In der Baubranche digital neu aufgestellt

Schwierige Zeiten für die Baubranche. Während die Bauindustrie noch gut durch die Corona-Pandemie gekommen ist, hat die geopolitische Lage sie nun fest im Griff. Vor allem schwankende Preisentwicklungen, Probleme in der Lieferkette, die Verfügbarkeit von Rohstoffen sowie der zunehmende Kostendruck stellen eine große Herausforderung für die Baubranche dar, zeigt eine aktuelle Studie der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PwC Deutschland. Darüber hinaus hat die Branche mit einem enormen Fachkräftemangel zu kämpfen.

Baubranche wird digital – Ausnahmen bestätigen die Regel

Auch die Digitalisierung ist in der Regel nur bedingt in den Köpfen vieler Verantwortlicher präsent, obwohl diese in vollem Gange ist. Dass es wichtig ist, nicht den Anschluss zu verlieren, weiß Lohnbuchhalter Heiko Hillebrand. In dem Bauunternehmen Anton Bokmeier GmbH, in dem er beschäftigt ist, ist die Digitalisierung seit Mitte 2020 ein präsentes Thema. Nach über 20 Jahren war die Vorgänger-Software in die Jahre gekommen. „Trotz Updates, die sie rechtlich auf dem neuesten Stand hielt, war die Bedienung doch sehr umständlich“, erinnert er sich.

Die Anton Bokmeier GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen in Bad Mergentheim. Es beschäftigt 60 Mitarbeiter und ist für über 30 Kommunen und zahlreiche Firmen- und Privatkunden tätig. Mitten in der Corona-Pandemie hat das Unternehmen das Projekt mit seinem Steuerberater und DATEV durchgezogen. Das Ziel war, in der Baubranche digital neu durchzustarten. Nachdem eine neue Software gesucht werden musste, lag es nahe, die Digitalisierung im eigenen Haus voranzutreiben. Da bot es sich an, die gleiche Software zu nutzen, wie sie in der sie beratenden Steuerkanzlei verwendet wird. Hauptargument lieferte der Wunsch nach einem einfachen durchgängigen Datenaustausch mit ihrer Kanzlei, zum einen. Zum anderen, sagt Heiko Hillebrand, „war es uns wichtig, dass wir bei Notsituationen wie Personalengpässen in der Buchhaltung oder der Lohnbuchhaltung schnell reagieren können. Wenn heute so ein Engpass passiert, haben wir die Möglichkeit des Outsourcings, dann kann uns die Kanzlei helfen.“

Besonderheiten der Baubranche fest im Blick

In der Regel buchen die Angestellten im Betrieb alle Geschäftsvorgänge selbst. Die Kanzlei übernimmt die Daten für den Jahresabschluss, nimmt Umbuchungen sowie Abschlussbuchungen vor und führt das Anlagevermögen. Um ihre in der Baubranche anfallenden Aufgaben digital zu bewältigen, hat sich die Firma für DATEV Kostenrechnung classic und DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen entschieden. Die DATEV Kostenrechnung classic zeigt die Anzahlungen, Erlöse und die Kosten pro Baustelle auf. Dadurch können sich Bauleiter und Geschäftsführung einen Überblick über einzelne Projekte verschaffen. Bei DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen hilft dem Unternehmen besonders die Funktion, um Zahlungsvorschläge zu bearbeiten. Zusätzlich können sich Unternehmen beim Buchen der elektronischen Kontoauszüge durch Buchungsvorschläge unterstützen lassen.

Wenngleich ein halbes Jahr später, fiel mit DATEV Lohn und Gehalt auch im HR-Bereich die Wahl auf DATEV. Beim Lohn in der Baubranche ist die Abrechnung sehr vielseitig: Beitragsabrechnung zur Sozialkasse, Abrechnung mit der Urlaubskasse in den Wintermonaten, Abrechnung von Saison-Kurzarbeitergeld, Beitragsabrechnung mit der Berufsgenossenschaft etc. „Da ist es sehr hilfreich, wenn alle benötigten Funktionen in der Software enthalten sind und die entsprechenden Meldungen über das Rechenzentrum versendet werden können“, sagt Heiko Hillebrand. Besonders nützlich findet er die Funktion der Probeabrechnung und die Tools für die Erfassung der BAV-Verträge.

Zwar hat Heiko Hillebrand schon einen Verbesserungswunsch im Blick – er wünscht sich einen Monatsbericht zum Bauhauptgewerbe – sein Favorit ist aber das Branchenpaket Bau und Handwerk. „In der Baubranche geht es aus unserer Sicht nicht ohne das Branchenpaket, da gibt es viel zu viele Besonderheiten. Das fängt in der Finanzbuchführung mit der Anzahlungsbuchhaltung an und geht im Lohn-Bereich mit der Urlaubs- und Sozialkasse, dem sogenannten SOKA-BAU weiter, um nur zwei Punkte zu nennen.“ Um in den Branchen-BWAs auch die angeforderten und erhaltenen Anzahlungen sehen zu können hat sich Heiko Hillebrand diese in den individuellen BWAs zugefügt.

Eine Baustelle weniger: So wird die Baubranche digital

Der Umstieg auf die DATEV-Software war für das Unternehmen keine große Sache. Dass er in zwei Etappen passierte und die Lohnbuchführung ein halbes Jahr später – zum Jahreswechsel – umgestellt wurde, dafür entschied sich das Unternehmen bewusst. „Der Programmwechsel hat aus unserer Sicht gut funktioniert, wir haben auch gleich die Möglichkeit genutzt, den eigenen Kontenrahmen zu erweitern und Kleinigkeiten in der Betriebsbuchführung umzustellen“, sagt Heiko Hillebrand. Auch die Einarbeitung und Schulungen liefen trotz Corona gut. Es gab lediglich drei Vor-Ort-Termine, ansonsten wurde alles per Online-Schulung, Telefon und E-Mail bewerkstelligt. „Sicher wäre die ein oder andere Schulung in Präsenz noch hilfreich gewesen, diese werden wir jetzt nach und nach besuchen.“

Wenngleich in der Baubranche einige Baustellen auch weiterhin existieren werden, die neue Software und damit neue digitale Arbeitsprozesse machen für die Anton Bokmeier GmbH künftig vieles einfacher. „Insgesamt“, sagt Heiko Hillebrand, „erfüllt die Software all unsere Anforderungen und stellt uns in der Baubranche digital neu auf.“