Digitalisierung

Digitalisierung im Handwerk ist in vollem Gange

Die Digitalisierung im Hand­werk kommt voran. Trotz­dem könn­te man­cher Hand­werks­be­trieb bei der Bü­ro­arbeit wie in der Pro­duk­tion noch mehr tun. Es gibt in­zwi­schen vie­le Lö­sun­gen für fast je­den Ein­satz­be­reich. Doch Spe­zi­a­lis­ten soll­ten die Ein­füh­rung unterstützen.

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Handwerk bedeutet nicht automatisch Arbeiten nur mit den Händen. Das gilt in der Produktion, im Service und natürlich auch für alle Tätigkeiten rund ums Büro. 90 Prozent der Unternehmen im Handwerk setzen bei internen Aufgaben und Abläufen im kaufmännischen Bereich auf die Digitalisierung der Geschäftsprozesse. So lautet ein Ergebnis der Studie „Digitale Prozesse im Handwerk“ von DATEV und „handwerk magazin“. Damit gemeint sind nicht Outlook oder Office, sondern digitale Lösungen, die deutlich über E-Mail oder Text- und Tabellenverarbeitung hinausgehen. Weite Verbreitung findet allerdings nicht nur die Nutzung von Software für die Rechnungserstellung, die Buchführung oder die Lohnabrechnung. Im Rahmen der Digitalisierung kommt in jedem dritten Handwerksbetrieb auch ein Programm für Einkauf, Produktionsplanung oder Warenwirtschaft zum Einsatz, in jedem fünften sogar eine digitale Lösung zur Bewerberverwaltung – viele Beispiele zeigen, wie rasch moderne Technologien im Handwerk adaptiert werden, für die es teils sogar Förderung von Bund und Ländern gibt.

Die Digitalisierung im Handwerk ist auf einem guten Weg

Die Digitalisierung im Handwerk ist also keine Wunschvorstellung, sondern auf einem guten Weg. Aber gut ist nicht immer gut genug. Beim Einsatz digitaler Technologien reicht es nicht, einmal zu investieren und dann die Früchte zu ernten. Im Gegenteil: Es gilt, eingesetzte Software laufend darauf zu überprüfen, ob sie aktuell ist oder Updates anstehen. Ob es neue digitale Lösungen für andere Bereiche gibt, mit denen sich auch dort Effizienz und Qualität steigern lassen. Und wie sich diverse Lösungen so integrieren lassen, dass die Kosten bei steigender Leistungsfähigkeit weiter sinken. Digitalisierung im Handwerksbetrieb ist eine Daueraufgabe – ob es nun um konkrete Geschäftsprozess geht oder um die allgemeine Frage, wie beispielsweise zusätzliche finanzielle Förderung noch mehr Digitalisierung ermöglichen kann. Daher empfiehlt es sich, alle Bereiche des Unternehmens darauf abzuklopfen, ob und wie sich der Einsatz digitaler Lösungen lohnen würde. Digitalisierung im Handwerk braucht insgesamt einen guten Plan – und dürfte meistens im Büro beginnen.

Digitalisierung im Handwerksbetrieb beginnt im Büro

Für Unternehmerinnen und Unternehmer im Handwerk dürfte es generell interessant sein, insbesondere die Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Büro zu forcieren. Fast alle Aufgaben rund um kaufmännische Zahlen und Prozesse lassen sich heute durch digitale Lösungen erleichtern. In der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater hat die Digitalisierung schon viel gebracht – nur jeder dritte Handwerksbetrieb nutzt keine moderne Software. Über Schnittstellen sind heute verschiedene Programme gut integrierbar, so dass sich zentral gespeicherte Zahlen mit allen Partnern austauschen und weiterverarbeiten lassen. Wichtig ist bei der Digitalisierung im Handwerk, sich insbesondere mit Blick auf kaufmännische Themen von Experten unterstützen zu lassen – sie können viele Anregungen geben, Beispiele zeigen und auf Möglichkeiten zur finanziellen Förderung hinweisen. Wer etwa regelmäßig mit Steuerfachleuten spricht, nutzt zur Buchführung, Rechnungserstellung oder Lohnabrechnung deutlich öfter moderne digitale Technologie. Drei Viertel aller Handwerker mit Steuerberater oder Steuerberaterin wollen mithilfe neuer digitaler Lösungen ihre kaufmännischen Prozesse noch effizienter gestalten.

