DATEV setzt auf digitale Datenanalysen

Ein Datenmanagementsystem zu etablieren, ist anspruchsvoll. In der richtigen Struktur werden Daten zu Informationen und diese werden zu zukunftsweisenden Fakten für Unternehmen. Das Vorhaben sollte wohlüberlegt und mit allen Beteiligten abgestimmt sein. Der DATEV-Experte für Wirtschafts- und Steuerrecht Stefan Löw spricht im Interview über digitale Datenanalysen.

Warum ist es so wichtig, digitale Datenanalysen durchzuführen?

Stefan Löw: Digitale Datenanalysen helfen dabei, komplexe Sachverhalte schnell und transparent in einem Unternehmen darzustellen. Bisherige, manuell aufbereitete Prüfschemata waren sehr zeitaufwendig und sollten digitalisiert werden, um Erkenntnisse aus Qualitätssicherungs-Maßnahmen schneller und strukturierter zu erzielen. Dazu ein Einblick zu unserer Ausgangslage: Das Unternehmen DATEV wächst. Geschäftsvorfälle werden komplexer und das Buchungsvolumen im Rechnungswesen nimmt zu. Ein sauberer Datenbestand setzt allerdings regelmäßige Prüfabläufe, ein gut funktionierendes Analysemanagement und den Fokus auf gesamtheitliche Prozesse voraus. In der Realität waren Analysetätigkeiten mit einem einheitlich hohen Qualitätsniveau leider mit sehr viel Aufwand verbunden.

Rechtzeitig Maßnahmen ergreifen

Können Sie das bitte an einem Beispiel verdeutlichen?

Stefan Löw: Wir werten nun monatlich auffällige Kontensalden aus. Dabei werden im Prüfschritt Prämissen getroffen, wann ein Kontensaldo als auffällig gilt. Das kann beispielsweise eine hohe absolute oder relative Abweichung zum Vorjahreszeitraum sein. So können wir frühzeitig Fehlbuchungen erkennen, die sich negativ auf Steuervoranmeldungen oder Jahreserklärungen auswirken. Mit der bisher manuellen Kontendatenaufbereitung konnte die Prüfung nicht monatlich und flächendeckend für alle Sachkonten erfolgen. Das hat den großen Vorteil, dass Maßnahmen zur Risikominimierung rechtzeitig ergriffen werden können.

Welche Zielsetzung haben Sie verfolgt?

Stefan Löw: Um für die Zukunft gut gerüstet zu sein, wollten wir vorhandene Datenmengen zielgerichtet analysieren und nutzbar machen, Auffälligkeiten frühzeitig erkennen, dokumentieren und zeitnah beheben. Der Jahresabschluss ist aufgrund seiner bedeutenden Informationsfunktion als Grundlage für etwa Rückvergütungen, Ergebnisverwendungen sowie Bonitätsbeurteilungen, aber auch wegen der Steuerbemessungsgrundlage ein bedeutendes Element der kaufmännischen Buchführung.

Durch den Einsatz eines digitalen Datenanalysesystems sichern wir langfristig unseren Anspruch an einen sehr hohen Qualitätsstandard der laufenden Finanzbuchhaltung und des Jahresabschlusses. Wir haben uns für die iterative Einführung der Software entschieden, das heißt, der Umsetzungsprozess sollte gut geplant und Schritt für Schritt erfolgen. Die sehr frühe Einbeziehung der Beteiligten und die aktive Analyseprozess-Mitgestaltung haben sich im Nachhinein als sehr wichtig für den Projekterfolg herausgestellt.

Digitale Datenprüfung steigert Qualität

Wir im Finanzbereich haben uns gemeinschaftlich Mitte 2020 dazu entschieden, die Qualitätssicherung in unserer Finanzbuchführung auf neue, digitale Beine zu stellen. Ich bin froh, dass wir diesen konsequenten Schritt gegangen sind. Das gesamte Geschäftsjahr 2021 wurde bereits mit dem neuen System geprüft und das ist für mich und alle beteiligten Kollegen ein großer Erfolg. Wir haben das nächsthöhere Level unserer Qualitätssicherung mittels digitaler Datenanalyse erreicht. Für die Zukunft erhoffe ich mir eine kontinuierliche Erweiterung und Verbesserung der durchgeführten Prüfungen, um künftige Herausforderungen zu meistern und schnell auf angepasste Rahmenbedingungen reagieren zu können.

Dr. Markus Algner, Geschäftsleitungsmitglied bei DATEV

Schritt für Schritt zur digitalen Datenanalyse

Das klingt nach einem sehr hohen Aufwand. Hat sich der gelohnt?

