Wirtschaft & Recht

Diese Fallstricke birgt WhatsApp im Geschäftsleben

WhatsApp ist ein beliebter Kommunikationskanal. Auch Unternehmer halten damit Kontakt oder betreiben Werbung. Noch attraktiver macht das die neue Business-App. Aber es gibt (steuer-)rechtliche Risiken.

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WhatsApp ist ein beliebter Kommunikationskanal, sehr praktisch für den Instant-Versand von Bild-, Ton-, Video- oder Textnachrichten. 70 Prozent aller Deutschen haben einen Account. Daher überrascht es wenig, dass viele Unternehmer den eigentlich zur privaten Nutzung vorgesehenen Messaging-Dienst geschäftlich nutzen, etwa als Kontaktplattform neben ihrer Internetseite. Das wird auch von Marketingexperten empfohlen, insbesondere seit der US-Anbieter eine Business-Version angekündigt hat. WhatsApp mag praktisch sein und vielleicht auch bei Kunden beliebt. Aber einige Dinge müssen Unternehmer dabei unbedingt beachten – und am besten vorher mit Anwalt und Steuerberater klären. Riskant ist die WhatsApp-Nutzung vor allem mit Blick auf den Datenschutz und die Buchführungsregeln (GoBD).

Viele Unternehmer nutzen WhatsApp bereits geschäftlich

Mancher Unternehmer schätzt den Kanal längst als praktisches und zudem zeit- und kostensparendes Effizienzinstrument. Künftig muss er nicht mehr den privaten WhatsApp-Zugang nutzen – er kann über WhatsApp Business ein Firmenprofil erstellen, in dem Kunden die wichtigsten Informationen finden und sich mit Fragen melden können. Ein Teil der Kommunikation lässt sich mit der App automatisieren: Textbausteine und Schnellantworten über Tastaturkürzel bieten sich für oft genutzte Antworten an; Es gibt automatische Begrüßungsnachrichten; Unternehmer können Abwesenheitsnachrichten schalten und Kunden sowie die mit ihnen geführten Chats mit Labels versehen, um die Übersicht zu behalten. Der Service reicht bis hin zu Smart-Bots. Auch die Nutzung über eine Festnetznummer ist mit WhatsApp Business möglich. Und wer will, kann jetzt seinen privaten Account in einen Business-Account umwandeln.

Der automatische Zugriff auf Kontaktdaten birgt Risiken

Wer WhatsApp Business nutzen will, muss zuvor aber klären, wie das geht, ohne sich in eine rechtliche Grauzone zu begeben. Größtes Problem ist der Datenschutz. Das vor einigen Jahren von Facebook gekaufte Unternehmen hat nämlich offenbar Daten an Facebook übermittelt – entgegen der damaligen Zusicherung von Facebook-Chef Mark Zuckerberg, es nicht zu tun. Das Bundeskartellamt ermittelt deswegen. Grundsätzlich ist die automatische Übermittlung von Kontaktdaten an WhatsApp ein Problem für Unternehmer. Wer WhatsApp einsetzt, verpflichtet sich mit Annahme der Nutzungsbedingungen, „uns regelmäßig die Telefonnummern von WhatsApp-Nutzern und deinen sonstigen Kontakten in deinem Mobiltelefon-Adressbuch zur Verfügung“ zu stellen. Und er sichert zu, „dass du autorisiert bist, uns solche Telefonnummern zur Verfügung zu stellen, damit wir unsere Dienste anbieten können.“

