IT-Outsourcing – Kosten senken, Schlagkraft erhöhen

Kein Unternehmen dürfte heute noch ohne den Einsatz von IT-Hard- und Software funktionieren. Buchführung ohne entsprechende kaufmännische Programme ist kaum vorstellbar – außer, man überlässt das Thema völlig der Steuerberatungskanzlei. Sogar Soloselbstständige mit einem auf Handarbeit ausgerichteten Geschäftsmodell und minimalem buchhalterischen Aufwand brauchen einen Computer zur Umsatzsteuervoranmeldung via ELSTER. Und mit wachsender Beschäftigtenzahl, steigendem Umsatz, größerer Kundschaft oder zusätzlichen Produkten und Dienstleistungen steigt die Komplexität – sowie der IT-Bedarf. Spätestens dann stellt sich den meisten Unternehmen die Frage, ob sie weiter Geld für eigene IT-Hard- und Software ausgeben wollen. Und sich die für den Betrieb einer eigenen IT-Infrastruktur erforderlichen Fachleute leisten wollen – oder angesichts des Fachkräftemangels überhaupt können. Vor die Wahl gestellt, ob sie in IT investieren oder in ihre Kernkompetenz zum Entwickeln und Herstellen von Produkten beziehungsweise zum Erbringen von Dienstleistungen, dürften viele Firmenchefs und -chefinnen sich beim Thema Hard- und Software einen Dienstleister suchen – und für IT-Outsourcing entscheiden.

Was bedeutet IT-Outsourcing?

Outsourcing bedeutet, dass Unternehmen bestimmte für ihren Geschäftsbetrieb wichtige Leistungen nicht selbst erbringen, sondern damit externe Fachleute beauftragen. In der Regel betrifft dies jene Bereiche, die einerseits nicht zur eigenen Kernkompetenz zählen und andererseits durch die Skalierungsmöglichkeiten oder das Spezialwissen der Dienstleister besser und/oder preiswerter zu erbringen sind als durch eigene Beschäftigte. Viele Unternehmen überlassen beispielsweise ihre komplette Buchführung oder zumindest Aufgaben wie das Forderungsmanagement entsprechenden Fachleuten. Gerade mit Blick auf die Einsatzfähigkeit und Aktualität ihrer Hard- oder Software ist das IT-Outsourcing für die meisten Firmen eine interessante Alternative. Dadurch müssen sie keine teuren Fachleute anstellen, die sich kontinuierlich über die besten Rechner und Programme für die Firma informieren. Und dann permanent bereitstehen, um Beschäftigten bei Anwendungsproblemen zur Seite zu stehen, Hackerangriffe abzuwehren sowie die Software aktuell zu halten. Mit der Entscheidung zum IT-Outsourcing verschaffen sich Organisationen die Möglichkeit, sich personell und finanziell verstärkt auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren.

In welchen Bereichen bietet sich IT-Outsourcing an?

IT-Outsourcing ist eng verbunden mit dem Thema Cloud – denn Dienstleister stellen den Kunden ihre IT-Services meistens per Cloud Computing bereit. Sowieso die Software, denn vor allem viele Spezialprogramme werden schon lange nicht mehr auf einzelne Rechner gespielt, sondern laufen dort via Internet. Aber auch ein Großteil der Hardware kommt beim IT-Outsourcing quasi aus der Cloud. Denn der Dienstleister stellt den Beschäftigten zwar die Computer auf den Schreibtisch, an denen sie dann arbeiten. Doch im Unternehmen stehen keine großen Server oder Festplattenspeicher – diese Infrastruktur kommt auch via Cloud aus dem Rechenzentrum des Partners. So lässt sie sich jederzeit den aktuellen Anforderungen anpassen und durch entsprechende Maßnahmen wie Datenspiegelung vor Ausfällen und Datenverlusten sichern.

