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Digitalisierung im Rechnungswesen mit DATEV SmartTransfer

Alle Welt spricht von Digitalisierung, oft fehlt es aber an der Umsetzung. Auch kleine mittelständische Unternehmen können aus einem neuen Digitalisierungsschritt konkrete Vorteile gewinnen. Der Aufwand dafür hält sich in Grenzen.

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Annette Hahnenfurth ist Prokuristin bei HANEU und PROTAURUS und erledigt zusammen mit einer Mitarbeiterin das Personal- und Rechnungswesen mit DATEV Mittelstand Faktura, LODAS comfort sowie Unternehmen online – und seit 2019 auch mit DATEV SmartTransfer, einem Online-Portal zum Austausch digitaler Geschäftsdokumente, etwa Rechnungen und Gutschriften.

Frau Hahnenfurth, seit wann arbeiten Sie im Rechnungswesen mit DATEV SmartTransfer?

Anfang 2019 haben wir begonnen, die Grundlagen für die Umstellung zu schaffen und unsere Firmen und unsere Niederlassung in Ronneburg für DATEV SmartTransfer vorzubereiten. Im November haben wir dann aktiv damit begonnen, mit DATEV SmartTransfer zu arbeiten, obwohl das Jahresende bekanntlich ein denkbar ungünstiger Zeitpunkt für eine Umstellung ist. Aber es ging nahezu reibungslos über die Bühne.

Was war für die Umstellung zu tun?

Unser Wirtschaftsprüfer hat in seiner Kanzlei die Unternehmensdaten und die Kontenrahmen nach Vorgabe des entsprechenden DATEV-Leitfadens in DATEV Mittelstand Faktura und DATEV SmartTransfer eingepflegt. Ich selbst musste lediglich festlegen, wie die Daten in das System DATEV SmartTransfer eingelesen werden. Einen Großteil der Lieferantenrechnungen erhalten wir für jede Firma auf eine separate, dafür eigens eingerichtete E-Mail-Adresse. Zusätzlich wurden auf einem Server durch unseren IT-Leiter zwei digitale Ordner für die eingehenden Rechnungsmails der Lieferanten für jede Firma angelegt. Aus dem Mailprogramm werden manuell die PDF-Dateien der Rechnungen der jeweiligen Firmen in dem digitalen Ordner „Scan-2-Inbox“ gespeichert und automatisiert in DATEV SmartTransfer eingelesen. Weiterhin haben wir einen Großkopierer mit Scanfunktion für die wenigen Papierrechnungen. Auch hier wurde entsprechend für jede Firma eine Sendeadresse für die Scans angelegt. Das war´s auch schon. Für eine Schulung hatte ich leider keine Zeit. Ich habe mir also alles selbst angeeignet und brauchte nur gelegentlich mal einen Tipp von DATEV.

Ab 27.11.2020 wird die E-Rechnung im Geschäft mit Bundesbehörden verpflichtend. Mehr dazu lesen Sie hier.

PRODUKTEMPFEHLUNG VON DATEV
DATEV SmartTransfer

Der Absender schickt die elek­tronische Rechnung über eine gesicherte Verbindung an das DATEV-­Rechen­zentrum. DATEV übernimmt anschließend den Weiterversand an den Geschäfts­­­partner, wobei dieser das für ihn passende Datei­format wählen kann.
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Wie wurden die Veränderungen aufgenommen?

