Digitalisierung

Abwesenheitsnotiz bei Urlaub, Elternzeit und Kündigung nutzen

Eine Abwesenheitsnotiz in­for­miert über Ur­laub, Krank­heit, El­tern­zeit oder Kün­di­gung. Tech­nisch und bei den For­mu­lierun­gen ist viel zu be­ach­ten. Das soll­te mit IT-Ex­per­ten ge­klärt wer­den. Auch der An­walt gibt Tipps, die et­wa Kla­gen we­gen DSGVO-Verstößen vermeiden.

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Grundsätzlich dürfte jedem Unternehmer und Mitarbeiter die Bedeutung der Abwesenheitsmeldung als Reaktion auf eingehende E-Mails klar sein. Die Abwesenheitsnotiz wegen Nicht-Erreichbarkeit liefert wichtige Informationen – egal, ob es wegen Urlaub, Elternzeit, Krankheit oder Kündigung eines Beschäftigten ist. Wie so oft liegt aber der Teufel im Detail. Wer eine Abwesenheitsnotiz einrichtet, sollte sich zuvor mit den wesentlichen technischen Möglichkeiten seines E-Mail-Systems vertraut machen. So vermeidet er Fehler beim Einrichten. Außerdem sollte er gut überlegen, welche Inhalte er kommunizieren will und wie bestimmte Formulierungen beim Leser ankommen könnten. Und schließlich kann auch eine Abwesenheitsnotiz unter die Vorgaben zum Datenschutz fallen. Daher sollten sich Firmenchefs zum Thema E-Mail im Allgemeinen sowie zur Abwesenheitsmeldung im Besonderen regelmäßig mit einem Anwalt austauschen. Mit ihm lässt sich außerdem klären, ob beziehungsweise wie eine verbindliche Vorschrift zur Nutzung des Abwesenheitsassistenten im E-Mail-System möglich ist. Unabhängig davon gilt aber generell: Für die Abwesenheitsnotiz braucht es Durchblick und einen Plan.

Darum ist eine Abwesenheitsnotiz wichtig

Sind Mitarbeiter wegen Urlaub, Elternzeit, Krankheit oder Kündigung über mehrere Tage oder gar nicht mehr erreichbar, ist eine Abwesenheitsnotiz erforderlich. Denn die Kontaktsuchenden müssen wissen, dass ihnen ihr direkter Ansprechpartner momentan nicht zur Verfügung steht. Reagiert ein Unternehmen nicht zeitnah auf Anfragen und stellt sich damit unabsichtlich quasi tot, beschädigt das schnell sein Image. Schlimmstenfalls drohen sogar Umsatzverluste. Als Faustregel könnte daher beispielsweise eine Zwei-Tages-Frist gelten, die der Firmenchef seinen Beschäftigten dann vorgeben sollte. Wer nicht binnen 48 Stunden persönlich auf eine Anfrage reagieren kann, muss per Abwesenheitsnotiz über seine Unerreichbarkeit informieren. Und er sollte den Kontaktsuchenden eine Alternative bieten, wie sich auch während dieser Unerreichbarkeit ihr möglicherweise dringendes Anliegen bearbeiten lässt.

Über Vertretungsregelung oder Weiterleitung nachdenken

Schon das erfordert für jeden Arbeitsplatz genaues Nachdenken darüber, wie die richtige Abwesenheitsmeldung aussieht. Geht es beispielsweise um Anfragen zu laufenden Projekten von Kollegen im Unternehmen oder von Geschäftspartnern außerhalb des Betriebs? Dann wäre eine schnelle Reaktion von Experten mit Vertretungsberechtigung unabdingbar. Oder geht es um generelle Anfragen zu Preislisten, Produkten und Ähnlichem? Dann kann die Abwesenheitsnotiz während Urlaub, Elternzeit, Krankheit oder Kündigung quasi auf Zeit spielen und die Kontaktaufnahme nach Rückkehr versprechen. Oder dem Interessenten einen anderen Ansprechpartner für solche allgemeinen Themen nennen sowie diesem die Mail weiterleiten. So ließen sich wenigstens unverzüglich wichtige Informationen rausschicken, die als erster Schritt zu einer künftigen Geschäftsbeziehung dienen könnten. Für solche grundsätzlichen Überlegungen, wie Abwesenheitsmeldungen auf interne sowie externe E-Mails aussehen sollten, empfiehlt sich eine detaillierte Abstimmung im Team. Schließlich muss der benannte Vertreter über seine Rolle informiert sein und wissen, was genau er mit weitergeleiteten E-Mails tun soll.

