Arbeit statt Hitzefrei im Unternehmen

Die ersten Sommertage hat Deutschland dieses Jahr bereits erlebt, von flächendeckenden Rekordtemperaturen war noch nicht die Rede. Es kann aber schnell soweit sein – tendenziell fallen die Sommer durch den Klimawandel immer wärmer aus. Daher sollten sich Arbeitgeber unbedingt vorausschauend mit ihren Pflichten bei großer Hitze im Büro sowie an jedem anderen Arbeitsplatz auseinandersetzen. Zunehmend fragen sich Arbeitnehmer, welche Maximaltemperatur sie an ihrem Arbeitsplatz im Büro oder anderswo ertragen müssen – welche Temperatur gilt etwa als so große Hitze, dass das Unternehmen ihnen Hitzefrei von der Arbeit geben muss? Die Antwort darauf dürfte je nach Branche, Betrieb, Aufgabe und Arbeitsplatz unterschiedlich ausfallen. Hitzefrei im Büro etwa lässt sich durch Möglichkeiten zur Tätigkeit im Homeoffice und mobiles Arbeiten viel leichter realisieren als Hitzefrei in der Produktion. Müssten die Beschäftigten dort nicht bei Hitze arbeiten, ständen zahllose Maschinen still. Deshalb sollten Fachleute für Arbeitsrecht klären, was Hitze am Arbeitsplatz für das Unternehmen bedeuten könnte.

Hitzefrei von der Arbeit mit Gegenmaßnahmen verhindern

Die Firmenleitung sollte klären, was sie gegen hohe Temperaturen am Arbeitsplatz tun kann oder sogar tun muss. Aber auch, welche individuellen Gegenmaßnahmen der Beschäftigten sie zu dulden hat und was sie gegebenenfalls verbieten kann, weil es die Technik oder den Betriebsfrieden stört. Generell sinnvoll ist, über organisatorische Veränderungen nachzudenken, mit denen sich das Arbeiten bei Maximaltemperaturen per se vermeiden lässt. Und bei Arbeitsplätzen unter freiem Himmel über das richtige Verhalten sowie die richtige Ausrüstung bei Sonne oder Hitze. Aber auch manche Konventionen wie etwa eine traditionelle Kleiderordnung gehören auf den Prüfstand. So beschrieb die „Süddeutschen Zeitung“ das Personalreferat der Stadt München als „bis vor wenigen Jahren noch eine zugeknöpfte Behörde“. Plötzlich kam dort per Rundschreiben die ausdrückliche Erlaubnis, in kurzen Hosen ins Büro zu kommen, sofern keine offiziellen Termine anstehen. Aber das geht nur nach Absprache, denn der Arbeitgeber hat grundsätzlich ein Weisungsrecht, in welcher Kleidung der Arbeitnehmer erscheinen muss.

Hitze am Arbeitsplatz: Das sagt das Arbeitsrecht

Generell hat laut Arbeitsstättenverordnung (ArbStättVO) beziehungsweise den Technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR) in Arbeitsräumen eine gesundheitlich zuträgliche Temperatur zu herrschen. Zu unterscheiden ist hier zwischen der Raumtemperatur – der vom Menschen empfundenen Temperatur inklusive Einflüsse durch die Umgebung – und der Lufttemperatur ohne Einwirkung von Wärmestrahlung. Grundsätzlich sollte die Temperatur 26 Grad nicht überschreiten. Eine höhere Raumtemperatur ist bei Außentemperaturen über 26 Grad nur erlaubt, wenn das Gebäude gut isoliert ist und damit die Hitze im Büro oder an einem anderen Arbeitsplatz minimiert wird. Überschreitet die Temperatur 30 Grad, müssen Arbeitgeber ihren Pflichten zur Reduzierung der Hitze am Arbeitsplatz nachkommen. Dazu gehört vor allem nächtliches Lüften, der Schutz gegen Sonneneinstrahlung, der Einsatz von Kühlaggregaten und das Entfernen von wärmeproduzierenden Geräten. Das Bereitstellen von Getränken oder eine lockere Kleiderordnung gilt ebenfalls als geeignete Maßnahme gegen die Hitze.

