Seit Jahren liegt WhatsApp als Kommunikationskanal in der Gunst der Deutschen weit vorn, zunehmend auch in der Wirtschaft. Gut 60 Prozent der Bundesbürger besitzen ein Konto beim Messaging-Dienst. Denn dies ermöglicht den schnellen sowie unkomplizierten Versand von Bild-, Ton-, Video- oder Textnachrichten. Wenig überraschend haben deshalb viele Firmenchefs begonnen, den ursprünglich nur zum privaten Einsatz vorgesehenen Messenger-Service geschäftlich zu nutzen. Spätestens seit WhatsApp seine Businessversion veröffentlich hat, empfehlen Marketingexperten den Kanal für Unternehmen. Das kann die Kundenkommunikation bei Werbung, Vertrieb und Service erheblich verbessern, birgt allerdings Risiken. Firmenchefs sollten beispielsweise prüfen lassen, ob mit Blick auf kommunizierte Inhalte die Buchführungs- und Aufbewahrungsregeln gemäß GoBD gelten. Der Steuerberater ist der richtige Ansprechpartner für alle Themen rund um diese Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sowie zum Datenzugriff. Zudem empfiehlt sich vor jedem geschäftlichen Einsatz von WhatsApp die Rücksprache mit einem Anwalt. Nutzen Unternehmen auch WhatsApp, müssen sie an die DS-GVO denken, die Datenschutz-Grundverordnung.
Firmenchefs nutzen Messenger-Service für Kundenkontakt
Vor allem Selbstständige, insbesondere viele Handwerker, haben WhatsApp über ihren privaten Zugang zunehmend für geschäftliche Zwecke genutzt. Und diesen Kommunikationskanal als praktisches, zeit- und kostensparendes Effizienzinstrument schätzen gelernt. Mittlerweile lassen sich auch offizielle Firmenprofile erstellen. Dort finden Kunden wichtige Informationen zum Unternehmen und können bei Fragen direkt Kontakt aufnehmen. Einen Teil der Kommunikation können Firmenchefs mithilfe der App automatisieren. Textbausteine und Schnellantworten über Tastaturkürzel lassen sich nutzen, um oft gestellte Fragen rasch und standardisiert zu beantworten. Es gibt die Möglichkeit, automatische Begrüßungsnachrichten oder Abwesenheitsmitteilungen einzurichten. Kunden und die mit ihnen geführten Chats lassen sich zudem mit individuellen Labels versehen. So behält der Firmenchef den Überblick über seine verschiedenen Dialoge. Diese Möglichkeiten von WhatsApp kann ein Unternehmen aber nur unter Beachtung der DS-GVO nutzen. Denn natürlich fallen bei dieser Kommunikation personenbezogene Daten des Kunden oder Geschäftspartners an – und sei es nur seine Telefonnummer. Also greifen die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung.
Bei WhatsApp können Unternehmen die DS-GVO verletzen
Tatsächlich war das Hauptproblem mit WhatsApp für Unternehmen schon immer Datenschutz, neuerdings in Form der DS-GVO. Die Vertrauenswürdigkeit des Anbieters ist nämlich ungeklärt. Nach der Übernahme durch Facebook übermittelte WhatsApp entgegen der Ankündigungen durch Facebook-Chef Mark Zuckerberg Daten zum Mutterkonzern. Dazu fällte der Bundesgerichtshof (BGH) kürzlich ein Urteil: Facebook muss zeitnah ein Konzept vorlegen, das die Datenschutzvorgaben einhält (AZ:KVR69/19). Aber selbst die automatische Übermittlung von Kontaktdaten nur an WhatsApp – Voraussetzung für die App-Nutzung – ist ein Problem für Unternehmer. Schon die Speicherung von Standortdaten, Telefon- und Gerätenummern, Ort und Zeitpunkt von Nachrichten ist ein DS-GVO-Thema. Als Nutzer verpflichten sich Firmenchefs mit Annahme der Nutzungsbedingungen, WhatsApp „regelmäßig die Telefonnummern von WhatsApp-Nutzern und deinen sonstigen Kontakten in deinem Mobiltelefon-Adressbuch zur Verfügung“ zu stellen. Und müssen zusichern, „dass du authorisiert bist, uns solche Telefonnummern zur Verfügung zu stellen, damit wir unsere Dienste anbieten können.“ Für Unternehmer ein Problem: Sollten sie jeden Kunden fragen?
