DATEV mit einem CRM kombinieren

Kundendaten pflegen, Angebote erstellen, Faktura, Controlling und Beziehungspflege. Das sind essenzielle Aufgaben, die sich mit einer Software für Customer-Relationship-Management (CRM) im Handumdrehen erledigen lassen. Außerdem muss auch die Buchhaltung an ihre Daten kommen – am besten digital, mit möglichst wenig Aufwand und optimalem Überblick. Der Wunsch vieler Unternehmen ist es daher, aufbereitete Daten per Tastendruck direkt an die Steuerberatung zu schicken. Wie also können Unternehmen Lösungen von DATEV mit einem CRM kombinieren? Die Lösung scheint offensichtlich: ein innovativer Ansatz mit performanter Schnittstelle muss her.

SNaCS: eines der Unternehmen, die DATEV mit einem CRM kombinieren

Die in Mühldorf am Inn ansässige SNaCS GmbH verbindet klassische IT-Dienstleistungen mit den Systemlösungen von DATEV. Ein Geschäftsführertrio hat das Unternehmen für IT-Gesamtdienstleistungen gegründet. „SNaCS“ steht für Simple Network and Cloud Solutions und genau das macht das Unternehmen aus. Einfach muss es sein.

Das Angebot umfasst Lösungen und Dienstleistungen rund um Netzwerk, Cloud und Server für kleine und mittelständische Unternehmen, für Kanzleien der Steuer- und Rechtsberatung sowie Wirtschaftsprüfung in der Region Südostbayern. Auch im eigenen Unternehmen haben Sie ein System mit leistungsfähigen DATEV-Schnittstellen.

Bislang arbeitete die SNaCS GmbH mit einem anderen Software-Anbieter. Markus Gedak, einer der drei Geschäftsführer und administrativer sowie kaufmännischer Leiter des Unternehmens, konstatiert: „Der Bedarf durch die bisherige spezielle Buchhaltungssoftware konnte irgendwann nicht mehr erfüllt werden.“ Ihnen ist es besonders wichtig gewesen, „die erstellten Rechnungen und die darauf befindlichen Positionen einzeln buchen zu können“, berichtet Gedak. Und das, ohne weitere Zusatzprogramme anzuschaffen. Um Insellösungen zu vermeiden, musste daher eine einheitliche Lösung her: ein CRM, das alles vereint.

DATEV mit einem CRM kombinieren: so einfach lief die Einführung

Auf der Suche nach einer Möglichkeit, Lösungen von DATEV mit einem CRM kombinieren zu können, wurden die SNaCS GmbH auf dem DATEV-Marktplatz fündig: Die Brainformatik GmbH bot mit der Lösung CRM+ die Möglichkeiten, die die Anforderungen abdeckten. Brainformatik hat seinen Sitz im bayerischen Ampfing und bietet mit der Anwendung CRM+ eine individuell anpassbare Software mit unterschiedlichen DATEV-Schnittstellen. Diese machten es einfach, DATEV mit einem CRM zu kombinieren und spielten für die SNaCS GmbH eine wichtige Rolle in der Kaufentscheidung.

Um schnell und reibungslos umzustellen, hat das Unternehmen gemeinsam mit dem Team von Brainformatik einen Projektplan erarbeitet, der den Übergang unterstützte. Dabei wurden zuerst eine Bestandsaufnahme durchgeführt und ein Lastenheft erstellt, um zu klären, welche Themen das CRM+ im Detail abdecken muss. Außerdem mussten alle Daten aus dem Vorgänger-System in die neue Anwendung CRM+ übertragen werden – natürlich mit dem geringstmöglichen Aufwand. In einem vierwöchigen Umsetzungszeitraum wurden das System entsprechend angepasst, individuelle Formulare erstellt und das SNaCS-Team geschult. Am Ende „haben wir ein passgenaues CRM-System, das größtmögliche Effizienz in unseren Arbeitsalltag bringt“, sagt Markus Gedak.

Weniger Zeitaufwand und effizienteres Arbeiten

Mit der CRM-Lösung erledigt die SNaCS GmbH nun alle täglichen Aufgaben in einem einzigen Programm. Von der Datenpflege, über den Vertrieb und Support bis hin zur Faktura. Die Nutzung der Software von Brainformatik besteht vor allem aus der Bearbeitung von Tickets, der Zeiterfassung, der Erstellung von Angeboten und Rechnungen sowie der Übergabe an die Lösungen von DATEV.

Einen besonderen Vorteil der Kombination von DATEV und dem CRM stellt Markus Gedak beim DATEV Buchungsdatenservice, der Schnittstelle zwischen CRM+ und DATEV, fest: „Die Buchhaltung können wir dadurch viel effizienter erstellen. Es gibt weniger Rückfragen und den monatlichen Übertrag können wir in einem Vorgang digital buchen.“ Tatsächlich müssen nicht einmal mehr die Sachkonten einzeln hinterlegt werden. „Dadurch haben wir viel weniger Zeitaufwand und damit verbunden viel weniger Kosten“, sagt Markus Gedak zufrieden. Er erläutert das einfache Prinzip: „Zu Beginn wird im CRM festgelegt, welche Daten wie übertragen werden sollen. Mit fortlaufenden Kreditoren- und Debitorennummern sowie einmal festgelegten Sachkonten und Kostenstellen kann das CRM+ alle relevanten Buchungsdaten an DATEV übergeben. Für den regelmäßig anfallenden Übertrag sind dann nur noch wenige Klicks notwendig.“

Die automatische Vorprüfung stellt sicher, dass alle Datensätze vollständig und fehlerfrei an DATEV übertragen werden können. Das erleichtert nicht nur unternehmensintern die Buchhaltung enorm, vielmehr profitieren auch die Steuerberatungskanzleien von der Kooperation zwischen DATEV und dem CRM-Anbieter. Mit minimalem Aufwand sind nach dem erfolgreichen Übertrag alle Daten, inklusive vollständiger Buchungssätze, im Rechnungswesen-Programm von DATEV einsehbar. Ein kurzer Kontrollblick der Angestellten in der Steuerberatungskanzlei genügt und die Buchhaltung ist erledigt.

Kombination von DATEV und CRM sorgt für effiziente Buchhaltung

Für die Geschäftsführer ist es eindeutig: Die Schnittstelle von CRM+ zu DATEV ist für sie genau das Richtige. Lästiges Nacharbeiten und Kontrollieren entfällt, das macht die Buchhaltung effizienter. Mit dem Buchungsdatenservice, der das CRM-System von Brainformatik mit den DATEV-Anwendungen verbindet, spart das SNaCS-Team Geld und gewinnt Zeit für die eigentlichen Aufgaben.