Hitzefrei von der Arbeit ist kaum vorgesehen

In Räumen mit über 35 Grad darf generell nur gearbeitet werden, wenn das Unternehmen wirkungsvolle Hilfsmittel gegen die Hitze anbietet. Das wären etwa Luftduschen oder Hitzepausen, die etwa an sogenannten Hitzearbeitsplätzen verpflichtend sind. Bei Maximaltemperaturen am Arbeitsplatz sind allerdings nur die betroffenen Räume quasi gesperrt. Dass ein Unternehmen alle Arbeitnehmer mit der Begründung Hitzefrei von der Arbeit entbindet, dürfte in der Praxis kaum vorkommen, vor allem bei der Arbeit im Büro. Eher dürfte das Unternehmen alternative Einsatzorte oder -zeiten anbieten, wobei Regelungen für die Hitze am Arbeitsplatz natürlich nicht gegen andere Vorgaben im Arbeitsrecht verstoßen dürfen. Pausen oder Mindestruhezeiten etwa sind auch dann einzuhalten, wenn das Unternehmen tagsüber freigibt und dafür bis spät in die Nacht und anschließend wieder ab frühmorgens arbeiten lassen will. Wichtig: Gibt es einen Betriebsrat, darf der beim Arbeitsschutz mitbestimmen und auch Regelungen zur Hitze am Arbeitsplatz oder ein mögliches Hitzefrei bei der Arbeit beeinflussen.

Hitzefrei im Büro mit lockerer Kleidung vermeiden

Luftige Kleidung hilft gegen Hitze. Aber das Weisungsrecht des Unternehmens ist hier ein Grauzonen-Thema. Arbeitsgerichte haben zwar punktuell Klarheit geschaffen, doch es kommt trotzdem auf den Einzelfall an. So entschied etwa das Landesarbeitsgericht Hamm im Sinne eines Möbelhauses. Das hatte den Beratern untersagt, in Gegenwart von Kunden in Jeans, Turnschuhen, mit offenem Kragen oder ohne Krawatte und Sakko aufzutreten. Andererseits – Thema Hitze am Arbeitsplatz oder im Büro – sah das Arbeitsgericht Mannheim keinen Kündigungsgrund darin, dass ein Fahrer das Speditionsgebäude in sommerlichen Shorts betreten hatte. Weil er nicht als Mitarbeiter des Unternehmens erkennbar war, sei ein „negativer Eindruck“ auf Kunden nicht zwingend. Ist Hitzefrei von der Arbeit für das Unternehmen keine Option und muss bei einer hohen Temperatur im Büro oder an einem anderen Arbeitsplatz das Arbeiten trotz Hitze weitergehen, sind von beiden Seiten Kompromisse bei der Kleidung gefragt.

Kleidung sollte nicht zu freizügig werden

Selbst bei großer Hitze im Büro oder an einem anderen Arbeitsplatz ist Augenmaß beim Dresscode angesagt, nicht nur mit Blick auf das Arbeitsrecht. Als unangemessene Kleidung im Büro landeten nach einer Umfrage des Meinungsforschungsinstituts YouGov ganz vorne:

bauchfreie Kleidung
transparente Oberteile
hautenge Kleidung
schulterfreie Oberteile
kurze Hosen
Röcke, die über dem Knie enden

Diese subjektiven Eindrücke der Befragten sollten Firmenchefs und -chefinnen bedenken, wenn sie mit Beschäftigten die richtige Kleidung bei Hitze besprechen. Sinnvoll ist, dreistufig vorzugehen. Über gesetzlich vorgeschriebene Schutzkleidung gibt es natürlich keine Diskussion. Sie erfüllt eine wichtige Funktion. Spielraum besteht dagegen bei Kleidung von Beschäftigten mit Kundenkontakt. Hier lässt sich durchaus vom Schlips-und-Kragen-Zwang abweichen. Das Personal sollte allerdings Augenmaß beweisen. „Frauen müssen heute nicht mehr in dunklen Kostümen zur Arbeit kommen, Stoffhose mit Bluse und geschlossenen Schuhen sind auch im konservativen Umfeld akzeptiert“, sagt Trainerin Anke Quittschau. „Aber weder die knapp sitzende Hüft-Jeans, noch schlabbrige Strandkleider sehen nach ernsten Geschäften aus.“ Wichtig ist, dass der Arbeitgeber bei einer hohen Temperatur oder sogar drückender Hitze am Arbeitsplatz seine Pflichten erfüllt und ein erträgliches Arbeiten ermöglicht. Das erfordert manchmal Phantasie und Kompromisse. Aber dann lässt sich für Unternehmen meistens vermeiden, dass Arbeitnehmer im Büro Hitzefrei bekommen und ihre Arbeit nicht erledigen müssen.

