Kurzarbeit anmelden: Da­rauf kommt's an

Sei es wegen einer Auftragsflaute, der Witterung oder Corona-bedingter Logistikprobleme – gibt es zu wenig Arbeit, wird das für viele Unternehmen bedrohlich. Kleineren Betrieben geht so finanziell rasch die Puste aus. Kurzarbeit anmelden kann hier Erleichterung verschaffen – stimmen die Voraussetzungen, ist ein Antrag bei der Arbeitsagentur möglich. Sie übernimmt unter gewissen Bedingungen vorübergehend einen Teil des Gehalts. Insbesondere wegen der Pandemie waren bis Ende April 2021 rund 10,1 Millionen Menschen in Kurzarbeit – ein Rekord. Lieferengpässe, Kontaktbeschränkungen oder die Witterung sorgen punktuell auch weiter für Arbeitsmangel, von der Industrie über die Gastronomie bis zur Baubranche. Wenn Unternehmen dann Kurzarbeit beantragen, müssen sie einige Fristen einhalten, etwa eine Ankündigungsfrist gegenüber den Beschäftigten. Am besten wird mit der Steuerberatungs- und der Anwaltskanzlei im Detail geklärt, was Kurzarbeit bedeutet oder ob es etwa einer Betriebsvereinbarung bedarf. Bei der Kurzarbeit ist viel zu beachten, beispielsweise mit Blick auf Urlaub sowie Überstunden – sowie insbesondere bei der Lohnabrechnung.

Überstunden und Urlaub abbauen – dann Kurzarbeit anmelden

Die Gründe für eine Flaute im Unternehmen können vielfältig sein. In kleineren Betrieben reicht oft, dass sich ein größerer Folgeauftrag verzögert. Oder das Tagesgeschäft nach einem Brand in den Firmenräumen gezwungenermaßen nur auf Sparflamme läuft. Solche Vorfälle verursachen leicht finanzielle Probleme. Selbst mit nur wenigen Beschäftigten werden Gehälter und Kosten dann schnell zur erdrückenden Last. Um sie zu verringern, können Unternehmen bei der Arbeitsagentur Kurzarbeit anmelden. Einerseits ist Kurzarbeit zeitnah zu beantragen – innerhalb von drei Monaten, nachdem die Gründe dafür eingetreten sind. Anderseits sind mögliche Überstunden oder Ansprüche der Beschäftigten auf Urlaub vor dem Antrag abzubauen – dass die Kurzarbeit unabwendbar ist, ist nämlich eine der Voraussetzungen für Kurzarbeitergeld. Daher sollten Firmenchefs und -chefinnen das Thema Kurzarbeit vorausschauend mit Fachleuten für Recht und Steuern besprechen, auch die Ankündigungsfrist oder eine Betriebsvereinbarung. Kurzarbeit ist bei der Arbeitsagentur zu beantragen, in deren Bezirk die Lohnabrechnungsstelle liegt. Mit einer Registrierung ist ein Online-Antrag möglich.

Diese Voraussetzungen gelten für das Beantragen von Kurzarbeit

Kurzarbeit anmelden können auch Betriebe mit nur einem oder einer Beschäftigten – zu den wesentlichen Voraussetzungen zählt ein sogenanntes unabwendbares Ereignis. Alle Vorgaben, Regelungen sowie zulässigen Gründe für Kurzarbeit sind im dritten Sozialgesetzbuch (SGB III) aufgelistet. In der Regel haben Beschäftigte dann einen Anspruch auf Kurzarbeitergeld (Kug), wenn

ein erheblicher Arbeitsausfall mit Entgeltausfall vorliegt,
betriebliche und persönliche Voraussetzungen erfüllt sind und
das Unternehmen den Arbeitsausfall bei der Agentur für Arbeit angezeigt hat.

