Die Anforderungen an einen Branchenkontenrahmen für gemeinnützige Körperschaften sind anspruchsvoll. Nicht umsonst war der bisherige sachkontenorientierte Vereinskontenrahmen zur Abbildung der 4 Sphären sehr umfangreich. Mit dem neuen Branchenpaket für Vereine, Stiftungen und gemeinnützige GmbHs SKR42 werden die Anforderungen nun über Kostenstellen abgebildet. Die Trennung der 4 Sphären erfolgt nicht mehr wie bisher über separate Sphärenkontenklassen.
Andreas Voss ist Geschäftsführer des Kreissportbunds Unna e.V., kurz KSB Unna. Der KSB Unna ist das Bindeglied zwischen den Vereinen im Kreis, dem Land NRW und dem Deutschen Olympischen Sportbund. Die Dachorganisation der Sportvereine im Kreis Unna besteht aus aktuell 94.363 Mitgliedern, die sich auf 417 Vereine aufteilen.
So kam es zum Wechsel auf den SKR42
Im Gespräch berichtet Andreas Voss, wie und in welchem Umfang der KSB Unna den neuen SKR42 einsetzt, welche Vorteile die Lösung bietet und mit welchen weiteren DATEV-Programmen der Verein erfolgreich arbeitet.
DATEV: Wie sind Sie auf DATEV aufmerksam geworden?
Voss: Eine DATEV-Lösung wurde schon eingesetzt als ich am 1. Januar 2022 als Geschäftsführer gestartet bin. Das war damals der SKR 99. Ein Standardkontenrahmen, der nicht speziell auf Vereine ausgelegt ist. Das wollte ich ändern und habe mit meiner Finanzbuchhalterin recherchiert, ob es eine bessere Lösung für uns gibt. So sind wir auf die neue Lösung des SKR42 für Vereine gestoßen und konnten so in einer frühen Phase an der neuen Lösung mitwirken.
Wieso war der SKR99 denn nicht ausreichend?
Das muss ich etwas weiter ausholen, denn das ist aus der Historie des Kreissportbundes besser zu verstehen. Der KSB Unna wurde 1975 gegründet und übernimmt seit 28 Jahren die Aufgaben des ehemaligen Kreissportamtes. Da es sich um eine Sportorganisation handelt, wurden damals vorrangig Sportwissenschaftler eingestellt, was auch zum Leitziel des KSB, den organisierten Sport zu fördern, passte. Als Verein haben wir keine Gewinnorientierung. In den letzten Jahren fand nun ein Generationswechsel statt. Neben den klassischen Aufgabenfeldern wird mehr und mehr ein unternehmerischer Blickwinkel auf die Organisation gefordert. Wir benötigen detaillierte Informationen, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Fördermittelgeber erwarten heute deutlich mehr Transparenz als vor 20 Jahren. Kooperationsverträge, Projektaufträge, und erhaltene Fördermittel müssen wir für unsere Themenfelder Schulsport, Qualifizierung sowie Integration sehr genau abbilden.
Deshalb brauche ich eine Lösung, mit der ich unsere Projekte transparent darstellen kann. Die Mittelherkunfts- und Verwendungsrechnung ist dabei zentraler Bestandteil.
Mit DATEV-Lösung zu individuellen Auswertungen
Und wurden Ihre Anforderungen beim SKR42 für Vereine berücksichtigt? Wozu nutzen Sie die DATEV Kostenrechnung?
Nun ja, das sind nun einmal die Grundvoraussetzungen, welche ein modernes Buchführungssystem im Vereinswesen bei größeren Organisationen abdecken muss. Für uns war es eine große Chance, die Umsetzung mit einem Partner wie DATEV zu machen, damit wir am Ende passgenau arbeiten können. Final überwachen wir nun unsere Projekte über die DATEV Finanzbuchführung mit dem neuen Vereinskontenplan und der DATEV Kostenrechnung, wobei wir bis zum digitalen Quellbeleg zurückgreifen können. Bestandteil der Projektüberwachung ist selbstverständlich auch die Kostenstellenplanung. Ich nutze die Chefübersichten der Kostenrechnung, die ich nach frei definierten Zeiträumen auswerten kann. Außerdem können je Empfänger unterschiedliche individuelle Auswertungen generiert werden.
Der SKR 42 ist für unsere Belange gut aufgebaut und kann trotzdem noch individuell erweitert werden. Das war also für uns ein sehr guter Aufschlag.
Der SKR42 enthält also alles, was Sie das Jahr hindurch benötigen?