Die Grafik zeigt dass drei Viertel der Unternehmer ihre Belege zumindest teilweise noch in Papierform zum Steuerberater schicken. Bei der Digitalisierung im Handwerk lässt sich also noch viel verbessern.

Digitalisierung der Geschäfts­pro­zesse im Handwerk verstärken

Das ist auch weiterhin wichtig. Denn obwohl die Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Handwerk auf einem guten Weg ist, bleibt noch viel zu tun. Wenige Unternehmen archivieren etwa kaufmännische Belege komplett digital. In 96 Prozent der Betriebe, so die aktuelle Studie von DATEV und „handwerk magazin“, existieren sie zumindest teilweise auf Papier. Ein Grund dafür: Jeder zweite Befragte kennt das ersetzende Scannen nicht, nur jeder Vierte nutzt dieses Verfahren. Dabei bieten solche Lösungen viele praktische Vorteile. Betriebe können ihre Belege regelmäßig scannen und in der Cloud digitalisiert und revisionssicher archivieren. Wer einen Beleg sucht, kann ihn mit einem Klick am PC aufrufen, aufwändiges Suchen in Papierordnern gehören der Vergangenheit an. Was diese Art der Digitalisierung für einen Handwerksbetrieb an Kostenersparnis und Minderaufwand beim Handling bedeuten kann, zeigen Beispiele wie das eines Spediteurs. Er nutzt das ersetzende Scannen und hat inzwischen rund 170.000 Dokumenten digitalisiert, wie er im folgenden Video schildert.

Mitarbeiter bei Digitalisierung im Handwerk mitnehmen

Die Digitalisierung im Handwerk beginnt oft damit, dass Geschäftsprozesse in der Buchführung optimiert werden. Aber der Einsatz moderner digitaler Lösungen bietet sich für alle Aspekte der Büroarbeit an, vor allem auch im Personalbereich. Hier gibt es nicht nur Softwarepakete, mit denen sich die Personal-, Lohn- und Sozialversicherungsthemen einfacher erledigen lassen – für viele dieser Aufgaben sind digitale Lösungen sogar Pflicht, etwa vor Auslandseinsätzen die Online-Beantragung einer A1-Bescheinigung für die Dienstreisenden. Besonders interessant sind gerade für einen Handwerksbetrieb aber auch jene Facetten der Digitalisierung, die abseits der harten Zahlen wirken. Als Beispiele für Digitalisierung im Handwerk können etwa jene Unternehmen dienen, die bei der Suche nach Mitarbeitern auf E-Recruiting setzen. Wenn sie es richtig anstellen, können sich auf diesem Weg auch kleine Betriebe einer großen Zahl potenzieller Bewerber präsentieren. Spielen sie dann ihre Karten geschickt aus, setzen sie sich im Wettbewerb um begehrte Fachkräfte vielleicht sogar gegen größere Mitbewerber durch.

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Schulungen im Ein­satz neuer Technologien

