Digitalisierung

Ein Jahr XRechnungen – Rückblick und Ausblick

Mit der ver­pflich­ten­den Ein­füh­rung der XRech­nung in den Bun­des­län­dern steigt die Re­le­vanz von di­gi­ta­len Pro­zes­sen in Ver­bin­dung mit der öffent­li­chen Ver­wal­tung.

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Vor einem Jahr wurde die XRechnung im Bundesumfeld eingeführt. Mit der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung in den Bundesländern wird die Relevanz von digitalen Prozessen in Verbindung mit der öffentlichen Verwaltung weiter steigen. Welche Rolle spielt die E-Bestellung neben der E-Rechnung bei der Digitalisierung zukünftig am Markt, bei DATEV und dem Gesetzgeber? Was passiert in den anderen europäischen Staaten und welche Pläne hat die Europäische Kommission?

Ein Jahr verpflichtender Versand von XRechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes

Seit rund einem Jahr sind Unternehmen dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen im Format XRechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes zu stellen. Das ermöglicht es, die Rechnungsdaten strukturiert und automatisiert zu verarbeiten und die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung zu fördern.

Auf Bundesebene sind XRechnungen an die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) zu stellen. Auf Länderebene gibt es eigene Rechnungseingangsportale, die unterschiedliche Anforderungen an ihre Auftragnehmer stellen. Die verbindliche Einreichung von XRechnungen galt im letzten Jahr neben dem Bund auch an Auftraggeber der Verwaltung in Bremen. Die Länder Hamburg, Baden-Württemberg und Saarland verpflichten ihre Auftragnehmer ab dem 01.01.2022 zur elektronischen Rechnungsstellung. Mecklenburg-Vorpommern folgt mit der Verpflichtung 2023 und Hessen im Jahr 2024. Diese Übersicht zeigt, wann genau die entsprechenden Vorschriften greifen, welche Unterschiede es auf Bundes- und Landesebene gibt – und wo zukünftig nur noch mit elektronischen Rechnungen abgerechnet werden kann

Herausforderungen durch die Einführung der elektronischen Rechnungen

Die unterschiedlichen Rechnungseingänge von Bund und Ländern sind aktuell im Aufbau und unterliegen der kontinuierlichen Weiterentwicklung. Daneben werden auch die E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD regelmäßig verbessert. Darauf müssen Rechnungssteller beziehungsweise DATEV als Serviceprovider reagieren, damit der elektronische Rechnungsstellungsprozess entsprechend der Präferenzen der Rechnungsempfänger abläuft und die Zustellung der Rechnung gewährleistet ist.

Besonders herausfordernd sind die unterschiedlichen Vorgaben und Interpretationen in Bezug auf die Rechnungsinhalte. Die Vorgaben sind oftmals auf die internen Systeme des Rechnungsempfängers ausgelegt, sodass die Weiterverarbeitung möglichst automatisiert erfolgen kann. Neben den unterschiedlichen Rechnungsinhalten werden von Rechnungsempfängern verschiedene Übermittlungswege vorgegeben, etwa PEPPOL, E-Mail oder Upload, die vom Rechnungssteller zu bedienen sind. Darüber hinaus setzen einige Rechnungseingangsportale eine Registrierung voraus, damit sich der Rechnungssteller selbst über den Status seiner eingereichten Rechnung informieren kann.

Die automatisierte und elektronische Verarbeitung von Rechnungen ist ein wichtiger Meilenstein zur Digitalisierung der Prozesse in der öffentlichen Verwaltung. Der nächste Schritt bezieht sich auf die Einführung der elektronischen Bestellung.

Sehen Sie sich das Video zum Thema E-Rechnung an:

Elektronische Bestellung – Welche Rolle spielt sie für den Markt, den Gesetzgeber und für DATEV?

Nach der Realisierung des Standards XRechnung für die elektronische Rechnung ist die Schaffung eines Datenstandards für die elektronische Bestellung ein weiterer Schritt zur Vervollständigung der digitalen Supply-Chain der öffentlichen Verwaltung.

