Digitalisierung – so machen Sie Ihr Unternehmen fit

Vier von fünf Unternehmen in Deutschland sehen die Digitalisierung positiv und erkennen darin viel Potenzial. Das ergab eine Umfrage des Bundesverbands mittelständische Wirtschaft (BVMW) im Sommer 2017. Andererseits gelten laut aktuellem Monitoring-Report „Wirtschaft DIGITAL“ des Bundeswirtschaftsministeriums lediglich knapp sieben Prozent der deutschen Unternehmen als digitale Vorreiter. Fast ein Drittel aller Unternehmen zählt zu den digital Fortgeschrittenen. 34 Prozent liegen im digitalen Mittelfeld, 19 Prozent sind digitale Anfänger und an knapp acht Prozent der Firmen ist die Digitalisierung bislang weitgehend vorübergegangen.

Falls Sie zu den digitalen Vorreitern zählen, können Sie diesen Beitrag getrost überspringen. Alle anderen erfahren im Folgenden, warum Sie die Digitalisierung möglichst bald angehen sollten, was beim Einstieg wichtig ist und wie DATEV-Programme dabei helfen können.

Was mit Digitalisierung gemeint ist

Einen Brief mit der Maschine oder gar per Hand schreiben, in einen Umschlag stecken und zur Post bringen, das erscheint den meisten heutzutage als fürchterlich umständlich und unzeitgemäß. Das Kopfkino liefert prompt Bilder von berittenen Boten und Postkutschen. Tatsache ist: Seit der Erfindung von E-Mail, SMS, Messenger und sozialen Netzwerken schreibt kaum jemand noch Briefe. Elektronische Post ist so viel praktischer – und in aller Regel nicht tagelang unterwegs, bis sie endlich den Empfänger erreicht. Damit ist sie ein Bereich der Digitalisierung, der sich fraglos durchgesetzt hat. An diesem Beispiel wird auch deutlich, dass das Thema Digitalisierung gar nicht so schrecklich neu ist: immerhin wurde der erste elektronische Brief bereits 1971 verschickt.

Relativ neu ist allerdings die Verbindung von digitalen Prozessen und Dingen. Ein moderner Kühlschrank ist heute direkt mit dem Bestellsystem des Händlers vernetzt und kann so den benötigten Nachschub völlig selbstständig bestellen. Der Konsument erspart sich nicht nur den Gang in den Laden, er muss noch nicht einmal mehr selbst online bestellen.

Fortschrittliche Unternehmen tauschen Rechnungen nicht mehr auf Papier oder elektronisch als Belegbild aus, sondern verwenden direkt die digitalen Daten aus dem System, in dem die Rechnung erzeugt wird. Rund ist der digitale Prozess, wenn anhand dieser Daten pünktlich zum Zahlungsziel die Rechnung automatisch beglichen wird.

Auch bei den Behörden nimmt die Digitalisierung Fahrt auf. Immer mehr Bürgerportale entstehen, und künftig wird man seinen Reisepass online bestellen, statt mit der Nummer 134 in der Warteschlange zu stehen, wenn gerade die 90 aufgerufen wird.

Warum Sie digitalisieren sollten

Plattformen sind Marktplätze ohne eigenes Angebot, die sich zwischen Endverbraucher und Hersteller platzieren. Flixbus beispielsweise besitzt selbst keinen einzigen Bus, Airbnb keine eigene Unterkunft. Trotzdem steuern diese Plattformen das Konsumverhalten ganz erheblich und verändern so den gesamten Wettbewerb. Diese Entwicklungen betreffen auch kleine und mittelständische Unternehmen, denn auch deren Kunden nutzen diese Plattformen.

Unternehmen, die öffentliche Auftraggeber zu ihren Kunden zählen, sind direkt von der Digitalisierung betroffen. Ab 2020 müssen laut einer EU-Richtlinie alle öffentlichen Auftraggeber des Bundes und der Länder elektronische Rechnungen mit strukturierten Informationen annehmen – mit weitreichenden Auswirkungen auf die kaufmännischen Prozesse ihrer Geschäftspartner.

