Steuern & Finanzen

Kleinunternehmer pro­fi­tie­ren von Um­satz­steuer­er­klä­rung

Umsatzsteuervoranmeldung und Um­satz­steuer­er­klä­rung be­deu­ten für Klein­un­ter­neh­mer Auf­wand. Der aber kann sich fi­nan­ziell rich­tig für sie loh­nen. Des­halb soll­te mit dem Steuer­be­ra­ter ge­nau be­spro­chen wer­den, wann die Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung bes­ser wäre.

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Aus Sicht so mancher Kleinunternehmer spricht einiges dafür, den Aufwand einer Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung auf sich zu nehmen. Denn nicht immer ist die Kleinunternehmerregelung für Selbständige von Vorteil. Sie besagt, dass Unternehmer, deren Vorjahresumsatz sich unterhalb von 17.500 Euro bewegt, keine Umsatzsteuer erheben müssen. Dieser Betrag soll ab 2020 auf 22.000 Euro steigen. Interessant ist die Regelung üblicherweise in der Gründungsphase sowie beim selbständigen Nebenerwerb. Doch selbst hier kann es sich für Selbständige lohnen, bewusst die mit der Umsatzsteuer verbundenen vollen unternehmerischen Pflichten zu akzeptieren. Eins dürfen sie dann aber nicht vergessen: Geltende Fristen und Vorgaben sind penibel einzuhalten. Machen Selbständige bei der Umsatzsteuer einen Fehler, gibt es erfahrungsgemäß schneller und meistens auch größeren Ärger als bei der Einkommensteuer. Angst davor müssen Unternehmer allerdings nicht haben. Der Steuerberater hilft ihnen, die richtigen Anträge zu stellen und alle nötigen Pflichten im Blick zu behalten sowie zu erfüllen.

Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung machen

Wer wenig Umsatz macht, ist nicht gezwungen, die Kleinunternehmerregelung zu nutzen. Er kann auf seinen Rechnungen auch Umsatzsteuer ausweisen. Dann allerdings ist neben der für Selbständige obligatorischen Einkommensteuererklärung eine Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung verpflichtend – auch für jemanden, der nun zwar noch umgangssprachlich, aber nicht mehr steuerrechtlich als Kleinunternehmer gilt. Mit der Entscheidung zum Ausweisen von Umsatzsteuer sollte man eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (ID) beantragen. Das empfiehlt sich für alle selbständig Tätigen – es ist eine für jeden wichtige Nummer. Gründer stellen den Antrag am besten einfach gleich mit der Anmeldung direkt beim Finanzamt. Wer zuvor die Kleinunternehmerregelung beansprucht hat und erst später eine Umsatzsteuer-ID braucht, kann sie direkt beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Das geht auch online – allerdings nicht rund um die Uhr. Wer als Unternehmer für mehrere Tätigkeiten mehrere Einkommensteuernummern hat, sollte wissen: Es gibt nur eine Umsatzsteuer-ID, auch wenn Unternehmer für jede weitere selbständige Tätigkeit eine eigene Einkommensteuernummer vom Finanzamt bekommen.

Nach Umsatzsteuervoranmeldung muss Kleinunternehmer zahlen

Wichtig: Anders als bei der Einkommensteuer ist der zu zahlende Umsatzsteuerbetrag sofort fällig. Wer steuerrechtlich nicht (mehr) als Kleinunternehmer gilt, muss gleich mit Umsatzsteuervoranmeldung oder Umsatzsteuererklärung das Geld ans Finanzamt überweisen. Die Umsatzsteuer ist eine Anmeldesteuer: Binnen weniger Tage ist der Betrag fällig, der sich aus der Voranmeldung ergibt. Keinesfalls darf man darauf warten, dass das Finanzamt sich meldet, sonst gerät man quasi automatisch in Zahlungsverzug. Wer will, kann auch eine Einzugsermächtigung erteilen, dann bucht der Fiskus selbst ab. Einen Umsatzsteuerbescheid erhalten Unternehmer vom Finanzamt eigentlich nur bei nachträglichen Änderungen oder Prüfungen.

Kleinunternehmer: Frist für Umsatzsteuervoranmeldung beachten

Mit der Einkommensteuererklärung ist eine Umsatzsteuererklärung fällig. In welchem Rhythmus die Umsatzsteuervoranmeldung durch den bisherigen Kleinunternehmer oder andere Selbständige stattfindet, richtet sich nach der Umsatzsteuer im Vorjahr. Monatlich ist eine Umsatzsteuervoranmeldung dann fällig, wenn die Umsatzsteuerzahlungen im vorangegangenen Kalenderjahr über 7.500 Euro lagen. Eine quartalsweise Meldung steht Unternehmern zu, die im Vorjahr unter 7.500 Euro, aber über 1.000 Euro Umsatzsteuer gezahlt haben. Lag der Betrag unter 1.000 Euro, reicht die jährliche Umsatzsteuererklärung. Gründer müssen in den ersten zwei Jahren die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich einreichen. Für 2021 bis 2026 reicht vierteljährlich – solange die voraussichtlich zu entrichtende Umsatzsteuer 7500 Euro nicht überschreitet. Abgeben müssen Unternehmer die Umsatzsteuervoranmeldung stets zum 10. des Folgemonats. Die Voranmeldung für den Monat Januar muss also regulär bis zum 10. Februar beim Finanzamt eingehen. Die Voranmeldung für das erste Quartal am 10. April. Ausnahme: Der Unternehmer beantragt die Dauerfristverlängerung. Dann hat er jeweils einen Monat länger Zeit.