Machen Sie sich mit der Tech­nik vertraut

Beim Einrichten der Abwesenheitsnotiz wegen Urlaub, Elternzeit, Krankheit oder auch Kündigung sollten Mitarbeiter dann die wesentlichen technischen Aspekte kennen. So lassen sich viele Fehler vermeiden, die bestenfalls peinlich und schlimmstenfalls geschäftsschädigend wirken könnten. Der „botfrei Blog“ gibt hilfreiche Tipps, wie sich die in vielen E-Mail-Systemen verfügbaren Optionen sinnvoll nutzen lassen.

  • Zwischen internen und externen Absendern unterscheiden. Dafür muss gewährleistet sein, dass verschiedene Benachrichtigungen mit unterschiedlichen Inhalten auch wirklich die beabsichtige Zielgruppe erreichen und niemand anders. Insbesondere, falls die Abwesenheitsnotiz spezifische Infos oder kollegiale Formulierungen enthält.
  • Externe Absender mit der eigenen Kontaktliste abgleichen. So lässt sich festlegen, dass Abwesenheitsmeldungen nur an bekannte Personen aus dem Adressbuch gehen und nicht auf Spam-Mails antworten.
  • Spezielle Einstellungen für Verteilerlisten oder Newsletter nutzen. Mit der richtigen Einstellung lässt sich so verhindern, dass die Abwesenheitsnotiz an zahllose fremde Empfänger gehen könnte.
  • Unterscheiden, ob die eigene Adresse im An- oder Kopie-Feld steht. Direkt adressierte Mails erfordern eine Antwort beziehungsweise Information über die Abwesenheit, CC-Mails nicht.
  • Keine Spam-Mails beantworten. Was das E-Mail-System automatisch als Spam erkennt oder verdächtigt, sollte nie eine Abwesenheitsnotiz erhalten.
  • E-Mails gleich an eine Vertretung weiterleiten. Dann muss diese Person aber schnell und kompetent darauf reagieren. Sonst fällt ihre Untätigkeit auf den ursprünglichen Adressaten zurück.

Wählen Sie Ihre Worte stets mit Bedacht

Wer eine Abwesenheitsnotiz wegen Urlaub, Elternzeit, Krankheit oder sogar Kündigung einrichtet, sollte stets mit Bedacht formulieren. Ausgangspunkt sind natürlich die übergeordneten Vorgaben sowie IT-Möglichkeiten des Unternehmens zum Thema Abwesenheitsmeldung. Welche Antwortroutinen lassen sich technisch einstellen, welche grundsätzlichen Regelungen zum Thema Vertretung und Erreichbarkeit gibt es? Dann kommt es aber schnell auf den Einzelfall an. Warum ist jemand weg? Wie lange ist er nicht zu erreichen? Soll er für Notfälle auch persönlich während seiner Abwesenheit erreichbar sein? Oder gibt es einen direkten Vertreter? All das sollte mit dem Chef und im Team besprochen sein. Denn daraus ergeben sich die in der spezifischen Abwesenheitsnotiz zu kommunizierenden Handlungsoptionen für den Absender der E-Mail:

