Coworking Spaces sind für alle Unternehmen interessant

Die Corona-Pandemie hat für Unternehmerinnen und Unternehmer sowie Personalverantwortliche in größeren Betrieben das Arbeiten fernab vom Arbeitsplatz zum Topthema gemacht. Weil viele Beschäftigte wegen der Pandemie von zuhause aus arbeiteten, ging es darum, wie man im Homeoffice produktiv ist. Aber auch um die Frage, was dort bei IT-Sicherheit und Datensicherung zu beachten ist. Oder wie es im Homeoffice mit der Versicherung von Mensch und Technik aussieht. Das mobile Arbeiten, vorher von vielen Arbeitgebern nicht wirklich gerne gesehen, rückte so stärker in den Fokus. Unabhängig davon, wie sich die Pandemie weiter entwickelt, haben die Corona-Erfahrungen der Debatte über die künftige Arbeitswelt starke Impulse gegeben. Laut einer Umfrage des IT-Branchenverbands Bitkom sehen neun von zehn Erwerbstätigen ihre Zukunft zumindest teilweise im Homeoffice. Daneben gewinnen unter der Überschrift New Work auch weitere alternative Arbeitskonzepte sowie Arbeitsorte an Bedeutung. Besonders oft geht es derzeit um die sogenannten Coworking Spaces.

Coworking Spaces sind ein interessantes neues Konzept

Coworking Space – nur ein wohlklingender Name für ein längst etabliertes Konzept, nach dem Motto: Alter Wein in neuen Schläuchen? Nicht ganz. Zwar haben sich hierzulande schon früher Angehörige der gleichen oder verwandter Berufsgruppen ihre betrieblichen Räumlichkeiten geteilt. Soloselbstständige oder Freiberuflerinnen und Freiberufler etwa profitieren davon, auf eigene Rechnung ihrer unternehmerischen Tätigkeit nachzugehen, sich die Kosten für Miete, Telekommunikation oder Büropersonal aber in Form einer Bürogemeinschaft zu teilen. Ein ähnlicher Effekt lässt sich durch das Einmieten in ein Business Center oder Office Center erzielen. Nur ist die Sache dann viel unpersönlicher, hat wenig mit New Work zu tun. In Form eines Firmenpools haben selbst größere Unternehmen in der Vergangenheit bereits Gemeinschaftsbüros gehabt, um etwa Auslandsgeschäfte voranzutreiben. Sie nutzen ein Team vor Ort, auf dessen Expertise mehrere Auftraggeber zugreifen, und schicken projektbezogen eigene Fachleute. Aber Coworking Spaces versprechen mehr – richtig realisiert, wirkt das Konzept nicht nur als Kostenbremse, sondern auch als Innovationsbeschleuniger.

Was steckt hinter dem Begriff Coworking Space

Die deutsche Übersetzung von Coworking Spaces lautet schlicht Räume zur Zusammenarbeit. Doch das Konzept umfasst natürlich mehr, als sich ein Büro zu teilen. Zum besseren Verständnis ist es daher wichtig, zunächst verschiedene derzeit aktuelle Arten der gemeinsamen Nutzung von Räumen und/oder Dingen sowie des miteinander Arbeitens zu betrachten.

