Arbeitsrecht & Soziales

Beim Arbeitszeugnis erstellen auf den Aufbau achten

Ein ein­faches Ar­beits­zeug­nis er­stel­len kann je­der. Schwie­riger ist die qua­li­fi­zier­te Lei­stungs­be­ur­tei­lung des Mit­ar­beit­ers – hier zählt Auf­bau und Wort­wahl. Streit en­det oft vor Ge­richt. Un­ter­neh­mer soll­ten Ar­beits­zeug­nis­se bes­ser von Ex­per­ten for­mu­lie­ren las­sen.

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Der Streit ums Arbeitszeugnis ist ein Dauerbrenner. Über 30.000 Fälle entscheiden Arbeitsrichter deshalb jährlich – meist zugunsten klagender Mitarbeiter. Denn ein einfaches Arbeitszeugnis zu erstellen, mag vielen Unternehmern gelingen. Diese Arbeitsbescheinigung informiert nur über Art und Dauer der Beschäftigung. Verlangt ein Mitarbeiter aber eine Beurteilung von Arbeitsleistung, Sozialkompetenz und Verhalten, geraten Firmenchefs schnell ins Schlingern. Denn gerade in kleineren Betrieben fehlt oft das Know-how zum Erstellen rechtssicherer, qualifizierter Arbeitszeugnisse. Wer die Beurteilung einfach aus Textbausteinen zusammenstellt, bekommt später schnell Ärger. In der Materie unerfahrenen Schreibern unterlaufen leicht Fehler, die eigentlich gute Beurteilungen ins Gegenteil verkehren. Nur Superlative etwa kommen bei Personal-Profis, die ein Zeugnis lesen, schlecht an. Ebenso Abweichungen vom üblichen Aufbau oder das Fehlen bestimmter Elemente. Merken Ex-Mitarbeiter das, klagen sie vielleicht auf Nachbesserung. Wer Ärger vermeiden will, sollte daher überlegen, ob er nicht gleich einen Profi das Arbeitszeugnis erstellen lässt – dieser kennt sich mit Aufbau und Formulierungen aus.

Wann Chefs ein ein­faches Arbeitszeugnis erstellen müs­sen

Endet das Arbeitsverhältnis, haben Mitarbeiter Anspruch auf ein Zeugnis. Wie lange jemand im Betrieb beschäftigt und für welche Aufgaben er zuständig war, lässt sich ohne große Probleme darlegen. Diese neutrale Tätigkeitsbeschreibung ist in der Praxis jedoch kaum verbreitet. Ein solches sogenanntes einfaches Arbeitszeugnis erstellen Chefs meist, wenn jemand nur kurz im Betrieb war. Für Beschäftigte, die länger im Unternehmen gearbeitet haben, müssen Vorgesetzte auf Verlangen ein umfangreicheres Arbeitszeugnis ausstellen. Es enthält auch eine Beurteilung der Leistung sowie des Verhaltens. Dieses qualifizierte Arbeitszeugnis ist für scheidende Mitarbeiter die Eintrittskarte in einen neuen Job. Deshalb müssen Unternehmer ein Arbeitszeugnis erstellen, das vollständig, verständlich und wohlwollend formuliert ist sowie dem üblichen Aufbau folgt. Es soll das berufliche Fortkommen fördern, nicht behindern. Offensichtlich negative Bewertungen sind daher verboten. Arbeitgeber haben allerdings auch die Pflicht, die Wahrheit zu sagen. Grobes Fehlverhalten dürfen sie nicht verschweigen, sonst kann der neue Arbeitgeber auf Schadenersatz klagen.