  • Ohne Vertreter hinterlassen Abwesende oft Kontaktdaten für Notfälle. Das will gut überlegt sein. Steht eine Handynummer als Notfallkontakt in der Abwesenheitsnotiz, lädt das zu Anrufen ein. Kunden dürften dann manche Frage als dringend erachten, deren Beantwortung zwei Wochen Zeit hätte.
  • Ein Vertreter, dessen Kontaktdaten während der Abwesenheit gelten, braucht Kompetenz. Er muss das Thema kennen und Entscheidungsbefugnis haben. Nur dann kann er Auskunft zum Projekt geben. Gleichzeitig sollte er dem Gesprächspartner erklären, welche Fragen bis zu Rückkehr des Abwesenden warten müssen. Das sollte auch betriebsintern geklärt sein.
  • Generell – sowie bei wirklich wichtigen oder komplexen Projekten zumindest für kürzere Abwesenheit – empfiehlt sich die Information, dass diese Mail nicht gelesen oder weitergeleitet wird. Und die Nennung einer allgemeinen E-Mail-Adresse oder Telefonnummer im Betrieb zur Kontaktaufnahme, falls der Gesprächspartner dringend einen persönlichen Kontakt sucht. Dann weiß der Absender: Entweder gehe ich zum Vertreter, oder melde mich nach seiner Rückkehr erneut beim direkten Ansprechpartner.

Wichtig bei der Abwesenheitsnotiz we­gen Urlaub

Eine Abwesenheitsnotiz ist immer wichtig – egal, ob wegen Urlaub, Elternzeit, Krankheit oder der Kündigung eines Beschäftigten. Aber jede Abwesenheitsmeldung muss auf den Anlass zugeschnitten formuliert sein. Wer in Urlaub geht, muss zwingend den ersten Tag der Abwesenheit sowie ein Datum seiner Rückkehr angeben. So kann der Absender entscheiden, ob er warten will oder wegen Dringlichkeit jemand anders kontaktiert. Bei längerer Abwesenheit empfiehlt es sich, bei der Abwesenheitsangabe einen Tag für Büroarbeit draufzuschlagen. So lassen sich am ersten Tag zurück die eingegangenen E-Mails sichten und nach Priorität beantworten. Ist als erster Arbeitstag in der Abwesenheitsmeldung der 10. genannt, und ein Geschäftspartner erhält schon an diesem Nachmittag eine Antwort, fühlt er sich beachtet. Er weiß ja nicht, dass der Urlaub schon früher endete. Ist der 10. der echte erste Arbeitstag und dazu vollgepackt mit Meetings, geht die E-Mail an den Kunden vielleicht erst einige Tage später raus. Das macht keinen guten Eindruck.

Bei der Formulierung der Abwesenheitsnotiz wegen Urlaub ist zu beachten, dass die Nachricht weder Frust noch Häme transportiert. Das gilt gegenüber Kollegen wie auch Geschäftspartnern oder Interessenten. „Endlich raus hier, bin reif für die Insel“ – der Spruch mag lustig gemeint sein, nährt aber Zweifel an der Motivation des Mitarbeiters oder dem Organisationstalent des Firmenchefs. Freundlich, informativ und auf den Punkt kann bei der Abwesenheitsmeldung nichts schiefgehen. Wer die – vielleicht auch etwas steife – Form wahrt, macht zumindest nichts falsch. Ganz wichtig: Bilder vom Urlaubsort gehören nicht in die Abwesenheitsnotiz. Das hat auch mit der Frage zu tun, wie jemand auf ein bestimmtes Reiseziel oder eine bestimmte Preisklasse reagieren könnte. Dies gilt insbesondere für Kollegen, die plötzlich die interne Gehaltsstruktur hinterfragen könnten. Vor allem aber verstopfen großformatige, hochaufgelöste Fotos einfach das Postfach des Empfängers.

