Steuern & Abgaben

Arbeitskleidung von der Steuer absetzen – das geht nicht immer

Eigentlich kann man Ar­beits­klei­dung von der Steu­er ab­set­zen. Prak­tisch gel­ten Ein­schrän­kun­gen – sie darf sich et­wa nicht pri­vat tra­gen las­sen. Die Fra­ge der steu­er­li­chen Be­hand­lung von Ar­beits- oder Be­rufs­klei­dung soll­te stets mit der Steu­er­be­ra­tungs­kanz­lei ge­klärt werden.

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Manche Vorgesetzte tolerieren Hemdsärmel und Turnschuhe. Doch viele verlangen von den Beschäftigten am Arbeitsplatz eine aus ihrer Sicht passende Kleidung. Gemeint ist keine gesetzlich geforderte Bekleidung oder Uniform, sondern die Kombination alltäglicher Kleidungsstücke – Hose, Hemd, Rock, Bluse, Lederschuhe. Das Problem: Welche Arbeitskleidung der Arbeitgeber stellen muss, regeln Schutz- und Hygienevorschriften oder Tarifverträge, sie kann das Unternehmen von der Steuer absetzen. Bei individuellen Unternehmensvorgaben aber wird rasch die Finanzierung zum Thema. Steuerlich absetzen lässt sich Arbeitskleidung nur, wenn man sie nicht privat tragen kann. Beispielsweise eine Uniform oder eine mit auffälligem Logo versehene Arbeitskleidung, die kaum jemand freiwillig privat tragen würde. Der Firmenauftritt bekommt damit das gewisse Etwas, und die eindeutig als solche erkennbare Berufskleidung ist von der Steuer absetzbar. Der vielen Unwägbarkeiten wegen sollte die Steuerberatungskanzlei jeden Fall bewerten. Denn für Selbstständige oder Beschäftigte gilt: Was auch privat tragbar ist, bringt als Berufskleidung keinen Vorteil bei der Steuer.

Wann lässt sich Arbeitskleidung von der Steuer absetzen?

Welche Arbeitskleidung muss der Arbeitgeber stellen?

Reinigung von Hygienekleidung ist Arbeitgebersache

Berufskleidung und Steuer – Frage des Betriebsinteresses

Mit Kleidervorschriften sollten Arbeitgeber vorsichtig sein

Fiskus: Arbeitskleidung darf sich nicht privat tragen lassen

Auffällige Berufskleidung ist besser absetzbar

Einheitliche Arbeitskleidung leichter von der Steuer absetzen

Wann lässt sich Arbeitskleidung von der Steuer absetzen?

Vor ein paar Jahren lüftete ein Buch über die Popgruppe Abba ein Geheimnis um deren schrill glitzernde Bühnenoutfits. Die vier Popgrößen haben ihre Arbeitskleidung gezielt so gewählt, dass klar war, die lässt sich nicht privat tragen. Nur so konnten die künstlerisch selbstständig tätigen Ehepaare ihre Arbeitskleidung steuerlich absetzen. Der Anreiz war groß mit Blick auf den damals geltenden 80-Prozent-Spitzensteuersatz. Soviel können Unternehmerinnen und Unternehmer hierzulande nicht mit Berufskleidung bei der Steuer sparen. Vergleichbar ist aber die Anforderung, unter denen Berufskleidung steuerlich absetzbar ist – insbesondere muss sie ausschließlich beruflich oder geschäftlich nutzbar sein. Am leichtesten lässt sich das mit Blick auf Schutz- oder Hygienekleidung glaubhaft machen. Auch Uniformen akzeptieren die Finanzämter meistens. Ärger droht hingegen häufig bei bürgerlicher Kleidung, die jemand als Arbeitskleidung von der Steuer absetzen will. Das geht in der Regel nur, wenn sie sich nicht privat tragen lässt. Eine gemischte Nutzung ist nicht möglich.

BFH kassiert Ausnahmen bei Berufskleidung und Steuer

Frühere vereinzelt gewährte Ausnahmen von der sehr strikten Regel „Keine bürgerliche Kleidung“ hat der Bundesfinanzhof (BFH) im März 2022 gekippt. Je nach Branche oder Region konnten Selbstständige und Beschäftigte zuvor manche Arbeitskleidung steuerlich absetzen, die man auch privat tragen könnte. Diese alte Rechtsprechung hob der BFH auf und urteilte, die schwarzen Kleidungsstücke eines Trauerredners seien nicht als Berufsbekleidung bei der Steuer absetzbar. Selbst ausschließlich zu beruflichen oder betrieblichen Zwecken angeschaffte Hosen, Röcke, Hemden oder Blusen lassen sich somit nicht als Arbeitskleidung von der Steuer absetzen, falls man sie privat tragen könnte. Als steuerliche Lösung in Betracht kommt nach dieser Entscheidung höchstens ein Betriebsausgabenabzug für Unternehmen, die Beschäftigten solche Kleidung als Sachzuwendung überlassen. Nicht berührt ist vom Urteil die Frage, ob und welche Arbeitskleidung der Arbeitgeber stellen muss, etwa mit Blick auf Schutz- oder Hygienekleidung.