Ich habe heute meine Quartalsauswertung erhalten. Dabei ist eine exakte Zuordnung einzelner Aufwandsarten, wie zum Beispiel im Bereich der Personalkosten, erst am Ende des Jahres möglich. Wir lassen diese Kosten bis dahin in eine Sammelkostenstelle laufen und legen diese automatisch nach Verteilerschlüssel unterjährig um. Erst am Ende des Jahres werden die konkreten Verteilungsverhältnisse definiert. Die DATEV-Lösung ermöglicht problemlos rückwirkend eine korrekte Anpassung der Verteilungssätze durch die Verteilerschlüssel. Dies klappt reibungslos.
Der neue Kontenrahmen SKR42 ist um allgemeine gemeinnützigkeitsrechtliche Konten ergänzt und somit auf alle gemeinnützigen Körperschaften anwendbar. Das neue Branchenpaket bietet viele zusätzliche unterjährige Auswertungsmöglichkeiten und Berichte in der Kostenrechnung classic (Zusatzmodul). Weitere Informationen finden Sie hier.
Umstieg von Excel auf DATEV-Software
Der SKR42 ist also auch eine große Zeitersparnis?
O, ja. Mein Vorgänger hat noch mit einer Exceldatei gearbeitet und den gesamten Produkthaushalt über diese Datei generiert – insgesamt 17 Charts. War eine Überleitung falsch, war das Ergebnis falsch. Damals war das „modernes Arbeiten“. Nun, 30 Jahre später, versteht niemand mehr den Tabellenaufbau oder die unzähligen Formeln. Als „neuer“ Geschäftsführer habe ich mir das angesehen und wusste, dass ich das ändern muss.
War der Wechsel von Excel auf DATEV-Software denn schwierig?
Wir haben einen Übergangszeitraum definiert. Für die Finanzplanung 2023 haben wir noch einmal die Exceldatei verwendet, aber daneben auch mit DATEV-Lösungen gebucht. Wir hatten also eine Grundstruktur. Darauf haben wir dann aufgebaut. Angefangen mit der Definition von Produktgruppen, Kostenstellen und Schlüssel. Das unterjährige Controlling und die Auswertungen erledigen wir nur noch mit den DATEV-Programmen. Ab nächstem Jahr gibt es die Excel-Datei dann nicht mehr.
Gut gerüstet für die Kassenprüfung
Stichwort „DATEV-Programme“. Sie setzen auch DATEV Unternehmen online im Rahmen der Kassenführung und Belegarchivierung ein?
Ja, weil auch jeder Verein eine Kassenprüfung hat. Wir würden ansonsten Belege aus zwölf Aktenordnern heraussuchen. Ab nächstem Jahr schließen wir das Notebook einfach an einen Bildschirm an und suchen gemeinsam mit dem Prüfer die gewünschte Buchung, der Beleg ist schon digital beigefügt. Das ist für unsere Prüfung ein großer Zugewinn.
Außerdem kann ich unseren Mittelgebern, wenn wir gemeinsam zusammensitzen, direkt die Zuwendungsbescheide zeigen. Allein aus rein kommunikativen Gründen ist das vorteilhaft. Es gibt keine Buchung ohne Beleg. Ich muss nichts aufwändig in der Aktenlage suchen, es ist alles digital verfügbar.
Sie setzen auch DATEV Auftragswesen ein. Welche Erfahrungen haben Sie hier gesammelt?
Wir müssen für etliche Bereiche, beispielsweise für Sportabzeichen und Weiterbelastungen, Ausgangsrechnungen schreiben. Auch diese Themen wickeln wir vollständig über DATEV ab und schätzen hier den Durchgriff auf den digitalen Beleg.
Würden Sie sich heute denn wieder für DATEV-Lösungen entscheiden?
Ja, meine Kollegen kannten DATEV bereits aus einem beruflichen Kontext, so war der Einstieg für sie einfach. Mir war DATEV in der Anwendung nicht bekannt, ich wollte vor allem die Excel-Auswertungen abschaffen. Durch die enge Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater für den Jahresabschluss ist die DATEV-Lösung sehr lukrativ für uns.
DATEV ist ein Zusammenschluss steuerberatender, wirtschaftsprüfender und rechtsberatender Berufe. Deshalb nutzen Sie unsere Produkte und Dienstleistungen immer in enger Abstimmung mit einem DATEV-Mitglied (z. B. Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Rechtsanwalt).
Ihr Vorteil: In Kombination mit Ihrer Steuerberatung optimiert DATEV-Software Ihre Arbeitsprozesse von Grund auf. So erreichen Sie maximale Sicherheit und Stabilität in Ihren Unternehmensabläufen.