Unabdingbar: Abwesen­heits­notiz in der Elternzeit

Die Abwesenheitsnotiz wegen Elternzeit hat – mehr noch als wegen Urlaub, Krankheit und Kündigung – die Funktion, eine längere Abwesenheit zu managen. Idealerweise wird die Abwesenheit frühzeitig per vorbereitender E-Mail an alle Kollegen und Geschäftspartner erstmals kommuniziert – schließlich kommt keine Geburt überraschend. In dieser ersten Information kann eine Zeitspanne stehen, die sich dann in der automatisierten Abwesenheitsnotiz auf genaue Daten konkretisieren lässt. Wichtig ist aber in beiden Fällen, feste vorübergehende Ansprechpartner zu benennen, denn in der Elternzeit gibt es sicher eine Vertretung. Außerdem sollten Schwangere daran denken, dass sie den Mutterschutz wie auch die Elternzeit berücksichtigen, wenn sie über ihre Abwesenheit informieren. Letztlich ist egal, warum jemand fehlt – der Kontaktsuchende muss nur den Zeitraum der Abwesenheit und seine vorübergehenden Ansprechpartner kennen.

Krankheit und Kündi­gung: Vor­sich­tig formulieren

Die Abwesenheitsnotiz wegen Urlaub, Elternzeit, Krankheit oder Kündigung folgt jeweils eigenen Regeln. Den Urlaub oder eine Schwangerschaft bekanntzugeben, ist vergleichsweise einfach und normal. Schwieriger ist die Formulierung allerdings bei Krankheit oder Kündigung. Gerade über Erkrankungen wollen viele Beschäftigte nicht informieren, um nicht als Weichei oder anfällig dazustehen. Insbesondere, falls sich die Abwesenheit wegen einer wiederholten Krankschreibung verlängert. Natürlich ist das intern zu besprechen und die Arbeit sinnvoll umzuverteilen. In der Abwesenheitsmeldung allerdings sollte besser nur stehen, dass jemand für längere Zeit abwesend ist. Und dass die E-Mail an seinen Vertreter geht.

Besonders schwierig ist natürlich die Abwesenheitsnotiz wegen der Kündigung eines Mitarbeiters. Hier empfiehlt es sich im beiderseitigen Interesse, gemeinsam eine neutrale Information über das Ausscheiden zu verfassen. Keinesfalls sollte ein Beschäftigter eine emotionale Abschiedsbotschaft formulieren, in der er möglicherweise den alten Arbeitgeber beschimpft oder den neuen lobt. Ganz wichtig ist natürlich, die künftigen Verantwortlichen zu nennen, damit der Kontaktsuchender sofort seinen neuen festen Gesprächspartner notieren kann. Und mit Blick auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt: Der Mitarbeiter muss sein berufliches E-Mail-Postfach vor Verlassen des Betriebs sichten. Er muss private E-Mails löschen und wichtige berufliche Informationen veröffentlichen oder weiterleiten. Der Datenschutzbeauftragte kann dann später eintreffende E-Mails sichten und überprüfen. In der Kündigung sollte zudem festgehalten sein, dass für drei oder sechs Monate eine Abwesenheitsnotiz aktiviert ist und das Postfach dann gelöscht wird. Generell empfiehlt sich jedoch sowieso, Mitarbeitern wegen möglicher Probleme beim Datenschutz die private Nutzung geschäftlicher E-Mail-Adressen zu untersagen.

Stets auf Stil, Recht­schrei­bung und Höf­lich­keit achten

Auch bei einer Abwesenheitsnotiz wegen Urlaub, Elternzeit, Krankheit oder Kündigung sind natürlich allgemein gültige Vorgaben der stilvollen Kommunikation zu beachten. Eine formelle Nachricht liest sich dann etwa so: „Sehr geehrte Damen und Herren, haben Sie vielen Dank für Ihre Mail! Ich bin derzeit im Urlaub und ab dem TT/MM/JJ wieder für Sie erreichbar. Ihre Mail wird aus Vertraulichkeitsgründen nicht weitergeleitet. Wenden Sie sich in dringenden Fällen bitte an meinen Kollegen yxz@abc.de. Mit freundlichen Grüßen“.

