe an; steuert die Qualifikation; macht das Unternehmen unabhängiger vom externen Arbeitsmarkt. Erstaunlich, dass laut „Wirtschaftswoche“ trotzdem jeder zweite Arbeitnehmer vom Chef kein Feedback zu seinen Leistungen bekommtzumindest nicht in Form eines Jahresgesprächs. Wer als Firmenchef bislang noch auf das Mitarbeitergespräch als Instrument der Unternehmensführung verzichtet, sollte diese Haltung mit Blick auf die KOFA-Position einer kritischen Überprüfung unterziehen – und dann beim Aufbau eines eigenen Systems für Mitarbeitergespräche folgende Punkte beachten.

Institutionalisieren Sie das Mitarbeitergespräch

Der richtige Zeitpunkt für das Mitarbeitergespräch

Der passende Rahmen für das Mitarbeitergespräch

Führen Sie Gespräche mit einzelnen Mitarbeitern

Sprechen Sie auch mit Mitarbeiterteams

Motivieren Sie im Mitarbeitergespräch durch Lob und Ziele

Grafik zeigt dass sich in Deutschland nur 15 Prozent der Mitarbeiter stark an ihren Betrieb gebunden fühlen

Institutiona­li­sie­ren Sie das Mit­ar­bei­ter­ge­spräch

Am wirkungsvollsten ist das Mitarbeitergespräch als Bestandteil eines regelmäßigen Dialogs zwischen Unternehmer und Beschäftigtem. So ein System des permanenten Feedbacks zu installieren, erfordert allerdings Planung und Ausdauer. Wer Mitarbeitergespräche bislang nur sporadisch geführt hat, muss Zeit für zusätzliche Treffen und den richtigen Rhythmus finden. Zudem sollte geklärt werden, ob die aktuelle inhaltliche Herangehensweise noch passt, wenn das Mitarbeitergespräch einen neuen Charakter und Wert für die Unternehmensführung bekommt. Es könnte sinnvoll sein, eine ganz neue Gesprächskultur zu entwickeln. Diese Aufgabe kommt in jedem Fall auf alle zu, die bisher gar keine Mitarbeitergespräche geführt haben. Wichtig ist, sich über die eigenen Ziele klar zu werden sowie die Mitarbeiter und – falls vorhanden – den Betriebsrat in diese Überlegungen einzubeziehen und dann gemeinsam entsprechende Strukturen zu schaffen. Wer sich mit dem Thema Mitarbeitergespräch noch gar nicht beschäftigt hat, sollte auch die Formalien mit einem Anwalt besprechen.

Der rich­ti­ge Zeit­punkt für das Mit­ar­bei­ter­ge­spräch

Es gibt nicht den einen Anlass für ein Mitarbeitergespräch. Für den individuellen Austausch mit einem Beschäftigten können Unternehmer zahlreiche Gründe haben. Besonders im Fokus steht bei diesem Thema zwar – gerade im Dezember und Januar – das Jahresgespräch, in dem es um vergangene Leistungen und künftige Aufgaben geht. Vielen Firmenchefs dient dieses Mitarbeitergespräch dazu, die Motivation der Beschäftigten zu steigern – oft koppeln sie es deshalb auch mit dem Thema Gehalt beziehungsweise Extras. Grundsätzlich ist es aber besser, den Zeitpunkt sowie den Inhalt für ein Mitarbeitergespräch individueller auszuwählen und damit der persönlichen Situation des Gesprächspartners Rechnung zu tragen. Zum richtigen Zeitpunkt und mit der richtigen Botschaft kann ein Mitarbeitergespräch auch ohne die Zusage einer Gehaltserhöhung nachhaltig positiv auf Leistung und Einsatzbereitschaft wirken.

Für ein Mit­ar­bei­ter­ge­spräch gibt es vie­le Anlässe

Generell lassen sich fünf Anlässe für ein Mitarbeitergespräch unterscheiden: Es kann zur Zielvereinbarung, Zielerreichung, Karriereplanung und Entwicklungsplanung geführt werden sowie aus aktuellem Anlass. Gerade in kleineren Unternehmen mit weniger ausgefeilten Personalstrukturen dürften die ersten vier ins – hoffentlich regelmäßige – Jahresgespräch gehören. Hier bietet es sich an, zwei getrennte Termine für allgemeines Feedback und konkrete Gehaltserhöhung zu planen. Aktuelle Anlässe gibt es in jedem Betrieb. Firmenchefs oder Abteilungsleiter sollten ein Mitarbeitergespräch vereinbaren, wenn etwas Wichtiges passiert oder ein bestimmter Zeitpunkt erreicht ist. Motivation ziehen die Beschäftigten etwa aus einem Gespräch, in dem sie nach Abschluss eines Projektes gelobt werden. Oder dem Gespräch nach der Rückkehr aus der Elternzeit, wenn die weitere Zusammenarbeit besprochen wird. Das signalisiert Wertschätzung und motiviert. Zu den akuten Anlässen zählt natürlich auch das Konfliktgespräch, wenn es Probleme mit Disziplin, Leistung oder Ähnlichem gegeben hat.