Ohne Kundenkontakt weniger Anforderungen

Die wenigsten Vorgaben sollte ein Unternehmen mit Blick auf Hitze im Büro oder an einem anderen Arbeitsplatz bei der Kleidung von Beschäftigten machen, die keinen Kundenkontakt haben. In vielen Betrieben können sie bei einer Maximaltemperatur am Arbeitsplatz dann mit kurzärmligen Hemden oder Blusen arbeiten. Auch eine leichte Sommerhose oder ein leichter Sommerrock aus Naturfasern verringern den Wärmestau im Körper. Ist legere Kleidung eine Abweichung von der Norm, sollte mit dem Arbeitnehmer unter dem Aspekt der Pflichten für Arbeitgeber bei Hitze am Arbeitsplatz und mit Blick auf das Arbeitsrecht vereinbart werden, welcher Kompromiss in Ordnung geht. Denn das Weisungsrecht des Arbeitgebers wird durch die Hitze nicht ausgehebelt. Die sollte übrigens auch nicht die Sinne von Beschäftigten trüben, die einen Grund suchen, sich von allen Konventionen zu verabschieden. Wie sagt Trainerin Anke Quittschau so schön: „Nackte Schultern, Flip-Flops und kurze Shorts sind für die Freizeit angemessen, aber nicht für’s Büro.“

Tipps zum Arbeiten bei großer Hitze im Büro

Unabhängig vom Rechtsrahmen sollten die Vorgesetzten oder die Personalabteilung den Beschäftigten Tipps geben, wie sich das Arbeiten bei Hitze im Büro oder an einem anderen Arbeitsplatz besser gestalten lässt. Unabhängig vom Arbeitsrecht sollten Arbeitgeber es zu ihren Pflichten zählen, die Hitze am Arbeitsplatz durch alle geeigneten Maßnahmen erträglicher zu machen. Das liegt in ihrem eigenen Interesse, weil die Arbeitnehmer bei einer hohen Temperatur am Arbeitsplatz oft nicht mehr so konzentriert sind wie sonst – und irgendwann auch Hitzefrei im Büro einfordern.

Maximaltemperatur am Arbeitsplatz lässt sich vermeiden

Arbeitszeit flexibler gestalten. Großzügige Gleitzeitregeln erleichtern es, bei Hitze im Büro oder manch anderem Arbeitsplatz früh anzufangen, während der Mittagshitze zu gehen, und später wieder zu arbeiten. Auch mehr Heimarbeit ist denkbar. Wichtig ist, dass tagsüber jemand als Ansprechpartner für Kunden dient.
Getränke bereitstellen. Mineralwasser, Saftschorlen oder Tee unterstützen die körpereigene „Klimaanlage“. Unabhängig vom Arbeitsrecht sollten Arbeitgeber es zu ihren Pflichten zählen, bei Hitze am Arbeitsplatz diese Kühlung bereitzustellen. Wer im Sommer viel und regelmäßig trinkt, fühlt sich besser. Allerdings sollte auf kalte Getränke sowie den Einsatz von Eiswürfeln verzichtet werden.
Leichtes Essen anbieten. Informieren Sie die Beschäftigten darüber, dass im Sommer über den Tag verteilt leichte Kost besser ist als ein deftiges Mittagessen. Generell sollte der Speiseplan der Kantine für die warme Jahreszeit entsprechend angepasst werden.
Frühmorgens lüften. Der Hausservice oder Freiwillige sollten morgens die Fenster für längere Zeit öffnen und frische, kühle Luft ins Gebäude lassen. Ab spätestens 10 Uhr sollten Fenster zu bleiben und mit Sonnenschutz vor direkter Einstrahlung abgeschirmt werden. So lässt sich eine Maximaltemperatur am Arbeitsplatz vermeiden.
Klimageräte stellen. Mobile Klimageräte helfen, die Temperatur in einzelnen Räumen schnell und dauerhaft zu senken, etwa für eine Konferenz. Ventilatoren im Büro verschaffen individuelle Abkühlung. Sie müssen so platziert sein, dass sich niemand durch kalte Zugluft erkältet. Mithilfe dieser technischen Geräte finden Arbeitnehmer kaum Gründe, Hitzefrei von der Arbeit im Büro zu fordern.
Private Kühlstrategien. Befristet kann gestattet werden, private Elektrogeräte zu Kühlzwecken zu nutzen und dafür Strom zu zapfen, ohne dass es als Stromklau gilt. Die Geräte müssen auf Sicherheit und Funktionsfähigkeit überprüft sein. Großzügige Unternehmen erlauben kalte Fußbäder bei Hitze im Büro – solange kein Wasserschaden droht.
Wärmequellen reduzieren: Nicht benötigte Maschinen oder Geräte gehören ausgeschaltet, auch eine nicht notwendige Beleuchtung. So lässt sich die Temperatur bei Hitze im Büro oder an einem anderen Arbeitsplatz begrenzen.