Zur Digitalisierung im Handwerk gehört nicht nur, mithilfe moderner digitaler Lösungen die Basis zur Vereinfachung der Geschäftsprozesse zu legen. Investiert ein Handwerksbetrieb in Digitalisierung, muss er die entsprechende Lösung zielgerichtet einsetzen und entsprechend das Personal in der Anwendung schulen. Dies gilt nicht nur für das Büro. Sondern für jede Art der Digitalisierung am Arbeitsplatz, auch etwa in der Produktion oder im Außendienst. Relativ einfach dürfte es meistens noch sein, Beschäftigte etwa in der Abwendung einer neuen App zur Zeiterfassung zu schulen. Das ist eines der vielen Beispiele für die praktische Digitalisierung im Handwerk, auf die sich beispielsweise Montagepersonal einstellen muss. Aber es kann auch viel weitreichendere Veränderungen geben. Früher etwa liefen Mitarbeiter durch die Werkshallen und prüften den Zustand der Maschinen mit Schraubenziehern. Jetzt tragen sie bei Kontrollgängen eine Datenbrille, die ihnen Informationen zeigt, und erfassen Auffälligkeiten per Mobilgerät. Nur mit maßgeschneiderter Schulung lassen sich diese Technologien optimal einsetzen.

Digitalisierung im Handwerk betrifft viele Geschäftsprozesse

Dass Digitalisierung im Handwerk nicht nur ein Thema für Büro ist oder Investitionen in neue Produktionsanlagen betrifft, zeigen viele Beispiele. Selbst in den Filialen kleiner Handels- oder Handwerksunternehmen können die Mitarbeiter davon profitieren, wenn der Chef entsprechende Lösungen intelligent einsetzt. Vorbildlich für die Digitalisierung in einem Handwerksbetrieb ist die Bäckerei Huth, die im folgenden Video zu sehen ist. Ein einfaches Beispiel für wirksame Digitalisierung am Arbeitsplatz: Als Wissensplattform und zum Informationsaustausch dient bei Huth ein Team-Netzwerk, das etwa auch die Verkäufer und Verkäuferinnen am Tresen nutzen können. Statt analoger Ordner stehen jetzt Tablets in den Filialen – die Kommunikation ist dadurch schneller und die Verwaltung schlanker geworden. Solche Lösungen lassen sich auch zur Gamification, dem spielerischen Lernen neuer Fähigkeiten und Fertigkeiten nutzen.

Digitalisierung im Handwerk – an alle Bereiche denken

Zunehmend gilt bei der Digitalisierung im Handwerk nicht nur für Geschäftsprozesse, dass moderne Technik traditionelle Arbeit ergänzt, wie Beispiele zeigen. Für manchen Handwerksbetrieb heißt Digitalisierung deshalb, in der Produktion sowie bei Service und Beratung digitale Lösungen einzusetzen. Unternehmen in unterschiedlichsten Bereichen nutzen wie selbstverständlich Drohnen, Apps oder Datenbanken. Es gibt den Friseursalon, bei dem Kunden ihre Termine via Internet buchen. Den Malerbetrieb, der soziale Netzwerke zum Marketing nutzt und Kunden so über neue Aktionen unterrichtet. Die Sattlerei, wo Sattel mit 3-D-Technik exakt dem Pferderücken angepasst werden, weshalb Mensch und Tier sich beim Sport wohler fühlen. Den Zimmereibetrieb, der seinen Service verbessert, indem er per selbstprogrammierter Datenbank genaue Angaben zu Wünschen von Auftraggebern sowie Eigenschaften von Produkten speichert. So lassen sich Reparaturen besser planen oder zeitlich passende Angebote für Erneuerungen machen. Selbst künstliche Intelligenz kann in Chatbots zum Einsatz kommen, die beim Beantworten von Kundenfragen unterstützen und so den Service verbessern.

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Digitalisierung im Handwerk braucht gute Beispiele

Dies erfordert natürlich eine Strategie für den zielführenden Einsatz moderner Technologien. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) unterstützt ihre Entwicklung, indem er das Handwerk mit Kernfragen der Digitalisierung vertraut macht und konkrete Tipps zur Umsetzung gibt. Am besten wird das Potenzial für die Digitalisierung nicht nur der Geschäftsprozesse natürlich durch Beispiele greifbar. Interessante Fälle für Wege zu mehr Digitalisierung im Handwerksbetrieb finden sich unter anderem in der Broschüre „Handwerksbetriebe auf dem Weg in die Arbeitswelt 4.0 – Praxisbeispiele zum Einsatz digitaler Technologien im Handwerk“ vom Institut für Technik der Betriebsführung (itb) im Deutschen Handwerksinstitut. Bei aller Begeisterung für die Digitalisierung sollten Unternehmerinnen und Unternehmer aber vor Investitionen in Technologien mit Anwalt und Steuerberater sprechen. Der Anwalt weiß, ob beispielsweise auch Datenschutz und Datensicherheit besondere Aufmerksamkeit brauchen. Schließlich geht es bei der Digitalisierung meistens auch ums Datensammeln sowie -speichern. Und der Steuerberater sollte prüfen, ob die kaufmännischen Prozesse den rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Finanzielle Förderung der Digitalisierung im Handwerk

