Personal & Führung

Last Minute Weihnachtsfeier: So klappt die Party noch

Viele Firmenchefs ver­ges­sen im Ta­ges­ge­schäft, den Jah­res­aus­klang im Be­trieb zu pla­nen. Aber für ei­ne Last Mi­nu­te Weih­nachts­feier ist es nie zu spät. Un­ter­neh­mer kön­nen Ab­stri­che beim Auf­wand ma­chen, müs­sen aber steuer- und ver­si­cherungs­recht­li­che De­tails beachten.

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Nur gut zwei Wochen bis Heiligabend. Wer jetzt noch keine Betriebsfeier zum stimmungsvollen Jahresausklang organisiert hat, muss sich beeilen – oder will sie vermutlich ausfallen lassen. Das aber sollte sich jeder Firmenchef gut überlegen. Zwar hat rechtlich betrachtet weder der Arbeitgeber die Pflicht, eine Weihnachtsfeier zu veranstalten. Noch müssen eingeladene Arbeitnehmer teilnehmen. In ihrer Freizeit sowieso nicht. Doch auch zum Umtrunk während der Geschäftszeiten kann niemand her zitiert werden. Er darf allerdings nicht einfach heimgehen, sondern muss dann eben arbeiten. Aber zurück zum Firmenchef: Ihm sollte klar sein, dass viele Beschäftigte eine Weihnachtsfeier als kleine Aufmerksamkeit, Symbol des Respekts, Belohnung für gute Ergebnisse wahrnehmen. Jeder Dritte freut sich laut Umfragen auf einen netten Abend mit den Kollegen. Unternehmer sollten also – insbesondere, wenn es im Betrieb rund gelaufen ist – nicht an der falschen Stelle sparen und demotivierend wirken. Sondern besser überlegen, wie sie schnell noch eine gelungene Last Minute Weihnachtsfeier organisieren.

Freibetrag von 110 Euro gilt nur für die ei­ge­nen Beschäftigten

Was die Zuständigkeit angeht: Wer noch eine Last Minute Weihnachtsfeier hinkriegen will, kann daraus nicht mehr ein generalstabsmäßig geplantes Projekt einer ganzen Arbeitsgruppe machen. Entweder übernimmt der Firmenchef diese Aufgabe persönlich und lässt sein Büro die Veranstaltung vorbereiten. Oder er beruft einen Mitarbeiter, der schon Freude am Thema bewiesen hat, und stellt ihm jemanden mit Organisationserfahrung zur Seite. Wobei eine Frage immer Chefsache ist: Sollen ausschließlich die Mitarbeiter kommen oder dürfen sie Angehörige beziehungsweise Partner mitbringen? Die Antwort beeinflusst den Kostenrahmen: Jedem teilnehmenden Mitarbeiter steht ein Freibetrag von 110 Euro zu. Verursacht die Feier höhere Pro-Kopf-Kosten, ist alles darüber als geldwerter Vorteil steuer- und sozialabgabenpflichtig. Nicht im Betrieb tätigen Begleitpersonen steht kein eigener Freibetrag zu, die auf sie entfallenden Ausgaben gehen zulasten des jeweiligen Mitarbeiters. Diese und weitere steuerrechtliche Feinheiten sollte der Firmenchef mit seinem Steuerberater klären. Aber dieses Jahr zur Sicherheit lieber den Teilnehmerkreis auf die Beschäftigten begrenzen.

Auch Last Minute Weih­nachts­feier muss je­dem offenstehen

Ganz wichtig bei der Einladung: Um Ärger mit Betriebsausgabenabzug und Versicherungsschutz zu vermeiden, sollte die Teilnahme an der Last Minute Weihnachtsfeier allen Mitarbeitern offenstehen. Die betriebliche Zielsetzung muss erkennbar sein, sprich die Organisation im Namen des Unternehmens und nicht nur auf Eigeninitiative einiger Mitarbeiter. Bei großen Firmen kann es reichen, dass bestimmte Standorte oder Abteilungen zu diesem Zweck aus praktischen Erwägungen eigene Veranstaltungen machen. Ob die Feier in den eigenen Räumen oder an einem angemieteten Ort stattfindet, hat für Kosten und Versicherungsschutz keine Auswirkungen. Allerdings muss der betriebliche Charakter eindeutig erkennbar sein. Für die Last Minute Weihnachtsfeier dürfte sich die Wahl nach einem Veranstaltungsort jetzt schwierig gestalten – vermutlich sind alle guten reserviert. Statt alle möglichen Restaurants abzutelefonieren, ist es wahrscheinlich besser, einen eigenen Raum schön zu dekorieren und ein Catering-Unternehmen zu engagieren. Hier könnte sich mit etwas geschmacklicher Flexibilität auch kurzfristig noch ein Dienstleister finden.