Welche Arbeitskleidung muss der Arbeitgeber stellen?

Ob und welche Arbeitskleidung der Arbeitgeber stellen muss, dazu finden sich abseits der Schutz- oder Hygienekleidung keine Vorgaben. Gibt die Firmenchefin oder der Firmenchef lediglich einen vielleicht branchenüblichen Kleidungsstil vor und könnten die Beschäftigten diese Teile dann auch privat tragen, ist das mit Blick auf die Steuer keine Arbeitskleidung. Unternehmen überlassen daher üblicherweise diese Art der Berufskleidung auch nicht ihren Beschäftigten, sie wäre kaum von der Steuer absetzbar. Spendiert ein Betrieb solche Kleidungsstücke trotzdem, sind für die Begünstigten normalerweise Steuern auf den geldwerten Vorteil fällig. Dies entfällt nur, wenn das Unternehmen die einheitliche Kluft aus betrieblichen Gründen überlässt. Hat sie Uniformcharakter oder ein gut sichtbar aufgedrucktes Firmenlogo, kann das Unternehmen diese Arbeitskleidung als Betriebsausgaben steuerlich absetzen. Dann sind auch die Kosten für die Reinigung dieser Arbeitskleidung von der Steuer absetzbar. Das Unternehmen kann sich dabei entweder selbst um die Reinigung kümmern oder den Beschäftigten die entstandenen Kosten erstatten.

Reinigung von Hygienekleidung ist Arbeitgebersache

Ist eine bestimmte Berufskleidung vorgeschrieben, muss das Unternehmen in jedem Fall die Kosten für Anschaffung und Pflege übernehmen – und das ist natürlich bei der Steuer absetzbar. Zwar schreibt der Gesetzgeber nicht vor, welche Arbeitskleidung der Arbeitgeber stellen muss. Doch manchmal sind allgemeinverbindliche Sicherheits- oder Hygienevorschriften etwa bei Stoffen und Schuhen zu erfüllen – das klärt vieles. Regeln für Schutzkleidung macht beispielsweise die Berufsgenossenschaft. Manche Kleidungsvorgaben sind an Tarifverträge gebunden und gelten unabhängig davon, ob einzelne Beschäftigte die Arbeitskleidung auch privat tragen könnten. Was Unternehmerinnen und Unternehmer bei der von ihnen gestellten Arbeitskleidung steuerlich absetzen können und worauf zu achten ist, sollten sie mit der Anwalts- und Steuerberatungskanzlei klären. Viele Gerichtsentscheidungen bieten eine Orientierungshilfe, welche Arbeitskleidung sich von der Steuer absetzen lässt. Ebenso dazu, wie die Kosten für vorgeschriebene Berufskleidung sowie deren Reinigung zu tragen sind und was dann für das Umziehen als Arbeitszeit gilt. Auch hier unterstützen die Rechts- und Steuerfachleute.

Rein rechtlich ist die Verantwortlichkeit klar

Die Zuständigkeit für das Reinigen von Hygienekleidung ist inzwischen höchstrichterlich geklärt. Der Betrieb trägt die Kosten, urteilte das Bundesarbeitsgericht (BAG) im Fall eines Schlachthofs. Ein Mitarbeiter hatte dagegen geklagt, dass ihm das Unternehmen für die Reinigung der von ihm getragenen weißen Hygienekleidung 10,23 Euro vom Monatslohn abzog. Diese per Lohnabzug eingeforderte Erstattung werteten die Richterinnen und Richter als unrechtmäßig, denn der Betrieb habe „die Reinigungskosten nicht im Interesse des Klägers, sondern im Eigeninteresse aufgewendet“. Sie verwiesen auf einschlägige Vorschriften, nach denen in einem Bereich, in dem mit Lebensmitteln umgegangen wird, geeignete und saubere Arbeitskleidung zu tragen sei. „In lebensmittelverarbeitenden Betrieben hat der Arbeitgeber dafür zu sorgen, dass seine Arbeitnehmer saubere und geeignete Hygienekleidung tragen“, so die Urteilsbegründung. „Zu seinen Pflichten gehört auch die Reinigung dieser Kleidung auf eigene Kosten.“

