Arbeitsrecht & Soziales

Unternehmer sollten Arbeitszeiterfassung online ermöglichen

Elektronische Ar­beits­zeit­er­fas­sung oder Ar­beits­zeit­er­fas­sung on­line er­leich­tert die Do­ku­men­ta­tion. Un­ter­neh­mer soll­ten den Ein­satz sol­cher Lö­sun­gen prü­fen. Nicht nur we­gen ei­ner even­tuel­len Ge­set­zes­än­de­rung, son­dern um bes­ser pla­nen und ab­rech­nen zu können.

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Seit einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung sind viele Unternehmer alarmiert: Brauchen sie für jeden Beschäftigten künftig eine umfassende Dokumentation aller geleisteten Stunden vom Arbeitsantritt bis zum Arbeitsende inklusive Pausen? Im Mai hatte der EuGH mit Verweis auf die EU-Arbeitszeitrichtlinie entschieden, die tägliche Arbeitszeit ausnahmslos aller Beschäftigten sei zu erfassen. Zwar ging es im konkreten Fall um eine Bank in Spanien. Viele Rechtsexperten meinten aber, das Urteil habe Auswirkungen auf Deutschland. Der Gesetzgeber müsse das Arbeitszeitgesetz auch hierzulande anpassen. Passiert ist seither nicht viel. Darum fühlt sich so mancher Firmenchef allein gelassen bei der Frage, ob beziehungsweise in welche Richtung er aktiv werden sollte. Gerade wer seinen Betrieb neu organisiert oder Hard- und Software-Investitionen plant, wüsste gerne, wohin die Reise bei den Rahmenbedingungen geht. Zukunftssicher wäre, auch mit Blick auf das immer populärerer werdende Home-Office, eine Entscheidung für elektronische Arbeitszeiterfassung. So funktionierte künftig auch die Arbeitszeiterfassung online.

Elektronische Arbeitszeiterfassung er­leich­tert die Planung

Derzeit gilt eine Aufzeichnungspflicht nur aufgrund betrieblicher oder tarifvertraglicher Regelungen sowie für gesetzlich geregelte Sonderfälle: Etwa vor dem Hintergrund von Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, geringfügiger Beschäftigung oder Mindestlohngesetz sowie mit Blick auf die Sicherheit für Lenkzeiten von Berufskraftfahrern. Beim Mindestlohn reicht die Bandbreite der Arbeitshilfen beispielsweise vom Papiervordruck im Internet bis „einfach erfasst“ – der Zeiterfassungs-App des Bundesarbeitsministeriums. Und für Berufskraftfahrer gibt es Tageskontrollblätter zur manuellen Aufzeichnung der Lenk- und Arbeitszeiten. Unternehmer mit Weitblick nutzen aber gleich professionelle Programme der Personalwirtschaft, die der Lohnbuchhaltung revisionssichere Daten bereitstellen. Denn gesetzlich mag im Arbeitszeitgesetz selbst nur eine Erfassung der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Überstunden vorgeschrieben sein. Das könnte der Chef den Mitarbeitern auch auf Papier selbst überlassen. Eine sinnvolle Dokumentation der Arbeitszeiten, Arbeitspausen und Überstunden sowie damit verbunden eine gute Kapazitätsplanung funktioniert aber nur IT-gestützt. Das spricht für die elektronische Arbeitszeiterfassung. Und – falls viele Mitarbeiter etwa beim Kunden im Einsatz sind – für eine Arbeitszeiterfassung online.