Stefan Löw: Die Vorleistungsarbeiten im operativen Bereich waren sicherlich der größte Zeitfaktor, aber notwendig, und standen zu keinem Zeitpunkt infrage. Die größte Herausforderung lag darin, alle offenen Punkte und Fragen zusammenzutragen und bisherige Qualitätssicherungsmaßnahmen sowie die gesetzten Standards zu zentralisieren und zu systematisieren. Wir haben uns Teilziele, wie Sicherstellung der Einhaltung der handels- und steuerrechtlichen Vorschriften und die Verbesserung der Buchungsqualität in Vor- und Hauptsystemen, zum Beispiel in der Kreditoren-, Debitoren- und Anlagenbuchführung, gesetzt. Wichtig dabei ist die kontinuierliche und bereits unterjährige Datenanalyse, sodass es später bei der Erstellung des Jahresabschlusses keine Überraschungen gibt. Außerdem war uns wichtig, die monetären Risiken aus künftigen Betriebsprüfungen zu minimieren.

Was bedeutet das konkret?

Stefan Löw: Ein großer Vorteil der skalierbaren DATEV-Lösung ist die Verarbeitungs- und Analysemöglichkeit kleiner Datenmengen bis zu sehr großen Buchungsbeständen. Kontendaten werden voll automatisiert aufbereitet und die Prüfung ist in wenigen Stunden abgeschlossen. In der manuellen Prüfvergangenheit hat allein schon die Aufbereitung der Stichproben diese Zeit in Anspruch genommen – ohne Ergebnisanalyse. Im Entwicklungsprozess ist ein Herantasten an das gewünschte Untersuchungsergebnis notwendig. Im Projektteam konnten Zwischenergebnisse direkt verprobt und nächste Schritte in die richtige Richtung gelenkt werden.

Transparente Ergebnisse der digitalen Datenanalyse

Welche Vorteile hat das Verfahren?

Stefan Löw: Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich dadurch ausschließlich auf die fachliche Beurteilung der Geschäftsvorfälle konzentrieren. Auf dem Analyseergebnis aufbauend bietet uns die DATEV-Lösung den Durchstieg bis zum einzelnen Buchungssatz und zu dessen sachverhaltsbezogener Prüfung. Das Analyseergebnis wird direkt in der Software dokumentiert und steht für jeden Kollegen transparent zur Verfügung. Ein großer Pluspunkt ist, dass diese Erkenntnisse nicht erst am Jahresende bei der Jahresabschlusserstellung, sondern frühzeitig während der laufenden Buchführung gezogen werden können. So wird der Qualitätssicherungsprozess unterjährig laufend verbessert und eventuell anstehende Umbuchungen am Jahresende entfallen komplett.

Ein weiterer Vorteil besteht in der standardisierten und systematischen Aufbereitung der Daten. So ist es beispielsweise aufgrund vorgefertigter Prüfschritte unerheblich, welcher Kollege die Datenanalyse durchführt. Eine gleichbleibende und qualitativ hochwertige Qualitätssicherung ist somit sichergestellt.

Durchgängig digitaler Prüfungsprozess

Was sagt der verantwortliche Wirtschaftsprüfer dazu?

Stefan Löw: Das Projekt und die Zielsetzung sowie abgeleitete Prüfungen und Maßnahmen wurden unserem Wirtschaftsprüfer vorgestellt, der übrigens die DATEV-Lösung sehr gut kennt und diese selbst bei den Plausibilitätsprüfungen seiner Mandate einsetzt. Digitale Technologien haben den Bereich der Wirtschafts- und Betriebsprüfung längst erreicht und auch dort neue Analyseprozessmöglichkeiten geschaffen. Die implementierten Prüfschritte findet er sehr logisch und begrüßt den durchgängig digitalen Prüfprozess. In der Zusammenarbeit entstehen weitere Synergien, da Standardprüfungen des Wirtschaftsprüfers mit dem Echtdatenbestand ad hoc nachvollzogen werden können, sodass mögliche Veränderungen in den Prüfungshandlungen entstehen, sobald sich das System etabliert hat.

DATEV hat die neue Lösung für die eigenen Prozesse für gut befunden. Warum ist der Einsatz eines Datenanalysesystems für Unternehmen wichtig?

Stefan Löw: Moderne Datenmanagementkonzepte garantieren eine deutlich höhere Transparenz. Es lohnt sich also für Unternehmen aller Größen, in zukunftsorientierte Methoden und Technologien zu investieren. Die Einführung der Software DATEV Datenprüfung hat uns bereits nach sehr kurzer Zeit gezeigt, wie Buchhaltungsdatenbestände effizient und systematisch digital analysiert und gewünschte Ergebnisse zuverlässig geliefert werden können.