DATEV-Software für die Baubranche

Es war der Wunsch nach einer All-in-one-Lösung. Die Erkenntnis: die eierlegende Wollmilchsau gibt es nicht, aus Fehlern lernt man und die Rückkehr zur DATEV-Software ist einfacher als gedacht. KRIEGER + SCHRAMM startete 1992 in Thüringen als kleines Bauunternehmen. Bald entdeckte es das Bauträgergeschäft und entwickelte sich zu einem leistungsfähigen Bauträger mit 35 Unternehmen. All die Jahre nutzte die Unternehmensgruppe DATEV-Software, bis sie zu einem anderen Software-Anbieter ging – um danach wieder zu DATEV-Software für die Baubranche zu wechseln.

DATEV-Software für die Baubranche von Beginn an

Die Unternehmensgruppe nutzt ein umfangreiches Portfolio der DATEV-Software: unter anderem für das Rechnungswesen, die Lohnabrechnung, die Kostenrechnung, die Anlagenbuchführung und den Zahlungsverkehr. Seit Beginn der Unternehmung wurde auf DATEV-Software für die Baubranche gesetzt, erinnert sich Beatrix Schäfer, langjähre Angestellte und kaufmännische Leiterin der Unternehmensgruppe: „Als ich in die Firma kam, gab es schon DATEV-Software. Das war der Wunsch unseres Steuerberaters, damit der Datenaustausch leicht funktioniert.“ Bei ihrem Steuerberater sind sie heute noch. Wenngleich er jetzt hauptsächlich beratend zur Seite steht. „Wir wollen keinen Buchführungshelfer. Es gibt aber viele Themen, bei denen wir ihn als betriebswirtschaftlichen und steuerliche Experten brauchen. Da hat er seine Expertise“, sagt Tobias Rinke, der kaufmännische Geschäftsführer der Unternehmensgruppe KRIEGER + SCHRAMM.

„Je größer man wird, desto weiter entfernt man sich naturgegeben vom deklarativen Steuerberater“. Das liege daran, dass man mehr eigene Kompetenz entwickelt und Know-how aufbaut. „Das Klassische, da kommt der Schuhkarton mit Belegen, die werden gebucht, dann ist es in der Finanzbuchführung und zwei Monate später erhält man seine BWA, das funktioniert gerade bei uns nicht,“ sagt Tobias Rinke. Hinzu kommen ein straffes Belegwesen, knappe Zahlungsziele und das recht eigensinnige Wesen der Baubranche. All das führte dazu, möglichst viel selbst zu tun. „Von Anfang an haben wir alles selbst gemacht, auch die Monatsabschlüsse“, erinnert sich Beatrix Schäfer.

Kompletter Ausstieg aus der DATEV-Software

Die Überlegung, zu einem anderen Software-Anbieter zu gehen, entstand nicht über Nacht, sondern entwickelte sich mit zunehmender Unternehmensgröße. Das Ziel war, eine All-in-One-Software für die Baubranche zu finden, die die Finanzbuchführung mit dem ERP-System und anderen Software-Komponenten verbindet. „Sozusagen eine einzige Plattform, mit der man alles erledigen kann“, sagt Geschäftsführer Tobias Rinke. Dennoch keine leichte Entscheidung: Schon der Angebotsvergleich zeigte, dass das für die Finanzbuchführung ein Rückschritt wäre. „Das hatte nichts mit DATEV zu tun. Wir wussten, dass wir uns in der Finanzbuchführung verschlechtern werden.“ Es ging der Unternehmensgruppe darum, alle Prozessschritte des gesamten Bauträgers in eine Softwarelösung zu packen. Der Nachteile war man sich bewusst.

Auch Christian Weinrich, Leiter des Controllings, erinnert sich: Die DATEV-Software bot leider nichts für die Grundstücksakquise, auch nichts für die Bauauftragskalkulation. „Wir haben eine Plattform gesucht, auf der alle Prozessschritte durchgängig abgebildet sind. Die Kolleginnen und Kollegen im Rechnungswesen waren bereit, diesen steinigen Weg mitzugehen. Sie haben sich dann zum Wohle des Ganzen untergeordnet“, so der Leiter des Controllings.