Nach den Regeln des SGB III ist ein Arbeitsausfall als Voraussetzung erheblich genug, um Kurzarbeit anzumelden, wenn er

auf wirtschaftlichen Gründen oder einem unabwendbaren Ereignis beruht,
vorübergehend ist,
nicht vermeidbar ist und
im jeweiligen Kalendermonat (Anspruchszeitraum) mindestens ein Drittel der in dem Betrieb beschäftigten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer von einem Entgeltausfall von jeweils zehn bis 100 Prozent ihres monatlichen Bruttoentgelts betroffen ist.

Dass das gesamte Unternehmen betroffen ist, zählt nicht zu den Voraussetzungen für Kurzarbeit. In einer Abteilung kann vielleicht an bestimmten Projekten weitergearbeitet werden. In einer anderen reicht es womöglich, dass die Beschäftigten ihre Arbeitszeit leicht reduzieren. Deshalb kann ein Betrieb auch nur für bestimmte Bereiche Kurzarbeit beantragen. Der Chef oder die Chefin muss aber prüfen, ob Beschäftigte zeitlich befristet in eine andere Abteilung versetzt werden könnten. Darüber sollten sie gegebenenfalls mit ihrer Anwaltskanzlei sprechen.

Viele Anlässe können Voraussetzungen für Kurzarbeit sein

Das Wirtschaftsleben ist vielfältig. Ebenso vielfältig sind die von der Arbeitsagentur akzeptieren Gründe und Voraussetzungen für Kurzarbeit. Gerade nach Unglücksfällen, die betriebliche Ausfälle verursachen, sollten Unternehmen unbedingt klären, ob sie Kurzarbeit für Teile der Belegschaft anmelden können. Naturkatastrophen oder auch beispielsweise Brandschäden gelten als unabwendbares Ereignis gemäß SGB III. Sind Betriebe behördlichen oder behördlich anerkannten Maßnahmen ausgesetzt, die von ihnen nicht zu vertreten sind und den Grund für den Arbeitsausfall bilden, sollten sie ebenfalls die Möglichkeit von Kurzarbeit prüfen. Das könnte etwa im Fall einer Straßensperrung wegen Bauarbeiten sinnvoll sein, durch die ein Einzelhandelsgeschäft dramatisch an Laufkundschaft verliert.

Corona-Sonderregeln für Kurzarbeit sind verlängert worden

Wegen der Corona-Krise hat der Gesetzgeber vorübergehend den Zugang zum Kurzarbeitergeld erleichtert. So kann

ein Betrieb Kurzarbeit anmelden, wenn mindestens zehn Prozent der Beschäftigten vom Arbeitsausfall betroffen sind statt bisher 30 Prozent,
auf den Aufbau negativer Arbeitszeitsalden vor Zahlung des Kurzarbeitergeldes vollständig oder teilweise verzichtet werden,
auch Leiharbeitnehmern künftig Kurzarbeitergeld zustehen und
die Bundesagentur für Arbeit den Betrieben vollständig die Sozialversicherungsbeiträge erstatten, die diese normalerweise zahlen müssen.

Außerdem können Beschäftigte in Kurzarbeit mehr Geld erhalten: Ab dem vierten Monat 70 Prozent, ab dem siebten Monat 80 Prozent des Lohnausfalls, wenn mindestens die Hälfte der regulären Arbeitszeit ausfällt. Mit Kindern gibt es jeweils sieben Prozentpunkte mehr. Diese und weitere Sonderregelungen gelten derzeit im Wesentlichen verlängert bis zum 31. März 2022.