Beim IT-Outsourcing lassen sich vier Bereichen unterscheiden

• Infrastructure-as-a-Service. IaaS bedeutet, dass ein Teil oder die gesamte der IT-Infrastruktur nicht mehr dem Unternehmen gehört und dort läuft, sondern via Cloud vom Dienstleister kommt. Das ist für viele Unternehmen besser, als eigene Hardware anzuschaffen und sich Fachleute zu deren Betreuung zu leisten.
• Software-as-a-Service. SaaS bedeutet, dass eine komplette Anwendung via Cloud Computing funktioniert. Der Anbieter des Programms oder der IT-Outsourcing-Partner stellt es via Internet zur Verfügung, damit Anwenderinnen und Anwender per Browser damit arbeiten können.
• Platform-as-a-Service. PaaS ist dahingehend ein Sonderfall, dass sich dieses Angebot in erster Linie an Entwicklerinnen und Entwickler beziehungsweise Programmiererinnen und Programmierer richtet. Es ermöglicht die Entwicklung, Ausführung und Verwaltung eigener Apps, ohne dass man die für diesen Prozess normalerweise benötigte Infrastruktur selbst aufbauen und betreiben muss.
• Business Process Outsourcing. BPO bedeutet, dass der Dienstleister beim IT-Outsourcing nicht nur die Hard- und Software stellt, sondern bestimmte Aufgaben auch selbst übernimmt. Hier geht es oft um Geschäftsprozesse in der Buchführung. Es könnte aber beispielsweise auch den Betrieb eines Onlineshops betreffen – der Partner pflegt die Präsenz und übernimmt die Logistik.

Welche Vorteile hat IT-Outsourcing?

Für die wenigsten Unternehmen zählt der Betrieb von IT-Hard- und Software zur Kernkompetenz. Sie brauchen zwar Rechner sowie ausgewählte Computerprogramme, um ihr Tagesgeschäft organisieren, geschäftliche Aufgaben abwickeln, mit der Umwelt kommunizieren oder neue Produkte entwickeln und testen zu können. Doch letztlich ist die Hard- und Software stets nur Mittel zum Zweck, damit sich das eigentliche Geschäftsziel erreicht lässt: Brötchen backen, Wände tapezieren, Haare scheiden, Autos reparieren. Sobald der Einsatz von Hard- und Software eine bestimmte Komplexität oder Größenordnung erreicht, stellt sich die Frage nach IT-Outsourcing. Wer keinen Umsatz mit dem Entwickeln oder Verkaufen von Computern beziehungsweise Programmen macht, dürfte meistens vom IT-Outsourcing profitieren.

Diese vier Vorteile bietet IT-Outsourcing in der Regel

• Kosten: Wer den IT-Bedarf über externe Partner deckt, zahlt für genau das, was das Unternehmen nutzt. Gehen Leistungen über den vereinbarten Grundbedarf hinaus, ist nur für den entsprechenden Zeitraum und das entsprechende Volumen mehr Honorar fällig. Einmalig oder zu bestimmten Zeiten benötigte Spezialleistungen lassen sich bei Bedarf flexibel hinzu buchen. Dafür erspart sich das Unternehmen hohe Investitionen in Hard- und Software sowie insbesondere in Fachleute zur Betreuung der eigenen IT.
• Kapazitäten: Beim IT-Outsourcing haben Kundinnen und Kunden die Gewissheit, dass ihnen immer ausreichend Leistung zur Verfügung steht. Denn beim Dienstleister sind die technischen und personellen Ressourcen vorhanden, um sofort auf Veränderung zu reagieren. Mehr Speicherplatz lässt sich beim Partnerunternehmen in der Cloud quasi auf Knopfdruck aktivieren. Und wird neue Software benötigt, stehen dort jederzeit die benötigten Fachleute bereit, um sie aufzuspielen und zu konfigurieren.
• Qualität: Die wenigsten kleinen und mittelgroßen Unternehmen dürften es sich leisten können, technisch und personell in Sachen IT immer auf dem neusten Stand zu sein. Aber sobald niemand auf Abruf bereit steht, um sofort technische Probleme zu lösen oder jedes Software-Update nicht nur gleich aufzuspielen, sondern auch Probeläufe zu machen, reduzieren sich die Aktualität der IT-Umgebung und die Qualität der IT-Betreuung. Das kann sich negativ auf die Arbeitsqualität im ganzen Betrieb auswirken.
• Sicherheit: Eine hohe Aktualität der Software sowie Qualität der Systembetreuung ist auch essenziell für die IT-Sicherheit. Wer sich für IT-Outsourcing entscheidet, holt auch beim Thema Datensicherheit und Datenschutz externe Fachleute mit erheblicher Expertise ins Boot. Natürlich können IT-Dienstleister nicht alle Fehler ausbügeln, die intern vielleicht bei der IT-Nutzung passieren, Thema Phishing und Social Engineering. Aber sie schaffen technische sowie prozessuale Sicherheit und können die Beschäftigten bei ihren Kundenunternehmen entsprechend in Fragen der IT-Sicherheit schulen.

