Der September verabschiedet sich mit Temperaturen bis zu 30 Grad, von Winter keine Spur. Heiligabend ist noch knapp drei Monate entfernt. Trotzdem empfiehlt es sich, zeitnah darüber nachzudenken, in welcher Form dieses Jahr geschäftliche Weihnachtswünsche an Kunden, Lieferanten oder andere Partner gehen sollen. Wer dieses Thema nicht jetzt angeht, droht es im vorweihnachtlichen Trubel aus den Augen zu verlieren. Die Grüße werden so schnell zu spät verschickt. Sie gehen dann bestenfalls im Feiertagsloch zwischen Weihnachten und Neujahr unter und sorgen schlimmstenfalls für erhebliche Verstimmung bei den Adressatinnen und Adressaten. Denn wer erhält geschäftliche Weihnachtswünsche für 2023 schon gerne nach den Winterferien im Januar 2024? Viele Empfängerinnen und Empfänger dürften in diesem Fall bezweifeln, dass die Grüße aufrichtig gemeint waren. Oder sie stellen die Fähigkeit der Absendenden in Frage, Aktionen mit Blick auf wichtige Termine kompetent planen zu können. Also: Wenn geschäftliche Weihnachtswünsche, dann bald gut vorbereiten – oder bewusst darauf verzichten.
Geschäftliche Weihnachtswünsche sind Kontaktpflege
Komplett auf so eine Aufmerksamkeit gegenüber Geschäftspartnern zu verzichten, sollte jedoch gut überlegt sein. Zwar sagen einige Marketingfachleute die Grußkarte seit Jahren tot. Aber die Wirkung von dekorativen Weihnachtskarten mit persönlicher Anrede, einfühlsamem Text und eigenhändiger Unterschrift ist kaum zu überschätzen. Deshalb halten viele Unternerhmen daran fest. Geschäftliche Weihnachtsgrüße in dieser Form können zudem ein eleganter Weg sein, um sich ohne Druck bei Kundinnen und Kunden in Erinnerung zu bringen, die länger nichts gekauft haben. Oder sich nochmal persönlich für die erstklassige Zusammenarbeit im abgelaufenen Jahr zu bedanken. Oder mal wieder Kontakte im beruflichen Netzwerk aufzupolieren und damit die Basis für künftige Kooperationen zu stärken. Für die meisten Unternehmerinnen und Unternehmer sind das vermutlich gute Gründe, um am Übermitteln geschäftlicher Weihnachtswünsche festzuhalten. Allerdings sollten sie es dann auch richtig machen. Beim Formulieren der Grüße, der Auswahl der Motive und der Zustellung der Botschaft sind folgende Punkte wichtig.
Der richtige Zeitpunkt für den Weihnachtsgruß
Viele Empfängerinnen und Empfänger stellen Weihnachtskarten auf dem Schreibtisch oder in einem Regal auf und dekorieren so ihr Büro mit den guten Wünschen, quasi als schöner Übergang ins neue Jahr. Um so eine Wirkung entfalten zu können, müssen geschäftliche Weihnachtswünsche rechtzeitig angekommen sein sein. Optimaler Zeitpunkt für den Versand sind die beiden ersten Adventswochen. Wer dann eine Karte erhält, hat auch noch genug Zeit, um sich zu revanchieren, falls er oder sie selber bis dato keine verschickt hat.
Die Zielgruppen für geschäftliche Weihnachtswünsche
Die Liste der potenziellen Empfängerinnen und Empfänger sollte in vier Kategorien unterteilt sein: Kunden, Zulieferer, Dienstleister, Geschäftspartner allgemein. Für jede Gruppe lassen sich dann Motive oder Texte festlegen, die später weiter individualisiert werden können. Zur Pflege der Kontaktdaten empfiehlt sich eine eigene Datei, die nicht nur Name, Titel, Funktion und Adresse enthält, sondern auch Besonderheiten. Das kann sogar der Wunsch sein, keine geschäftlichen Weihnachtswünsche mehr zu erhalten. Ist die Datei erstellt, muss die Unternehmerin oder der Unternehmer mit Bedacht auswählen, wer tatsächlich ein Schreiben erhalten soll. An diese Entscheidung gilt es sich längere Zeit zu halten. Nicht sinnvoll: In einem Jahr eine Grußkarte schicken, im nächsten nicht, im folgenden Jahr dann doch wieder. Das macht keinen guten Eindruck, weil die Adressatin oder der Adressat diese Inkonsequenz als fehlenden Respekt interpretieren könnte.
Die klassische Weihnachtskarte als Mittel der Wahl
Mag die Digitalisierung in Unternehmen und Privatleben auch noch so schnell voranschreiten: Zu bestimmten Anlässen ist eine klassische Grußkarte immer noch die beste Wahl. Per E-Mail fallen Weihnachtswünsche kaum auf und müssten ausgedruckt werden, damit man wirklich etwas in der Hand hat. Eine Grußkarte per Post lässt sich individuell gestalten, anfassen und im Büro aufstellen. Für geschäftliche Weihnachtswünsche, bei denen es auch um hochwertig erscheinende Kommunikation geht, empfiehlt es sich deshalb, weiterhin auf den Klassiker zu setzen.