Und die Kunden von morgen…? Die Digital Natives, auch Generation Z genannt, sind die Kunden von morgen. Aufgewachsen mit dem Smartphone in der Hand und ständigem Zugang zu schnellem Internet, werden sie laut einer Forbes-Studie bereits 2020 weltweit den größten Teil der Käufer stellen. Für diese Generation von Kunden – und übrigens auch Mitarbeitern – sind digitale Prozesse, Medien und Plattformen selbstverständliche Normalität.

Nicht ausreichend digitalisierte Unternehmen werden es künftig also schwer haben. Die Frage, ob man denn nun mitmachen solle bei dieser Digitalisierung, stellt sich einem verantwortungsbewussten Unternehmer heute im Grunde nicht mehr. Die allermeisten Unternehmen kommen schlicht nicht daran vorbei, wollen sie auch in Zukunft noch erfolgreich sein.

Erfahren Sie mehr zum Thema Plattformökonomie in unseren Videos rund um die Impulse-Tour 2019 mit Dr. Robert Mayr, dem Vorstandsvorsitzenden der DATEV eG.

In diesem Video erläutert Dr. Robert Mayr seine Vision der Plattformökonomie und welche Vorteile sie für Unternehmer hat.

So steigen Sie in die Digitalisierung ein

Einsteigen sollten Sie besser heute als morgen. Wir zeigen Ihnen die drei wichtigsten Schritte.

Schritt 1: Begeistern Sie sich und Ihre Mitarbeiter. Nur wenn Sie selbst davon überzeugt sind, dass der Weg in die Digitalisierung der richtige ist, wird der Umstieg erfolgreich sein. Im Kapitel 2 dieses Beitrags haben wir dann einige Informationen und Argumente geliefert. Informieren Sie sich bei Bedarf zusätzlich, beispielsweise mit entsprechender Fachliteratur oder bei Ihrem Steuerberater.

Binden Sie von Anfang an Ihre Mitarbeiter ein und investieren Sie in deren Weiterbildung. Nehmen Sie auch ihre Ängste ernst und überlegen Sie gemeinsam, wie diese Ängste überwunden werden können.

Schritt 2: Digitalisieren Sie Ihre Belege. Digitalisieren Sie konsequent alle Papierbelege und -dokumente. Laden Sie die Belege, die Ihr Steuerberater benötigt, um Ihre Buchführung zu erstellen, in die DATEV-Cloud hoch, beispielsweise per DATEV Unternehmen online. Digitalisieren und hochladen geht ganz einfach auch von unterwegs mit der für iOS und Android™ verfügbaren App DATEV Upload mobil.

Schritt 3: Optimieren Sie Ihre digitalen Prozesse. Prüfen Sie Ihre Prozesse in der digitalen Welt. Identifizieren Sie Optimierungsbedarf, beispielsweise bei Abläufen, die lediglich die alte Papierwelt digital abbilden. Verbessern Sie den Informationsfluss und die Zusammenarbeit im Unternehmen mithilfe von digitalen Lösungen wie OneNote oder anderen Werkzeugen zur digitalen Zusammenarbeit.

DATEV-Programme können dabei helfen

Mit den Online-Anwendungen von DATEV fällt der Einstieg in die Digitalisierung leichter.

DATEV Unternehmen online ist nicht nur eine Cloud-Anwendung, sondern auch eine B2B-Plattform (Business-to-Business), die Sie bei Buchführung und Lohnabrechnung unterstützt. Wenn Sie Ihre Belege über Unternehmen online in die DATEV-Cloud hochladen, ergeben sich für Sie eine ganze Reihe von Vorteilen:

• Alle Belege und Dokumente bleiben im Original bei Ihnen im Unternehmen.
• Der Pendelordner, mit dem Sie die Belege früher gesammelt, sortiert und Ihrem Steuerberater zur Verfügung gestellt haben, kann abgeschafft werden.
• Ihr Steuerberater hat sofort Zugriff auf die Belege und Daten, kann so schneller Ihre Finanzbuchführung und Lohnabrechnung erledigen und Ihnen rasch aussagekräftige betriebs- und personalwirtschaftliche Auswertungen zur Verfügung stellen, beispielsweise Offene-Posten-Listen oder Liquiditätsübersichten.
• Ihre Belege und Dokumente sind dann automatisch revisionssicher und GoBD-gerecht im DATEV-Rechenzentrum archiviert.