Schieben Sie Feed­back nicht auf die lan­ge Bank

Egal ob Lob oder Tadel: Gibt ein Vorfall ausreichenden Anlass zu einem Mitarbeitergespräch, sollte es rasch stattfinden. Unter der Überschrift „Warum Jahresendgespräche überflüssig sind“ kritisiert die „Wirtschaftswoche“ nicht nur, dass das vermeintliche Motivationsinstrument oft ein Aufzählen von Fehlern sei. Das Magazin zitiert Praktiker, die das einmal jährlich stattfindende Gespräch generell als retrospektiv abtun und stattdessen einen kontinuierlicheren Austausch über Stärken und Schwäche empfehlen. „Wer bei einem Projekt einen Fehler gemacht hat und ein halbes Jahr später im Mitarbeitergespräch dafür kritisiert wird, kann nichts mehr verbessern“, so Rouven Fuchs, Geschäftsführer bei Accenture Strategy im Bereich Talent & Organization. „Vermutlich sagt der Mitarbeiter dann: ‚Das hätte man mir auch vor einem halben Jahr sagen können.‘“ In vielen Fällen wäre es besser, sofort ein kurzes Feedback zu geben. Im Jahresgespräch kann es dann um die generelle Entwicklung auf Basis des umfassendes Kurzfeedbacks gehen. Und später getrennt um Gehalt und Extras.

Wer bei einem Projekt einen Fehler gemacht hat und ein halbes Jahr später im Mitarbeitergespräch dafür kritisiert wird, kann nichts mehr verbessern.

Rouven Fuchs, Geschäftsführer bei Accenture Strategy im Bereich Talent & Organization

Der pas­sen­de Rah­men für das Mit­ar­bei­ter­ge­spräch

Wenig hilfreich ist ein Mitarbeitergespräch meist, wenn es ohne Vorbereitung auf die Schnelle dazwischengeschoben wird. Darum sollte der Chef nicht nur gut überlegen, was der Anlass und richtige Zeitpunkt für ein Treffen ist. Er sollte es auch dem Mitarbeiter rechtzeitig ankündigen, damit sich beide gut vorbereiten können, und einen passenden Ort auswählen. Ideal ist es, sich in einen abgeschlossenen Raum zurückzuziehen, das Smartphone auszuschalten und sich genug Zeit zu nehmen. Wer nur mit einem Ohr zuhört und in Gedanken woanders ist, wird die Motivation des Gesprächspartners kaum steigern. Nach einem Meeting kurz im Konferenzraum zu bleiben, um etwas zu besprechen, ist kein fundiertes Mitarbeitergespräch, sondern eher als alltäglicher Austausch über laufende Projekte. Für ein wirklich umfassendes Mitarbeitergespräch sollten zwei Stunden reserviert werden, damit jeder ausreichend zu Wort kommt und seine Meinung begründen kann. Bei durch andere Gespräche vorbereiteten Gehaltsverhandlungen oder Feedback zu einem konkreten Projekt reicht weniger Zeit.

Führen Sie Ge­sprä­che mit ein­zel­nen Mit­ar­beitern

Oft dürfte das Mitarbeitergespräch zu einem Dialog werden: Der Chef tauscht sich mit einem Mitarbeiter aus. Eher selten ist eine weitere Person dabei, etwa ein Mitglied des Betriebsrats oder der Geschäftsleitung oder ein Anwalt. In diesem Fall dürfte es sich um ein Krisen- oder Konfliktgespräch handeln, also eher die Ausnahme. Für das klassische Mitarbeitergespräch, bei dem der Beschäftigte durch den offenen Austausch vor allem motiviert werden soll, empfiehlt beispielsweise ein Leitfaden der Uni Bamberg eine Bandbreite an Themen, die freundlich im Ton, ehrlich in der Sache und absolut vertraulich diskutiert werden sollten:

