Organisation & Management

Brief verloren – was Sie für die­sen Fall ma­chen sollten

Leider gehen manch­mal Brie­fe ver­lo­ren. Des­halb soll­ten Un­ter­neh­mer den In­halt fo­to­gra­fie­ren, fra­gen, ob die Sen­dung an­ge­kom­men ist, und Al­ter­na­ti­ven prü­fen. Und als Emp­fänger, dem wich­ti­ge Do­ku­men­te fehlen, die Wie­der­ein­set­zung in den vo­ri­gen Stand beantragen.

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Klingt wie ein Relikt aus längst vergangenen Zeiten: Jemand hat einen Brief verloren – oder, genauer, erwartet eine Sendung, die bei der Post verloren gegangen ist. Pech gehabt, tönen jene, die mit aus ihrer Sicht guten Gründen meiden, was sie „Schneckenpost“ nennen. Warum überhaupt die Post nutzen, wenn Kommunikation leicht rein elektronisch funktioniert und sogar das Fax als Kommunikationsweg verschwindet? Immerhin gibt es mit E-Rechnung oder DE-Mail rechtssichere Alternativen zum Brief. Doch viele Unternehmer verschicken bestimmte Geschäftsunterlagen weiterhin auf Papier, weil sie die persönliche Note im Anschreiben bevorzugen. Oder weil ihre Internetverbindung nicht leistungsfähig genug ist für E-Mails mit eingescannten Dokumenten, die viele Megabyte groß sind. Manchmal passiert es, dass eine Sendung erst zwei Wochen später beim Kunden ankommt. Besonders schlimm ist allerdings, wenn ein Brief verloren geht und sie das mit großer Zeitverzögerung erfahren. Wer den Postweg wählt, sollte deshalb überlegen, wie er mit dem Verlustrisiko umgeht.

Geht ein Brief verloren, müs­sen Un­ter­neh­mer reagieren

Weil manchmal ein Brief verloren geht, sollten Unternehmer bei der Kommunikation mit dem Finanzamt deshalb über den Steuerberater auf Softwareschnittstellen und Rechenzentren setzen. Oder bei der direkten Kontaktaufnahme Elster nutzen, das elektronische Portal der Finanzverwaltung. Wer Rechnungen weiterhin auf Papier verschickt statt als E-Rechnung oder PDF-Datei, sollte bei ausbleibendem Zahlungseingang vor einer Mahnung telefonisch nachhaken: Ist die Post überhaupt angekommen? Und Kündigungsschreiben übergeben Arbeitgeber am besten persönlich – vor Zeugen und gegen Empfangsbestätigung. Oder sie lassen die Kündigung per Boten und gegen Quittung zustellen.

Wertbriefe, Ku­rier­diens­te und Bo­ten sind Alternativen

Ganz ersetzt die digitale Post aber die Briefpost sowieso noch nicht – für manche Sendungen müssen Unternehmer nach wie vor auf sie zurückgreifen. Tatsächlich dürfte der Anteil der auf die eine oder andere Weise „wertvollen“ Sendungen relativ zum Gesamtaufkommen sogar zunehmen. Und es kann erhebliche Folgen haben, wenn dann ein Brief verloren geht. Denn heutzutage wird gerade nicht mehr jeder Kleinkram per Post verschickt, sondern nur das Allerwichtigste: Vertragsunterlagen und Vollmachten oder im Original benötigte Dokumente beispielsweise. Als Vorsichtsmaßnahme empfiehlt die Stiftung Warentest dem Absender: Brief fotografieren oder einscannen. Um die Sicherheit zu erhöhen, können Unternehmer ihre Briefe per Einschreiben oder besser noch – weil höher versichert – als Wertbrief versenden. Für Briefe mit besonders wertvollem Inhalt sollten sie die Zustellung durch einen Kurierdienst erwägen. Das lohnt sich immer dann, wenn es gilt, die Zustellung wirksam sicherzustellen. Ihr Risiko als Absender bekommen Unternehmer so in den Griff.

Wenn ein Brief verloren geht, gilt er als nicht zugestellt

Anders sieht es aus beim Empfänger, dem möglicherweise ein Brief verloren geht. Hier hat er kaum Einfluss aufs Geschehen, aber das Verschwinden wichtiger Sendungen kann ihn trotzdem teuer zu stehen kommen. Beispielsweise, weil die Bank per Briefpost Belege für eine Kreditbesicherung verschickt hat, aus denen hervorgeht, dass der Kredit abbezahlt ist. Geht diese Bankmitteilung verloren, hat der Adressat bestenfalls viele Scherereien und schlimmstenfalls hohe finanzielle Belastung zu tragen. Ähnliches gilt, wenn Dokumente, Bescheide von Ämtern oder von Gerichten verschickte Urteile auf dem Postweg verschwinden. Da ist schnell mal eine Einspruchs- oder Antragsfrist verpasst. Sobald Unternehmer Kenntnis von diesem Umstand erlangen, müssen sie mit Steuerberater oder Anwalt diesen Sachverhalt besprechen. Sie sollten genau dokumentieren, dass sie reagiert haben, sobald ihnen der Verlust klar wurde. Oft lässt sich bei Finanzinstituten, Finanzamt oder Gericht die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand beantragen. Ging ein Brief verloren, gilt er im Zweifel als rechtlich nicht zugestellt.

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Midia Nuri

ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter lady-godiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.

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