Unternehmen online ist auch vorbereitet auf Daten, die direkt elektronisch zur Verfügung stehen. Bereits heute können Bankkontoumsätze automatisiert übernommen werden.

In DATEV Arbeitnehmer online sehen Ihre Mitarbeiter ihre Reisekostenabrechnungen und die eigenen Lohnauswertungen (Brutto/Netto-Abrechnung, Sozialversicherungsnachweis, Lohnsteuernachweis).

Alle Informationen rund um die eigene Geschäftsreise (Hotelkosten, An- und Abreise, Mahlzeiten, Parkgebühren) erfassen Ihre Mitarbeiter selbst direkt in DATEV Arbeitnehmer online. Diese Daten verarbeiten Sie oder Ihr Steuerberater im Reisekostenabrechnungsprogramm. Von dort gelangen die relevanten Angaben digital in die Lohnabrechnung bei Ihrem Steuerberater.

Wie Sie DATEV Unternehmen online in der Finanzbuchführung einsetzen

Digitalisieren Sie die Belege wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, indem Sie sie scannen oder per Smartphone abfotografieren und an DATEV Unternehmen online senden. So bleiben die Originalbelege und Dokumente im Unternehmen – ein revisionssicheres elektronisches Belegarchiv steht jederzeit zur Verfügung.

Mit DATEV Belege online und DATEV Bank online bearbeiten Sie die digitalisierten Belege. Der Zahlungsträger für die Bank wird automatisch ausgefüllt und kann an das Kreditinstitut gesendet werden. Ihr Steuerberater hat Zugriff auf die digitalen Belege und Kontoumsätze, kann damit Ihre Buchführung erledigen und Ihnen topaktuelle Auswertungen zur Verfügung stellen.

Mit Bank online prüfen Sie die Umsätze Ihrer Bankverbindungen.

Ihr Steuerberater hat Zugriff auf die digitalen Belege und Kontoumsätze, kann damit Ihre Buchführung stets aktuell halten und Ihnen topaktuelle Auswertungen aus der Finanzbuchführung sowie die Kosten- und Leistungsrechnung zur Verfügung stellen.

Mit dem Zusatzmodul DATEV Auftragswesen online erstellen Sie alle Angebote und Rechnungen schnell und einfach online. Dabei werden die Daten automatisch von der Auftragsbestätigung in einen Lieferschein oder eine Rechnung übernommen.

Wie Sie DATEV Unternehmen online in der Lohnabrechnung einsetzen

Mit der Lohnvorerfassung online erfassen Sie die Lohndaten (Stamm- und Bewegungsdaten) strukturiert im Unternehmen. Eine Plausibilitätskontrolle hilft dabei, Eingabefehler zu vermeiden. Die erfassten Daten können Sie dann über die DATEV-Cloud in Ihr DATEV-Lohnprogramm übernehmen.

Dokumente wie Arbeitsverträge oder Immatrikulationsbescheinigungen übermitteln Sie mit Hilfe der Digitalen Personalakte in Belege online an Ihren Steuerberater.

Nachdem Ihr Steuerberater die Lohnabrechnung erstellt hat, stellt er Ihnen alle wichtigen Auswertungen wie das Lohnjournal oder die Personalkostenübersicht über DATEV Unternehmen online zur Verfügung. Sie können jederzeit und von jedem Ort auf die Auswertungen zugreifen.

Ihr Steuerberater stellt die Lohnzahlungen dann über Bank online oder Zahlungsverkehr online auf digitalem Weg bereit und Sie können diese Zahlungen freigeben.

Sind gehaltsbezogene Maßnahmen in Planung, kann Ihr Steuerberater diese vorab berechnen und Sie beraten.

Sie sehen, der Einstieg in die Digitalisierung ist nicht schwer und die Verbesserungen in Ihren betrieblichen Abläufen werden Sie schnell bemerken. Wenn Sie die drei Schritte wie beschrieben erledigt haben, sind Sie vielleicht noch kein digitaler Vorreiter, dürfen sich aber sicherlich zu den digital Fortgeschrittenen zählen. Fangen Sie jetzt an – es lohnt sich.