Charme der Last Minute Weih­nachts­fei­er liegt in Improvisation

Die richtigen Ideen machen eine Weihnachtsfeier zum Hit. Im Vorteil ist hier natürlich, wer schon Monate im Voraus an Location und Programm bastelt. Aber auch ohne Auftritte von Künstlern oder ausgefeilte Speisenfolge kann so eine Veranstaltung ein erinnerungswürdiges Erlebnis sein. Auch in der Improvisation kann der Charme einer Last Minute Weihnachtsfeier liegen: Die Kantine, die phantasievoll dekoriert ist und in einem ganz neuen Licht scheint; der Ausflug zum Weihnachtsmarkt, wo die Beschäftigten ihren Chef bei Punsch, Bratwurst und Mandeln von einer völlig neuen Seite kennenlernen; das Essen im Nebenraum eines Schnellrestaurants, bei dem wider Erwarten alle Teilnehmer viel Spaß haben und sich über eine launisch-humorvolle Rede des Vorsetzten amüsieren. Der Phantasie für Ort und Programm so einer improvisierten Last Minute Weihnachtsfeier sind kaum Grenzen gesetzt. Ist das alles ehrlich gemeint, kommt es bei den Beschäftigten auch so an. Es wirkt vielleicht sogar teamstärkender als die steife Weihnachtstafel in einem Sterne-Tempel.

Arbeit umplanen und so noch et­was Zeit freischaufeln

Bei der Terminwahl bleibt kurz vor knapp ebenso wenig Raum wie bei der Wahl von Ort und Programm. Vor Weihnachten haben die meisten Mitarbeiter zu tun. Nicht nur im Betrieb, sondern auch mit privaten Vorbereitungen für das Fest. Wer als Unternehmer aber den Willen hat, per Last Minute Weihnachtsfeier den Teamgeist zu stärken, findet auch einen Weg. Sinnvoll wäre es beispielsweise, für eine Feier während der Arbeitszeit eine Schicht zu verkürzen. Mit den Beschäftigten lässt sich sicherlich eine Regelung finden, wie die Arbeit nachgeholt werden kann. Im Zweifelsfall auch im neuen Jahr: Nicht alles, was der Unternehmer gerne erledigt sehen will, muss zwingend bis Weihnachten getan sein. Wer genau hinsieht, findet vermutlich mehr Flexibilität in seinen Terminen, als er gedacht hätte. Und dann muss er eben abwägen, wie wichtig ihm die Motivation seiner Beschäftigten durch eine Last Minute Weihnachtsfeier wirklich ist.

Auch Last Minute Weih­nachts­fei­er kann Mo­ti­va­tion steigern

Stets eine wichtige Frage: Sollen die Teilnehmer bei der Last Minute Weihnachtsfeier auch ein kleines Geschenk erhalten. Dies ist natürlich mit dem Steuerberater zu klären: Was kann der Unternehmer seinen Beschäftigten als steuerfreie Aufmerksamkeit zukommen lassen? Mit Blick auf die Gesamtkosten der Veranstaltung. Und mit Blick auf andere Dinge, die er einzelnen oder allen im laufenden Jahr spendiert hat oder noch spendieren will. Auch hier ist letztlich zu überlegen, ob das nicht eher die Kür der großen Weihnachtsparty wäre. Wer jetzt noch auf den letzten Drücker eine Feier organisieren will, sollte sich besser auf das Wesentliche konzentrieren: in netter Runde mit seinen Beschäftigten zusammensitzen, Spaß haben und so die Motivation für die weitere Zusammenarbeit steigern.

Was Sie bei einer Weihnachtsfeier noch zum Thema Steuern beachten sollten, erfahren Sie im diesem Video.



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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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