Bei der CeBIT ging es wieder intensiv um Datenschutz und IT-Sicherheit, vor allem um technische sowie organisatorische Maßnahmen gegen den Zugriff unbefugter Dritter auf Informationen. Ein Thema jedoch, das Unternehmen immer wieder vor Probleme stellt, spielte keine Rolle: der digitale Nachlass nicht mehr aktiver Mitarbeiter auf Firmenrechnern. Niemand denkt gern an den Tod oder auch nur eine schwere Erkrankung. Und doch kann jeder Mensch plötzlich aus dem Leben oder Alltag gerissen werden. Was dann mit dem – auch digitalen – Nachlass geschieht und was vorher bedacht sowie geregelt werden sollte, konnten Sie hier bereits lesen. Ich hoffe, Sie haben entsprechende Vorkehrungen getroffen. Aber was, wenn ei Beschäftigter etwa nach einem Unfall im Koma liegt und nicht ansprechbar ist? Und die Privatnutzung geschäftlicher E-Mail-Accounts bedeutet, dass wegen des Datenschutzes niemand Zugriff auf wichtige Informationen hat, die dort gespeichert sind?
Auch die Kommunikation über Firmenrechner ist geschützt
Wenn ein Mitarbeiter unvorhergesehen schwer erkrankt oder stirbt, ist das zunächst ein Schlag, den es menschlich zu verkraften gilt. Dann aber müssen, so hart es auch klingt, rasch organisatorische Reaktionen folgen – vor allem, wenn der Mitarbeiter wichtige Aufgaben oder enge Kontakte zu Geschäftspartnern hatte. Vielleicht betreute er verantwortlich ein großes Projekt. Dann müssen Sie dafür sorgen, dass das Alltagsgeschäft weiterläuft, obwohl Sie oder die Kollegen nicht über jedes Detail informiert sind. Kunden oder Lieferanten haben zwar Verständnis für Verzögerungen und Rückfragen, wenn ihnen der Grund genannt wird. Aber Sie als Arbeitgeber müssen Abläufe und Ansprechpartner herausfinden. Das Problem: Sie können wichtige Korrespondenzen eines Mitarbeiters zwar grundsätzlich einzusehen. Aber im Einzelfall ist das nicht so einfach. Existieren keine klaren Regelungen zur Privatnutzung geschäftlicher E-Mail-Accounts, haben Sie schlimmstenfalls keinen Zugriff – dem stehen womöglich Fernmeldegeheimnis und Datenschutz entgegen. Und es gibt sogar einige strafrechtliche Dinge zu bedenken, informiert das Deutsche Forschungsnetz (DFN).
Privatnutzung geschäftlicher E-Mail-Accounts verbieten
Die wichtigste Frage ist, ob Sie dem Mitarbeiter die private Nutzung seines beruflichen E-Mail-Accounts erlaubt oder zumindest geduldet haben. Dann greift das Fernmeldegeheimnis. Seine Korrespondenz ist geschützt und darf nicht von Dritten eingesehen werden. Darum ist es am besten, jede Privatnutzung auszuschließen – dann zählen alle Ein- und Ausgänge als geschäftliche Korrespondenz, so die IHK Nürnberg. Hier streng zu sein, dafür haben Sie auch mit Blick auf die ohnehin schon überhandnehmende E-Mail-Flut gute Gründe. Am besten regeln Sie dies über eine Betriebsvereinbarung oder entsprechende Paragraphen im Arbeitsvertrag. Reden Sie mit Ihrem Anwalt über die für Ihr Unternehmen passende Lösung für die Privatnutzung geschäftlicher E-Mail-Accounts.
Für Notfälle besser private Internetnutzung in Maßen erlauben
Wollen Sie den Mitarbeitern gegenüber – vor allem für Notfälle – kulant sein, können Sie ihnen erlauben, in wichtigen Fällen vom Firmenrechner aus ins Internet zu gehen und ihren privaten Account bei einem E-Mail-Dienstleister abzurufen. Grundsätzlich gilt, dass der Arbeitnehmer vom Verbot der privaten Internetnutzung bereits ausgehen muss, falls sie nicht ausdrücklich erlaubt ist, so die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts. Als Firmenchef können Sie hier aber einen gewissen Spielraum schaffen, indem Sie die Nutzung des Firmenaccounts für private E-Mails konsequent verbieten, dafür aber etwa zweimal pro Tag den Abruf der Nachrichten im persönlichen Account bei einem E-Mail-Dienstleister erlauben.
Leitfaden der Datenschutzbeauftragten hilft weiter
Fragen Sie einen Anwalt, welche Regelungen Sie – notfalls nachträglich – mit Ihren Mitarbeitern treffen können. Hier ist einiges zu beachten. Es ist sicher alles andere als verkehrt, sich intensiv mit dem Thema Internet am Arbeitsplatz zu beschäftigen – und das eben nicht nur aus Angst, Mitarbeiter könnten zu viel Zeit im Internet versurfen. Denn die Privatnutzung geschäftlicher E-Mail-Accounts kann massive Probleme bereiten. Viel unangenehmer und teurer kann es werden, wenn Sie den Zugriff auf die Korrespondenz mit Geschäftspartnern oder wichtige Dokumente verlieren.
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