Papierbasierte Prozesse wirken hier wie ein Bremsklotz: Wenn es um das Erfassen, Verteilen, Ablegen, Bearbeiten und Archivieren von Dokumenten geht, kommt das digitale Dokumentenmanagement gelegen. Das Softwaremodul ELO for DATEV ist eine Nachfolgelösung für DATEV DMS classic und bringt Unternehmen in Sachen Digitalisierung und Zeitersparnis einen gewaltigen Schritt voran.
Auch im VW-Autohaus Kießling in Zwickau hat diese Softwarelösung Platz gefunden und erleichtert hier seit November 2020 den Alltag. Wir haben mit Anja Kießling, Geschäftsführerin über Erwartungen, Umsetzung und Vorteile des Tools gesprochen.
Von der Idee zur Implementierung
DATEV: Warum haben Sie sich für eine Erweiterung Ihres bereits bestehenden ELO auf „ELO for DATEV“ entschieden?
Anja Kießling: Wir wollten eigentlich nur eine neue ELO-Version, um uns damit wieder auf den aktuellen Stand in Sachen digitales Dokumentenmanagement zu bringen. Wir arbeiten bereits seit mehr als 15 Jahren mit ELO. Daher habe ich mich an die Stratmann GmbH, einem zertifizierten ELO-Business-Partner, gewendet und erfahren, dass es ein tolles neues Tool gibt, welches allerdings noch nicht auf dem Markt war. Das war dann ELO for DATEV.
In der heutigen Zeit, vor allem seit der Corona-Pandemie, haben wir die Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagements erkannt: Als VW-Autohaus bekommen wir allein durch die Volkswagen-AG viele Belege digital eingestellt. Dafür fehlte uns bisher jedoch eine Archivierungsmöglichkeit. So mussten wir die Belege ausdrucken, um sie buchhalterisch aufbewahren zu können.
Ein weiteres „Warum“ war die Entwicklung eines schnelleren Vorgangs für das Prüfen der Belege im Unternehmen und eine schnellere Rechnungsfreigabe. Digitale Belege sollten nicht immer erst gedruckt werden müssen, um anschließend von Schreibtisch zu Schreibtisch zu wandern.
Von der Konzeption bis zur Implementierung hat Sie der ausgebildete und zertifizierte ELO-Business-Partner „Stratmann GmbH“ begleitet. Wie lange dauerte die komplette Umsetzung des Tools für digitales Dokumentenmanagement?
Das erste Angebot haben wir 2019 erhalten. Rund ein Jahr später erfolgte dann der Projektstart, zu dem das Team von Stratmann und DATEV zu uns kamen und ELO for DATEV implementiert haben.
Zu Beginn war die Umsetzung etwas holprig. Aber das lag auch daran, dass wir nicht nur auf ELO for DATEV umgestellt haben, sondern im Unternehmen viele digitale Infrastrukturen geändert haben. Damit war dann einiges zu diesem Zeitpunkt noch nicht ganz so weit, wie es hätte sein sollen. Aber mittlerweile funktioniert alles reibungslos.
Mitarbeitenden die neue Software näherbringen
Apropos digitales Dokumentenmanagement: Wie standen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Veränderung gegenüber?
Durch den holprigen Start waren unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erstmal damit beschäftigt, das System zum Laufen zu bringen. Das Vertrauen in das neue, digitale Dokumentenmanagement musste dadurch erst einmal wachsen. Zum Programmstart gab es dann eine Präsenzschulung. Die dabei gewonnenen Informationen waren so umfangreich, dass wir weitere Onlineschulungen nachgebucht haben, nachdem die Kollegen einige Zeit mit dem Programm gearbeitet haben und gezielte Fragen stellen konnten. Inzwischen läuft ELO for DATEV bei uns reibungslos und alle sind begeistert. Das digitale Dokumentenmanagement funktioniert und wir erkennen die Vorteile des Softwaremoduls.
Wie sieht bei Ihnen ein typischer Workflow von Eingangsrechnungen in ELO for DATEV aus?
Normalerweise erhalten wir Rechnungen per E-Mail, die durch die Buchhaltung direkt in das Softwaremodul ELO for DATEV eingehen. Es gibt aber auch immer noch Belege bei uns im Volkswagen-Konzern oder mit der Volkswagen-Bank zusammen, die nicht digital vorliegen. Diese müssen von Hand geöffnet und anschließend nach allgemeiner Informationspost oder “Rechnungen zum Scan” sortiert werden. Die Buchhaltung scannt die Dokumente und indexiert und archiviert sie in ELO for DATEV.
Dann beginnt der Freigabeprozess: Im ersten Schritt findet die formelle und manuelle Prüfung statt, die durch die automatisierte Belegerkennung unterstützt wird. Im Anschluss wird das Dokument zur Freigabe weitergeleitet. Nach der sachlichen Prüfung werden Belegdetails, Zahlungsdaten sowie Kontierung noch einmal auf ihre Korrektheit geprüft und die Buchung kann freigegeben werden.