Bei uns nutzen neun Personen DATEV SmartTransfer für die eingehenden Lieferantenrechnungen. Wir sind einfach ins kalte Wasser gesprungen – Learning by doing. Was nicht so unangenehm war, wie man meinen könnte, denn die Nutzeroberfläche ist wirklich intuitiv zu verstehen. Wo es zu Beginn Widerstand seitens der Mitarbeiter gab, hat sich das schnell gelegt. Die Prozesse erschließen sich von selbst, man muss lediglich „capturen“. Das bedeutet, die relevanten Daten der Rechnung, wie Sender, Rechnungsnummer und -datum, Betrag, Kreditorennummer und Arbeitskonto, in einer Eingabemaske erfassen, speichern und dann digital zuweisen. Für die Arbeit mit DATEV SmartTransfer sind zwei Bildschirme oder ein großer gesplitteter Bildschirm von Vorteil. So kann beim „capturen“ gleichzeitig der digitale Beleg auf der einen Seite in DATEV SmartTransfer und das entsprechende Arbeitskonto in DATEV Mittelstand Faktura auf der anderen Seite angezeigt werden. Anfangs habe ich noch den Ablauf im System kontrolliert, aber nach drei Wochen war klar, dass es gut funktioniert. Auch die Weitergabe der Daten an Unternehmen online für das Rechnungswesen.

PRODUKTEMPFEHLUNG VON DATEV
DATEV Unternehmen online

Die Cloud-Anwendung schafft eine flexible Plattform für die Zusammenarbeit mit dem steuerlichen Berater bei der Buchführung oder Lohnabrechnung. Sie stellen Belege digital zur Verfügung und erledigen Zahlungen, alles andere macht der Steuerberater.

Jetzt informieren

 

Was bedeutet für Sie die neue Arbeitsweise mit DATEV SmartTransfer im Rechnungswesen?

Für mich ist der größte Vorteil, dass jetzt alle manuellen Schritte wegfallen. Die Mitarbeiter im Einkauf prüfen die Rechnungen und hinterlegen die Buchungsinfos in den digitalen Dokumenten. Niemand muss dafür mehr ein Papierdokument in die Hand nehmen. Alles ist digital verfügbar – auch für den Wirtschaftsprüfer. Er muss nicht mehr im Archiv nach physischen Belegen suchen, die vielleicht irgendwo falsch abgeheftet wurden. Und es geht nichts mehr verloren. Früher musste man beim Zahlungslauf öfters mal eine Rechnung suchen, weil keine Rückinfo zur Rechnung kam, manchmal war sie nicht mehr auffindbar. Das gibt es jetzt nicht mehr. Und das spart uns sehr viel Zeit.

Ich bin sehr glücklich, dass wir das alles schon vor dem Corona-Lockdown umgestellt hatten und im Rechnungswesen und im Einkauf digital arbeiten können.

Außerdem tragen digitale Lösungen für mehr Umweltschutz und Nachhaltigkeit im Unternehmen bei. Das möglichst papierlose Arbeiten bietet dabei einen enormen Hebel, in kurzer Zeit viel für die Umwelt und die Gesundheit unserer Mitarbeiter zu tun – und dabei auch noch Abläufe zu beschleunigen und Geld zu sparen.

Was würden Sie anderen Unternehmen raten?

Einfach machen und dranbleiben. Es lohnt sich für jeden!

Die Firma HANEU Katalog GmbH, ein 1968 gegründetes, familiengeführtes Versandhandelsunternehmen, ist heute einer der führenden Spezialversender für Intralogistik und Betriebseinrichtungen. Die inhabergeführte PROTAURUS Produktion + Logistik GmbH, ein Familienunternehmen mit Sitz in Solingen, gehört zu den führenden Herstellern für Transportgeräte und Arbeitsplatzsysteme in Deutschland.

Neben einem breiten Serienprogramm ist PROTAURUS spezialisiert auf die Entwicklung und Fertigung kundenspezifischer Sonderlösungen für Intralogistik und Betriebseinrichtung. Über das Logistikzentrum in Ronneburg werden Standardgeräte und Handelsprodukte aus aller Welt vertrieben.

Beide Firmen arbeiten im B2B-Bereich, auch mit der öffentlichen Hand. In der Firmengruppe arbeiten 50 Mitarbeiter.

 

In diesem Video sehen Sie, was eine E-Rechnung von einer Rechnung als PDF unterscheidet.

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