Steuern & Finanzen

GoBD-Ri­si­ken mit Ver­fahrens­do­kumentation minimieren

Die GoBD er­leich­tert es Be­triebs­prü­fern, eine Buch­füh­rung we­gen Form­fehlern als nicht ord­nungs­ge­mäß zu ver­wer­fen. Der Steu­er­be­ra­ter kennt ein Ge­gen­mit­tel: Auf Ba­sis der Buch­füh­rungs­grund­sätze soll­te die Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion mit ihm be­sprochen werden.

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Um gleich einem Missverständnis vorzubeugen: Die Regeln rund um die Buchführung für Unternehmen sind kein Gesetz. Das „G“ in der gebräuchlichen und irgendwie nach Gesetz klingenden Abkürzung „GoBD“ steht für „Grundsätze“. Diese „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ legt ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14. November 2014 fest. Die GoBD gelten seither für alle Veranlagungszeiträume – und für jeden Unternehmer, Selbständigen oder Freiberufler. Auch diejenigen, die lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung anfertigen. Selbst wenn es hier nur um Grundsätze geht: Die GoBD sind mindestens ebenso ernst zu nehmen, wie ein Gesetz – zumindest, wenn Unternehmern ihre finanziellen Mittel lieb sind. Die stehen nämlich auf dem Spiel, wenn Buchführungsgrundsätze missachtet werden. Konsequenzen aus entsprechenden Verstößen können sogar teurer werden als Bußgelder oder Strafzahlungen.

An­for­de­run­gen der GoBD ver­un­sichern viele Selbständige

Vieles versteht sich mit Blick auf die Buchführung von selbst: Rechnungen und jegliche steuerrelevante Aufzeichnungen müssen nach Jahren noch lesbar sein. Klar. Rechnungen müssen sämtliche Pflichtangaben enthalten. Und natürlich müssen Aufzeichnungen der Wahrheit entsprechen sowie vollständig sein. Dies und noch mehr geben die GoBD vor – inhaltlich und technisch sehr umfassend sowie sprachlich anspruchsvoll. Deshalb verwundert es kaum, dass einem Bericht der „Welt“ zufolge viele Selbständige durch die Anforderungen der GoBD verunsichert sind. Fallen lauern mit Blick auf eine mögliche Betriebsprüfung schon bei alltäglichen Vorfällen des Unternehmerlebens wie etwa Kostenvoranschlägen. Daher sollte sich jeder Firmenchef oder Selbständige vom Steuerberater ausführlich in Sachen Buchführung und möglichen damit verbundenen Unwägbarkeiten unterweisen lassen. Einen guten Überblick und Einstieg in die Materie bietet auch der mit Unterstützung von DATEV entstandene „Leitfaden GoBD“ der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV).

GoBD ver­langt ei­ne ein­deu­tige Ver­fah­rens­dokumentation

Als besonders herausfordernd hat sich in den vergangenen Jahren die Verfahrensdokumentation erwiesen. Deshalb widmet sich die Neuauflage des AWV-Praxisleitfadens stärker diesem Aspekt und bietet praktische Hilfestellungen. Die Verfahrensdokumentation soll es dem Betriebsprüfer erleichtern, sich in den Aufzeichnungen des Unternehmers zurechtzufinden. Fehlt sie oder stuft der Betriebsprüfer sie als ungenügend ein, kann dies einen schwerwiegenden Mangel darstellen, der dazu berechtigt, die Buchführung als nicht ordnungsgemäß zu verwerfen. Dies zieht eine Zuschätzung auf den Gewinn nach sich. Die Buchführung muss nachprüfbar und nachvollziehbar sein. Wie ein Unternehmer diese Vorgabe konkret erfüllt, hängt vom Einzelfall ab und sollte mit dem Steuerberater genau besprochen werden. Die Prozesse der elektronischen Buchführung und damit verbundener Systeme muss die Verfahrensdokumentation in jedem Fall erläutern. Dazu gehört auch eine Gebrauchsanweisung, die alle Prozessschritte detailliert und verständlich erklärt. Nicht fehlen dürfen Details zu der im Unternehmen verwendeten Hard- und Software – gegebenenfalls über einen für Betriebsprüfungen ausreichend langen Zeitraum hinweg.

Form­feh­ler bei GoBD bie­ten An­griffs­flä­chen für Be­triebsprüfer

Auch wenn es nur Grundsätze sind: Unternehmer sollten besser zu viel Aufwand in die Dokumentation ihrer Buchführung stecken als zu wenig. Nach Erfahrungen von Steuerberatern greifen Betriebsprüfer mittlerweile nämlich nicht mehr bevorzugt einzelne Buchführungsbestandteile wegen Fehlern oder Manipulationsverdachts heraus. Betriebsprüfer suchen stattdessen Formfehler und Auffälligkeiten, um die Buchführung gleich ganz verwerfen zu können. Für den Fiskus ist das einfacher und lukrativer.

Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter ladygodiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.