Persönliche Anrede ist beim Weihnachtsgruß ein Muss
Wer die Empfängerin oder den Empfänger wie bei einem anonymen Rundschreiben anspricht, sollte sich keine Illusionen über die Wirkung der Weihnachtswünsche machen. „Sehr geehrte Kunden“ oder „Sehr geehrte Geschäftspartner“ ist für viele Menschen – zumindest bei einer Weihnachtskarte – der Einstieg in den Ausstieg. Besser wäre eine persönliche und etwas intimere Ansprache à la „Lieber Herr Mustermann“. Verstärkt wird der Eindruck eines individuellen Schreibens, wenn so eine Zeile über dem gedruckten Haupttext handschriftlich mit Füller oder Kugelschreiber einfügt ist.
Möglichst per Hand schreiben, immer handsignieren
Bei jeder Grußkarte geht es um persönliche Beziehungen, es darf also menscheln. Wer eine überschaubare Zahl von Empfängerinnen und Empfängern adressiert, sollte geschäftliche Weihnachtswünsche möglichst von eigener Hand geschrieben übermitteln. Das gilt besonders für Geschäftsbeziehungen, die auf engem persönlichen Kontakt beruhen beziehungsweise ihn erfordern – etwa bei kleinen Handwerksbetrieben oder manchen freien Berufen, beispielsweise in der Steuer- oder Geldanlageberatung. Wer viele Geschäftsfreunde oder Geschäftsfreundinnen hat und daher sowohl handgeschriebene Karten an einige ausgewählte Personen als auch gedruckte Karten an die übrigen verschickt, sollte langfristig die einmal getroffene Einteilung einhalten. Nettes Element sind kurze persönliche Formulierungen als Ergänzung zum Standardtext, etwa der Dank für besonders gute Zusammenarbeit in einem konkreten Projekt. Ein Muss ist die eigenhändige Unterschrift. Eine eingescannte Unterschrift sollte besser nicht auf das Papier gedruckt werden.
Durch die Gestaltung das Unternehmen präsentieren
Bei der Wahl von Motiven für geschäftliche Weihnachtswünsche tun sich viele Unternehmerinnen und Unternehmer schwer. Aber es gibt genug Möglichkeiten, ein Bild zu finden, das zum Anlass wie zum eigenen Betrieb passt. Es kann die Branche repräsentieren oder die Philosophie des Unternehmens symbolisieren. Das erfordert etwas mehr Phantasie und Zeitaufwand. Gut gebrieft, kann diese Aufgabe ein Dienstleister oder jemand aus der Belegschaft übernehmen und Motive vorschlagen. Entscheiden sollte die Unternehmerin oder der Unternehmer selbst, wie auch beim Standardtext der Karte. Schließlich geht es um einen Imageträger, der die Firma glänzen lassen soll. Da ist eine jedes Mal individuelle Botschaft besser als das Recycling des Grußkarten-Textes aus dem Vorjahr. Wer Anregungen für den Text, Zitate, Gedichte oder Ähnliches für den Einstieg sucht, wird im Internet rasch fündig. Dort finden sich auch Druckdienstleister oder Online-Kartenhändler, die Grußkarten nach Kundenwunsch erstellen. 08/15-Karten aus dem Drogeriemarkt sollten Unternehmen nicht zur Übermittlung geschäftlicher Weihnachtswünsche nutzen.
Echte Briefmarken auf den Kartenumschlag kleben
Frankiermaschinen sind praktisch. Geschäftliche Weihnachtswünsche müssen aber aus der Menge der um Weihnachten herum bei Adressatinnen und Adressaten eingehen Postsendungen hervorstechen. Daher sollten echte Briefmarken auf den Umschlag kleben. Das vermeidet den Eindruck einer Massensendung und gibt dem Weihnachtsgruß eine individuelle Note.
Geschäftliche Weihnachtswünsche sind keine Werbung
Obwohl geschäftliche Weihnachtswünsche letztlich durchaus geschäftlicher Natur sind, sollten sie sich klar von klassischen Schreiben unterscheiden, die ein Unternehmen sonst verschickt. Ein Briefkopf mit Angaben zur Firma und zu den Kommunikationswegen zum Beispiel hat auf der Weihnachtskarte nichts verloren. Besser ist es, bei der Unterschrift den Firmennamen hinzuzufügen. Nur das Firmenlogo sollte irgendwo unaufdringlich, aber gut erkennbar platziert werden – bei einer Aufklappkarte etwa auf der Rückseite. Jegliche konkrete Werbung für Produkte oder Firmenveranstaltungen verbietet sich in einer Grußkarte zu Weihnachten von selbst.
Elektronische Grußkarten sollten vermieden werden
E-Mails haben keine persönliche Note. Das gilt auch für per E-Mail geschickte Weihnachtsgrüße. Kann man machen, ist aber nicht schön. Elektronische Grußkarten sind nichts anderes als die Massen-Postwurfsendung in der Ära des Internets. Wer gerade Zeit hat, sieht sie genauer an. Wer vor einem vollen Schreibtisch sitzt, klickt auf Löschen. Oder die Mail landet im Spam-Filter und kommt gar nicht erst an, weil die Technik wegen einer animierten Anlage einen Phishing-Versuch vermutet. Für Unternehmerinnen und Unternehmer wären das für geschäftliche Weihnachtswünsche nur Notlösungen, wenn keine Zeit für eine durchdachte Grußkartenaktion geblieben ist. Dann gibt es zwei Optionen: Gar keine Weihnachtsgrüße verschicken. Oder zähneknirschend die Notlösung wählen und den elektronischen Gruß auch an sich senden – als permanente Erinnerung im eigenen Posteingang, nächstes Jahr eher mit der Weihnachtsplanung zu beginnen. Dabei hilft dann auch diese Checkliste.
