Wirtschaft & Recht

Kurzarbeit anmelden: Auch an Ur­laub und Über­stun­den denken

Wer Kurzarbeit anmelden will, muss an Ur­laub und Über­stun­den den­ken – zur mög­li­chen Über­brückung der Auf­trags­flau­te und spä­ter bei der Leistungs­be­rech­nung. Un­ter­neh­mer soll­ten al­le Fa­cet­ten die­ses The­mas in­ten­siv mit An­walt und Steu­er­be­ra­ter be­sprechen.

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Bei einer Auftragsflaute geht gerade kleineren Unternehmen rasch finanziell die Puste aus. Luft verschaffen können aber auch sie sich, indem sie Kurzarbeit anmelden. Sind die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt, ist der Antrag für die Mitarbeiter bei der Arbeitsagentur möglich. Die Behörde übernimmt dann für eine Übergangszeit einen Teil des Gehalts. Die Zahl der Unternehmen in Kurzarbeit steigt derzeit bundesweit erstmals seit 2010 wieder deutlich – vor allem in der Industrie. Doch auch Dienstleister und Kleinbetriebe können sich mit dem Instrument über Engpässe hinweghelfen lassen. Es reicht schon ein Mitarbeiter, dem der Firmenchef so nicht gleich kündigen muss. Natürlich müssen Arbeitgeber für den Antrag bei der Arbeitsagentur bestimmte Regeln und Fristen einhalten – und Pflichten erfüllt haben. Darüber sollten sie ruhig schon in guten Zeiten mit ihrem Anwalt sprechen. Manche vertragliche Regelungen erleichtern es später ebenfalls, Kurzarbeit anzumelden. Wichtig ist aber auch, bei der Kurzarbeit an Urlaub und Überstunden zu denken.

Über­stun­den und Ur­laub ab­bau­en – dann Kurzarbeit anmelden

Geht es um Kurzarbeit, können die Gründe für die Flaute im Unternehmen vielfältig sein. In kleinen Betrieben reicht häufig schon, dass ein größerer Folgeauftrag auf sich warten lässt. Oder nach einem Brand oder Wasserschaden in den Firmenräumen der Betrieb zwangsweise nur noch auf Sparflamme laufen kann. Dies kann schnell zu finanziellen Problemen führen. Gehälter und Kosten auch für wenige Mitarbeiter werden dann leicht zur erdrückenden Last. Um die zu verringern, können Unternehmer bei der Arbeitsagentur die Kurzarbeit anmelden. Der Antrag geht an die Arbeitsagentur, in deren Bezirk die zuständige Lohnabrechnungsstelle liegt. Kurzarbeit anmelden können Unternehmer aber auch einfach online. Dafür müssen sie sich zuvor registrieren. Firmenchefs sollten vor dem Antrag auf Kurzarbeit die Überstunden und eventuell Urlaub abbauen lassen, damit die Kurzarbeit als unabwendbar gilt. Andererseits müssen sie zeitnah reagieren: innerhalb von drei Monaten, nachdem die Gründe für eine Kurzarbeit aufgetreten sind. Die Details hierzu sollte ein Anwalt klären.

Diese Voraus­setzung­en gel­ten vor Anmelden der Kurzarbeit

Vorgaben, Regelungen sowie zulässige Gründe für Kurzarbeit stehen im dritten Sozialgesetzbuch (SGB III). Selbst Betriebe mit nur einem Mitarbeiter dürfen Kurzarbeit anmelden. In der Regel haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf Kurzarbeitergeld (Kug), wenn

  • ein erheblicher Arbeitsausfall mit Entgeltausfall vorliegt,
  • betriebliche und persönliche Voraussetzungen erfüllt sind und
  • der Arbeitgeber den Arbeitsausfall bei der Agentur für Arbeit angezeigt hat.

Nach den Regeln des SGB III ist ein Arbeitsausfall erheblich genug für Kurzarbeit, wenn er

  • auf wirtschaftlichen Gründen oder einem unabwendbaren Ereignis beruht,
  • vorübergehend ist,
  • nicht vermeidbar ist und
  • im jeweiligen Kalendermonat (Anspruchszeitraum) mindestens ein Drittel der in dem Betrieb beschäftigten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer von einem Entgeltausfall von jeweils zehn bis 100 Prozent ihres monatlichen Bruttoentgelts betroffen ist.