Am besten organisieren Unternehmen die Reinigung

Besondere Vorgehensweisen könnten sich übrigens für die Persönliche Schutzausrüstung (PSA) anbieten, die gerade viele Handwerksunternehmen ihren Beschäftigten stellen. Hier kann es für die Betriebe schon mit Blick auf die teils sehr speziellen Materialien sinnvoll sein, die Reinigung selbst zu übernehmen oder einen Spezialanbieter damit zu beauftragen. So lässt sich garantieren, dass etwa Sicherheitsfunktionen der Kleidung nicht durch eine unsachgemäße Behandlung in der privaten Waschmaschine beschädigt werden. Dabei geht es also eher um technische Fragen der Berufskleidung nicht um rechtliche Vorgaben oder die Frage, ob sich Kosten der Arbeitskleidung von der Steuer absetzen lassen. Gerade wenn es Vorgaben gibt, welche Arbeitskleidung der Arbeitgeber stellen muss, lässt sich unter Umständen nur damit sicherstellen, dass die Vorgaben auch auf Dauer erfüllt sind.

Viele offene Fragen machen Beratung empfehlenswert

Viele Fragen bleiben trotz diverser Urteile offen. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten deshalb zum gesamten Themenkomplex Berufskleidung immer bei ihrer Anwalts- oder Steuerberatungskanzlei nachfragen – jedes Detail zählt und lagert den Fall womöglich anders, nicht nur bei der Steuer. Nicht geklärt hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) etwa im Fall der Reinigungskosten, ob der Betrieb mit den Beschäftigen eine andere Regelung hätte vereinbaren können. Das war schlicht nicht versucht worden. Prinzipiell aber lässt sich im gegenseitigen Einverständnis manche Pflicht auf die Arbeitnehmer übertragen. Gut begründet kann das etwa geschehen, wenn die Schutzkleidung dem Schutz der privaten Kleidung dienen würde – also zumindest teils privaten Interessen. Vertragliche Regelungen dürfen die Beschäftigten aber nicht übermäßig belasten. Und im Unternehmen darf nicht bereits eine betriebliche Übung entstanden sein – auch die schafft rechtliche Fakten. Wie jede Kleidung ist also die Arbeitskleidung ein sehr persönliches Thema – auch, wenn sie sich selbst nicht privat tragen oder von der Steuer absetzen lässt.

Berufskleidung und Steuer – Frage des Betriebsinteresses

Lässt sich das Urteil zur Verantwortlichkeit verallgemeinern? Wäre die Anschaffung von Kleidung, die aus hygienischen Gründen betriebsnotwendig ist, damit automatisch Arbeitgebersache? Betrifft die Entscheidung alle Unternehmen, deren Beschäftigte spezielle Kleidung gemäß bestimmter Hygienevorschriften tragen müssen? Also neben der Nahrungsmittelverarbeitung beispielsweise auch die Gastronomie oder den medizinischen Bereich? Und welche Arbeitskleidung muss der Arbeitgeber dann stellen? Ein wichtiger Anhaltspunkt ist, ob spezielle Kleidung im Interesse des Unternehmens wäre. So ließe sich die Arbeitskleidung durch das Unternehmen von der Steuer absetzen. Das ist auch die Maßgabe, die das Bundesarbeitsgericht mit Blick auf Umkleidezeiten anlegt. Dient das Umziehen dem Firmeninteresse, muss das Unternehmen es finanzieren, meint das BAG. Umkleidezeit ist dann Arbeitszeit und entsprechend zu bezahlen. Detailfragen – beispielsweise, ob und unter welchen Umständen überlassene Arbeitskleidung, die Beschäftigte privat tragen könnten, für diese lohnsteuerfrei bleiben kann – gilt es mit der Steuerberatungskanzlei zu besprechen.

Mit Kleidervorschriften sollten Arbeitgeber vorsichtig sein

Natürlich kann ein Unternehmen seinen Beschäftigten auch abseits von Hygiene und Sicherheit vorschreiben, wie sie sich kleiden sollen. Es kann etwa vorgeben, sich branchenüblich zu kleiden oder gar – in kleineren Betrieben aber eher eine Seltenheit – gemäß einer Kleiderrichtlinie. Ohne Rücksprache mit einem Anwalt sind solche Vorschriften allerdings riskant – vor allem, wenn das Unternehmen nicht die Kosten übernimmt, obwohl es den Aufwand für die Arbeitskleidung der Beschäftigten eventuell sogar von der Steuer absetzen könnte. Ein Risiko für Unternehmen bergen außerdem Tarifverträge. Sie enthalten häufig auch Regelungen für die Kosten von Berufskleidung. Unabhängig davon, ob Beschäftigte die Arbeitskleidung privat tragen könnten, dürfen Unternehmen ihnen die Kosten dafür oft nicht oder begrenzt auferlegen. Davon können im Falle einer Allgemeinverbindlichkeitserklärung sogar Unternehmen betroffen sein, die an sich nicht tarifgebunden sich und sich somit unabhängig in ihren Entscheidungen wähnen. Was für sie gilt, sollten Unternehmerinnen und Unternehmer mit ihrer Anwaltskanzlei klären.