Hin zum neuen Software-Anbieter …

Der Wechsel zum anderen Software-Anbieter glich einem kompletten Ausstieg aus der DATEV-Software. Ob Buchführungssoftware, Software für die Lohnabrechnung oder Anlagenbuchführung – alles wurde umgestellt. Leider innerhalb eines viel zu kurzen Zeitraums. Mühsame Kleinarbeit war nötig, wie etwa alle Personalien neu anlegen wie etwa das Anlegen aller Personaldaten und der neuen Rechnungswesenfirmen. Die Folgen: ein hoher Umstellungsaufwand, Fehler bei der Einrichtung und eine hohe Arbeitsbelastung. „Das war sehr holprig, sehr anstrengend, da ist uns vieles in der Einrichtung durch die Lappen gegangen. Hätten wir mehr Vorbereitungszeit gehabt, wäre es vielleicht glatter und weniger fehleranfällig gelaufen“, erinnert sich Christian Weinrich. „Wir sind praktisch ins kalte Wasser gesprungen und haben einfach nur gemacht“, ergänzt Beatrix Schäfer.

Am Ende hatte sich der Wechsel nicht gelohnt. Auch wenn die Software für den Baubetrieb sehr gut war, wurden die gewünschten Ziele, wie eine komplette Vernetzung, nicht erreicht. „Es ist leider nie zur All-in-one-Lösung gekommen“, sagt Christian Weinrich. Im Nachhinein hätte man auch mehr Zeit und Augenmerk in die Vorbereitung und Reihenfolge der umzustellenden Systeme investieren müssen. Das fehlte.

… und wieder zurück zur DATEV-Software …

Umso mehr freute man sich über die Entscheidung, zurück zur DATEV zu wechseln. Doch das wurde nicht sofort entschieden. Nach diesem ersten Wechsel und einer ernüchternden Erkenntnis wurde zweimal überlegt, bevor man sich erneut entschied. Man lernte aus den Fehlern. Diesmal setzte man sich in Ruhe an einen Tisch, schaute sich alle Software-Anbieter an, prüfte die Anforderungen an die Software, identifizierte Kernanwendungen und die wechselseitigen Beziehungen.

Der Hauptgrund zur Rückkehr zur DATEV-Software war ein Paradigmenwechsel, erklärt Tobias Rinke: „Statt einer All-in-one-Lösung suchten wir nun für jeden Teilbereich den Software-Anbieter, der das ideale Produkt hat. Abschließend haben wir mit eigenen Programmierern Schnittstellen geschaffen, die die einzelnen Software-Bestandteile miteinander verbinden, um auf diese Weise eine virtuelle Gesamt-Plattform zu schaffen. Da haben wir uns natürlich auch Gedanken über das Thema Rechnungswesen gemacht, und da lag die Entscheidung nahe, zurück zu DATEV zu gehen. „Wir sind ja nicht gegangen, weil wir unzufrieden waren,“ wiederholt Tobias Rinke. Auch die übrige DATEV-Software erfüllte die Erwartungen von Krieger + Schramm an die Finanzbuchführungs-Software, an die Lohnabrechnungssoftware oder die Kostenrechnung.

Vorteile überzeugten

Die Entscheidung für DATEV fiel auch leicht, „weil wir in den vielen Jahren die DATEV-Software kennen und lieben gelernt haben,“ sagt Christian Weinrich. Er arbeitet mit DATEV bereits seit seiner Ausbildung vor 20 Jahren, schätzt die vielen Funktionen und Programm-Features. Er weiß aber auch um die Macken und Tücken der DATEV-Software für die Baubranche. „Auch in der DATEV-Welt ist nicht alles einfach und nicht alles funktioniert so, wie man es vielleicht gerne hätte.“ Zum Beispiel, dass DATEV DMS für Unternehmen nicht mehr zur Verfügung steht, das trübt die Freude etwas.

Oder das Thema Konnektivität: „Was DATEV an Schnittstellen bietet, ist in meinen Augen nicht mehr so richtig en vogue“, äußert sich Tobias Rinke kritisch und wünscht sich: „Da müsste man etwas in die Richtung tun, dass man so was wie ein Data-Warehouse bekommt. Damit man sich in SQL-Strukturen die Daten abholen kann, die man braucht, anstatt über einen umständlichen Zwischenweg mit CSV-Dateien zu gehen.“ Insgesamt habe die DATEV-Software für die Baubranche aus ihrer Sicht aber deutlich mehr Vorteile, weshalb die Unternehmensgruppe sich für DATEV entschied.