Zudem gelten wegen der Coronavirus-Pandemie erleichterte Bedingungen für den Zugang zum Kurzarbeitergeld. Spätestens ab Mitte April 2020 kann, befristet bis Ende 2020,

  • ein Betrieb Kurzarbeit anmelden, wenn mindestens zehn Prozent der Beschäftigten vom Arbeitsausfall betroffen sind;
  • auf den Aufbau negativer Arbeitszeitsalden vor Zahlung des Kurzarbeitergeldes vollständig oder teilweise verzichtet werden;
  • auch Leiharbeitnehmern künftig Kurzarbeitergeld zustehen.

Viele Ereig­nisse – eine Lösung: Kurzarbeit anmelden

Das Wirtschaftsleben ist vielfältig. Und ebenso vielfältig sind auch die Gründe für Kurzarbeit, die die Arbeitsagenturen akzeptieren. Gerade nach Unglücksfällen, die zu betrieblichen Ausfällen führen, sollten Unternehmer unbedingt klären, ob sie Kurzarbeit für ihre Mitarbeiter anmelden können. Naturkatastrophen oder auch beispielsweise Brandschäden sind ein unabwendbares Ereignis gemäß SGB III. Auch wenn Arbeitgeber behördlichen oder behördlich anerkannten Maßnahmen ausgesetzt sind, die von ihnen nicht zu vertreten sind und den Grund für einen Arbeitsausfall bilden, wie etwa Straßensperrungen, sollten sie die Möglichkeit von Kurzarbeit prüfen.

Das gilt für Über­stun­den und Ur­laub bei Kurzarbeit

Natürlich hilft Kurzarbeitergeld dem Unternehmer aus der finanziellen Patsche. Im Kern allerdings dient es dazu, die betroffenen Arbeitnehmer vor Erwerbslosigkeit zu bewahren. Die Höhe des Kurzarbeitergeldes richtet sich nach dem finanziellen Verlust für den Mitarbeiter nach der Zahlung von Steuern. Kurzarbeitergeld soll rund 60 Prozent des ausgefallenen Nettoentgelts ersetzen, mit Kind im Haushalt rund 67 Prozent. Für Geringverdiener gelten andere Beträge. Der Arbeitgeber legt zuerst die reduzierte Arbeitszeit fest und berechnet dann den neuen Lohn sowie das fällige Kurzarbeitergeld. Für dieses stellt er bei der Arbeitsagentur einen Antrag auf Rückerstattung. Die Berechnung sollte mit Blick auf den Zusammenhang von Kurzarbeit mit Urlaub, Überstunden oder Einmalzahlungen unbedingt über den Steuerberater erfolgen. Wichtig ist etwa der feine Unterschied zwischen dem Urlaubsentgelt, also der Gehaltsfortzahlung während des Urlaubs, und dem Urlaubsgeld selbst. Das ist ein zusätzlicher Beitrag zu den urlaubsbedingten Aufwendungen des Arbeitnehmers. Der Experte weiß, wie Überstunden oder Einmalzahlungen zu behandeln sind.

 

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So lang zahlt die Arbeitsagentur das Kurzarbeitergeld

Kurzarbeit anmelden müssen Unternehmer binnen drei Monaten. Ihre Mitarbeiter bekommen Kurzarbeitergeld dann „bis zum Ablauf von zwölf Monaten seit dem ersten Kalendermonat …, für den Kug gezahlt wird“, so die Bundesarbeitsagentur. Falls der Grund für die Kurzarbeit außergewöhnliche Verhältnisse auf dem gesamten Arbeitsmarkt sind, greift ein Krisenmechanismus: Dann kann das Bundesministerium für Arbeit und Soziales die Bezugsdauer bis auf 24 Monate verlängern. Zuletzt ist das in der Finanzkrise 2009 geschehen. Derzeit ist es in der Diskussion mit Blick auf die Lage in der Metall- und Elektroindustrie.