So mancher Handwerksbetrieb hält sich bei einer ambitionierten Digitalisierung noch zurück. Ein Grund dürfte darin liegen, dass sie immer mit Investitionen in Technologie verbunden ist. Und mit Kosten zur Schulung jener Beschäftigten, die mit neuer Hard- oder Software arbeiten sollen. Laut „Finanzierungsmonitor 2019“ fürchten zwei von drei Mittelständlern, das überfordere ihren Betrieb finanziell. Vor allem Dienstleister sind beunruhigt, fast drei Viertel befürchten einen Engpass bei der Versorgung mit Kapital. Laut einer Untersuchung der Förderbank KfW hat erst jeder dritte Mittelständler umfassend in den Einsatz verbesserter oder neuer digitaler Technologie investiert. Bei vielen sind deshalb selbst grundlegende digitale Anwendungen noch unterdurchschnittlich verbreitet. Nur knapp ein Fünftel der Mittelständler gilt als Vorreiter. Deshalb liegt es auf der Hand, dass Unternehmen auch im Handwerk von mehr finanzieller Förderung für die Digitalisierung profitieren würden. Dieses Thema gilt es mit dem Steuerberater beziehungsweise der Steuerberaterin zu besprechen – vielleicht eröffnen sich bei dieser Diskussion neue Finanzierungsmöglichkeiten.

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Bund und Länder haben diverse Programme aufgelegt

Denn es sind zahlreiche Angebote für die finanzielle Förderung der Digitalisierung auch im Handwerk verfügbar. Bund, Länder und natürlich ihre Förderinstitute haben dafür diverse Programme aufgelegt. Beispiele für die finanzielle Unterstützung bei der Digitalisierung in einem Handwerksbetrieb sind unter anderem die „Digitalisierungsprämie Baden-Württemberg“, der „Digitalbonus Niedersachsen“ und der „Digitalbonus Bayern“. Die Programme richten sich in der Regel an Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitern oder 50 Millionen Euro Umsatz. Unterstützt wird meistens die Entwicklung, Einführung oder Verbesserung von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen durch Hardware, Software sowie die Migration und Portierung von IT-Systemen und IT-Anwendungen. Auch für Investitionen in die IT-Sicherheit gibt es Geld.

Förderung der Digitalisierung im Handwerk durch KfW und RKW

Neben den Bundesländern beziehungsweise deren Förderbanken sind beim Thema Fördermittel zur Digitalisierung wie üblich zwei weitere potenzielle Partner aktiv. Die KfW und das RKW Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Deutschen Wirtschaft agieren oft mit regionalen Partnern. Besonders interessant sind direkte Zuschüsse des RKW etwa beim Einsatz von Innovationsberatern. Auch Inhouse-Workshops zum Thema „Wege in die Digitalisierung“ können die Angst vor dem Thema nehmen und Perspektiven aufzeigen. Denn Digitalisierung im Handwerk ist mehr als die Verbesserung der Geschäftsprozesse, und die finanzielle Förderung hilft beim Erkunden neuer Themen. Deshalb sollten Unternehmen die Angebote etwa vom RKW nutzen und Förderprogramme der KfW mit dem Steuerberater durchrechnen. Vielleicht finden sich durch Fördermittel zur Digitalisierung entscheidende Ansatzpunkte für eine gute Strategie.

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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