Kurzarbeit: Bei Zahlungen an Überstunden und Urlaub denken

Kurzarbeitergeld hilft natürlich den Unternehmen aus der Patsche. Im Kern allerdings dient es dazu, betroffene Beschäftigte vor Erwerbslosigkeit zu bewahren. Die Höhe des Kurzarbeitergeldes richtet sich nach dem finanziellen Verlust für den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin nach Zahlung von Steuern. Kurzarbeitergeld soll 60 Prozent des ausgefallenen Nettoentgelts ersetzen, mit Kind im Haushalt 67 Prozent. Für Geringverdienende gelten andere Beträge. Das Unternehmen legt die reduzierte Arbeitszeit fest und berechnet den Lohn sowie das fällige Kurzarbeitergeld. Dafür stellt es bei der Arbeitsagentur einen Antrag auf Rückerstattung. Die Berechnung sollte mit Blick auf den Zusammenhang von Kurzarbeit mit Urlaub, Überstunden oder Einmalzahlungen unbedingt über die Steuerberatungskanzlei erfolgen. Wichtig ist etwa der feine Unterschied zwischen dem Urlaubsentgelt – also der Gehaltsfortzahlung im Urlaub – und einem Urlaubsgeld, das einen zusätzlichen Beitrag zu urlaubsbedingten Aufwendungen von Beschäftigten darstellt. Der Steuerberater oder die Steuerberaterin weiß, wie Überstunden oder Einmalzahlungen zu behandeln sind, wenn Unternehmen Kurzarbeit anmelden.

Für wie lange lässt sich Kurzarbeit anmelden?

Kurzarbeit anmelden müssen Unternehmen binnen drei Monaten, nachdem der Grund dafür eingetreten ist. Die Beschäftigten bekommen Kurzarbeitergeld dann „bis zum Ablauf von zwölf Monaten seit dem ersten Kalendermonat …, für den Kug gezahlt wird“, erläutert die Bundesarbeitsagentur. Liegt der Grund für die Kurzarbeit in außergewöhnlichen Verhältnissen auf dem ganzen Arbeitsmarkt, greift ein Krisenmechanismus. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales kann die Bezugsdauer dann bis auf 24 Monate verlängern. Dies war vor der Corona-Sonderregelung zuletzt in der Finanzkrise von 2009 der Fall.

Diese Formen von Kurzarbeit können Unternehmen anmelden

Was ist und was bedeutet Kurzarbeit, welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein? Dazu hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales die wichtigsten Fragen und Antworten aufbereitet. Die Arbeitsagenturen unterscheiden drei Formen von Kurzarbeitergeld.

Für alle kleinen Unternehmen interessant ist das konjunkturelle Kurzarbeitergeld – quasi der Klassiker. Das konjunkturelle Kurzarbeitergeld soll Betrieben helfen, wenn vorübergehend nicht genug Arbeit für die Beschäftigten da ist. Und zwar aus den im SGB III genannten Gründen – aus wirtschaftlichen Gründen oder aufgrund besonderer Ereignisse. In dieser Kategorie können alle Betriebe falls nötig Kurzarbeit anmelden
Für die Baubranche gedacht ist das Saison-Kurzarbeitergeld gemäß §101 SGB III. Diese Lohnersatzleistung für Beschäftigte von Bau- und Handwerksunternehmen können auch kleine Betriebe für den Winter beantragen. Wollen sie Kurzarbeit in diesem Zusammenhang beantragen, zählt zu den Voraussetzungen, dass der regelmäßige Arbeitsausfall auf witterungsbedingten oder wirtschaftlichen Gründen in der Schlechtwetterzeit beruht. Urlaub und Überstunden sind dann mit Blick auf die Kurzarbeit anders zu behandeln – die Beschäftigten sollen schließlich nicht gezwungen werden, diese Ansprüche immer im Winter abzubauen.
Keinen Zugang haben kleine Betriebe zum Transferkurzarbeitergeld, der sogenannten „Kurzarbeit Null“. Dieses Kurzarbeitergeld erhalten Beschäftigte von Konzernen, die bei einer Transfergesellschaft angestellt sind. Ziel ist ihre zusätzliche Qualifizierung und Weitervermittlung.