Die Bürogemeinschaft ist der Klassiker. Angehörige der gleichen oder verwandter Berufsgruppen teilen sich – oft langfristig – die betrieblichen Räumlichkeiten, etwa Journalisten und Grafikerinnen, Lektoren und Fotografinnen. Sie können sich austauschen und gemeinsam Projekte bearbeiten, aber auch ganz für sich allein tätig sein.
Das Business Center bietet Rund-um-Service. Wer sich hier – oft auf Dauer – einmietet, bekommt top ausgestattete Büroflächen, nicht selten in repräsentativer Lage. Zusätzlich lässt sich ein Sekretariats- oder Telefonservice ordern, damit selbst Soloselbstständige – falls erforderlich – mit einer guten Organisation punkten können.
Der Coworking Space ist der neueste Trend. Hier buchen – zumindest derzeit überwiegend jüngere – Menschen einen zeitlich flexiblen Arbeitsplatz, an dem sie mit Fachleuten aus verschiedenen Bereichen zusammenarbeiten oder sich wenigstens ungezwungen austauschen können. Selbst das geräumige eigene Homeoffice lässt sich durch die Einladung anderer Berufstätiger in einen kleinen privaten Coworking Space verwandeln. Oder man trifft sich regelmäßig an verschiedenen Orten zur Zusammenarbeit.
Die Gründerzentren haben eine klare Ausrichtung. Meistens befinden sie sich in Form von Technologie- oder Innovationszentren in der Nähe von Hochschulen und Businessparks. Hier sollen sich vor allem Start-Ups ansiedeln und die Gründerinnen oder Gründer über Ideen, Technologien sowie Geschäftsmodelle austauschen. Häufig sind auch Fördermittel im Spiel, und Geldgeber – etwa Banken, Business Angels, Mittelständler oder Konzerne – suchen hier Möglichkeiten für Investitionen.
Der Maker Space bietet Raum für die praktische Innovation. Wer dort hin geht, bekommt Zugang zu modernsten technischen Geräten wie 3D-Druckern und kann seine Ideen realisieren. So lässt sich die Hürde der andernfalls unbezahlbaren Investitionen umschiffen, um fantastische Einfälle auf ihre Produkttauglichkeit zu überprüfen.

Darum lohnen sich Coworking-Büros für Start-Ups

Für Gründerinnen und Gründer, Soloselbstständige sowie kleine Start-Ups liegen die Vorteile der Coworking Spaces oder Maker Spaces auf der Hand. Man bekommt dort für relativ wenig Geld eine gute technische Ausstattung, ist bei der Nutzung flexibel und trifft interessante Leute. Darauf wäre zu achten:

Kosten. Wie wird die Nutzung des Coworking Space abgerechnet? Idealerweise kann man den Arbeitsplatz stündlich buchen, aber auch tage-, wochen- oder monatsweise. So lassen sich je nach aktueller Situation höchste Flexibilität und gute Planbarkeit miteinander verbinden. Von Vorteil sind auch möglichst lange Öffnungszeiten. Eine gute Anbindung in der Innenstadt oder die Nähe zu Institutionen und Unternehmen hat natürlich ihren Preis, lohnt sich aber.
Ausstattung. Wichtig ist ein hochwertiges Basisangebot für IT und Telekommunikation, um konzentriert arbeiten zu können und gut erreichbar zu sein. Für besondere Ansprüche sollte es entsprechende Zusatzpakete geben, etwa Gigabit-Internet mit hohem Datenvolumen zur Bearbeitung hochauflösender Videos in der Cloud. Auch bei den Räumen sollte es Varianten geben: vom Großraumbüro über Konferenzräume bis zu privaten Arbeitsräumen etwa für vertrauliche Telefonate. Die Kaffeeküche oder Kantine für Klatsch und Tratsch sowie inspirierende Gespräche über die Grenzen der eigenen Profession hinweg ist ebenso wichtig wie allgemeine Interaktionsbereiche für alle, die sich im Coworking Space aufhalten.
Atmosphäre. Coworking Spaces zeichnen sich dadurch aus, dass es dort sehr offen und meistens regelrecht familiär zugeht. In der lockeren Atmosphäre lässt es sich gut arbeiten und entspannt an neuen Ideen tüfteln, gerade auch in Diskussionen mit Fachleuten für andere Themenfelder, von denen spannender Input kommen kann. Schon oft hat die Nutzung eines Coworking Space die Basis für eine fruchtbare Kooperation gelegt. Aber man muss eben mit der individuellen Atmosphäre des jeweiligen Coworking Space warm werden und sich dort wohlfühlen. Sonst bleibt die Kreativität gehemmt.

