Vor fünf Jahren startete das Möbelhaus Fischer in eine intensive Phase der kontinuierlichen Digitalisierung und hat seitdem nach und nach konsequent immer diejenigen Bereiche modernisiert, in denen sich digitale Potenziale eröffnet haben. In diesem Jahr wurde das mittelständische Unternehmen als „Digitaler Champion im bayerischen Einzelhandel“ ausgezeichnet.
Wie lässt sich Digitalisierung im Mittelstand umsetzen? Wie geht das im laufenden Betrieb? Ein Gespräch mit der Geschäftsführerin Franziska Fischer und Tim Bauer, dem Leiter Onlinemarketing & IT.
TRIALOG: Wann ist der Startschuss für die Digitalisierung Ihres Unternehmens gefallen und was haben Sie seitdem umgesetzt?
Franziska Fischer: Tim ist seit etwa fünf Jahren bei uns. Sein Eintritt war auch der Startschuss für die Digitalisierung in unserem Unternehmen.
Tim Bauer: Eigentlich sollte ich „das Onlinemarketing machen“ – so der damalige Plan. Dass es dabei nicht bleibt, war schnell klar. Seit gut fünf Jahren haben wir Projekt für Projekt umgesetzt. Um nur ein paar davon zu nennen: papierlose Möbel- und Küchenberatung – ohne Papierpreislisten, dafür mit digitalen Planungstools. Papierlose Kaufvertragsabwicklung mit Hilfe von Tablets sowie PCs mit Signpads für die elektronische Unterschrift. Digitale Beratungsterminvereinbarung, die so einfach und unkompliziert ist, wie es für Kunden und Mitarbeiter nur sein kann. Cloud-Telefonie mit Tablet und Headset im Verkauf und in der Auslieferung. Und natürlich die papierlose Auslieferung unserer Ware an die Kunden mithilfe einer eigens entwickelten Auslieferungs-App. Und neben diesen größeren Projekten gibt es noch jede Menge kleine Projekte, die im Hintergrund so vieles erleichtern und deshalb ebenfalls wichtig sind. Zum Beispiel automatisierte Abwesenheitsnotizen für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, digitale Lohnzettel und vieles mehr.
Digitalisierung im Mittelstand braucht einen Plan
Wie lange brauchten Sie für die Einführung der papierlosen Kaufvertragsabwicklung und Ausrüstung der Verkaufs-Mitarbeiter mit Tablets?
Tim Bauer: Wir arbeiten mit 75 Mitarbeitern in Herzogenaurach und Forchheim. Die Einführung der papierlosen Kaufvertragsabwicklung hat durchaus einige Zeit in Anspruch genommen. Zunächst waren ein paar Wochen Vorbereitungszeit und Planung nötig. Anschließend mussten Anschaffungen getätigt und die neue Hardware eingerichtet werden. Und zu guter Letzt mussten die Tablets ausgegeben und die Mitarbeiter in der Handhabung der Tablets sowie in den neuen Prozessen geschult werden.
Und was kann die neue Auslieferungs-App?
Tim Bauer: Die Monteure müssen keine Papierunterlagen mehr mit sich herumtragen und haben alles Notwendige in übersichtlicher Form auf ihrem Tablet parat. Sollte bei einer Auslieferung ein Mangel festgestellt werden, kann der Monteur das sofort digital erfassen. Dabei wird sichergestellt, dass alle nötigen Informationen, inklusive Fotos, vom Monteur aufgenommen werden. Die Übermittlung der Daten an die Firmenzentrale geschieht noch, während sich der Monteur beim Kunden befindet. So können Folgeprozesse umgehend starten, wo früher noch mindestens ein Arbeitstag verloren gegangen ist.
Die richtigen Werkzeuge sind entscheidend
Welchen Part übernehmen die DATEV-Programme im Digitalisierungsprozess?
Franziska Fischer: Unsere Warenwirtschaft ist mit dem DATEV Rechnungswesen und Zahlungsverkehr verknüpft. Geht eine Zahlung auf unserem Konto ein, wird sie kurze Zeit später mit unserer Warenwirtschaft synchronisiert. Im Gegenzug werden Ausgangsrechnungen aus der Warenwirtschaft ans DATEV Rechnungswesen übergeben.
