Wirtschaft & Recht

Auch E-Mails müssen rechtssicher archiviert werden

Das Speichern von elektronischen Kontoauszügen, Rechnungen, Briefen und anderen Dokumenten ist eine äußerst komplexe Materie. Am besten sollten Unternehmer mit ihrem Steuerberater klären, welche Softwarelösung dafür eine umfassende, alle gesetzlichen Anforderungen erfüllende Komplettlösung bietet.

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Langsam werde ich auf meine alten Tage doch noch zum Digital Native – na ja, wenigstens nutze ich einen immer größeren Teil der neuen digitalen Technologien, beruflich ebenso wie privat. Jetzt habe ich überlegt, ob ich nicht mein klassisches Konto bei der klassischen Filiale um die Ecke durch eine Online-Bankverbindung ersetzen sollte. Für eine überschaubare Zahl ein- und ausgehender Überweisungen zu geschäftlichen Zwecken – und in meiner Branche auch ohne großen Bargeldbedarf – sollte sich das für einen Freiberufler ja eigentlich lohnen. Die Konditionen jedenfalls sind ziemlich gut. Weil ich in einem früheren Leben aber mal Oberbedenkenträger gewesen sein muss, habe ich vor der Entscheidung eine kurze Recherche im Internet gestartet – und mein Vorhaben dann erst mal gestoppt.

Aufbewahrungspflicht bei Kontoauszügen beachten

Wussten Sie, dass es bei Online-Konten Probleme mit der Buchführung geben kann? Zwar ist es praktisch, Kontoauszüge im elektronischen Briefkasten zu finden. „Die meisten Steuerberater und Finanzexperten warnen Selbständige und Unternehmer allerdings dringend davor, diesen Weg in Zusammenhang mit ihrer Buchführung zu nutzen“, berichtet „heise-online“. Hintergrund sind die gesetzlichen Vorschriften und die entsprechenden Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen über elektronisch erstellte Unterlagen. Demnach ist ein Bankauszug, der elektronisch übermittelt wurde und vom Empfänger in seinem Haus oder Unternehmen ausgedruckt wird, keine Originalurkunde. Damit darf dieses Dokument nicht entsprechend im Rahmen der Buchführung eingesetzt werden und erfüllt auch die Aufbewahrungspflichten gemäß §147 AO nicht. Im Klartext: Das Finanzamt kann Originalausdrucke als Nachweis verlangen – die müssen aus dem Kontoauszugsdrucker der Bank kommen oder von der Bank auf ihrem Papier per Brief an den Steuerpflichtigen verschickt worden sein.

Eingangsrechnungen revisionssicher lagern

Und wie das so ist – macht man erst mal ein Fass auf, wundert man sich, was alles zum Vorschein kommt. Nicht nur elektronisch übermittelte Kontoauszüge werden in der Regel nicht als Originale anerkannt, weil der Empfänger die Daten theoretisch verändert haben könnte. Auch Eingangsrechnungen sind so eine Sache. Einerseits erlauben auch PDF-Rechnungen den Vorsteuerabzug, andererseits wird eine revisionssichere Archivierung verlangt, ohne dass genauer beschrieben wäre, wie diese zu gewährleisten ist. Man kann PDFs also im Rahmen seines Dokumentenmanagements mit einem unbekannten Zufallspasswort verschlüsseln oder auf einmal beschreibbaren Datenträgern speichern, in beiden Fällen wäre keine nachträgliche Änderung möglich. Oder man nutzt gleich eine kaufmännische Software, die das Büro weitgehend digitalisiert und eine revisionssichere Archivierung einschließt. Ich muss unbedingt herausfinden, wie ich meine Telekom-Rechnungen steuersicher mache – am besten, indem ich mit der PDF-Rechnung die dazugehörige E-Mail für das nächste Jahrzehnt lagere.

E-Mails nach gesetzlichen Anforderungen archivieren

Und wie speichert man jetzt rechtssicher eine E-Mail? Irgendwie wird meine Zu-klären-Liste immer länger. Was viele Steuerpflichtige auch nicht wissen: Zu den sogenannten rechtstauglichen Dokumenten, die elektronisch archiviert werden müssen, können auch E-Mails mit rechtlich und steuerlich relevantem Inhalt gehören. Das sind beispielsweise E-Mails, die sich auf Themen aus dem Bereich Handels-, Steuer- und Arbeitsrecht beziehen. Aber auch Handelsbriefe, die in elektronischer Form übermittelt werden und der Vorbereitung, Durchführung oder dem Abschluss eines Geschäfts dienen. Bei einem möglichen Rechtsstreit, egal ob mit dem Fiskus oder einem Geschäftspartner, kommt das Thema der gesetzlich vorgegebenen Speicherung zur Sprache. E-Mails einschließlich der Anlagen müssen im ursprünglichen Format vorliegen und demnach elektronisch archiviert werden. Eine Archivierung des E-Mail-Verkehrs rein in Papierform genügt somit nicht.

Auch an Datenschutz und Berechtigungen denken

Wobei die Speicherung von E-Mails sich bei genauerer Betrachtung als ziemlich komplexes Thema entpuppt, wie das Managementmagazin CIO in einem Beitrag über eine Checkliste des Verbands Organisations- und Informationssysteme (VOI) in Bonn darlegt. Zwar wäre es am sichersten, alle E-Mails elektronisch zu archivieren. Das erfasse jedoch meist auch Mails, deren Archivierung vertraglich oder gesetzlich untersagt sei, etwa private elektronische Post. „Hier muss eine einzelfallbezogene, individuelle Lösung gefunden werden, sinnvolle allgemeingültige Lösungen gibt es nicht“, schreiben die Autoren. Nach der Lektüre ihrer acht Punkte umfassenden Checkliste Link 6 bleibt für mich nur eine Schlussfolgerung: Erstens sollte per Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag mit jedem Mitarbeiter eine ausschließlich betriebliche Nutzung der E-Mail-Adresse festgelegt werden, damit alles gespeichert werden darf. Zweitens sollte es klare Anweisungen und Berechtigungen zum Löschen geben. Und drittens sollte auf eine praxiserprobte Softwarelösung zurückgegriffen werden, die alle gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung von E-Mails erfüllt, statt mit selbst gestrickten Lösungen zu arbeiten.
Haben Sie sich für Ihren Betrieb eigentlich schon mal mit diesem scheinbar nebensächlichen Thema beschäftigt? Es ist wichtiger, als man denkt.
Foto: Mauritius

Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmerblog für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.