  • In die Betreffzeile gehört der Hinweis auf die Abwesenheit. Genau zu prüfen ist, ob sich eine hier formale Anrede anbietet, weil die Abwesenheitsmeldung an diverse Empfänger geht: „Sehr geehrte/r…“. Oder ob es wegen der Branchenusancen etwas lockerer sein darf.
  • In den erste Absatz gehört der Dank für den Versuch der Kontaktaufnahme sowie der Hinweis auf den Zeitraum der Abwesenheit.
  • Dann folgt, eventuell in einem zweiten Absatz, die genauere Erklärung, was mit der E-Mail passiert – wird sie weitergeleitet oder nicht? Oder welche Kontaktdaten die offizielle Vertretung hat. Oder ob man selbst für Notfälle zur Verfügung steht und wie man erreichbar ist.
  • Abschließend folgt eine freundliche Grußformal, die zur Anrede passt.
  • Korrekte Rechtschreibung und höfliche Formulierungen sollten selbstverständlich sein. Wer internationale Geschäftspartner auf Englisch oder in einer anderen Sprache informiert, sollte bei den Formulierungen ebenfalls hohe Maßstäbe anlegen. Wer eine Fremdsprache nutzt, muss sie auch beherrschen – oder sich wenigstens von Kollegen beim Formulieren unterstützen lassen.

Abwesenheitsnotiz darf kei­ne Wer­bung enthalten

Ganz wichtig: Ob wegen Urlaub, Elternzeit, Krankheit oder Kündigung – die Abwesenheitsnotiz darf keine Werbung enthalten. Entsprechende Elemente in Vorlagen für E-Mails sind zu entfernen. Denn Abwesenheitsmeldungen können auch jemanden erreichen, der erstmals Kontakt zum Betrieb sucht und daher noch keine Einwilligung zum Erhalt von Werbebotschaften gegeben hat. Das Amtsgericht Bonn hat entschieden: Enthält eine Autoreply-E-Mail neben einer Eingangsbestätigung auch Hinweise auf die Angebote des Absenders, liegt darin dann bereits unzulässige Werbung. Der Werbetext des beklagten Telekommunikationsunternehmens: „Wie schützen Sie sich und Ihre Daten vor Cyberkriminellen und anderen Bedrohungen? Wir zeigen Ihnen, worauf Sie im digitalen Alltag achten sollten.“ Enthalten war ein Link zu einer Website, auf der sich diese Informationen fanden. Alle Mitarbeiter sollten also neutrale Vorlagen für ihre Abwesenheitsnotiz nutzen. Und der Firmenchefs sollte unmissverständlich klar machen, dass keinerlei Werbung in die Botschaft gehört.

Wann Sie auf die Abwesen­heits­notiz bes­ser verzichten

Wer nur kurz abwesend ist, sollte gut überlegen, ob er überhaupt eine Abwesenheitsnotiz einrichtet. Denn jemanden erst am nächsten Tag zurückzurufen, ist normalerweise kein Beinbruch. Aber auch während einer kurzen Abwesenheit kann ein flüchtig eingerichteter Abwesenheitsassistent schon auf diverse Spam-Mails antworten. Und ihnen gegenüber damit die E-Mail-Adresse verifizieren. Das bedeute noch mehr Spam, denn bestätigte Adressen sind Ziele von hoher Priorität. Außerdem sollten kleine Unternehmen überlegen, ob eventuell Abwesenheitsmeldungen die Information transportieren könnten, dass längere Zeit niemand da ist. Besucht beispielsweise das ganze Team für ein paar Tage eine Messe, wäre es besser, auf die Abwesenheitsnotiz zu verzichten. Die Mails lassen sich auch weitergeleitet oder von unterwegs abfragen. Denn die geballte Abwesenheits-Info mehrerer Mitarbeiter wäre eine Einladung für Diebe, während der Messezeit im vorübergehend verwaisten Betrieb vorbeizuschauen.

Und eines sollte natürlich selbstverständlich sein: Nach der Rückkehr an den Schreibtisch die automatische Abwesenheitsnotiz deaktivieren…

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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