Unternehmen braucht Kundeneinwilligung für WhatsApp
Die Antwort auf diese Frage lautet: Kommt drauf an. Kontaktieren Kunden einen Betrieb von sich aus via WhatsApp, darf der Firmenchef getrost eine Einwilligung annehmen. Schließlich müssen diese Kunden selbst als Nutzer von WhatsApp eine solche Einwilligungserklärung abgegeben haben. Das können Unternehmer allerdings nicht allen in ihrem Telefon gespeicherten Kontakten unterstellen. Aber WhatsApp holt sich per Nutzungsbedingungen pauschal die Zustimmung, die Daten aller vorhandenen Kontaktpartner zu übermitteln. Deshalb muss der Firmenchef prüfen, wer via WhatsApp mit ihm in Kontakt getreten ist – und von allen anderen notfalls die Genehmigung nachträglich besorgen. In einem spektakulären Urteil hat das Amtsgericht Bad Hersfeld bei einem Sorgerechtsprozess entschieden, dass die Mutter eines Elfjährigen die schriftliche Einwilligung aller mehr als 200 Telefonkontakte ihres Sohnes für die Übermittlung der Daten an WhatsApp einholen muss (Az.: F120/17 EASO). Wegen der DS-GVO sollten alle Unternehmen also WhatsApp nur nutzen, nachdem sie ihren Anwalt zu diesem Urteil konsultiert haben.
DS-GVO kann Unternehmen auch WhatsApp verleiden
Wollen Unternehmen per WhatsApp kommunizieren, gibt es mit Blick auf die DS-GVO nicht nur rechtlich, sondern auch technisch Beratungsbedarf. Nach Einschätzung des Datenschutzbeauftragten des Landes Thüringen verhalten sich 98 Prozent der Nutzer „deliktisch“. Sie verstoßen nach seiner Einschätzung gegen Gesetze. Das ist für Unternehmer natürlich riskant, weil sich die Bußgelder aufgrund der seit 25. Mai 2018 geltenden Datenschutz-Grundverordnung auf bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent vom Jahresumsatz aufaddieren können. Um die mit der WhatsApp-Nutzung verbundenen Risiken zu minimieren, gibt es technische Lösungen. Wie der Einsatz rechtssicher funktioniert, zeigt „handwerk magazin“ anhand verschiedener Beispiele. Richtig gemacht, kann das Smartphone dann Sekretariatsaufgaben übernehmen sowie die Nutzung von Bots die Kommunikation erleichtern. Tools wie etwa „WhatsSign“ ermöglichen es zum Beispiel, Aufträge unkompliziert bestätigen oder den Kunden sogar einen Mehraufwand akzeptieren zu lassen. Containerlösungen bieten die Lösung für das Problem der automatischen Datenübermittlung.
Bei Werbung und Buchführung greifen weitere Gesetze
Wer über WhatsApp für sein Unternehmen werben möchte, muss neben der DS-GVO auch das Wettbewerbsrecht beachten. Er braucht neben einer datenschutzrechtlichen Einwilligung des Empfängers seiner Botschaften auch die Einwilligung zum Empfang von Werbebotschaften nach §7UWG. Der Anwalt weiß, worauf hier zu achten ist. Unternehmer sollten alle bei dem Thema aufkommenden Fragen mit ihm besprechen. Nicht vergessen sollten sie außerdem, dass zwangsläufig steuerlich relevante Daten anfallen. Dazu zählen etwa Informationen zu Geschäftsanbahnungen oder -abschlüssen. Firmenchefs müssen deshalb auch auf diesem Kanal sicherstellen, dass sie die Vorgaben der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sowie zum Datenzugriff (GoBD) einhalten. Dabei sind Fragen der Archivierung und Unveränderbarkeit der Daten zu klären. Problematisch ist beispielsweise meistens, dass eine reine Speicherung der Daten keine revisionssichere Archivierung gemäß GoBD darstellt. Der Steuerberater weiß, wie Unternehmer den WhatsApp-Kontakt auch GoBD-konform gestalten können.
WhatsApp-Gepflogenheiten für Unternehmen verbindlich
WhatsApp birgt für Unternehmen neben DS-GVO und GoBD noch weitere Tücken. Wer diesen Kanal nutzt, muss sich ihm auch in der Kommunikationskultur anpassen. Nicht nur ist die Kommunikation rechtswirksam. Laut Landgericht Bonn gelten auch unausgesprochene Gepflogenheiten des Mediums, deshalb entschied es gegen zwei Grundstücksverkäufer. Die waren wegen ausbleibender Kaufpreiszahlung vom Kaufvertrag zurückgetreten. Der Käufer hatte angeben sollen, wann eine Hausbesichtigung stattfinden könnte. Das tat er über WhatsApp, weil die Parteien dieses Kommunikationsmittel schon benutzt hatten. Die Grundstücksverkäufer stritten ab, diese Nachricht erhalten zu haben – darum drehte sich der Prozess. Die Nachricht müsse angekommen sein, so die Richter: Ein Screenshot vom Handy des Käufers zeigte zwei blaue Häkchen an der Nachricht. Und das ist das WhatsApp-Symbol für „zugestellt“. (Az.: 17O323/19)