Vie­le Feh­ler pa­ssie­ren beim Aufbau und durch Aus­las­sung

Arbeitszeugnisse sind für viele Unternehmer nur eine lästige Pflicht. Besonders kleine Betriebe ohne professionelle Personalabteilung tun sich damit schwer. Ein einfaches Arbeitszeugnis erstellen Firmenchefs meist rasch. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist für ungeübte Schreiber keine einfache Fingerübung. Daher passieren Fehler schnell, auch wenn jemand in bester Absicht formuliert und scheidenden Mitarbeitern ein gutes Arbeitszeugnis ausstellen möchte. Notizen aus Mitarbeitergesprächen und frühere Mitarbeiterbeurteilungen helfen, nichts zu vergessen. Fehlen wichtige Angaben, beispielsweise zu den Arbeitserfolgen oder dem Verhalten gegenüber Geschäftspartnern oder Kunden, fällt dies negativ auf. Potenzielle neue Arbeitgeber werten das als schlechte Beurteilung und lehnen Bewerber ab. Oft unterlaufen solche Fehler aus Unkenntnis oder Unachtsamkeit. Wichtig zu wissen: Der Aufbau ist beim Arbeitszeugnis standardisiert und folgt einer klaren Struktur. Weichen Arbeitgeber davon ab oder fehlen Gliederungspunkte, wirft das ein schlechtes Licht auf den Mitarbeiter und das Unternehmen. Firmenchefs, die Arbeitszeugnisse erstellen, sollten daher ihre Entwürfe von einem Experten gegenlesen lassen.

So sol­lte beim Arbeitszeugnis der Aufbau aus­se­hen

Viele Unternehmen, die ein Arbeitszeugnis erstellen, scheitern schon am Aufbau. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis sollte daher einer klaren Struktur folgen:

  1. Einleitung
  • Art des Zeugnisses
  • Personalien des Mitarbeiters
  • Art und Dauer der Beschäftigung
  1. Beschreibung der Tätigkeit
  • Aufgaben und Verantwortung des Mitarbeiters
  • Position im Betrieb / Kompetenzen als Führungskraft
  1. Leistungsbeurteilung
  • Einsatzbereitschaft, Motivation, Pflichtbewusstsein, Zielstrebigkeit
  • Fachwissen, Denkvermögen, Auffassungsgabe, praktische Fähigkeiten
  • eigenverantwortliches Arbeiten, Zuverlässigkeit und Sorgfalt, strukturierte Arbeitsweise, Planung
  • Belastbarkeit
  • absolvierte Weiterbildungen und Anwendung im Unternehmen
  • besondere Fähigkeiten wie unternehmerisches Denken, Sprachen, IT-Kenntnisse
  • konkrete Arbeitserfolge
  • bei Führungskräften: Beurteilung des Führungsstils, Personalverantwortung, Mitarbeiterzufriedenheit
  • umfassende Beurteilung der Arbeitsleistung
  1. Beurteilung des Verhaltens
  • gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern
  • soziale Kompetenzen wie Integrität, Ehrlichkeit, Vertrauenswürdigkeit
  1. Schlussteil
  • Grund für Beendigung des Arbeitsverhältnisses
  • Dank für geleistete Arbeit
  • Bedauern, dass Mitarbeiter ausscheidet
  • Zukunftswünsche
  • Ort, Datum, Unterschrift, Position des Unterzeichners

Vor­sicht Zeug­nis­spra­che: Gut ge­meint ist oft schlecht ge­macht

„Er hat sich stets bemüht, den ihm gestellten Aufgaben gerecht zu werden.“ Selbst Laien wissen, dass diese Formulierung ein vernichtendes Urteil darstellt und in keinem Arbeitszeugnis stehen sollte. Doch welche Formulierungen sind zulässig, wenn Chefs mit dem Mitarbeiter nicht zufrieden waren? Und worauf müssen Vorgesetzte achten, wenn sie jemandem ein gutes oder sogar sehr gutes Arbeitszeugnis ausstellen wollen? Auch wer es besonders gut meint und einen Superlativ an den nächsten reiht, kann damit dem Mitarbeiter schaden. Das Arbeitszeugnis wirkt dann häufig unglaubwürdig. Die Zeugnissprache ist kompliziert – und Personalverantwortliche lesen zwischen den Zeilen. Wer keine oder nur wenig Erfahrung darin hat, ein Arbeitszeugnis zu erstellen, sollte nicht nur mit Blick auf den Aufbau besser einen Dienstleister einschalten. Denn inhaltliche Fehler und Widersprüche wirken sich negativ aus. Wer etwa mit der Formulierung „stets zur vollsten Zufriedenheit“ die Note eins vergibt, darf die guten Zukunftswünsche nicht vergessen. Dies wertet das Arbeitszeugnis wieder ab.

