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Digitalisierung – so machen Sie Ihr Unternehmen fit

Die Vorteile digitaler Pro­zesse sind be­kannt – trotz­dem lassen sich viele Unter­nehmer Zeit mit der Digi­tali­sie­rung. Warum Sie sich bald darum kümmern und wie Sie vor­gehen sollten, lesen Sie hier.

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Die deutsche Wirtschaft ist in den letzten Jahren digitaler geworden. Treiber waren externe Faktoren wie eine verbesserte technische Infrastruktur, aber auch direkte Effekte wie der vielzitierte coronabedingte Homeoffice-Schub. Das zeigt der im November 2021 veröffentlichte Digitalisierungsindex des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK).

Wenig überraschend führt demnach die Informations- und Kommunikationsbranche das Digitalisierungs-Ranking an. Größere Unternehmen (ab 250 Beschäftigte) sind digitaler unterwegs als mittelständische (50-249 Beschäftigte) und kleine Unternehmen (1-49 Beschäftigte). Auch regionale Unterschiede sind auffällig: In den Städten ist die Digitalisierung in aller Regel wesentlich weiter fortgeschritten als auf dem Land. Der Süden Deutschlands ist gut aufgestellt, der Osten hat noch Aufholbedarf.

Falls Sie also ein Großunternehmen der Kommunikationsbranche in München führen, können Sie diesen Beitrag vermutlich getrost überspringen. Alle anderen erfahren im Folgenden, warum Sie die Digitalisierung möglichst bald angehen sollten, was beim Einstieg wichtig ist und wie DATEV-Programme dabei helfen können.

Was mit Digitalisierung gemeint ist

Warum Sie digitalisieren sollten

So steigen Sie in die Digitalisierung ein

DATEV-Programme können dabei helfen

Wie Sie DATEV Unternehmen online in der Finanzbuchführung einsetzen

Wie Sie DATEV Unternehmen online in der Lohnabrechnung einsetzen

Was mit Digitalisierung gemeint ist

Einen Brief mit der Maschine oder gar per Hand schreiben, in einen Umschlag stecken und zur Post bringen, das erscheint den meisten heutzutage als fürchterlich umständlich und unzeitgemäß. Das Kopfkino liefert prompt Bilder von berittenen Boten und Postkutschen. Tatsache ist: Seit der Erfindung von E-Mail, SMS, Messenger und sozialen Netzwerken schreibt kaum jemand noch Briefe. Elektronische Post ist so viel praktischer – und in aller Regel nicht tagelang unterwegs, bis sie endlich den Empfänger erreicht. Damit ist sie ein Bereich der Digitalisierung, der sich fraglos durchgesetzt hat. An diesem Beispiel wird auch deutlich, dass das Thema Digitalisierung gar nicht so schrecklich neu ist: immerhin wurde der erste elektronische Brief bereits 1971 verschickt.

Relativ neu ist allerdings die Verbindung von digitalen Prozessen und Dingen. Ein moderner Kühlschrank ist heute direkt mit dem Bestellsystem des Händlers vernetzt und kann so den benötigten Nachschub völlig selbstständig bestellen. Der Konsument erspart sich nicht nur den Gang in den Laden, er muss noch nicht einmal mehr selbst online bestellen.

Fortschrittliche Unternehmen tauschen Rechnungen nicht mehr auf Papier oder elektronisch als Belegbild aus, sondern verwenden direkt die digitalen Daten aus dem System, in dem die Rechnung erzeugt wird. Rund ist der digitale Prozess, wenn anhand dieser Daten pünktlich zum Zahlungsziel die Rechnung automatisch beglichen wird.

Auch bei den Behörden nimmt die Digitalisierung Fahrt auf. Immer mehr Bürgerportale entstehen, und künftig wird man seinen Reisepass online bestellen, statt mit der Nummer 134 in der Warteschlange zu stehen, wenn gerade die 90 aufgerufen wird.

Warum Sie digitalisieren sollten

Plattformen sind Marktplätze ohne eigenes Angebot, die sich zwischen Endverbraucher und Hersteller platzieren. Flixbus beispielsweise besitzt selbst keinen einzigen Bus, Airbnb keine eigene Unterkunft. Trotzdem steuern diese Plattformen das Konsumverhalten ganz erheblich und verändern so den gesamten Wettbewerb. Diese Entwicklungen betreffen auch kleine und mittelständische Unternehmen, denn auch deren Kunden nutzen diese Plattformen.