  • Arbeitssituation und Rahmenbedingungen in Abteilung sowie Betrieb
  • gemeinsames Festlegen von Arbeitsergebnissen durch Zielvereinbarungen
  • Vereinbarung von Fördermaßnahmen zur Zielerreichung
  • Abstimmung individueller Entwicklungsperspektiven
  • Erweiterung der Handlungs- und Entscheidungsräume
  • Bewusstwerdung und Artikulation berufsbezogener Ansprüche, Enttäuschungen, Schwierigkeiten
  • Erkennen von Konflikten
  • Rückmeldung über das Führungsverhalten
  • Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Führungskraft
  • Förderung des gegenseitigen Verständnisses und Vertrauens
  • Steigerung der Motivation und Arbeitszufriedenheit
  • Optimierung der Aufgaben Verteilung und Arbeitsabläufe im eigenen Führungsbereich

Wichtig ist dabei, wirklich individuell auf den Gesprächspartner einzugehen. Experten raten deshalb, das Gespräch mit persönlichen – natürlich nicht intimen – Fragen zu lenken, die über den Betrieb und die konkreten Aufgaben des Mitarbeiters hinausgehen. Sehr beliebt und ein guter Türöffner ist etwas die Frage: „Was motiviert Sie?“, um dann auf Wünsche und Hoffnungen, Stärken und Schwächen, mögliches Verbesserungspotenzial kommen zu können. Hierbei gilt: Gut vorbereitet ins Gespräch gehen, alle aufkommenden Themen offen und kontrovers diskutieren, Ergebnisse oder Vereinbarungen gemeinsam fixieren und sich auf deren Einhaltung verpflichten.

Sprechen Sie auch mit Mit­ar­bei­ter­teams

Viele Themen betreffen mehr als einen Mitarbeiter, sind aber nicht wichtig oder interessant genug für eine Betriebsversammlung. Das gilt für Unternehmen jeder Größe – unabhängig davon, wie die Abteilungsstruktur oder Aufgabenverteilung im Tagesgeschäft geregelt ist. Wer nicht nur per Aushang über neue Entwicklungen informieren, sondern die Beschäftigten frühzeitig einbinden und ihre Anregungen in Entscheidungen einbeziehen will, sollte Teamgespräche führen. So könnten alle Techniker mit dem Firmenchef besprechen, wohin die Reise bei den eingesetzten Maschinen geht und welche Themen der nächsten Messe interessant erscheinen. Die Außendienstler könnten ihre Erfahrungen mit ihm diskutieren und überlegen, ob neue Vertriebsprospekte oder Verkaufsargumente mehr Umsatz versprechen. Die Büroangestellten könnten sich mit Vorschlägen einbringen, wie bessere Prozesse die Abläufe beschleunigen und Kostensenkungen bringen. In vielen Unternehmen gibt es bereits solche Mitarbeitergespräche in Kleingruppen, die den Betrieb nach vorne bringen und zugleich die Mitarbeitermotivation erhöhen. Aber so mancher Alleinentscheider verzichtet darauf und verschenkt Potenzial – zu seinem eigenen Nachteil.

Gespräche mit dem Team kön­nen sehr mo­ti­vieren

Natürlich gelten für das Mitarbeitergespräch im Team die gleichen grundsätzlichen Regeln wie im Einzelgespräch. Gute Vorbereitung, freundlicher Ton, ehrliches Interesse sowie Respekt für jeden Gesprächspartner sollten selbstverständlich sein. Allerdings sind auch einige Besonderheiten zu beachten, weil es ja um den gleichzeitigen Austausch mit mehreren Personen geht. Bei der Vorbereitung muss der Unternehmer darauf achten, dass er den Beitrag jedes Beteiligten zu dem Thema einschätzen kann und niemanden ignoriert. Auch jemand, der ihm gegenüber im Tagesgeschäft – quasi als kleines Rädchen im Getriebe – nie in Erscheinung tritt, kann wertvolle Anregungen liefern, wenn man ihn ernst nimmt. Außerdem steigert es die Mitarbeiterzufriedenheit, dass jemand in so einer Runde vom Chef ernst genommen wird, also auf Augenhöhe am Lösen von Problemen mitwirken darf. Um dies zu erreichen, ist eine kollegiale, offene Diskussionsrunde erforderlich, in der sich jeder einbringen kann und wertgeschätzt fühlt.

