Kassenführung: Mit DATEV Kasse machen

Bei der Eismanufaktur war es in diesem Sommer wieder möglich: In der Sonne sitzen und Eis essen. Zumindest letzteres. Mit wohlklingenden Spezialangeboten wie Caramellino Banane, Joghurt very berry oder Coco Bianco lockt die Eisdiele ihre Besucherinnen und Besucher in die zwei Filialen in Niederbrechen und Limburg. Und sie tut es nachhaltig. Denn „Nachhaltigkeit ist praktisch einer unserer Kernwerte“, erklärt der Inhaber Eugenio Cicero in einem Gespräch. Er kommt dabei gleich zu Beginn des Interviews ins Erzählen. Hier braucht einer keine große Anlauframpe. Man merkt, er ist in dem Thema zuhause und mit Leidenschaft dabei.

Cicero möchte leckeres Eis produzieren und benutzt dafür nur hochwertige Zutaten. Sein Unternehmen hat eine Photovoltaik-Anlage auf dem Dach und eine Wasserrecycling-Anlage im Keller. „Bei uns werden Sie kaum Plastik finden“, so Cicero. „Unsere Löffel sind genauso essbar wie die Waffelbecher. Wir holen unsere Zutaten aus der Region und stellen bis hin zu den Toppings alles selbst her.“ Er ist von der Qualität seines Eises ebenso überzeugt wie von seiner ressourcenschonenden Produktionsweise.

In der Eismanufaktur erzeugen sie nur wenig Müll, selbst die Milch wird in Milchkannen vom Bauernhof nebenan geholt. Eugenio Cicero betreibt kein Greenwashing, mit dem sich mittlerweile selbst die größten Umweltsünder einen ökologischen Anstrich zu geben versuchen. Man glaubt ihm sofort jedes Wort und hört gerne zu, wie er von seinem Eis erzählt. Umso schwerer fällt es auf unser eigentliches Thema zu sprechen zu kommen. Nicht das Eis, sondern das Geld, das er damit verdient, soll hier im Fokus stehen. Vielmehr der Ort, an dem es verwahrt wird: die Kasse.

Ordnungsgemäße Kassenführung – verschärfte gesetzliche Lage

Die Kasse ist nicht länger nur der Platz, wo tagsüber das Geld gesammelt wird, um es abends rauszunehmen und irgendwo sicher zu verwahren. Um auch dem Fiskus seinen Teil zu garantieren, muss sie ordnungsgemäß geführt werden. Kurzer Blick in den Rückspiegel: Um Manipulationen Einhalt zu gebieten, wurde Ende 2016 das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen erlassen. Es trat ab dem 1. Januar 2020 mit seiner letzten Stufe vollständig in Kraft . Ab dem Jahr 2020 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Nur diese Sicherheitseinrichtung ist Gegenstand des Zertifizierungsverfahrens.

Ein Kassenhersteller oder Kassensoftware-Hersteller kann sich so auf dem freien Markt für eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung entscheiden und diese in seine Kassensysteme oder in seine Software integrieren. Die Herausforderung besteht darin, die richtige Kassenführung mit dem richtigen Kassensystem zu organisieren. Der Staat macht hier keine Vorgaben. Sollten Kasseninhabern allerdings Fehler bei der Erfassung und Aufzeichnung des Bargeldverkehrs unterlaufen, führt dies im Rahmen von Betriebsprüfungen oder unangekündigten Kassen-Nachschauen in der Regel zu Schätzung von Umsatz und Gewinn.

Der Weg zur Digitalisierung

Eugenio Cicero selbst hat eine Weile gebraucht, um den richtigen Weg bei der Kassenführung zu finden. Bis 2018 lief es bei ihm mehr oder weniger klassisch: Er hat sein Kassenbuch händisch geführt und dann am Monatsende den Ordner zum Steuerberater getragen, der dann wiederum alles händisch in die Software eingeben musste. So wollte Eugenio Cicero nicht länger arbeiten und machte sich auf den Weg in die Digitalisierung, hat sich selbst nach Kassensystemen umgesehen und gemerkt, dass es überall Schnittstellen zu DATEV gibt. Damit war klar: „Okay, ich brauche einen Steuerberater, der auf jeden Fall auch im DATEV-Universum arbeitet, damit ich hier meine Prozesse digitalisieren kann“, so Cicero. Zu einem solchen hat er 2018 gewechselt. „Da haben wir dann angefangen das Kassenbuch online zu führen, ich habe mir einen Scanner geholt und angefangen wirklich alles einzuscannen und digital zu machen. Das war schon mal mega.“

Ordnungsgemäße Kassenführung mit DATEV

Von da an war es nur noch ein kleiner Schritt, um beim gesamten Prozess der ordnungsgemäßen Kassenführung auf DATEV-Lösungen zu setzen, also auf das Zusammenspiel vom DATEV Kassenarchiv online mit dem DATEV Kassenbuch online. Für Eugenio Cicero ist es eine große Erleichterung, wenn der Steuerberater in Echtzeit über die Buchführung gucken kann. „Wenn ich heute was hochlade, einen Beleg irgendwo anhefte, ins Kassenbuch schreibe, sieht das der Steuerberater direkt und kann Rückfragen stellen und mich ansprechen. Das geht bei der analogen Geschichte schon mal nicht so einfach“.