Umstellung auf DATEV-Software mit Plan und Konzept

Nach dem Kickoff-Workshop im Juni 2020, begann im November die Umstellung auf die DATEV-Software für die Baubranche. Christian Weinrich erinnert sich gerne an das Projekt: „Die permanente Begleitung durch das DATEV-Projektteam haben wir als sehr wertschöpfend empfunden. Wir haben zusammen mit der DATEV ein detailliertes Konzept für die Umstellung entwickelt, welches alle Anforderungen und Schnittstellen beleuchtet und feste Termine für die einzelnen Schritte festlegt.“ Regelmäßige Besprechungen, Kontroll-Termine und Status-Updates, Budget-Abgleich, Projekt-Risikobewertung und, und, und. Auch dringende Antworten wurden schnell gefunden. „Das war sehr erfrischend und sehr gut gemanagt von der Projektbegleitung; eine gelungene Mischung aus fördern und fordern.“

Dank eigener Datenbankkenntnisse konnte KRIEGER + SCHRAMM das Altsystem sehr gut analysieren. Alles wurde von dort über SQL und PowerBI extrahiert, zum Beispiel Finanzbuchführungskonten mit Kontenrahmenwechsel oder Debitoren- und Kreditoren-Vorträge, und wieder an die richtigen Stellen in die DATEV-Software eingelesen. „Da muss man DATEV auf der Schnittstellenseite loben, also rein geht alles. Nur beim Output, da besteht noch Potenzial“, bemerkt Christian Weinrich schmunzelnd.

Umstellung auf DATEV-Software für die Baubranche – aber nicht alles DATEV-Software

Auch für die Lohnabrechnung und die Personalwirtschaft setzt man wieder auf DATEV-Software. Und falls für bestimmte Aufgaben keine DATEV-Software existiert, lässt sich das über DATEV-Marktplatz Partner abfangen. So setzt KRIEGER + SCHRAMM eine Zeiterfassungs-Software ein, um projektbezogene Arbeitszeit zu erfassen. „Wir haben uns auf dem DATEV-Marktplatz umgeschaut und uns für die Zeiterfassung mit der Software 123erfasst entschieden. Die können wir gut administrieren“, sagt Christian Weinrich. Damit ist das Thema der Urlaubsverwaltung, der Fehlzeiten und Fehlzeitengründe abgedeckt.

Ähnlich positiv gestaltet sich auch die Arbeit mit der Lösung des DATEV-Marktplatz Premium Partners Corporate Planning. Durch das Wachstum, immer mehr Projekte und lange Projektlaufzeiten, hatte das Unternehmen die Notwendigkeit, über sieben Jahre im Voraus zu planen. „Einige Jahre haben wir mit einer komplexen Microsoft-Excel-Lösung gearbeitet. Aber es ist, wie es bei Excel immer so ist, sehr fehleranfällig, sehr aufwändig. Und da hatten wir uns, noch vor der Umstellung zu DATEV, für den Corporate Planner entschieden. Aber wir haben ihn auch in die neue Welt mit übernommen, eben weil auch da eine DATEV-Anbindung vorhanden ist“, sagt Christian Weinrich.

DATEV-Software: für KRIEGER+SCHRAMM die richtige Software

Vieles ist für KRIEGER + SCHRAMM nach der Rückkehr zur DATEV-Software für die Baubranche leichter und übersichtlicher geworden. „Ich brauche jetzt die Rechnungen erst am Monatsende journalisieren und kann während der Zeit noch Korrekturen vornehmen“, sagt die kaufmännische Leiterin Beatrix Schäfer. Auch was die Eingabe von Stammdaten angeht, oder das Buchen, ist man zufrieden. „Was wir auch sehr schätzen, ist die umfangreiche Auswertungsmöglichkeit in der DATEV-Software, dass wir uns wirklich selbst individuell die Auswertungen ‚stricken‘ können. Die gesamte Kostenrechnung kann man frei definieren – extrem komfortabel“, so Schäfer.

Diesmal hat sich der Wechsel gelohnt. Wenn es betrieblich nötig ist, solle man den Software-Anbieter wechseln, „man ist mit keiner Software verheiratet“, sagt Christian Weinrich. Natürlich braucht es immer ein gutes Konzept beim Wechsel. „Aber wenn das Erlebte die DATEV-Standardumstellungshilfe ist, dann können sich da sehr viele Software-Anbieter eine Scheibe abschneiden. Wir sind sehr zuversichtlich, dass wir mit DATEV noch einen langen Weg gehen werden.“