Schutz vor Hitze beim Arbeiten im Freien

Hitze ist vor allem ein Problem beim Arbeiten im Büro sowie bei manch anderem Arbeitsplatz in einem Gebäude. Aber es geht nicht nur um die Maximaltemperatur am Arbeitsplatz. Jene Beschäftigten, die im Freien arbeiten, sind auch von direkter Sonnenstrahlung betroffen. Hier gilt etwa bereits im Frühling, dass der Schutz vor der UV-Strahlung der Sonne hohe Priorität hat. Maßgeblich sind Arbeitsschutzgesetz, Arbeitsstättenverordnung sowie die Unfallverhütungsvorschrift DGUV. Danach sollte die solare UV-Strahlung zur Gefährdungsbeurteilung gehören. Der UV-Index (UVI) beschreibt die sonnenbrandwirksame UV-Strahlung der Sonne. Ab dem UVI 3 soll unnötige Strahlung auf Haut und Augen vermieden, möglichst im Schatten gearbeitet, vor Sonne schützende Kleidung getragen und Sonnenstrahlung zwischen 11 Uhr und 15 Uhr generell gemieden werden. Empfohlen ist Sonnenschutzmittel mit hohem Lichtschutzfaktor (LSF 30) sowie das Tragen einer Sonnenbrille mit Filterkategorie 2 oder 3 und CE-Kennzeichen. Bestimmte Pflichten für Arbeitgeber bestehen also nicht nur bei Hitze am Arbeitsplatz, sondern weitere sommerliche Risiken.

Bei täglicher Planung an Hitze am Arbeitsplatz denken

Wer Beschäftigte bei Hitze nicht im Büro, sondern im Freien arbeiten lässt, muss die Einsätze entsprechend der zu erwartenden Umweltbedingungen planen sowie auch die Ausstattung des Einsatzorts den gesetzlichen Anforderungen anpassen, wenn dort länger gearbeitet wird. Das gilt insbesondere für Baustellen. Hier müssen sich Arbeitgeber genau an ihre Pflichten bei Hitze am Arbeitsplatz halten und bei extremen Bedingungen auch mal an Hitzefrei von der Arbeit denken. Hitzefrei für Arbeitnehmer im Büro lässt sich durch technische Maßnahmen oft vermeiden. Aber Hitzefrei auf dem Dach für Dachdecker in der größten Hitze sollte ein Thema sein, falls sich kein Sonnenschutz installieren lässt und nicht mal eine leichte Brise weht. Die Maximaltemperatur an so einem Arbeitsplatz kann unerträglich werden, wie auch beim Teeren einer Straße.