Was ist beim Partner für IT-Outsourcing zu beachten?

Geld ist nicht alles. Natürlich wollen Unternehmerinnen und Unternehmer durch IT-Outsourcing auch die Kosten senken. Aber das darf nicht zulasten der Qualität oder Sicherheit gehen. Deshalb ist die Kalkulation des Dienstleisters auch mit Blick auf weitere Kriterien zu hinterfragen. Wie steht es um sein technisches Know-how, seine personellen Ressourcen, sein Partnernetzwerk und die von ihm garantierte Sicherheit?

Diese Punkte sind besonders wichtig

• Technisches Know-how. Hat der potenzielle Dienstleistungspartner genug Erfahrung mit Themen, um die es im individuellen Fall besonders geht? Viele Anbieter haben sich auf bestimmte Branchen oder Inhalte spezialisiert. Dann profitieren Auftraggeber von der breiten Expertise, die bereits in anderen Projekten aufgebaut wurde. Plant der Dienstleister den Vorstoß in ein neues Segment erst, sollten potenzielle Kunden ein Angebot kritisch hinterfragen, bevor sie den Vertrag unterzeichnen.
• Personelle Ressourcen. Sind die beim Outsourcing-Partner beschäftigten Fachleute auf jene Themen spezialisiert, um die es dem potenziellen Auftraggeber insbesondere geht? Der Betrieb eines Onlineshops ist etwas anderes als die Pflege einer Homepage. Zudem sollte ein Vorteil beim IT-Outsourcing sein, dass spezielle Probleme schnell gelöst werden. Dafür müssen beim Dienstleister genug Fachleute für dieses spezielle Thema beschäftigt sein. Bei breit angelegten Hackerangriffen sollten außerdem genug Fachleute da sein, um mehrere Kunden gleichzeitig zu schützen. Zudem sollte der Partner beim Change Management für das IT-Outsourcing unterstützen.
• Partner-Netzwerk. Einerseits spezialisieren sich Dienstleister beim IT-Outsourcing häufig auf ein Thema, andererseits kooperieren sie oft mit weiteren spezialisierten Unternehmen. So lassen sich im Verbund komplexere Themen beherrschen. Daher stellt sich die Frage, ob es alle benötigten Dienstleistungen aus einer Hand oder zumindest von einem Verbund gibt. Einzelne Bereiche an unterschiedliche Partner auszulagern, macht rasch Probleme, falls diese mal zusammenarbeiten müssen und nicht harmonieren. Oder bei größeren Problemen die Verantwortung beim jeweils anderen abladen wollen.
• Sicherheit. Natürlich muss die IT-Sicherheit beim IT-Outsourcing höchste Priorität haben. Was hilft der beste Dienstleister, wenn dort Daten verloren gehen? Aber es geht nicht nur darum, die technische und organisatorische Sicherheit beim Partnerunternehmen zu hinterfragen. Zur Sicherheit gehört etwa auch, ob Vorgaben zu Datenschutz und -sicherheit nach deutschen Gesetzen eingehalten werden. Das Rechenzentrum beispielsweise sollte in Deutschland oder zumindest Europa stehen, nicht in Übersee. Auch branchenspezifische Vorgaben zur Datenspeicherung sind zu beachten.