Arbeitszeiterfassung online ist etwa im Außen­dienst optimal

Vor Investitionsentscheidungen ist aber die ausführliche Beratung mit verschiedenen Experten erforderlich – Anwalt, Steuerberater sowie Softwareanbieter. Die anstehende Gesetzesänderung mag mehr oder weniger weitgehend sein. Aber wer jetzt eine moderne Lösung zur Zeiterfassung sucht, muss insbesondere die künftigen Anforderungen in seinem Betrieb im Blick haben. Ob stationäre elektronische Arbeitszeiterfassung oder sogar Arbeitszeiterfassung online: Die Lösung muss zum Unternehmen passen, daher sind Antworten auf folgende Fragen wichtig:
Wo arbeiten die Beschäftigten? Sind viele Mitarbeiter unterwegs beim Kunden oder dürfen sie Home-Office machen, ist Arbeitszeiterfassung online besonders sinnvoll.
Gelten branchenspezifische Anforderungen? Dienen Daten zur Arbeitszeit speziellen Zwecken abseits der Lohnabrechnung, etwa der Dokumentation von Lenkzeiten, sind umfassende Branchenlösungen zu präferieren.
Was ist technisch sinnvoll? Haben die Beschäftigten für berufliche Zwecke ein Mobilgerät oder einen Computer am Arbeitsplatz, funktioniert natürlich eine elektronische Arbeitszeiterfassung am Arbeitsplatz. Stehen sie in Hallen und bedienen Maschinen, braucht es Lösungen zum „Einstempeln“ per Chipkarte an der Tür oder Maschine.

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Elektronische Arbeitszeiterfassung mit Ex­per­ten besprechen

Die Frage nach der optimalen Einbindung von Daten zur Arbeitszeit in eine kaufmännische Software beantwortet natürlich der Steuerberater. Mit ihm wäre daher das erste Gespräch zu führen. Mit einem Technikexperten ist zu klären, welche Lösungen für den entsprechenden Zweck existieren: Apps auf dem Mobilgerät, Software auf dem Rechner, Scanner an Türen? Oder wie diese Produkte funktionieren, etwa durch eine individuelle Dateneingabe oder das automatische Ermitteln von Zeiträumen. Und vor allem auch, ob spezielle Features erforderlich sind, etwa das Identifizieren biometrischer Merkmale. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn die Zeiterfassung direkt mit der Zugangskontrolle für sensible Bereiche verbunden ist. An den Anwalt geht die Frage nach dem Mitspracherecht des Betriebsrats. Und ob mit einer Lösung spezielle Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit verbunden sind. Elektronische Arbeitszeiterfassung im Allgemeinen und Arbeitszeiterfassung online im Besonderen kann unter diesen Aspekten vielleicht heikel sein. Deshalb sollte ein neues System nie ohne fundierten Expertenrat realisiert werden.

Arbeitszeiterfassung online funk­tio­niert auch im Handwerk

Die Vorteile sind den Aufwand aber wert, nicht nur mit Blick auf eine mögliche Verschärfung des Arbeitszeitgesetzes. Schließlich ist eine genaue Erfassung der Arbeitszeit mehr als eine Frage des Vertrauens zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Es wäre falsch, dieses Thema darauf zu reduzieren, ob Chefs ihren Leuten misstrauen oder Beschäftigte eine unbezahlte Mehrleistung fürchten. Solche Aspekte schwingen auf beiden Seiten stets mit und belasten ehrliche Gespräche. Aber Arbeitszeiterfassung ist für Unternehmer vor allem für die betriebliche Organisation und Abrechnung wichtig. Wer auf elektronische Arbeitszeiterfassung oder Arbeitszeiterfassung online setzt, erleichtert die Dokumentation an jedem Ort zu jeder Zeit. Er erhält aktuelle, genaue Zahlen zur besseren Unternehmensführung beziehungsweise Projektabrechnung. So lassen sich beispielsweise Einsätze der Mitarbeiter leichter planen und Leistungen rund um Aufträge gut in Zahlen fassen. Welche Vorteile der Einsatz etwa entsprechender Apps für das Smartphone bietet, zeigt unter anderem der „Leitfaden mobile Zeiterfassung in KMU“ des Bundeswirtschaftsministeriums am Beispiel eines Malers.

Und warum ein Spediteur bei der Digitalisierung auch auf eine Lösung setzt, bei der sich die Lenkzeiten automatisch in seine kaufmännische Software übertragen lassen, schildert er im folgenden Video.

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Frank Wiercks

ist Mitglied der Redaktion von TRIALOG, dem Unternehmermagazin für Mittelständler, Selbständige und Freiberufler. Außerdem arbeitet er für verschiedene Wirtschafts- und Managementmagazine. Zuvor war er unter anderem Chefredakteur von handwerk magazin und Markt und Mittelstand.

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