Genauso wie bei der elektronischen Rechnung setzt man bei der elektronischen Bestellung auf die Verarbeitung von strukturierten Daten.

Die öffentliche Verwaltung verwendet bestehende Standards und Infrastrukturen, sodass die Prozesse der Bestellung und der Rechnungsverarbeitung kompatibel miteinander sind. Neben den Digitalisierungsbestrebungen der öffentlichen Verwaltung gibt es auch im B2B-Bereich die Entwicklung eines Standards für elektronische Bestellungen, um den Prozess rund um die Bestellung zu automatisieren.

Diese Bestrebungen bieten DATEV zusätzliche Möglichkeiten, den Beschaffungs- und Rechnungsverarbeitungsprozess weiter zu automatisieren. DATEV könnte dadurch beispielsweise Bestellbestätigungen auf Basis von strukturierten Daten versenden.

Entwicklungen bei der E-Rechnung in anderen Ländern

Auch in anderen Ländern werden die Prozesse zur Beschaffung und Rechnungsverarbeitung zunehmend digitalisiert und automatisiert. Diese Modelle basieren auf gesetzlichen Verpflichtungen und dienen in erster Linie der Mehrwertsteuer-Betrugsbekämpfung.

Bei der Digitalisierung des Rechnungsbearbeitungsprozesses wurden unterschiedliche Modelle eingeführt. Länder, wie etwa Italien, Portugal, Frankreich und Griechenland setzen auf ein Clearance-Modell. Die Rechnungen werden in diesem Modell zunächst in der Regel elektronisch an die Steuerbehörden gesendet und erst durch die Bestätigung der Verwaltung erhält die Rechnung Gültigkeit. Anschließend erfolgt die Zustellung der Rechnung an den jeweiligen Rechnungsempfänger.

Im Tax-Reporting Modell (wie etwa in Ungarn, Spanien, Estland, Vereinigtes Königreich und Kroatien) werden nur Auszüge aus den Rechnungsdaten nach der Rechnungsstellung an die Finanzverwaltung übermittelt. Diese Daten werden in einem maschinenlesbaren Format (XML) an die Verwaltung gesendet, sodass die Daten maschinell ausgewertet werden können.

Beim Split Payment-Modell, welches in Polen, in der Tschechischen Republik und in Rumänien eingesetzt wird, teilt sich die Zahlung in eine Netto- und eine Umsatzsteuerzahlung auf. Dadurch erhält der Leistungserbringer vorab keine Umsatzsteuer mehr, die nachfolgend als Vorsteuer zu verrechnen ist. Stattdessen muss der Leistungsempfänger die Entrichtung unmittelbar gegenüber der Finanzverwaltung leisten.

Das von den Niederlanden eingesetzte Blockchain-Modell erfordert die Registrierung von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger auf einer dafür vorgesehenen Plattform, über die sich die Rechnungen gesichert austauschen lassen. Dabei wird für jede E-Rechnung ein Fingerabdruck auf einer verschlüsselten Blockchain gespeichert und ist von beiden Seiten nicht manipulierbar.

In Deutschland gibt es Diskussionen auf unterschiedlichen Ebenen, wie sich der Mehrwertsteuerbetrug durch die XRechnung bekämpfen lässt.

Pläne der EU-Kommission hinsichtlich E-Rechnung

Die Vision der EU-Kommission ist mittelfristig ein harmonisches System zumindest für innergemeinschaftliche Umsätze und die Unterstützung der Mitgliedstaaten bei der Mehrwertsteuer-Betrugsbekämpfung. Die EU-Kommission liefert dazu Informationen zu Best Practice-Modellen und ein harmonisiertes Rahmenwerk für das Reporting in grenzüberschreitenden Fällen.

mehr dazu

Hier finden Sie weitere Informationen zur E-Rechnung und zum Online-Portal DATEV SmartTransfer.

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