Diese For­men von Kurzarbeit kön­nen Un­ter­neh­mer anmelden

Die Arbeitsagenturen unterscheiden zwischen drei Formen von Kurzarbeitergeld. Keinen Zugang haben kleine Betriebe zum Transferkurzarbeitergeld, der sogenannten „Kurzarbeit Null“. Dieses Kurzarbeitergeld erhalten Mitarbeiter von Konzernen, die bei einer Transfergesellschaft angestellt sind. Ziel ist ihre zusätzliche Qualifizierung und Weitervermittlung. Für alle kleinen Unternehmen interessant ist das konjunkturelle Kurzarbeitergeld – quasi der Klassiker. Das konjunkturelle Kurzarbeitergeld soll Betrieben helfen, wenn vorübergehend nicht genug Arbeit für die Beschäftigten da ist. Und zwar aus den im SGB III genannten Gründen – aus wirtschaftlichen Gründen oder aufgrund besonderer Ereignisse. Die dritte Variante ist das Saison-Kurzarbeitergeld. Diese Lohnersatzleistung für Mitarbeiter von Bau- und Handwerksunternehmen können auch kleine Betriebe für den Winter beantragen. Voraussetzung: Der regelmäßige Arbeitsausfall in der Schlechtwetterzeit beruht auf witterungsbedingten oder wirtschaftlichen Gründen. Und die Mitarbeiter können ja nicht immer zu dieser Zeit statt Kurzarbeit ihren Urlaub nehmen oder Überstunden abfeiern.

Erst Prog­nose checken – dann Kurzarbeit anmelden

Bevor Unternehmer die Kurzarbeit anmelden, sollten sie prüfen, ob der Grund für die Flaute vorübergehend oder von Dauer ist. In der Regel schließt die Einführung von Kurzarbeit spätere betriebsbedingte Kündigungen aus. Zumindest Kündigungen aus dem gleichen Grund wie die vorherige Kurzarbeit sind rechtlich kaum haltbar. Im Zweifelsfall sollten Unternehmer mit ihrem Steuerberater über die betriebswirtschaftliche Einschätzung sprechen, bevor sie einen Antrag stellen. Er hilft, die Lage einzuschätzen und gegebenenfalls andere Auswege zu finden. Entscheiden Unternehmer sich, Kurzarbeit anzumelden, sollten sie außerdem noch mit dem Anwalt sprechen. Er erklärt mögliche Rechtsfolgen, falls die Schwierigkeiten länger anhalten als erhofft. Gut zu wissen: Unternehmer müssen nicht Kurzarbeit anmelden, bevor sie betriebsbedingte Kündigungen aussprechen. Existiert ein Betriebsrat, darf er aber die Initiative dazu ergreifen. Doch auch dann zählt die Einschätzung des Arbeitgebers, ob der Arbeitskräftebedarf auf Dauer oder nur vorübergehend sinkt.

Das gilt beim Be­rech­nen der So­zial­ver­siche­rungs­beiträge

Falls der Steuerberater nicht sowieso die Lohnbuchhaltung erledigt, sollten Unternehmer ihn hinzuziehen, wenn sie Kurzarbeit anmelden. Es gibt einiges zu beachten. Zwar zahlt die Arbeitsagentur dem Mitarbeiter rund 60 bis 67 Prozent vom entgangenen Nettogehalt. Doch die Mitarbeiter bleiben Mitglied in der gesetzlichen Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung. Und der Arbeitgeber zahlt die Beiträge während der Kurzarbeit allein. Berechnet werden die Sozialversicherungsbeiträge nach einem fiktiven Arbeitsentgelt. Der Steuerberater hilft, die maßgeblichen Unterschiedsbeträge zwischen Soll-Entgelt und Ist-Entgelt korrekt zu ermitteln und die Beiträge rechtssicher abzuführen. Das ist nicht ganz trivial. Berechnen sich doch auch Beiträge teils anders, als sonst üblich – etwa der Pflegeversicherungsbeitrag ohne Beitragszuschlag für Kinderlose.

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Ur­laub und Über­stun­den ber­gen Fal­len bei Kurzarbeit