Bei Zahlungsverspätungen dro­hen emp­find­li­che Strafen

Die genannten Fristen zur Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung müssen auch bisherige Kleinunternehmer absolut ernst nehmen. In diesem Punkt gibt es keinen Welpenschutz. Wer die Umsatzsteuervoranmeldung verspätet abgibt, riskiert sofort Ärger mit dem Finanzamt. Nachlässigkeit kommt den Unternehmer schnell teuer zu stehen. Schon 2003 hat der Fiskus die Abgabe-Schonfristen abgeschafft und Zahlungs-Schonfristen verkürzt. Anfang 2018 gingen die Verspätungszuschläge hoch. Zusätzlich nutzt der Fiskus auch verstärkt Verzögerungsgeld als Zwangsmaßnahme. Außerdem kann bei wiederholter Verspätung die Bußgeld- und Strafsachenstelle des Finanzamts tätig werden, wenn sie dies als Steuerhinterziehung auf Zeit wertet – also gleich als Steuerstraftat. Unternehmer können zwar vom Finanzamt zumindest verlangen, über vorher gestellte Anträge zu entscheiden, so das Finanzgericht Münster. Mehr aber auch nicht. Die Dauerfristverlängerung entlastet hier etwas. Die gewonnene Zeit sollten dann im eigenen Interesse nicht nur bisherige Kleinunternehmer unbedingt zur pünktlichen Abgabe ihrer Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung nutzen. Und natürlich die prompte Zahlung nicht vergessen.

Für Kleinunternehmer emp­fiehlt sich An­trag auf Istversteuerung

Eine Falle mit Blick auf Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung müssen bisherige Kleinunternehmer und andere Selbständige unbedingt noch umgehen: Anders als bei der Einkommensteuer gilt – zumindest für Gewerbetreibende – bei Umsatzsteuer regulär die sogenannte Sollversteuerung. Das bedeutet: Umsatzsteuer fällt bereits an, wenn die Rechnung geschrieben wurde. Sie muss für den jeweils geltenden Voranmeldezeitraum abgeführt werden – nicht erst nach Zahlungseingang. Das kann neben verpassten Fristen zur Liquiditätsfalle werden, falls eine größere Rechnung länger auf sich warten lässt oder gar nicht bezahlt wird. Denn Unternehmer müssen ja so auch nicht eingenommene Umsatzsteuer für den jeweiligen Meldezeitraum an den Fiskus weiterreichen, was zu einer finanziellen Belastung führt. Deshalb sollten Selbständige einen Antrag auf Istversteuerung beim Finanzamt stellen. Der Antrag kostet nichts, aber verschafft ihnen ebenso wie die Dauerfristverlängerung einen Puffer. Gilt Istbesteuerung, müssen Unternehmer die Umsatzsteuer erst nach Zahlungseingang ans Finanzamt weiterreichen. So sichert die Istversteuerung dem Unternehmer bei unregelmäßigeren Umsätzen und Zahlungseingängen seine Liquidität.

Pauschalierung der Vor­steuer kann Vor­teile bringen

Sind die entsprechenden Anträge gestellt und haben bisherige Kleinunternehmer die Fristen für Umsatzsteuervoranmeldung sowie Umsatzsteuererklärung verinnerlicht, folgt der Blick auf bestimmte Details. Sie sollten vor Abgabe der Umsatzsteuererklärung beispielsweise prüfen, ob sie von einer Umsatzsteuerpauschale profitieren. Das kann sich richtig lohnen. Allerdings gilt die so genannte Vorsteuer nach Durchschnittssätzen nur für bestimmte Berufsgruppen. Sind die Voraussetzungen gegeben, dürfen Unternehmer ihre Vorsteuer – also die Umsatzsteuer aus den eingehenden Rechnungen, die sie selbst bezahlen mussten – pauschal ohne Einzelnachweis ansetzen. Für Selbständige mit geringen Investitionskosten kann sich das unter Umständen lohnen. Dieses Thema – verbunden mit der Steuerung von Investitionen – sollten Unternehmer aber unbedingt mit ihrem Steuerberater durchsprechen. Und auch, wann ein Wechseln zwischen Normalbesteuerung und Pauschalierung bindend ist.

Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuervoranmeldung im Griff

Rechnungen und Buchführung sollten natürlich grundsätzlich immer und jederzeit perfekt sein. Denn ordnungsgemäße Buchführung ist Pflicht für alle Selbständigen. Mit Blick auf den Vorsteuerabzug ohne Vorsteuerpauschale  bekommen die nötigen Rechnungspflichtangaben samt korrekt angegebener Steuersätze aber nochmal mehr Gewicht. Denn nur, wenn dem Unternehmer eine korrekte Rechnung vorliegt, darf er bei der Umsatzsteuervoranmeldung die Vorsteuer daraus geltend machen. Bei Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung sollten bisherige Kleinunternehmer und andere Selbständige, die keine allgemeinen Durchschnittssätze nutzen wollen, Eingangsrechnungen also besonders akribisch prüfen. Sie sollten zudem dafür sorgen, dass sie die Aufbewahrungspflichten einhalten, die Besonderheiten bei elektronischen Rechnungen beachten und sich dazu mit ihrem steuerlichem Berater besprechen. Und das diszipliniert sowie stets zeitnah – mit Blick auf die bei Umsatzsteuerpflicht jederzeit unangekündigt möglichen Umsatzsteuernachschau.

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Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter lady-godiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.

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