Erst kommt die wirtschaftliche Prognose, dann der Antrag

Bevor sie Kurzarbeit anmelden, sollten Unternehmen prüfen, ob der Grund für die Flaute vorübergehend oder von Dauer ist – das gehört zu den Voraussetzungen. In der Regel schließt die Einführung von Kurzarbeit spätere betriebsbedingte Kündigungen aus. Zumindest Kündigungen aus dem gleichen Grund wie die vorherige Kurzarbeit sind rechtlich kaum haltbar. Im Zweifelsfall sollten Unternehmer und Unternehmerinnen mit der Steuerberatungskanzlei im Detail die betriebswirtschaftliche Lage durchgehen, bevor sie Kurzarbeit beantragen. Der Steuerberater oder die Steuerberaterin hilft, die Lage einzuschätzen und eventuell andere Auswege zu finden. Wer sich entscheidet, Kurzarbeit anzumelden, sollte zudem mit der Anwaltskanzlei sprechen – über mögliche Rechtsfolgen, falls die Schwierigkeiten unerwartet lange anhalten. Gut zu wissen: Unternehmen müssen nicht immer Kurzarbeit anmelden, bevor sie betriebsbedingte Kündigungen aussprechen. Existiert ein Betriebsrat, darf er aber etwa eine Initiative für eine Betriebsvereinbarung über Kurzarbeit ergreifen. Doch auch dann zählt die Einschätzung des Unternehmens, ob der Arbeitskräftebedarf auf Dauer oder vorübergehend sinkt.

Das gilt beim Berechnen der Sozialversicherungsbeiträge

Falls die Steuerberatungskanzlei nicht sowieso die Lohnbuchhaltung erledigt, sollten Unternehmer oder Unternehmerinnen sie hinzuziehen, wenn sie Kurzarbeit anmelden. Es gibt einiges zu beachten. Zwar deckt die Arbeitsagentur je nach individueller Berechnung zwischen 60 und 87 Prozent vom entgangenen Nettogehalt der Beschäftigten. Doch sie bleiben in der gesetzlichen Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung. Und das Unternehmen zahlt die Beiträge während der Kurzarbeit allein. Berechnet werden die Sozialversicherungsbeiträge nach einem fiktiven Arbeitsentgelt. Der Steuerberater oder die Steuerberaterin hilft, die maßgeblichen Unterschiedsbeträge zwischen Soll-Entgelt und Ist-Entgelt korrekt zu ermitteln sowie die Beiträge rechtssicher abzuführen. Das ist nicht ganz trivial. Berechnen sich doch auch Beiträge teils anders als sonst üblich – etwa der Pflegeversicherungsbeitrag ohne Beitragszuschlag für Kinderlose.

Rund um Urlaub und Überstunden birgt die Kurzarbeit Fallen

Auch rund um Urlaub und Überstunden lauern bei Kurzarbeit einige Fallen. Grundsätzlich entsteht den Beschäftigten aus Zeiten der Kurzarbeit kein Urlaubsanspruch, wie das Bundesarbeitsgericht kürzlich bestätigt hat (9AZR225/21). Beim verdienstabhängig gezahlten Urlaubsgeld wie auch beispielsweise beim Mutterschutzlohn bleiben Verdienstminderungen aufgrund der Kurzarbeit bei der Berechnung außen vor. Auch für die Bemessung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld spielen diese Tage keine Rolle. Liegt ein gesetzlicher Feiertag in der Kurzarbeitsperiode, müssen Betriebe den Feiertagslohn zahlen. Auch die darauf entfallenden Sozialversicherungsbeiträge entrichten sie voll. Nur die Lohnsteuer dürfen sie einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 1984 zufolge einbehalten (Az.: 2AZR161/83). Bei Kurzarbeit Null bemisst sich die Höhe der Entgeltzahlung an der Höhe des dafür gezahlten Kurzarbeitergeldes. Generell gilt: Wer Kurzarbeit beantragen will, darf von den betroffenen Beschäftigten keine Überstunden fordern, das wäre Leistungsbetrug.