Wussten Sie schon, …
… dass mit ELO for DATEV Dokumente mit wenigen Klicks digital geprüft und freigegeben werden können? Dabei ist es egal, ob Papierbelege gescannt werden oder Rechnungen per E-Mail eingehen. Durch die perfekte Verzahnung zu den DATEV-Rechnungswesen-Programmen ermöglicht das Softwaremodul einen durchgängigen und effizienten Prozess. Per Beleglink kann direkt aus dem Buchungssatz auf die Belege zugegriffen werden.
Weitere Highlights des Softwaremoduls ELO for DATEV und wie man dieses im Unternehmensalltag anwendet, finden Sie in diesem nützlichen Erklär-Video.
Pluspunkte durch ELO for DATEV
Welche Vorteile hat die Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses in Ihrem Haus? Haben sich die Durchlaufzeiten der Eingangsrechnungen dadurch verkürzt?
Gemessen haben wir die Zeit jetzt nicht. Dokumente in Papierform sind bei uns häufig aufgrund von Krankheit oder Ähnlichem bei verschiedenen Positionen liegen geblieben. Das passiert uns jetzt mit dem digitalen Dokumentenmanagement nicht mehr, da ein unbegrenzter Überblick über die ganzen Belege bei uns im Haus vorliegt. Wir können nun sehen, welcher Mitarbeiter bzw. welche Mitarbeiterin an welchem Dokument arbeitet. So können wir schneller rückfragen, Vorgehensweisen besser nachvollziehen und die Skontozeiten sind damit natürlich auch besser nutzbar.
Sie verbuchen Ihre Belege anschließend selbst in DATEV Mittelstand Faktura. Welche Vorteile haben sich in der Finanzbuchführung durch ELO for DATEV ergeben?
Die Kollegen und Kolleginnen sehen dann immer direkt, welche Belege aufgrund der Verlinkung hinterlegt sind – das ist eindeutig ein Vorteil.
Kennen Sie schon DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen? Die professionelle Buchführungssoftware für Ihr Unternehmen nimmt Ihnen Aufgaben wie die Buchführung, das Controlling oder auch das Mahnen und Zahlen ab. Hier erfolgt alles in einem Prozess – und komplett digital.
Weitere Möglichkeiten mit ELO for DATEV
ELO for DATEV bietet diverse individuelle Erweiterungen, wie zum Beispiel eine Personalakte oder ein Vertragsmanagement. Ist eine Umsetzung einer solchen sogenannten „Business Solution“ zukünftig in Ihrem Haus geplant?
Wir sind aktuell noch nicht vertraut mit dem Managementsystem, aber an sich ist es für uns vorstellbar. Erstmal sind wir daran, die ganze Lohnbuchhaltung zu digitalisieren und die Kollegen und Kolleginnen auch privat mit in das Managementsystem aufzunehmen, sodass sie ihre Lohnscheine digital empfangen können. Das geht aktuell schleppend voran. Aber die Personalakte und das Vertragsmanagement sind mit angedacht, um solche Business Solutions umzusetzen.
Was würden Sie anderen Unternehmen rückblickend raten?
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechtzeitig mitnehmen! Besonders, wenn es, wie bei uns, einen höheren Altersdurchschnitt im Unternehmen gibt. Denn sich ein neues System anzueignen, ist immer eine Herausforderung. Wir haben gemerkt, dass der Wechsel von ELO auf ELO for DATEV viele anspruchsvolle Neuheiten mit sich bringt.
Hierzu kann ich empfehlen, immer wieder Schulungen anzubieten, um sich mit dem Programm vertraut zu machen. Dank der Seminare hatten wir innerhalb des Unternehmens einen Aha-Effekt. Vor allem während der Corona-Pandemie haben uns digitale Schulungen gut geholfen.
Gibt es Ansatzpunkte im Unternehmensprozess im Hinblick auf die Digitalisierung, bei denen Sie noch Verbesserungspotenzial sehen? Was würden Sie sich wünschen?
Das ist eine gute Frage. Nicht immer ist alles, was digital ist, auch gut. Manchmal sind ein Stift und ein Zettel besser, weil man die Notizen auch beim Stromausfall noch ganz gut nutzen kann. Was wir uns jetzt aber im Hinblick auf die Digitalisierung noch wünschen würden: Dass es nicht nur in Unternehmen vorwärts geht, sondern auch auf staatlicher Ebene. Da sind viele Regularien wiederum sehr veraltet, durch die man gebremst wird. Das macht‘s nicht unbedingt einfacher.
Vielen Dank für das aufschlussreiche und nette Gespräch!