So profitieren etablierte Betriebe von Coworking Spaces

Wie profitieren etablierte Unternehmen vom Trend zum Coworking Space? Sie können – unabhängig von der Betriebsgröße – prüfen, ob sich so die Bürokosten senken, die eigenen Beschäftigten motivieren oder Kontakte zu Start-Ups beziehungsweise Soloselbstständigen knüpfen lassen.

Kosten. Natürlich sinken die Ausgaben, wenn ein Unternehmen nicht allen Beschäftigten einen festen Büroarbeitsplatz anbietet. Teilen mehrere Personen den Schreibtisch, lässt sich die Zahl der Büroräume oder sogar genutzten Gebäude reduzieren. Wer Beschäftigte in externen Coworking Spaces arbeiten lässt oder die eigene Infrastruktur in diese Richtung umbaut, spart Kosten. Außerdem können Einnahmen erzielt werden, wenn man den eigenen Coworking Space für Externe öffnet, die sich einmieten können. Die Kosten sollten allerdings nicht die Hauptrolle bei der Entscheidung über Coworking Spaces spielen.
Motivation. Viel wichtiger ist, dass der Aufbau eigener interner Coworking Spaces und/oder die Erlaubnis zur Nutzung externer Coworking Spaces zum mobilen Arbeiten einen Motivationsschub bei den Beschäftigten auslösen kann. Denn soviel von New Work die Rede sein mag – die meisten Unternehmen sind auf dem Weg hin zu neuen Arbeitsweisen, -formen und -räumen noch nicht weit gekommen. Coworking Spaces sind ein probates Mittel, um einfach mal etwas auszuprobieren. So lässt sich die Kreativität der Beschäftigten stimulieren und auch ihren Wünschen nach flexiblerem Arbeiten Rechnung tragen.
Netzwerken. Vor allem aber bieten Coworking Spaces die einmalige Chance, die persönlichen Netzwerke der Beschäftigten und so auch die Vernetzung des Unternehmens auszubauen. Wer sie im externen Coworking Space arbeiten lässt, gibt ihnen die Möglichkeit, neue Menschen zu treffen und Themen kennenzulernen. Noch besser wäre es, selbst einen Coworking Space zu schaffen und so beispielsweise Gründerinnen und Gründer quasi ins Haus zu holen. Dort könnten die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich mit Externen austauschen, die frische Ideen und ganz andere Denkansätze mitbringen. Dies funktioniert allerdings nur, wenn sich dort alle auf Augenhöhe begegnen und es um ehrliche Zusammenarbeit statt Ideenklau geht.

Auch im Coworking-Büro ist die IT-Sicherheit wichtig

Will ein Unternehmen selbst einen Coworking Space schaffen, bestimmt es über Konzept, Kosten und Konditionen. Aber bei der Planung ist zu bedenken, dass der Köder dem Fisch schmecken muss, nicht dem Angler. Anders gesagt: Nur ein Angebot, das die Zielgruppe interessiert, holt die gewünschten jungen Gründerinnen und Gründer oder Soloselbstständigen ins Haus, deren Ideen und Mentalität ein etabliertes Unternehmen kennenlernen will. Auch wer den eigenen Beschäftigten die Erlaubnis zur Nutzung externer Coworking Spaces gibt, will dort natürlich Mindestbedingungen erfüllt sehen. Die mögen aus Sicht einzelner Firmen unterschiedlich sein. Eins jedoch ist wichtig, wenn die Beschäftigten im Homeoffice, im Coworking Space oder generell mobil arbeiten dürfen beziehungsweise ein Unternehmen einen Coworking Space einrichtet: Die IT- und Datensicherheit. Insbesondere gilt es, Beschäftigte in Schulungen für dieses Thema zu sensibilisieren, damit sie auch in lockerer Atmosphäre ein Mindestmaß an Vorsicht walten lassen. Und nicht beispielsweise durch unvorsichtiges Plaudern einer Social-Engineering-Attacke zu Opfer fallen.

Das folgende Video informiert über das Thema E-Mail-Verschlüsselung – ebenfalls ein wichtiger Baustein der IT-Sicherheitsstrategie zum Schutz vor Informations- und Datendiebstahl.