Fiskus: Arbeitskleidung darf sich nicht privat tragen lassen

Die Frage, ob sich Arbeitskleidung von der Steuer absetzen lässt, lässt aus steuerlicher Sicht mehr Interpretationsspielraum als arbeits- und tarifrechtliche Vorgaben. Arbeitgeber, die Beschäftigten Arbeitskleidung stellen und deren Reinigung bezahlen, sollten die Kosten bei der Steuer als Betriebsausgaben steuerlich absetzen können. Für Beschäftigte und Selbstständige, die die Kosten für Berufskleidung und Reinigung selbst tragen, wären diese prinzipiell als Betriebsausgaben oder Werbungskosten bei der Steuer absetzbar. Damit ist allerdings auch schon Schluss mit einfach. Tatsächlich schiebt das Finanzamt bei dieser Art Wirtschaftsgut rigoros der Möglichkeit einen Riegel vor, teils private Kosten der Allgemeinheit aufzubürden. De facto lassen sich Kosten für bürgerliche Kleidung mit einem einfachen Argument gar nicht mehr steuerlich absetzen: Selbst wenn diese Kleidung nachweislich ausschließlich als Arbeitskleidung zum Einsatz kommt, könnte man sie auch privat tragen.

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Auffällige Berufskleidung ist besser absetzbar

Einwandfrei als Betriebsausgaben für Arbeitskleidung von der Steuer absetzen lassen sich für den Fiskus nur Kosten für alles, was Uniform ist, Uniformcharakter hat oder als Sicherheits- oder Hygieneschutzkleidung dient. Als Arbeitskleidung steuerlich absetzen lässt sich meistens auch der Blaumann oder der weiße Kittel als Berufskleidung für das medizinische Personal. Bei weißen T-Shirts oder Unterwäsche – selbst mit Aufdruck – wird es schon schwieriger. Manchmal können Selbstständige oder Angestellte die Kosten solcher als Berufskleidung deklarierter Kleidungsstücke von der Steuer absetzen, falls sie sie im Spezialwarenhandel erworben haben. Aber beileibe nicht immer. Es gibt beispielsweise Landvermesser, die für ihre Tätigkeit auf der Baustelle keine – eindeutig beruflich erforderliche – Jacke-Hose-Kombination aus strapazierfähigem, zur Jahreszeit passenden Stoff mehr kaufen. Sie entscheiden sich lieber für auffällige Kleidung mit Warnschutzaufdruck, da das Finanzamt dies eher akzeptiert. Die Annahme: Zum Wochenendausflug ins Grüne würde diese Art Arbeitskleidung niemand privat tragen – wohl aber manche weniger auffällige Berufskleidung.

Einheitliche Arbeitskleidung leichter von der Steuer absetzen

In bedruckter oder farblich auffällig gestalteter Ausführung lässt sich Arbeitskleidung leichter von der Steuer absetzen. Logo oder firmenmäßige Gestaltung macht den rein professionellen Charakter der Kleidung plausibel. Unternehmerinnen und Unternehmer können sich so auch modisch und/oder ökologisch stärker ausleben und etwa ökologisch korrekte Mode abseits der etablierten Lieferanten von Berufsbekleidung mit einem auffälligen Design bedrucken lassen. Dann ist aber die Rücksprache vorab mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin besonders wichtig. Denn nur Fachleute können einschätzen, wann der Werbeaufdruck mit Firmenemblem oder -logo tatsächlich eine Rechtfertigung liefert, Arbeitskleidung steuerlich absetzen zu können. Oder was zu dezent ist, um noch als Firmenkleidung durchzugehen. Interessant machen das Logo auf der Kleidung jedoch nicht nur steuerliche Aspekte. Der damit einhergehende einheitliche Auftritt poliert auch die Außenwirkung des Unternehmens. Und der Kunde oder die Kundin sieht auf den ersten Blick, ob da vorne eine Mitarbeiterin beziehungsweise ein Mitarbeiter steht. Oder doch nur ein anderer Kunde.

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Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter lady-godiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.

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