Krankschreibung während der Kurzarbeit ist eine Rechenaufgabe

Unternehmen, die Kurzarbeit anmelden, sind bei einer Krankmeldung zur Entgeltfortzahlung verpflichtet. Je nach Zeitpunkt der Krankmeldung – vor oder während der Kurzarbeit – können aber unterschiedliche Berechnungsgrundlagen gelten. Auch das ist also nicht ganz trivial. Was hierbei zu beachten ist, darüber war hier auch bereits zu lesen. Die Steuerberaterin oder den Steuerberater rechnen zu lassen hilft, Fehler zu vermeiden und sich rechtlich unangreifbar zu machen.

Auch die Beschäftigten haben in der Kurzarbeit ihre Pflichten

Unternehmen können Kurzarbeit für ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen anmelden und sich so entlasten. Doch eine gewisse Verantwortung verlangt der Gesetzgeber den Beteiligten dafür ab. So muss das Unternehmen die für die Bemessung des Kurzarbeitergeldes nötigen Berechnungen vornehmen. Und die Beschäftigten müssen alle zur Berechnung ihres Kurzarbeitergeldes maßgebliche Änderungen dem Amt mitteilen. Dies betrifft Nebentätigkeiten, aber auch einen geplanten Arbeitsplatzwechsel. Verletzen sie ihre Pflichten, droht ihnen Strafverfolgung vom Amt. Die Beschäftigten sollten auch wissen, dass die Arbeitsagentur sie während der Kurzarbeit in andere Tätigkeiten vermitteln kann. Es drohen Sperrzeiten von drei Wochen beim Kurzarbeitergeld, wenn sie dies verweigern oder sich auf eine Vorladung nicht beim Amt melden.

Das gilt bei der Kurzarbeit für Arbeitszeitkonten

Wenn Unternehmen Kurzarbeit anmelden, kann die Arbeitsagentur eventuell von den Beschäftigten verlangen, mögliche Arbeitszeitguthaben zur Überbrückung zu nutzen. Mit Blick auf die Kurzarbeit gilt dabei aber ein Unterschied zwischen vertraglich vereinbarten Arbeitszeitguthaben einerseits und einfachen Überstunden andererseits. Die Auflösung eines Arbeitszeitguthabens kann von der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer nicht verlangt werden, soweit es

zur Überbrückung von Arbeitsausfällen außerhalb der Schlechtwetterzeit (§101 Absatz 1) bestimmt ist und den Umfang von 50 Stunden nicht übersteigt,
für die im vierten Sozialgesetzbuch festgelegte Zwecke wie etwa Pflege- und Familienzeit bestimmt ist, oder
zur Vermeidung der Inanspruchnahme von Saison-Kurzarbeitergeld angespart worden ist und den Umfang von 150 Stunden nicht übersteigt.

Auch wenn das Arbeitszeitguthaben mehr als zehn Prozent der ohne Mehrarbeit geschuldeten Jahresarbeitszeit umfasst oder länger als ein Jahr unverändert bestanden hat, ist es laut §7c SGB IV tabu.

So hilft eine Betriebsvereinbarung bei Kurzarbeit

Ob und zu welchen Bedingungen ein Betrieb tatsächlich Kurzarbeit anmelden kann, beeinflussen auch Arbeitsverträge, Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen. Etwa mit Blick auf frühere Überstunden und die Verwendung von Arbeitszeitkonten. Deshalb sollten Unternehmerinnen und Unternehmer das Thema Kurzarbeit schon in guten Zeiten mit der Anwaltskanzlei besprechen. So können sie beispielsweise sachgerechte Vereinbarungen für Überstunden und für ein betrieblich bedingtes Abfeiern festlegen. So entsteht nicht nur mehr Spielraum für schlechte Zeiten. Sondern es lassen sich auch die Voraussetzungen dafür schaffen, bei Bedarf das Instrument Kurzarbeit jederzeit bestmöglich nutzen zu können.