Was ist beim Vertrag über IT-Outsourcing wichtig?

Scheint die Entscheidung für einen Partner gefallen, ist vor Unterschrift ein letzter kritischer Blick auf wesentliche Punkte im Vertrag geboten. Es geht insbesondere um Kosten, Laufzeit, den vereinbarten Service sowie aus Unternehmenssicht wichtige Besonderheiten.

• Kosten. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten sich einen Überblick über das am Markt gängige Preis-Leistungs-Verhältnis verschafft haben. Auch beim IT-Outsourcing gilt, dass selten das billigste Angebot das beste ist. Es gilt, auf beschränkte Leistungen, versteckte Kosten oder Unstimmigkeiten im Angebot zu achten. Viele Anbieter sind etwa nur deshalb so billig, weil sie viel Arbeit an Standorten im Ausland ausführen lassen. Dieses sogenannte Offshoring kann den Nachteil haben, dass Fachleute in anderen Weltregionen nicht gut erreichbar sind oder unzureichend Deutsch sprechen.
• Vertragslaufzeit. Gerade in der IT-Branche sind die Innovationszyklen sehr kurz. Plötzlich revolutioniert ein neues System für Videokonferenzen den Markt oder erweist sich ein neues Onlineshop-System als unschlagbar. Deshalb sollte der Vertrag beim IT-Outsourcing maximal fünf Jahre laufen. So kann der Dienstleister seinen Auftrag sicher kalkulieren und abwickeln sowie gegebenenfalls ein aktualisiertes Angebot zur weiteren Zusammenarbeit abgeben. Und der Kunde den Dienstleister wechseln, falls deutlich bessere Lösungen verfügbar sind.
• Service-Level-Agreement. Die genauen Bedingungen der Zusammenarbeit werden in einem sogenannten Service-Level-Agreement (SLA) festgelegt. Darin sollten im sogenannten Statement of Work möglichst exakt die zu erbringenden Leistungen und Verantwortlichkeiten beschrieben sein. Das gilt beispielsweise für die Verfügbarkeit der Technik oder die maximale Bearbeitungszeit von Supportanfragen.
• Individuelle Anforderungen. Vor Vertragsunterschrift sollte geprüft werden, ob bestimmte aus Sicht des Unternehmens wichtige Besonderheiten auch Berücksichtigung finden. Ganz wichtig ist, ob Daten im Ausland gespeichert und verarbeitet werden. Es kann auch andere Punkte geben, bei denen die Standard-Lösung des potenziellen Partners nicht passt – was gegen eine Zusammenarbeit spräche. Deshalb sollte ein Vertrag vor seiner Unterzeichnung immer detailliert von der eigenen Anwaltskanzlei unter die Lupe genommen werden.

IT-Outsourcing ersetzt nicht die IT-Sicherheit

Das IT-Outsourcing allein ist kein Garant für IT-Sicherheit sowie Datenschutz, selbst wenn ein seriöser Dienstleister modernste Sicherheitsvorkehrungen nutzt. Denn natürlich arbeiten die eigenen Beschäftigten weiterhin an ihren Computern im Firmennetzwerk und können Fehler machen. So könnten sich Unbefugte möglicherweise einen Zugang zur Unternehmens-IT verschaffen, indem sie die fehlende Sensibilität einzelner Beschäftigter für IT-Sicherheit ausnutzen. Zu einem guten IT-Outsourcing-Konzept gehört deshalb auch, mit Fachleuten über die Sicherheitsanforderungen und -maßnahmen im eigenen Betrieb zu reden. Das reicht von der Nutzung starker Passwörter bis zur Schulung der Beschäftigten, damit sie keiner Social-Engineering-Attacke zum Opfer fallen und dadurch Cyber-Kriminellen unwissentlich das Tor in die Unternehmens-IT öffnen. Denn wenn solche Fehler passieren, zahlt auch keine Cyber-Versicherung.

Über die Vorteile der DATEV-Cloud informiert das folgende Video: