Digitalisierung

Eine möglichst breite Definition von E-Recruiting wählen

Manche Betriebe ha­ben ei­ne ei­ge­ne De­fi­ni­tion von E-Re­crui­ting. Sinn­voll ist es, den kom­plet­ten Pro­zess der Be­wer­bung zu di­gi­ta­li­sie­ren. Es geht um mehr als An­zei­gen oder auf­se­hen­er­re­gen­de Ak­tio­nen im In­ter­net – gu­te Tools er­leich­tern Kom­mu­ni­ka­tion, Be­wer­tung und Auswahl.

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E-Recruiting ist nichts für kleine Betriebe? Als unterhaltsames Gegenbeispiel diente wiederholt beispielsweise das kuriose Video eines Schreinermeisters auf der Suche nach Berufseinsteigern. Der Unternehmer zerdeppert auf dem Firmengelände eine Glasscheibe und erklärt, er brauche Auszubildende für den Umgang mit Glas. Medien, Blogger und Influencer verbreiteten die Aufnahme. Ergebnis: Ein Millionenpublikum, eine zweistellige Anzahl an Bewerbungsgesprächen und etwas später – ebenso per Video – die Vollzugsmeldung durch den Firmenchef. Unter dem Titel „Die Entscheidung ist gefallen“ präsentiert er auf Facebook die neuen Lehrlinge. Eines aber sollten Unternehmerinnen und Unternehmern wissen: Videos allein sind kein E-Recruiting. Per Definition geht es beim E-Recruiting nicht nur darum, alle sich im Internet bietenden Tools und Kanäle für die Ansprache potenzieller Bewerberinnen und Bewerber einzusetzen. Richtiges E-Recruiting erfasst den ganzen Prozess der Personalbeschaffung und eröffnet so neue Möglichkeiten, im Personalbereich effektiver sowie effizienter zu arbeiten – was Vorteile bietet, aber Nachteile in Form neuer Herausforderungen bescheren kann.

Definition von E-Recruiting möglichst breit fassen

Wer Personal via Internet sucht, sollte die – für manche überraschend breite – Definition von E-Recruiting kennen und eine gute Strategie haben. Ohne festes Ziel und passende Route dorthin kann man sich in den digitalen Medien leicht verirren. Das gilt für die Auswahl der Kanäle zum E-Recruiting ebenso wie für den Einsatz spezieller Tools, die der Personalabteilung neue Möglichkeiten eröffnen. Schließlich geht es beim E-Recruiting nicht nur um nette Firmenvideos im Internet oder Kontakt mit Interessentinnen oder Interessenten per Social Media. Idealerweise fügt sich E-Recruiting als umfassendes, digital gestütztes Bewerbungsmanagement elegant in die Personalstrategie ein und ergänzt das Kompetenzmanagement oder Talentmanagement. E-Recruiting als durchgängiger Prozess beginnt vor der Kontaktaufnahme zu Fachkräften und läuft dann am besten komplett elektronisch gestützt, bis jemand im Betrieb antritt und die Personalakte angelegt ist. Das bietet viele Vorteile, kann aber zunächst auch vermeintliche Nachteile haben, weil etwa die eigenen Beschäftigten inhaltlich umdenken oder neue Software bedienen müssen.

Vorteile und Nachteile von E-Recruiting kennen

Die Diskussion über Vorteile und Nachteile des E-Recruiting ist legitim, bald allerdings dürfte – unabhängig davon, wie breit die Definition gefasst ist – kaum noch jemand an diesem Thema vorbeikommen. Viele Firmenchefs und Firmenchefinnen haben erkannt, dass sie insbesondere jüngere Leute künftig eher per E-Recruiting erreichen können und dafür die richtigen Tools oder Kanäle nutzen müssen, um keine Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme zu verpassen. Folgerichtig zeigten beispielsweise die Ergebnisse der Studie „Future Recruting für den Mittelstand“ großes Interesse am E-Recruiting. Unternehmen suchen verstärkt Personal via Internet. Parallel zu oder anstelle von klassischen Methoden wie Printanzeigen und dem Einsatz von Headhuntern zur Suche von Spezialisten. Jeweils über 80 Prozent der Betriebe nutzen Jobportale, eigene Karriere-Webseiten sowie die direkte Kontaktaufnahme über Social Media zur Bewerberansprache. 75 Prozent setzen auf Stellenausschreibungen in sozialen Medien. Ein Drittel durchforstet sogar Lebenslauf-Datenbanken nach passendem Personal. Wirkungsvoll sind solche Aktivitäten allerdings nur, wenn das E-Recruiting nach einem durchdachten Prozess abläuft.

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Die Vorteile eines durchdachten E-Recruiting

Wer beim E-Recruiting die richtigen Tools und Kanäle nutzt, erhält neue Möglichkeiten und kann für Verbesserungen im Prozess rund um eine Bewerbung sorgen. Betriebe wie Interessenten profitieren durch weniger Aufwand und Kosten, vor allem Unternehmen bieten sich viele Vorteile:

  • Mehr Sichtbarkeit. Unabhängig davon, wie weit die Definition von E-Recruiting gefasst ist, erhalten Betriebe durch Präsenz im digitalen Raum mehr Aufmerksamkeit. Grundsätzlich erhöht jeder weitere Kanal die Reichweite – wobei beim E-Recruiting zu prüfen ist, welche inhaltlichen, finanziellen und organisatorischen Vorteile oder Nachteile dadurch entstehen. Die Kunst liegt im richtigen Mix. Generell dürfte der geschickte Umgang mit neuen Medien zumindest bei den Jüngeren stets Imagegewinne bringen.
  • Höhere Reaktionsfähigkeit. Zum E-Recruiting gehören digitale Stellenausschreibungen. Sie lassen sich schneller schalten, verändern oder stornieren als Printanzeigen. Das erhöht die Aktualität der Inhalte und erleichtert Korrekturen, wenn sich etwa durch missverständliche Formulierungen die falschen Personen angesprochen fühlen. Ist die Stelle vergeben oder ein Berg an Bewerbungen eingegangen, verschwindet die Anzeige auf Knopfdruck. Das entlastet die Organisation, denn jede – auch späte – Kontaktaufnahme ist zeitnah zu beantworten, damit der Ruf des Unternehmens nicht leidet.
  • Einfacherer Bewerbungsprozess. Zum E-Recruiting gehört der Einsatz digitaler Tools, die zu den Kanälen passen und allen Beteiligten den Prozess der Bewerbung erleichtern. Damit lassen sich Anschreiben, Lebenslauf sowie Referenzen schnell und unkompliziert hochladen. Bei der Auswahl der Tools und Kanäle zum E-Recruiting gehört Nutzerfreundlichkeit an oberste Stelle.
  • Weniger Aufwand. Werden die Unterlagen in ein modernes Programm für Personalmanagement hochgeladen, erleichtert dies das weitere Bearbeiten. Sie landen schnell bei den richtigen Personen, lassen sich besser sichten und können als Basis für mögliche künftige Personalakten dienen.
  • Leichtere Auswahl. Auch beim Vergleich der Bewerbungen erleichtert moderne HR-Software die Arbeit, indem sie Interessenten nach ihrem Bewerbungsprofil konkret offenen Stellen zuordnet. Das funktioniert bei Bewerbungen auf Ausschreibungen ebenso wie beim aktiven Suchen des Unternehmens nach speziellen Fachkräften in Job-Portalen.

Mit E-Recruiting können Nachteile verbunden sein

Der Einsatz bestimmter Tools und Kanäle zum E-Recruiting erfordert nicht nur den Blick auf ihre Vorteile, sondern auch mögliche Nachteile.

  • Die richtige Auswahl treffen. Gutes E-Recruiting braucht die sinnvolle Auswahl von zueinander passenden Kanälen und Tools sowie den Aufbau der zur Abwicklung erforderlichen Organisation. Ganz wichtig ist, sich Klarheit über die richtigen Kontaktpunkte zu den gesuchten Fachkräften zu verschaffen. Wer auf diversen spezialisierten Plattformen für bestimmte Branchen oder Tätigkeiten präsent sein muss, braucht eine Software, die dort anschlussfähig ist. In diese Analyse müssen Unternehmen genug investieren, damit sie jene Softwareangebote erkennen, die nicht zu ihnen passen. Meistens dürften erst die Kanäle, dann die Software und zum Schluss der organisatorische Umbau kommen.
  • Den Prozess für E-Recruiting definieren. Gerade die Beschäftigten einer Personalabteilung sehen beim E-Recruiting oft eher die Nachteile, da sie sich umstellen müssen. Deshalb sollten Firmenchefs und Firmenchefinnen zusammen mit den Personalverantwortlichen erklären, was die Vorteile der künftigen Personalsuche sind. Sie sollten mit den Beschäftigten auf Basis der als wichtig erkannten Kanäle und der ausgewählten Tools definieren, wie der optimale Prozess im E-Recruiting aussieht. Damit ist nicht nur ein Imagevorteil des Unternehmens verbunden, sondern in der Regel auch eine Arbeitserleichterung in der Personalabteilung. Dies gilt es zu betonen.
  • Die Mitarbeiter schulen. Außerdem müssen die Beschäftigten wissen, was ihre neue Aufgabe im E-Recruiting-Prozess ist und wie sie bestimmte Tools einsetzen sollen. Deshalb sind ausführliche Schulungen unumgänglich. Das gilt in erster Linie für das Team der Personalabteilung. Aber auch Führungskräfte müssen wissen, wie sie die neuen technischen Möglichkeiten beim E-Recruiting nutzen. Sie müssen etwa dazu fähig sein, die digital aufbereiteten Bewerbungsunterlagen anzusehen und einzelne Profile zu vergleichen. Künftige Vorgesetzte blättern Bewerbungsmappen nicht mehr abends auf der Wohnzimmercouch durch, sondern sind ein Bestandteil im digitalen Workflow des Auswahlprozesses. Wer darin Nachteile des E-Recruiting sieht, muss von der Summe der Vorteile überzeugt werden.

E-Recruiting braucht passende Kanäle und Tools

Je nachdem, wie breit ein Unternehmen seine individuelle Definition von E-Recruiting und damit die geplanten Aktivitäten fasst, kann es nur über wenige spezielle Kanäle aktiv werden oder einen umfassenderen Auftritt anstreben – wobei dafür natürlich dann die passenden Tools zur Verfügung sehen müssen. Wer seine Möglichkeiten prüft, sollte alle denkbaren Vorteile sowie Nachteile eruieren und dann für jeden Kanal den passenden Prozess festlegen. Für das E-Recruiting bieten sich mindestens fünf Kanäle an.

  • Homepage. Wer – gegebenenfalls nur regional – bekannt ist, hat vielleicht relativ viele Kontakte über seine Website. Gehören dazu potenzielle Bewerberinnen oder Bewerber, stoßen sie dort logischerweise nur dann auf offene Stellen, wenn welche ausgeschrieben sind. Zum E-Recruiting gehört also unbedingt, Jobangebote gut sichtbar auf der Homepage zu platzieren. Die Kontaktaufnahme sollte leicht und direkt möglich sein.
  • Blogs. Zunehmend nutzen Unternehmen auch Beiträge in Blogs, um auf offene Stellen hinzuweisen. Das gilt insbesondere für Blogs auf der eigenen Homepage. Ebenso lassen sich aber Veröffentlichungen in Blogs von Dritten dafür einsetzen, wenn sich die Blogbetreiber untereinander absprechen.
 Welcher Kanal sich anbietet, muss jedes Unternehmen individuell entscheiden – auch mit Blick auf seine finanziellen sowie zeitlichen Möglichkeiten.
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Jobbörsen. Im Internet finden sich inzwischen viele solcher Dienstleister, von den bekannten Schwergewichten über kleinere branchenspezifische Jobportale bis hin zur Arbeitsagentur. Rein statistisch erscheinen täglich über 10.000 neue Stellenausschreibungen. Von dieser schieren Masse sollten sich aber niemand abschrecken lassen. Mit einer zur Zielgruppe passenden Anzeige kann jedes Unternehmen ausreichende Aufmerksamkeit erzeugen und Interessenten oder Interessentinnen zur Kontaktaufnahme bewegen. Wichtig ist, die richtige Jobbörse für die jeweilige Branche sowie die ausgeschriebene Stelle auszuwählen. Viele Dienstleistungsunternehmen bieten außerdem die Möglichkeit, via Lebenslauf-Datenbank aktiv nach geeigneten Fachkräften zu suchen.

E-Recruiting über So­cial Me­dia und Karrierenetzwerke

  • Soziale Medien: In diese Kategorie fallen digitale Dienste, die viele Unternehmen vermutlich sowieso schon irgendwie nutzen. Das kann die Facebook-Seite ebenso sein wie der Account bei Instagram. Selbst überwiegend privat genutzte soziale Medien und Kurznachrichtendienste lassen sich mit etwas Fantasie und den passenden Inhalten für E-Recruiting nutzen. Die Botschaft über eine interessante offene Stelle muss hier nicht zwingend als Anzeige platziert werden. Sie kann sich auch durch Empfehlungen oder virales Teilen über private Accounts weiterverbreiten.
 Gute Noten auf allgemeinen Bewertungsportalen können ebenfalls Interesse erzeugen.
  • Karrierenetzwerke. Die Großen wie Xing oder LinkedIn empfehlen sich natürlich als Plattform der ersten Wahl für sogenanntes Employer-Branding. Aber auch Seiten für spezielle Branchen oder Berufsgruppen können als Plattform attraktiv sein. Dabei stellen Betriebe sich durch auf einzelne Zielgruppen und deren Themen abgestimmte unternehmensstrategische Marketingmaßnahmen als attraktiver Ort zum Arbeiten vor, um sich von den Wettbewerbern abzuheben, mit denen sie um Personal konkurrieren. Gute Noten auf speziellen Bewertungsportalen für Unternehmen als Arbeitgeber wie Kununu machen einen Betrieb natürlich besonders interessant für Bewerbungen.

Interesse durch die richtigen Inhalte wecken

Die Frage nach dem finanziellen und personellen Aufwand ihrer Aktivitäten ist für Unternehmen immer wichtig. Auch der Aufwand für das E-Recruiting sollte seriös kalkuliert sein, je nachdem, wie umfassend die Definition im individuellen Fall ist. Leicht unterschätzen Firmenchefs und Firmenchefinnen beim E-Recruiting, wie intensiv man sich um Kanäle und Tools kümmern muss, um theoretische Möglichkeiten auch praktisch nutzen zu können. Digitalisierung bedeutet nämlich nur selten: „Läuft automatisch von allein“. Tatsächlich muss sich beim E-Recruiting kontinuierlich jemand um aktuelle Inhalte sowie die rasche Reaktion auf Kontaktaufnahmen kümmern. Deshalb gilt es, bei der inhaltlichen Konzeption und organisatorischen Umsetzung auf mindestens drei Punkte genau einzugehen. Ganz wichtig:

  • Passende Unternehmenspräsentation. Wie will sich der Betrieb darstellen? Konkrete Stellenanzeigen beziehungsweise interessante Aufgaben präsentierende Beiträge müssen beim E-Recruiting für gewählte Kanäle und Zielgruppen passen, aber auch zur Firma. Wer sich als Paradies für Digital Natives anpreist und dann als durchschnittlich technisch ausgestattet entpuppt, verliert viele neue Beschäftigte vermutlich schon in der Probezeit.
  • Interessante Jobbeschreibung. Auch E-Recruiting muss – wie klassische Methoden – potenzielle Bewerberinnen und Bewerber zur Kontaktaufnahme motivieren, ohne sie in die Irre zu führen. Natürlich dürfen markante optische oder sprachliche Botschaften zunächst etwas Aufmerksamkeit erregen. Trotzdem gelten letztlich die gleichen Anforderungen an die Genauigkeit, Verständlichkeit und Ehrlichkeit einer Stellenbeschreibung wie früher bei Zeitungsanzeigen.
  • Umfassende Kontaktmöglichkeit. Wer im Internet unterwegs ist, will mit wenigen Klicks ans Ziel kommen. Eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer für Nachfragen sollte deshalb nicht versteckt, sondern prominent platziert sein. Am besten wäre – falls finanziell und technisch machbar – ein Bewerberportal auf der eigenen Homepage. Dort können Interessenten und Interessentinnen direkt ihre Unterlagen hochladen.

Beim E-Recruiting empfiehlt sich ein mo­bil op­ti­mier­ter Auftritt

Bei der inhaltlichen sowie technischen Ausgestaltung des E-Recruiting sind aktuelle Trends zu beachten, gerade mit Blick auf jüngere Zielgruppen. Digital Natives, also die mit den digitalen Medien aufgewachsene Generation, haben klare Erwartungen an die digitale Kompetenz potenzieller Arbeitgeber. Die lässt sich schon daran ablesen, wie professionell ein Unternehmen das E-Recruiting betreibt und dafür spezielle Tools und Kanäle einsetzt, um viele sich bietende Möglichkeiten nutzen zu können. Gute Jobangebote sind deshalb

  • für Mobilgeräte optimiert: Insbesondere Jugendliche nutzen das Internet intensiv unterwegs mit Smartphones oder Tablets, also auf relativ kleinen Bildschirmen. Die meisten Jobportale berücksichtigen das bei Stellenanzeigen automatisch – aber auch die Bewerberseite der eigenen Homepage sollte mobil optimiert sein.
  • multimedial ansprechend: Im Internet kann man schnell zur nächsten Information springen und Inhalte in unterschiedlichen Darstellungsformen finden. Also sollten Interessenten für einen Job ebenso unterhaltend wie informativ über das Unternehmen und konkrete Positionen aufgeklärt werden. Das geht beispielsweise mit einem gut gemachten Firmenvideo. Es sollte authentisch und sympathisch über den Betrieb – und falls möglich die ausgeschriebene Stelle – informieren.

An die rechtlichen Aspekte beim E-Recruiting denken

Aus diesen Anforderungen folgt zwingend, dass sich jemand regelmäßig und verantwortlich um das ganze System zum E-Recruiting kümmern muss. Unabhängig davon, wie breit die individuelle Definition von E-Recruiting aus Sicht des Unternehmens ist und welche Tools oder Kanäle im Fokus stehen, um viele Möglichkeiten zu nutzen – die Abwägung der Vorteile und Nachteile sowie eine durchdachte praktische Umsetzung erfordert es, das E-Recruiting professionell aufzuziehen und nicht nur als kleine Nebenbeschäftigung zu betrachten. Das bedingt gegebenenfalls – gerade mit Blick auf technische und rechtliche Aspekte – die Unterstützung durch externe Dienstleister. Marketingspezialisten könnten beispielsweise die Strategie für das Employer-Branding liefern, IT-Experten die passende technische Umsetzung. Ganz wichtig ist auch, regelmäßig einen Anwalt oder eine Anwältin das gesamte E-Recruiting darauf überprüfen zu lassen, ob es noch den aktuellen gesetzlichen Anforderungen genügt. Der Einsatz digitaler Systeme zur Kommunikation und Datenhaltung birgt rechtliche Risiken in Sachen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Auch die Vorgaben des Allgemeinem Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) greifen natürlich.

Was bei Einstellungen mit Blick auf das AGG zu berücksichtigen ist, darüber informiert auch das folgende Video:

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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