Als Arbeitgeber Pflichten bei Hitze am Arbeitsplatz kennen

Bei der Baustellenausstattung sind Anlagen zur Beschattung, Belüftung oder Besprühung mit Wasser einzurichten, etwa Sonnensegel oder Schirme. Wichtig ist die ständige Verfügbarkeit von geeigneten Getränken im direkten Arbeitsumfeld.
Bei der längerfristigen Arbeitsplanung ist zu klären, wie sich Arbeitszeit und Arbeitsrhythmus sowie Arbeitsintensität der Witterung anpassen lassen. Etwa durch das Verschieben von Arbeiten, die Verlegung der Arbeitszeiten in kühlere Morgenstunden sowie veränderte Pausenzeiten.
Bei der täglichen Arbeitsplanung sind die prognostizierten Umweltbedingungen zu beachten, gerade mit Blick auf Schadstoffgrenzwerte. Beim Umweltbundesamt sind Messdaten zu Ozonwerten oder Sommersmog und entsprechende Verhaltenshinweise abrufbar, ob schwere körperliche Arbeiten einzugrenzen oder ausgeschlossen sind. Ob mit besonderer Hitze zu rechnen ist, weiß der Deutsche Wetterdienst (DWD). Punktuelles Hitzefrei von der Arbeit kann sinnvoll sein.
Bei der Mitarbeiterschulung sind Risiken der Hitze am Arbeitsplatz zu erklären. Beschäftigte müssen Anzeichen gesundheitlicher Probleme kennen. Bei einem Sonnenstich sind die typischen Symptome etwa Schwindel, Übelkeit, Erbrechen, Nackenschmerzen. Bei einem Hitzschlag versagen Kühlfunktion und Schweißproduktion des Körpers. Symptome sind eine trockene, gerötete und heiße Haut sowie Bewusstlosigkeit. Für solche Fälle sollten die Beschäftigten wissen, wie sie im Ernstfall am besten reagieren. Das gilt für den Notruf sowie für die Erstversorgung, gegebenenfalls beim Durchgangsarzt.
Bei der Mitarbeiterausstattung ist neben geeigneter Kleidung die persönliche Schutzausrüstung (PSA) besonders wichtig. Sie sollte am besten auf Basis einer umfassenden Gefährdungsbeurteilung zusammengestellt und regelmäßig aktualisiert sein. Alle Beschäftigten brauchen eigene Rucksäcke mit den entsprechenden Gegenständen – von der Kopfbedeckung über die Sonnenbrille bis zur Sonnencreme. Bei Verbrauchsmaterialien ist der Vorrat rechtzeitig aufzustocken. Ganz wichtig: Zu Schutzzwecken vorgeschriebene Kleidung nicht einfach wegen hoher Temperaturen weggelassen werden. Gehören etwa feste Arbeitsschuhe zum Standard, darf niemand in Badelatschen arbeiten, weil er heiße Füße hat. Sonst droht nach einem Arbeitsunfall Streit mit der Unfallkasse über Fahrlässigkeit oder grobe Fahrlässigkeit. Besser wäre es, die Mitarbeiter – falls möglich – mit zur Jahreszeit passenden Schuhen auszustatten.

Maßnahmen gegen Hitze am Arbeitsplatz: Dienstwagen

Hitze belastet nicht nur im Büro oder so manch anderem Arbeitsplatz in einem Gebäude, sondern ganz besonders auch im Auto. Jeder Firmenwagen ist eine gewichtige Investition – vom flinken Stadtflitzer über den belastbaren Baustellen-Transporter bis zum komfortablen Chefauto. So eine Ausgabe will gut kalkuliert sein, um nicht unnötig Geld auszugeben. Mit Blick auf zunehmend heißere Sommer empfiehlt es sich aber, nicht bei der Ausstattung zu sparen. Selbst Kleinwagen sind zumindest mit einfacher Klimaanlage zu haben. Auch für viele Nutzfahrzeuge ist dieses Extra verfügbar. Ähnliches gilt für Wärmeschutzverglasung. Wer sich dafür entscheidet, investiert weise. Der Wiederverkaufswert ist durch solch sinnvolle Extras höher. Und die Beschäftigten sind dankbar, nicht schon an Frühlingstagen auf Dienstreisen oder der Fahrt zur Baustelle sonnenbedingt ins Schwitzen zu geraten. Zudem steigt die Unfallgefahr, wenn jemand im überhitzten Fahrzeug unkonzentrierter ist und im Wärmestau zum nächsten Termin hetzt.