Den digitalen Workflow noch runder gemacht hat ein Feature im DATEV Kassenarchiv online, auf das er lange warten musste und dann als einer der ersten in Betrieb nehmen konnte. Die Rede ist vom automatischen Upload der Kassendaten ins DATEV Kassenbuch online. „Das heißt, ich spare mir seit diesem Jahr einfach das tägliche Kassenbuchschreiben“, freut sich Cicero. „Die Kasse überträgt die Daten ins Kassenbuch, ich schaue morgens nur mal kurz rein, ob das mit dem gezählten Kassenbestand passt, gebe dann frei und spare mir schon dadurch jeden Tag sehr viel Arbeit.“

Geschätzt gewinnt er durch diesen digitalen Workflow eine Stunde Zeit am Tag. Zeit, die er seiner eigentlichen Tätigkeit, dem Herstellen von Speiseeis, widmen kann. Was man aus seiner Sicht auch nicht unterschätzen dürfe, sei die viel geringere Fehlerquote im digitalen Arbeiten. Ein weiterer Riesenvorteil, wie auch die Tatsache, dass die Daten revisionssicher im DATEV Kassenarchiv gespeichert sind. Damit liegen sie im zertifizierten DATEV-Rechenzentrum für 10 Jahre archiviert.

Unangekündigte Kassen-Nachschau

Ab dem 1. Januar 2018 kann das Finanzamt außerhalb einer Betriebsprüfung (Außenprüfung) und ohne Ankündigung eine sogenannte Kassen-Nachschau vornehmen. Neu dabei: Diese Prüfung kann ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Betriebsprüfung erfolgen. Man kann sich also nicht darauf vorbereiten. Die erfassten Kassendaten müssen während der festgelegten Aufbewahrungsfrist im Prüfungsfall jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sein.

Über die Plattform MeinFiskal haben Unternehmen beispielsweise direkten Zugriff auf das DATEV Kassenarchiv online. Mit ihm können sämtliche Kassendaten GOBD-konform und sicher in der DATEV-Cloud archiviert werden. Mit der Anbindung an DATEV Kassenbuch online können die Daten direkt in die DATEV-Welt integriert werden: Die Daten gelangen medienbruchfrei und komfortabel von der Kasse in die Finanzbuchführung der Steuerberaterin oder des Steuerberaters. Wenn – wie bei Eugen Cicero in der Eismanufaktur – der Kassenhersteller die Schnittstelle für das DATEV Kassenarchiv online implementiert hat können Kasseninhaber alle Vorteile nutzen, wie etwa den automatisierten Datentransfer.

Clevere Partnerlösungen

Vectron ist zum Beispiel ein Partner auf dem DATEV-Marktplatz, der die Schnittstelle zum Kassenarchiv online integriert hat. Die Eismanufaktur von Eugen Cicero musste sich bislang keiner solchen Kassen-Nachschau unterziehen und dank des aufgesetzten Workflows, sieht er darin auch kein großes Problem. In diesem Zusammenhang sorgt er sich nur ein wenig um seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die er nicht ausreichend auf einen unangekündigten Besuch vom Finanzamt vorbereiten kann. „Hier wäre ein Leitfaden hilfreich, der auflistet, was die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einem solchen Fall tun müssen und was nicht und welche Befugnisse die Prüfenden eigentlich genau haben“, gibt Cicero zu bedenken.

DATEV Kassenarchiv online

Stell dir vor die Kasse wird gemacht und keiner bekommt es mit. So ähnlich muss man sich den optimalen Einsatz vom DATEV Kassenarchiv online auch vorstellen. Es wird einmal eingerichtet und dann fließen die Daten ins Kassenbuch und weiter in die Software der Steuerkanzlei, die damit die Finanzbuchführung erstellt. Auch Eugen Cicero hat schon seit Monaten nicht mehr in sein Kassenarchiv geguckt: „Ich brauche es eigentlich gar nicht zu sehen, solange es läuft.“ Und es läuft gut. Auch in der Zusammenarbeit mit der Genossenschaft DATEV: „Anfangs gab es einige Probleme mit dem Kassenarchiv. Da hatte ich auch direkt mit Entwicklungsabteilung Kontakt. Da wurde sich auch immer schnell und gut gekümmert.“

Das ist schön zu hören. Eugen Cicero verfügt jetzt über ein bisschen mehr Zeit, sich um seine Kundschaft gut zu kümmern. Ob er denn eine Eisempfehlung abgeben könne, falls man seine Mittagspause mal im schönen Brechen verbringen möchte. Kann er natürlich: „Am besten unseren Yes-We-Can-Eisbecher. Das sind drei Kugeln nach Wahl, dann schön Erdnussbutter, hausgemachte Schoko- und Karamellsoße, Sahne und karamellisierte Erdnüsse.“ Wohl bekomm’s!