Unternehmen, die öffentliche Auftraggeber zu ihrer Kundschaft zählen, sind direkt von der Digitalisierung betroffen. Seit 2020 müssen laut einer EU-Richtlinie alle öffentlichen Auftraggeber des Bundes und der Länder elektronische Rechnungen mit strukturierten Informationen annehmen – mit weitreichenden Auswirkungen auf die kaufmännischen Prozesse ihrer Geschäftspartner.

Und die Kunden von morgen…? Die Digital Natives, auch Generation Z genannt, sind die Kundschaft von morgen – und vielfach auch schon die von heute. Aufgewachsen mit dem Smartphone in der Hand und ständigem Zugang zu schnellem Internet, sind digitale Prozesse, Medien und Plattformen selbstverständliche Normalität.

Nicht ausreichend digitalisierte Unternehmen werden es künftig also schwer haben. Die Frage, ob man denn nun mitmachen solle bei dieser Digitalisierung, stellt sich einem verantwortungsbewussten Unternehmen heute im Grunde nicht mehr. Die allermeisten Unternehmen kommen schlicht nicht daran vorbei, wollen sie auch in Zukunft noch erfolgreich sein.

Erfahren Sie mehr zum Thema Plattformökonomie in unseren Videos rund um die Impulse-Tour mit Dr. Robert Mayr, dem Vorstandsvorsitzenden der DATEV eG.

In diesem Video erläutert Dr. Robert Mayr seine Vision der Plattformökonomie und welche Vorteile sie für Unternehmer hat.

So steigen Sie in die Digitalisierung ein

Einsteigen sollten Sie besser heute als morgen. Wir zeigen Ihnen die drei wichtigsten Schritte.

Schritt 1: Begeistern Sie sich und Ihre Mitarbeiter. Nur wenn Sie selbst davon überzeugt sind, dass der Weg in die Digitalisierung der richtige ist, wird der Umstieg erfolgreich sein. Im Kapitel 2 dieses Beitrags haben wir dann einige Informationen und Argumente geliefert. Informieren Sie sich bei Bedarf zusätzlich, beispielsweise mit entsprechender Fachliteratur oder bei Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin.

Binden Sie von Anfang an Ihre Mitarbeiter ein und investieren Sie in deren Weiterbildung. Nehmen Sie auch ihre Ängste ernst und überlegen Sie gemeinsam, wie diese Ängste überwunden werden können.

Schritt 2: Digitalisieren Sie Ihre Belege. Digitalisieren Sie konsequent alle Papierbelege und -dokumente. Laden Sie die Belege, die Ihre Steuerberatungskanzlei benötigt, um Ihre Buchführung zu erstellen, in die DATEV-Cloud hoch, beispielsweise per DATEV Unternehmen online. Digitalisieren und hochladen geht ganz einfach auch von unterwegs mit der für iOS und Android™ verfügbaren App DATEV Upload mobil.

Schritt 3: Optimieren Sie Ihre digitalen Prozesse. Prüfen Sie Ihre Prozesse in der digitalen Welt. Identifizieren Sie Optimierungsbedarf, beispielsweise bei Abläufen, die lediglich die alte Papierwelt digital abbilden. Verbessern Sie den Informationsfluss und die Zusammenarbeit im Unternehmen mithilfe von digitalen Lösungen wie OneNote oder anderen Werkzeugen zur digitalen Zusammenarbeit.

DATEV-Programme können dabei helfen

Mit den Online-Anwendungen von DATEV fällt der Einstieg in die Digitalisierung leichter.

DATEV Unternehmen online unterstützt Sie nicht nur bei der Vorbereitung von Buchführung und Lohnabrechnung durch die Steuerberatungskanzlei, sondern geht Ihnen auch bei Ihren kaufmännischen Geschäftsprozessen zur Hand. Wenn Sie Ihre Belege über Unternehmen online in die DATEV-Cloud hochladen, ergeben sich für Sie eine ganze Reihe von Vorteilen:

  • Alle Belege und Dokumente bleiben im Original bei Ihnen im Unternehmen.
  • Sie bezahlen schnell und sicher mit vorausgefüllten Zahlungsträgern und geben Lohnzahlungen frei. Die Kontoauszüge lassen Sie automatisiert prüfen. Ihr Kassenbuch führen Sie GoBD-konform (automatische Prüfungen auf Kassenminus, Chronologie).
  • Aussagekräftige und differenzierte Auswertungen Ihrer Steuerberatungskanzlei sind schnell verfügbar. Dadurch können Sie Ihr Unternehmen auf der Basis von stets aktuellen Zahlen steuern und sind immer auskunftsfähig.
  • Die OCR-Rechnungserkennung in Belege online nimmt Ihnen Arbeit ab: durch die automatische Vorbelegung von Belegdaten in Belege online und in den Buchungsvorschlägen der DATEV-Rechnungswesen-Programme.
  • Ihre Belege und Dokumente sind automatisch revisionssicher und GoBD-gerecht im DATEV-Rechenzentrum archiviert.

In DATEV Arbeitnehmer online sehen Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die eigenen Lohnauswertungen (Brutto/Netto-Abrechnung, Sozialversicherungsnachweis, Lohnsteuernachweis).

Wie Sie DATEV Unternehmen online in der Finanzbuchführung einsetzen

Digitalisieren Sie die Belege wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, indem Sie sie scannen oder per Smartphone abfotografieren und an DATEV Unternehmen online senden. So bleiben die Originalbelege und Dokumente im Unternehmen – ein revisionssicheres elektronisches Belegarchiv steht jederzeit zur Verfügung.

Mit DATEV Belege online bearbeiten Sie die digitalisierten Belege. Der Zahlungsträger für die Bank wird automatisch ausgefüllt und kann an das Kreditinstitut gesendet werden. Zusätzlich steht Ihnen ein elektronisches Belegarchiv zur Verfügung, in dem Ihre Belege revisionssicher abgelegt werden. Das lange Suchen nach Unterlagen gehört damit der Vergangenheit an.

Mit Bank online prüfen Sie die Umsätze Ihrer Bankverbindungen. Die digitalisierten Belege werden automatisch mit den Bankumsätzen verknüpft. Damit behalten Sie stets den Überblick über noch offene Zahlungen.

Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater hat Zugriff auf die digitalen Belege und Kontoumsätze, kann damit Ihre Buchführung stets aktuell halten und Ihnen topaktuelle Auswertungen aus der Finanzbuchführung sowie die Kosten- und Leistungsrechnung zur Verfügung stellen.

Wie Sie DATEV Unternehmen online in der Lohnabrechnung einsetzen

Mit der Lohnvorerfassung in DATEV Unternehmen online erfassen Sie die Lohndaten (Stamm- und Bewegungsdaten) strukturiert im Unternehmen. Eine Plausibilitätskontrolle hilft dabei, Eingabefehler zu vermeiden. Die erfassten Daten können Sie dann über die DATEV-Cloud an Ihre Steuerberatungskanzlei übermitteln.

Dokumente wie Arbeitsverträge oder Immatrikulationsbescheinigungen übermitteln Sie mit Hilfe der Digitalen Personalakte an Ihre Steuerberatungskanzlei.

Nachdem Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater die Lohnabrechnung erstellt hat, stellt er Ihnen alle wichtigen Auswertungen wie das Lohnjournal oder die Personalkostenübersicht über DATEV Unternehmen online zur Verfügung. Sie können jederzeit und von jedem Ort auf die Auswertungen zugreifen.

Ihr Steuerberater stellt die Lohnzahlungen dann über Bank online oder Zahlungsverkehr online auf digitalem Weg bereit und Sie können diese Zahlungen freigeben.

Sie sehen, der Einstieg in die Digitalisierung ist nicht schwer und die Verbesserungen in Ihren betrieblichen Abläufen werden Sie schnell bemerken.

Anwendungstipp
Lohn- und Gehaltsabrechnungen einfach verteilen

Mit DATEV Arbeitnehmer online verteilen Sie Lohn- und Gehaltsabrechnungen über die sichere DATEV-Cloud – automatisch nach der Abrechnung. Die Arbeitnehmer können jederzeit über das Internet auf die Lohndokumente in Arbeitnehmer online zugreifen.

Produktempfehlung von DATEV

Die Cloud-Anwendung DATEV Unternehmen online schafft eine flexible Plattform für die Zusammenarbeit mit dem steuerlichen Berater bei der Buchführung oder Lohnabrechnung. Sie stellen Belege digital zur Verfügung und erledigen Zahlungen, alles andere macht der Steuerberater.

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