Arbeitszeugnis erstellen: Hel­fen Zeug­nis­ge­ne­ra­to­ren wei­ter?

Beim Arbeitszeugnis muss es oft schnell gehen. Besonders nach betriebsbedingten Kündigungen brauchen Beschäftigte das Dokument zeitnah für Bewerbungen oder Arbeitsamt. Üblich ist eine Frist von wenigen Wochen. Nur triftige Gründe rechtfertigen eine Verzögerung. Manche Arbeits- oder Tarifverträge regeln, bis wann ein einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis vorliegen muss. Der Anspruch verjährt nach drei Jahren. Viele Mitarbeiter wollen das Arbeitszeugnis schon vor ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen, um sich zu bewerben. Arbeitgeber müssen es dann zügig erstellen. Es sollte am letzten Arbeitstag vorliegen. Viele Firmenchefs nutzen deshalb Zeugnisgeneratoren im Internet und komponieren die Beurteilung aus Textbausteinen. Doch diese kostenlosen Vorlagen und Musterzeugnisse bergen Risiken. Denn mithilfe von Zeugnisgeneratoren entsteht kaum ein rechtssicheres Arbeitszeugnis. Die Beurteilungen klingen gleich, sind unpersönlich, oft holprig formuliert und für manche Positionen schlicht ungeeignet. Ein gutes Zeugnis ist vollständig, aktiv formuliert und individuell auf den Mitarbeiter zugeschnitten. Und wenn Unternehmer ein Arbeitszeugnis erstellen, muss auch der Aufbau stimmen.

Wa­rum bes­ser ein Pro­fi das Arbeitszeugnis erstellen sol­lte

Die wenigsten Unternehmer haben Routine darin, ein Arbeitszeugnis zu erstellen. Viele entscheiden sich darum für den vermeintlich einfachsten Weg und lassen Mitarbeiter ihre Zeugnisse aufsetzen. Natürlich fehlt auch denen das Know-how für eine formvollendete Beurteilung. Wenn sie ihr Arbeitszeugnis selbst erstellen, passieren häufig Fehler bei Aufbau oder Formulierungen. Und unterschreibt der Unternehmer das Zeugnis dann, legt er so leichtfertig den Grundstein für späteren Streit. Besser wäre es, gleich einen Experten einzuschalten. Ein Fachanwalt für Arbeitsrecht kann Zeugnisentwürfe prüfen oder Mitarbeiterbeurteilungen schreiben. Der Arbeitgeber liefert ihm Daten und Fakten aus der Personalakte und bespricht mit ihm die Mitarbeiterleistungen sowie die Zeugnisnote. Weiterer Vorteil: Anwälte kennen die aktuelle Rechtsprechung. Einem Beschäftigten steht beispielsweise nicht der identische Wortlaut oder eine bestimmte Beurteilung zu, nur weil ein Teamkollege sie erhalten hat. Auch im Internet offerieren Zeugnisschreiber ihre Dienste. Solche Personaldienstleister kooperieren oft mit Anwaltskanzleien und können deshalb rechtssichere Arbeitszeugnisse anbieten, die vor Gericht bestehen.

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Sigrun an der Heiden

ist selbständige Wirtschaftsredakteurin. Die vermeintlich trockenen Themen wie Steuern, Finanzen und Recht sind ihr Steckenpferd. Sie schreibt für verschiedene Wirtschafts- und Unternehmermagazine sowie Kundenzeitschriften zu den Themen Mittelstand, Steuern und Finanzen, Recht, Nachfolge, Sanierung, Unternehmensführung, Personal, Betriebliche Altersvorsorge sowie Transport und Logistik. Zuvor arbeitete sie als Ressortleiterin bei diversen Unternehmermagazinen, unter anderem „Markt und Mittelstand“.

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