Auch rund um Urlaub und Überstunden lauern bei Kurzarbeit möglicherweise Fallen. Grundsätzlich entsteht Mitarbeitern aus Kurzarbeit kein Urlaubsanspruch. Beim verdienstabhängig gezahlten Urlaubsgeld wie auch etwa beim Mutterschutzlohn bleiben Verdienstminderungen aufgrund der Kurzarbeit beim Berechnen außen vor. Auch für die Bemessung vom Zuschuss zum Mutterschaftsgeld werden diese Tage nicht einbezogen. Liegt ein gesetzlicher Feiertag in einer Kurzarbeitsperiode, müssen Arbeitgeber den Feiertagslohn zahlen. Auch die darauf entfallenden Sozialversicherungsbeiträge zahlen Unternehmer voll. Nur die Lohnsteuer dürfen Arbeitgeber einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 1984 zufolge einbehalten. (Az.: 2 AZR 161/83). Auch Lohnfortzahlung für Krankheit müssen Arbeitgeber während der Kurzarbeit grundsätzlich leisten. Je nach Zeitpunkt der Krankmeldung – vor oder während der Kurzarbeit – können aber unterschiedliche Berechnungsgrundlagen gelten. Auch dies ist also nicht ganz trivial. Den Steuerberater rechnen zu lassen hilft, Fehler zu vermeiden und sich rechtlich unangreifbar zu machen. Generell gilt: Wer Kurzarbeit beantragt, darf von den betroffenen Mitarbeitern keine Überstunden fordern, das wäre Leistungsbetrug.

Kurzarbeit anmelden – auch Mit­ar­bei­ter ha­ben Pflichten

Unternehmer können Kurzarbeit für ihre Mitarbeiter anmelden und sich so entlasten. Eine gewisse Verantwortung verlangt der Gesetzgeber den Beteiligten dafür jedoch ab. Mit Blick auf Arbeitsunfälle als Grund für Kurzarbeit heißt das beispielsweise: Kurzarbeitergeld gibt es nur, wenn der Arbeitgeber alle Vorkehrungen genutzt hat, um die Unfallgefahr zu senken. Hat er seine Pflichten nicht erfüllt, fließen keine Lohnersatzleistungen. Zudem müssen Mitarbeiter zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes maßgebliche Änderung dem Amt mitteilen. Dies betrifft Nebentätigkeiten, aber auch einen geplanten Arbeitsplatzwechsel. Verletzen die Mitarbeiter ihre Pflichten, droht ihnen Strafverfolgung vom Amt. Die Beschäftigten sollten auch wissen, dass die Arbeitsagentur sie während der Kurzarbeit in andere Tätigkeiten vermitteln kann. Es drohen Sperrzeiten von drei Wochen beim Kurzarbeitergeld, wenn sie dies verweigern oder sich auf eine Vorladung nicht beim Amt melden.

Das gilt bei der Kurzarbeit für Ar­beits­zeit­konten

Von den Mitarbeitern verlangt die Arbeitsagentur unter Umständen, ihre Arbeitszeitguthaben zur Überbrückung der Flaute zu nutzen. Dabei gibt es jedoch einen Unterschied zwischen vertraglich vereinbarten Arbeitszeitguthaben und einfachen Überstunden, wenn es um Kurzarbeit geht. Nicht zur Überbrückung einer Flaute sind Arbeitszeitguthaben zu verwenden, wenn sie vertraglich ausschließlich

  • zur Überbrückung von Arbeitsausfällen außerhalb der Schlechtwetterzeit (§101 Absatz 1) bestimmt sind und den Umfang von 50 Stunden nicht übersteigen,
  • für die im vierten Sozialgesetzbuch festgelegte Zwecke wie etwa Pflege- und Familienzeit bestimmt sind, Link 13 oder
  • zur Vermeidung der Inanspruchnahme von Saison-Kurzarbeitergeld angespart worden sind und den Umfang von 150 Stunden nicht übersteigen.

Auch wenn das Arbeitszeitguthaben mehr als zehn Prozent der ohne Mehrarbeit geschuldeten Jahresarbeitszeit umfasst oder länger als ein Jahr unverändert bestanden hat, ist es tabu.

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So helfen Vereinbarungen zu Überstunden in der Kurzarbeit

Ob und zu welchen Bedingungen sich Kurzarbeit anmelden lässt, ist also auch beeinflusst durch die Gestaltung von Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen. Etwa mit Blick auf frühere Überstunden und die Verwendung von Arbeitszeitkonten. Daher sollten Unternehmer ruhig schon in guten Zeiten mit ihrem Anwalt über das Thema Kurzarbeit sprechen. So können sie beispielsweise sachgerechte Vereinbarungen für Überstunden und betrieblich bedingtes Abfeiern festlegen. In deren Rahmen gewinnen sie so noch mehr Spielraum für schlechte Zeiten.

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Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter lady-godiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.

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