Tim Bauer: Eingangsrechnungen erhalten wir mittlerweile fast ausschließlich digital. Sie werden von den verantwortlichen Personen digital gespeichert, automatisch rechtssicher archiviert und per Belegtransfer ebenfalls automatisch online an DATEV übertragen, wonach sie dann wiederum (teil-) automatisiert von unserer externen Buchhalterin verbucht werden. Und auch das Bezahlen von Rechnungen erledigen wir über das Belegwesen in DATEV Unternehmen online.
Ein Highlight für unsere Angestellten ist beispielsweise die digitale Lohnabrechnung über DATEV Arbeitnehmer online. Die lästige Ablage von Gehaltszetteln, Lohnsteuerbescheinigungen usw. im eigenen Ordner entfällt dadurch komplett. Mit DATEV Arbeitnehmer online hat man ja alle Dokumente jederzeit und überall im Zugriff.
Positive Wirkungen der Digitalisierung im Mittelstand
Wo werden die Vorteile der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen am meisten sichtbar?
Tim Bauer: Unser Fokus liegt darauf, Mehrwerte für alle Beteiligten zu schaffen und alle Bereiche des Unternehmens in die Digitalisierung einzubinden. Entsprechend sind die positiven Auswirkungen auch überall zu spüren. Um es kurz zusammenzufassen: Interne und externe Abläufe werden durch die Digitalisierung deutlich beschleunigt oder vereinfacht, wir haben einen besseren Überblick über Vorgänge im Unternehmen und einen intensiveren sowie qualitativeren Informationsfluss. Hinzukommen neue Kunden, weniger Fehler in der Auftragsabwicklung, vereinfachte Zusammenarbeit mit Lieferanten und zufriedenere Kundinnen und Kunden und Mitarbeiter. Auch die Unternehmenskultur hat sich stark verändert. Zudem werden Kosten aufgrund unnötiger Schleifen vermieden und Prozesse sind deutlich effizienter. Somit bleibt mehr Zeit für sinnvolle Tätigkeiten. Und es gibt auch positive Auswirkungen auf die Umwelt – Stichwort papierlose Kaufvertragsabwicklung.
Gibt es Grenzen für die Digitalisierung im Mittelstand?
Franziska Fischer: Uns ist bewusst, dass Digitalisierung nicht alles ist. Menschen wollen weiterhin auch persönliche Kontakte pflegen, Beratungen vor Ort wahrnehmen, Möbel probesitzen, Texturen mit den eigenen Händen fühlen, Farbmuster direkt vor Augen haben – kurz gesagt: Ein Einkaufserlebnis mit allen Sinnen wahrnehmen. Uns war entsprechend zu jeder Zeit wichtig, bei all der Digitalisierung nicht die persönliche Nähe zu vergessen. Unser Ziel war immer, den stationären Handel durch die Möglichkeiten der Digitalisierung zu stärken. Und die sich hier eröffnenden Chancen sind nahezu grenzenlos.
Durch Digitalisierung auf’s Wesentliche konzentrieren
Es profitieren sowohl die Kunden wie auch die Mitarbeiter und das gesamte Unternehmen von der Digitalisierung?
Franziska Fischer: Davon bin ich fest überzeugt. In allen Abteilungen wird bei uns nun viel offener kommuniziert als früher und jedes Mitglied der Fischer Familie, wie wir unser Team nennen, gibt Feedback und macht Verbesserungsvorschläge. Repetitive Arbeiten haben sich deutlich reduziert, wodurch der Alltag mehr Spaß macht und man sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren kann. Auch von den Kunden sind viele positive Rückmeldungen gekommen. Unsere Digitalisierung ist auch beim Recruiting neuer Mitarbeiter ein gutes Argument für unsere Firma. Und nicht nur die Jungen ziehen mit, auch unsere dienstältesten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben mit teils über 70 Jahren Freude an der Arbeit mit Tablet & Co. Die Digitalisierung ist auch im Mittelstand eine echte Chance. Unserem Unternehmen hat sie ordentlich Aufwind gegeben!
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