Ausstattung gegen Hitze hält Restwert stabiler

Klimaanlage und Wärmeschutzverglasung sollten deshalb für jeden Firmenwagen zum Standard gehören. Außerdem ist es sinnvoll, den Mitarbeitern im Außeneinsatz einige Anti-Hitze-Tipps für sich und ihr Fahrzeug zu geben – und hilfreich kann zudem sein, in jedem Auto eine Scheibenabdeckung aus Aluminium zu deponieren, die beim Parken die Aufwärmung vermindert. Denn ohne Klimaanlage und hilfreiche Tipps heißt Hitzefrei von der Arbeit angesichts einer zu hohen Temperatur am Arbeitsplatz Auto sonst: Aussteigen und Firmenfahrzeug stehen lassen.

Geräten und Maschinen Hitzefrei von der Arbeit gönnen

Für die meisten Unternehmen sind ihre Beschäftigten der wichtigste Produktionsfaktor. Aber sie müssen bei Hitze im Büro oder jedem anderen Arbeitsplatz auch an die Maschinen und Geräte denken. Darin stecken ebenfalls hohe Investitionen. Deshalb ist es wichtig, an Tagen mit einer hohen Temperatur am Arbeitsplatz auch auf die Hitze zu achten, denen Computer, Drucker, Telefonanlagen und größere Maschinen in der Produktion ausgesetzt sind. Nur der richtige Schutz vor einer Maximaltemperatur etwa durch Heißlaufen verhindert mögliche Ausfälle und schlimmstenfalls Beschädigungen. Sinnvoll ist für Bürogebäude eine spezielle IT-Kühlanlage, um Hitzeschäden durch elektrostatische Aufladung der Geräte abzuwenden. Wer Angst um den PC hat, sollte sich mit den Tipps von Computerexperten für den Fall einer Überhitzung vertraut machen. Wer sich für die Belastungsgrenze eines Rechners interessiert, findet auch dafür Programme im Netz. Hitzefrei kann bei der Arbeit im Büro auch bedeuten, dass Unternehmen ihren Rechnern oder anderen Geräten eine Auszeit gönnen.

Details zu Hitze und Arbeiten mit Fachleuten klären

Hitze im Büro und an jedem anderen Arbeitsplatz im Unternehmen sowie die Möglichkeit, Arbeitnehmer durch Hitzefrei von der Arbeit zu schützen, ist für Firmenchefs und -chefinnen ein wichtiges Thema. Arbeitgeber müssen ihre Pflichten bei Hitze am Arbeitsplatz kennen und sich an die Vorgaben aus dem Arbeitsrecht halten. Daher ist es sinnvoll, das Einhalten teils komplizierter Gesetze sowie eventuell erforderliche hohe Investitionen oder langfristige Veränderungen der betrieblichen Organisation mit Fachleuten zu besprechen. Mit Arbeitsrechtlern gilt es zu klären, was wie zu tun ist und im jeweiligen Betrieb darüber hinaus besser gemacht werden könnte. Absprachen mit Beschäftigten oder Betriebsvereinbarungen sollten stets anwaltlich auf ihre Sinnhaftigkeit und ihre langfristigen juristischen Konsequenzen geprüft werden.

Zudem ist es wichtig, in Arbeitssicherheit geplante Investitionen mit der Steuerberatungskanzlei durchzurechnen. Dabei kommt es nicht darauf an, jeden Cent umzudrehen und unbedingt zu sparen. Im Gegenteil: Für Sicherheit und Motivation der Beschäftigten kann es durchaus sinnvoll sein, ihnen mehr als üblich an Arbeitsmaterialien zur Verfügung zu stellen, etwa das Paar leichter Arbeitsschuhe als Ergänzung zu den schweren Standard-Tretern. Wichtig ist nur, das zuvor mit dem Steuerberater etwa auf die Ansetzbarkeit als Betriebskosten zu prüfen. Über all dem sollte die Erkenntnis stehen: Manche Investition dürfte sich allein dadurch rechtfertigen, dass kaum ein Grund für Hitzefrei von der Arbeit im Büro oder an einem anderen Arbeitsplatz besteht, wenn das Unternehmen das Risiko einer zu großen Hitze am Arbeitsplatz gezielt reduziert – und so keine Arbeiten ausfallen dürften.