Mitarbeiter­ge­spräch im Team muss gut mo­de­riert werden

Das wiederum stellt hohe Anforderungen an den Rahmen, in dem das Mitarbeitergespräch abläuft. Der Moderator muss die Zügel in der Hand halten, ohne die Teilnehmer in eine Richtung zu lenken und ihnen damit die Kreativität zu rauben. Wichtig sind klare Spielregeln für den Austausch im Team, die am besten von den Gesprächspartnern selbst mit erarbeitet werden – dann fällt es allen leichter, sie einzuhalten. Abgesprochen werden sollte etwa, wie lange jemand reden darf. Wer nur zwei Minuten Zeit hat, formuliert prägnant und kommt schnell auf den Punkt, statt die anderen mit ausschweifenden Schilderungen zu ermüden. Zudem sollte jeder Teilnehmer sich zu Pünktlichkeit, Vertraulichkeit, Offenheit gegenüber allen Argumenten und der Bereitschaft zur konstruktiven Mitarbeit verpflichten. Und natürlich, die Vereinbarungen umzusetzen. So kann im Team das Gefühl entstehen, dass man an einem Strang zieht und etwas bewirken wird – was wiederum auf die Mitarbeitermotivation einzahlt.

Besondere Re­geln für Mit­ar­bei­ter­ge­spräch im Team

Entscheidend ist für so ein Mitarbeitergespräch im Team, grundlegende Erkenntnisse über Kommunikationstechniken zu nutzen. Dafür brauchen Unternehmer kein Hochschulstudium, sondern nur Verständnis für den Umgang mit und den Effekt von Sprache – was in jeder Lebenslage hilft. Ganz wichtig im Teamgespräch – das sollten alle Teilnehmer verstehen – ist, die Person vom Thema zu trennen. Auch wenn man jemanden persönlich nicht mag: Was er zur Sache sagt, könnte ins Schwarze treffen und allen dienen. Ebenfalls wichtig, natürlich auch im Einzelgespräch: Eindeutige Fragen stellen, sonst gibt es unklare Antworten. Und verständliche Aussagen treffen, sonst interpretiert jeder das Gehörte für sich anders. Eine abweichende Meinung sollte als Befürchtung oder Nachfrage formuliert sein, nicht als Vorwurf. Außerdem sind Ich-Botschaften im Teamgespräch wichtig: Nicht nur, dass sich alle motivierter an der Lösungssuche beteiligen, wenn der Firmenchef darum bittet. Spricht er ständig einen Teilnehmer mit Du-Botschaften auf Einzelthemen an, fühlen sich die anderen schnell ausgeschlossen.

Motivieren Sie im Mit­ar­bei­ter­ge­spräch durch Lob und Ziele

„Die Abwesenheit von Kritik ist Anerkennung genug“, rügt „karrierebibel.de“ eine in Deutschland weitverbreitete Einstellung. Dabei ist Lob oft der beste Weg, um einen Mitarbeiter positiv zu beeinflussen und zu besseren Leistungen anzuspornen. Natürlich können auch Geld und Verantwortung motivieren. Aber ganz ohne Zuspruch läuft im Privaten wie im Berufsleben wenig. Oft tragen Unternehmer durch mürrisches Verhalten und einsame Entscheidungen sogar dazu bei, dass Mitarbeiter häufig krank sind. Dabei bietet das Mitarbeitergespräch doch die beste Gelegenheit zum Loben. Der Chef sollte gut vorbereitet kommen und gleich zu Beginn eine besondere Leistung hervorheben, um eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu schaffen. Wichtig sind konkret beschreibende und positive Formulierungen, die Emotionen transportieren, natürlich ehrlich gemeint: „Das freut mich sehr.“ Findet das Mitarbeitergespräch nicht nur einmal im Jahr statt, sondern öfter, besteht so die Chance, regelmäßig und zeitnah gute Leistungen zu loben. So kann das Mitarbeitergespräch zum Motivationsturbo werden.

Mitarbeiter­ge­spräch hat das Po­ten­zial zum Mo­ti­va­tions­turbo

Entscheidend ist aber, nicht nur zurück zu blicken – Lob bezieht sich stets auf etwas bereits Geschafftes. Ebenso wichtig ist, im Mitarbeitergespräch kurz- und mittelfristige Ziele zu formulieren und deren Erreichen zu vereinbaren, gegebenenfalls in mehreren Stufen. So merkt der Beschäftigte, dass sein Chef ihm etwas zutraut und bereit ist, in ihn zu investieren, beispielsweise in Form von Weiterbildung. Werden Ziele sowie die zu ihrer Erreichung erforderlichen Maßnahmen gemeinsam erarbeitet, kann durch so ein Mitarbeitergespräch die Motivation erheblich steigern.

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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