Der Gesprächspartner muss dem Datenzugriff zustimmen

Für Unternehmer ist das riskant – in der Regel dürften sie kaum von allen Personen in ihrem Kontaktverzeichnis die Erlaubnis zur Datenweitergabe haben. Kommt ein Kunde von sich aus über WhatsApp, kann man getrost von dieser Einwilligung ausgehen – schließlich musste er seinerseits für die Nutzung von WhatsApp bereits die Einwilligungserklärung abgegeben. Aber: Keiner sollte dies allen in seinem Telefon gespeicherten Kontakten unterstellen. Daher gilt es, vor der ersten WhatsApp-Nutzung und der Zustimmung zu den AGB diese Genehmigung nachträglich – und nachweisbar – einzuholen. In einem spektakulären Urteil entschied vor kurzem das Amtsgericht Bad Hersfeld anlässlich eines Sorgerechtsprozesses, dass die Mutter eines Elfjährigen vor der Installation von WhatsApp auf seinem Handy die schriftliche Einwilligung aller mehr als 200 Telefonkontakte ihres Sohnes für die Übermittlung der Daten einholen muss. Unternehmer sollten dieses Thema unbedingt mit ihrem Anwalt besprechen, wenn sie WhatsApp einsetzen wollen.

Durch die neue DS-GVO drohen empfindlich Bußgelder

Die Übermittlung der Daten können Nutzer eines Smartphones mit Android-Betriebssystem bisher nicht unterbinden. Auch Apps, die WhatsApp den Zugriff auf die Kontaktliste verwehren sollen, schaffen keine Abhilfe – zumindest vorher bestehende Kontakte sind synchronisiert, ehe der Zugriff deaktiviert wird. Es gibt offenbar nur eine sichere Alternative, um lediglich ausgewählte Kontaktdaten an WhatsApp zu übermitteln – nämlich, die App sofort technisch in einen geschützten Bereich zu verlagern. Doch dieser so genannte Exchange-Container gilt als aufwändig, da alle WhatsApp-Kontakte von Hand eingepflegt werden müssen. Beratungsbedarf gibt es in Sachen Datenschutz also rechtlich wie auch technisch. Kürzlich erst warnte der Datenschutzbeauftragte des Landes Thüringen davor, den Dienst unbedacht zu nutzen. Seiner Einschätzung nach verhalten sich 98 Prozent der User „deliktisch“ – verstoßen also gegen Gesetze. Unternehmer sollten das nicht auf die leichte Schulter nehmen. Mit der ab 25. Mai 2018 geltenden EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) erhöhen sich die Bußgelder bei Datenschutzverstößen auf bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent vom Jahresumsatz.

Den Kunden muss die Datenverwendung erklärt werden

Wer über WhatsApp auch werben möchte, muss zudem bedenken, dass er die datenschutzrechtliche und die werbliche Einwilligung nach § 7 UWG benötigt – die er aber zusammenfassen kann. Über die Datenverwendung wird er seine Kunden aber wohl ausführlicher aufklären müssen, als es WhatsApp tut. Bedenken sollten Unternehmer auch, dass sie mit den Nutzungsbedingungen die Rechte für die geposteten Inhalte zu deren Werbezwecken an den Anbieter abtritt – ähnlich wie bei Facebook. Und die Übermittlung von Daten birgt noch weitere weitere Risiken. Selbst die verschlüsselt mögliche Kommunikation bietet keinen guten Schutz.

Auch mit Einhaltung der GoBD kann es Probleme geben

Zu guter Letzt müssen Unternehmer mit WhatsApp-Ambitionen noch Rücksprache mit dem Steuerberater halten. Nutzen sie den Messaging-Dienst zum Kundenkontakt, könnten dabei auch Daten anfallen, die im engeren oder weiteren Sinn steuerlich relevant sind, Geschäftsanbahnungen oder auch -abschlüsse etwa. Unternehmer müssen also auch auf diesem Kanal sicherstellen, dass sie die Vorgaben der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Datenverarbeitung (GoBD) einhalten. Hierbei sind Fragen der Archivierung und Unveränderbarkeit der Daten zu klären. Ein Problem wird sein, dass eine reine Speicherung der Daten keine revisionssichere Archivierung gemäß den GoBD darstellt. Sprich: wie bekommen Unternehmer die Daten rechtssicher aus der WhatsApp-Cloud ins eigene Unternehmen? Der Steuerberater weiß, ob und wie der WhatsApp-Kontakt GoBD-konform gestaltet werden kann.

  • Mitgliedersuchservice: Kein einfaches Thema! Am besten hilft ein steuerlicher Berater. Sie haben noch keinen? Dann können Sie hier nach einem suchen.
Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter ladygodiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.