Wirtschaft & Recht

Den Daten­schutz durch­ziehen

Seit Mai 2018 gilt in allen Mit­glieds­staaten die euro­päische Da­ten­schutz-Grund­ver­ordnung. Wer sich nicht an die Regeln hält, muss mit ei­nem Buß­geld in Millionen­höhe rech­nen. Da ist es sinn­voll, sich vor­her von Ex­perten be­raten zu las­sen.

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Für Josef Jäger, Inhaber von Clean Logistik Jäger, war klar, dass er für dieses schwergewichtige Thema Datenschutz lieber Fachleute einbinden wollte. Mit Unterstützung seines Steuerberaters und eines Juristen werden nun konsequent alle relevanten Prozesse und Situationen im Betrieb analysiert, damit alles korrekt abläuft.

Wer schon mal für einen Umzug neben seinen Siebensachen auch Kleinteile aus einer Hobbywerkstatt oder der Bastelecke transportieren musste, hat sie wahrscheinlich schon selbst verwendet: Kleinladungsträger-Behälter, auch Eurokisten genannt. In vielen Branchen werden sie massenhaft in diversen Größen und Formen benötigt. Nicht nur für Transport und Lagerung, sondern auch um Produkte für eine Anwendung sofort griffbereit zuhaben, beispielsweise in der Medizintechnik. Gerade hier müssen diese Kleinladungsträger-Behälter (KLT) penibel sauber sein. An dieser Stelle kommen die Dienstleistungen von Clean Logistik Jäger ins Spiel.

TRIALOG: Herr Jäger, was ist Ihr Geschäftsfeld und wer sind Ihre Kunden?

Josef Jäger: Wir reinigen, lagern und transportieren solche Träger oder Mehrwegverpackungen wie Trays, Blister, Boxen und Körbe. Wir holen die Träger beim Kunden ab und liefern sie ihm sauber und von Etiketten befreit zurück. Oder lagern sie bei uns, bis sie abgerufen werden. Unsere Kunden kommen aus dem Lebensmittelbereich, der Automobilindustrie und der Medizintechnik. In unseren Systemen verarbeiten wir auch Kundendaten und müssen deshalb auf den Schutz dieser Daten achten.

Wie sind Sie das Thema Datenschutz angegangen?

Josef Jäger: Ich hatte großen Respekt vor dem Thema. Mir war es zu heikel, um alles in Eigenregie zu stemmen. Wenn ich etwas Datenschutz-Relevantes übersehen würde, könnte das rechtliche Konsequenzen haben und eine empfindliche Geldstrafe bedeuten. Deswegen habe ich einen Anwalt für meine Website konsultiert und meinen Steuerberater für die betrieblichen Prozesse. Da bei uns mehr als zehn Mitarbeiter Daten verarbeiten, braucht unser Betrieb einen Datenschutzbeauftragten. Das wollte ich lieber jemandem überlassen, der sich in DSGVO-Fragen gut auskennt. Diese Aufgabe kann ich einer zertifizierten Mitarbeiterin meiner Steuerberatungskanzlei überlassen. Das entlastet uns sehr.

Welche konkreten Schritte haben Sie für den Datenschutz unternommen?

Josef Jäger: Meine Tochter ist mit dieser Dame erst einmal durch alle Geschäftsräume und das ganze Unternehmen gegangen, um zu schauen, wo genau wir mit Kundendaten arbeiten. Das fängt schon bei Sichtschutzfolien für die PCs am Empfang an, damit kein Unbefugter Daten vom Bildschirm ablesen kann. Die beiden sehen sich sämtliche Prozesse an und prüfen, ob sie der Datenschutzverordnung entsprechen.

Vivien Jäger: Zugang zu unserem Buchhaltungsbüro haben bei uns ausschließlich die Buchhalterin und die Geschäftsleitung, denn dort arbeitet man viel mit personenbezogenen Daten. Zusätzlich sind die Unterlagen in Schränken eingeschlossen und nicht einfach zugänglich. Alte Ordner, die aussortiert werden und Lohnzettel oder Infos über ausgeschiedene Mitarbeiter enthalten, bewahren wir bis zu ihrer Vernichtung ebenfalls unter Verschluss auf. Das gilt auch für Lieferscheine. Bewerbungen werden nicht abheftet, sondern eingescannt und dann entweder zurückgeschickt oder vernichtet. Mitarbeiterakten werden gescannt und in einem gesicherten Ordner abgelegt, auf den nur die Geschäftsleitung und die Buchhaltung zugreifen können. Und sogar die Posteingangsfächer stehen im Chefbüro und werden von dort aus verteilt.

Macht die Datenschutzberatung den Arbeitsalltag einfacher?

Josef Jäger: Eindeutig. Es gibt ein Ordnungssystem, wer für welche Datenschutz-relevanten Dinge zuständig ist. Durch die Analyse unserer Standardprozesse haben nun ein Gerüst, an dem wir uns orientieren können.

Fit für die Datenschutz-Grundverordnung

  • Überprüfen Sie Ihre Prozesse und Verarbeitungstätigkeiten.
  • Klären Sie, ob Sie einen Datenschutzbeauftragten brauchen.
  • Erstellen Sie ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
  • Informieren Sie Betroffene exakt und verständlich.
  • Überprüfen Sie Ihre Auftragsverarbeitungen.
  • Schulen Sie Ihre Mitarbeiter.

Einen Überblick, Informationen und Unterlagen für KMU und Handwerksbetriebe sowie Leitfäden und Fragebögen finden Sie auf www.datev.de/dsgvo .

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